秘書學(套用學科)

秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領導者、決策者的參謀助手。秘書學就是以秘書工作為研究對象，研究其主體與客體及其相互關係的一門學科。它研究秘書工作的產生與發展、職能與環境、性質與作用、規律與特徵、原則與要求、程式與環節、方法與藝術、機構與人員，以及秘書工作規範化、科學化、現代化的發展趨勢等問題，以促進秘書工作適應社會發展的需要。

基本介紹

• 中文名：秘書學
• 外文名：Secretarial science
• 實質：辦理文書
• 特色：指秘書職務

套用學科

基本

①協助領導人聯繫接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。

②指秘書職務。

③使館中職位低於參贊高於隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領導下進行工作。享有外交特權和豁免。

涵義

秘書：是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。

該定義可從3個角度來理解：

秘書服務的根本對象是領導者

秘書活動的基本方式是處理信息和事務

秘書活動的根本性質是輔助性

秘書實務：秘書工作者通過具體操作，直接作用於實際事和物的過程。

發展

官職化時代

中國秘書官職化時代

在我國，“秘書”一詞最早出現於漢代。最初的含義是指物而非指人。

即帶有神秘色彩的圖書。根據古籍記載，這些圖書主要有兩類：

宮禁里的秘籍，因為是宮禁內收藏的各種經典文獻，因而一般不予公開，故稱為“秘書”。如《晉書·荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經，列在'秘書'。”

指讖緯圖籙。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士製作的一種預算吉凶的隱語。

至東漢後期：“秘書”不僅指物，也指機構和人員。

古代的秘書工作者，被稱為“史官”、“御史大夫”、“尚書”、“長史”、“主簿”等。

唯有一次例外，那就是東漢末年

魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構--尚書台的勢力，曾設秘書令，以“典尚書事”，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。

至清末，我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命後，秘書的含義發生了質的變化。

其一：秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。

其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞台，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以“秘書”相稱。

國外秘書官職化時代

西方已開發國家的定義。國際職業秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）

“秘書”這個詞來源於保密者。指那些被國王和王后僱傭來保守國家和私人秘密的人.

今天Secretary第一個字母S大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員

Secretary of State在英國是指（主管政府一部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。

The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意為外相

The Secretary of State for Home Affairs則是內政大臣

Chief Cabinet Secretary 日本的“內閣官房長官”

沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。

資產階級革命後，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。

貴族成員多喜歡僱傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做“辦事員”。如英國著名的政治學家和哲學家約翰·洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰·鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

總之，在秘書職業社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。

社會化時期

1.國外秘書工作的社會化、職業化發展

英文Secretary出現了另一個重要含義，秘書作為一種社會職業，開始確立。

第一個字母S小寫的時候，就泛指受僱傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員

2.我國秘書的社會化職業化發展

我國的私人秘書始於清朝，稱幕客

幕客也稱“西席、館師、賓師”等，俗稱師爺

由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿

不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。

改革開放後，秘書開始由官職走向社會化、職業化。

基本屬性秘書稱謂

社會上對秘書人員的各種稱謂

打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任

XX主管（培訓主管、業務主管）

XX助理（人事助理、執行助理）

初級秘書、高級秘書等等

對這些稱謂的分析

對秘書稱謂的不規範帶來的問題

1.秘書稱謂的不統一給界定秘書職務帶來了困難，不利於對秘書人員進行科學的管理

2.容易造成秘書角色認知的差異，一個單位中同時存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規範來要求自己

3.不利於秘書學科基本術語的準確表達。

秘書類別

按秘書的從屬和服務對象的角度，可分公務秘書和私人秘書兩類

以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書

以秘書從事工作的行業特徵來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等

秘書層次

在秘書職位的縱向層次上分為：初級秘書、中級秘書和高級秘書。

包含4層含義：

體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次

體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例

體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差

體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別

職業特徵

【（一）秘書的職業特徵】

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

急需人才

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

根本性質

——輔助性

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

工作特徵

與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特徵：

中介性

秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋樑”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

直接性

秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設定上，在工作程式上

全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

服務性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

潛隱性

秘書工作的潛隱性表現在三個方面：

活動名義的假借性

活動過程的幕後性

勞動成果的潛在性

機密性

關於這點，我們將在後面具體闡述。

工作要求

主要可概括為“四個轉變”和“六個要求”

四個轉變

秘書工作“三服務”（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）

秘書工作應該發揮“四個作用”（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）

實現“四個轉變”

1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；

2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；

3.從被動服務轉變為主動服務：

4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是已開發國家秘書工作的特點。

六個強調

強調調查研究工作

強調信息工作

強調信訪工作

強調協調工作

強調督察工作

強調黨務、政務服務工作

工作內容

職能和職責的區別

職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵，解決的是秘書應當做什麼的問題

職能則是秘書人員在職責範圍內一切活動所產生的整體功能，它具有巨觀性和概括性的特徵，它不僅解決秘書工作做什麼的問題，還要解決秘書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。

【（一）秘書的職能】

1.輔助決策

（1）輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

（2）輔助決策的特徵：體現在以下幾個方面：

輔助內容的綜合性

輔助時間的經常性

輔助環節的全過程性

（3）輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

（4）輔助決策的過程

協助領導確定目標

協助領導設計方案

協助領導評優選優

協助領導實施反饋

2.協調關係

（1）協調關係的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權範圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

（2）協調關係的特徵

從屬性

廣泛性

間接性

（3）協調關係的原則

政策指導

客觀公正

平等協商

注重整體

靈活適度

（4）協調關係的過程

摸清情況

找出癥結

恰當協調

督促落實

檢查反饋

3.處理信息

（1）處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、訊息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物訊息和信號中的內容。

（2）處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預測性原則

（3）處理信息的內容

歷史信息

上級信息

內部信息

公眾信息

社會信息

（4）處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4.辦理事務

（1）辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

（2）辦理事務的特徵

綜合性

服務性

繁瑣性

突擊性

（3）辦理事務的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規範

（4）辦理事務的程式

自然程式

理論程式

指令程式

法定程式

技術程式

習慣程式

【（二）秘書的職責】

大致也有以下11個方面：

日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）

接待事務（來訪接待、安排服務等）

會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議檔案的處理等）

行政事務

信訪事務（民眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調查研究事務（蒐集信息，提供可行性的方案供領導選擇）

文書檔案事務（文書撰寫、製作、處理和檔案管理）

寫作事務（各種文體的寫作）

協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關係等）

督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）

其他領導臨時交辦的任務

職業道德

一、忠於職守，自覺履行各項職責 各行各業的工作人員，都要忠於職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規範。作為秘書人員忠於職守就是要忠於秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

二、服從領導，當好參謀 跟從領導，這是秘書人員職業性質所決定的。作為領導工作的參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不允許的。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮（更多地限於建議、獻策等方面）。其中特別要注意，不能用個人不成熟的想法甚至情緒化的意見，去影響和干擾領導的工作及決策。當好參謀，就是要發揮參謀作用，為領導出謀獻策。在領導決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

三、兢兢業業，甘當無名英雄 兢兢業業，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦幹，任勞任怨。秘書工作性質，決定其工作主要是實幹。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能幹，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯繫實際和民眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

四、謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務 謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善於協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對民眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為民眾服務當作自己的神聖職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

五、遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私 遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

六、恪守信用，嚴守機密 秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，並做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。 嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

七、實事求是，勇於創新 實事求是。秘書人員要堅持實事求是的工作作風，一切從實際出發，理論聯繫實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。秘書工作的各個環節都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發。秘書人員無論是蒐集信息、匯報情況、提供意見、擬寫檔案，都必須端正思想，堅持實事求是的原則。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發，既不惟領導是聽，也不惟“本本”是從。勇於創新。各行各業的勞動者，都在破除舊的觀念，勇於開創新的工作局面。作為領導的助手——秘書人員更應具有強烈的創新意識和精神。勇於創新，要求不空談、重實幹，在思想上是先行者，在實踐上是實幹家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

八、刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質 各種不同的工作崗位對其工作人員都有相應的素質要求。作為新時期的秘書人員，這種素質要求顯得更嚴格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素質，對於做好領導秘書工作是一個非常重要的問題，也是評價一位秘書人員是否稱職的基本依據。因此，秘書人員必須刻苦學習，努力提高自身的思想素質。秘書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求秘書人員有儘可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。現代社會科學技術的發展突飛猛進，知識更新速度加快，因此，秘書人員應該具有廣博的科學文化知識，以適應工作的需要。

九、鑽研業務，掌握秘書工作各項技能 從發展的角度看，新時期的秘書人員，必須了解和懂得與秘書工作有直接或間接關係的各項技能。

心理素質

1、意志的調節和控制—堅毅

意志是自覺地確定目的，並支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質；也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛鍊和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在複雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

遠大的目標，堅韌的意志是秘書人員心靈的護衛和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恆心、信心，就是堅韌的中心意志。它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業的人們的心理特徵，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特徵。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮鬥。可是，在別人都已退出，或者都已向後轉的情況下，對於一個既要參與政務，又要管理事務的秘書，如果不具有這種始終如一的中心意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志，他就能兢兢業業，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。

2、性格的調節和控制—隨和

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特徵的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心民眾，對集體不能漠不關心，對待民眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離民眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異造成了不同的相處狀態。有些領導眼中的可愛，會成為另外一些領導心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態。

秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求也不同，必須具備以下方面：

⑴豁達開朗：由於秘書人員的特殊位置，常常會在工作中遇到內部或外部的一些干擾。如在工作中會處於複雜的人際關係之中，難免與領導人、同事及民眾之間發生性格矛盾、利害衝突；在處理事務中，常會引起誤解和不滿。因此，秘書人員的性格中很重要的一方面就是對人對事需要豁達、開朗，即在堅持原則的前提下採取寬容、忍耐的態度。對於所服務的領導者要多加體諒．主動熱情，細緻周到。對同志熱情、關心、樂於助人。豁達、開朗還能給人以歡樂，給人以勇氣，團結同事共同工作。

⑵意志堅強：秘書工作是一項十分繁重而複雜的勞動，秘書必須具有堅韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實現自己的職能。秘書要有較強的心理承受能力，對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應付，任勞任怨。秘書在輔助領導的過程中，要能夠堅持原則，實事求是．自覺抵制不正之風，做領導忠實的參謀和助手。秘書還要嚴於自律，自制力強，努力克服自身的缺點和不足，成為一個意志堅強的人。

⑶敏捷應變：秘書不僅要有意志堅強不屈的性格，還要有機敏靈活的性格。秘書工作涉及面廣、變化性強，秘書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力，善於溝通，長於協調，既不喪失原則，又不激化矛盾。特別是在遇到突發事件和複雜情景時，能夠機警靈活，隨機應變，使問題得到及時而恰當的解決。可以說，現代秘書工作對秘書的適應能力和應變能力提出了很高的要求，那種墨守成規、反應遲鈍、不講求效率的秘書已不能適應現時代的需要了。

⑷幽默風趣：幽默風趣是人類寶貴的心靈財富，是情感優裕和自由的展現。在生活和工作的諸多困惑面前，幽默風趣能幫助你化被動為主動，變尷尬為愉悅，以輕鬆的微笑代替沉重的嘆息。秘書工作內容繁雜，壓力很大，有時不免產生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的秘書，則能以出眾的機智和精美的語言化解困境，超越挫折，獲得良好的心境，保證工作的順利進行。秘書在交往活動中運用幽默，可以使人感到輕鬆，易於溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氛圍。因此，秘書應該具有幽默的性格。

⑸友愛合作：秘書應有友愛合作的性格，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小隙而存嫌。對於所服務的領導者要多加體諒，主動熱情，細緻周到。對於現代秘書部門的其他工作人員，要開誠布公．謙遜虛心，嚴格要求自己，維護集體的團結。

3、興趣的調節和控制—應變

興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向於某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。另外，還應培養業餘興趣，以豐富生活、陶冶情操、增進身心健康。

4、情感的調節和控制—平衡

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感