基本介紹
- 中文名：行政事務
- 外文名：administrative
主要內容,日常工作,追求目標,總體思路,
主要內容
每個公司都有作為處理行政事物的部門，大公司一般有專業的行政部門，而小公司由於規模較小便與其他部門合併一起，如辦公室等；行政事務一般都比較瑣碎，但作為部門主管則要有一個明確的目標來解決那些瑣碎的行政事務，行政事務對公司也至關重要，因為很多外部顧客或來應聘的員工首先與公司接觸的就是行政部門，這對於公司的內、外部形象有著重要的作用。
日常工作
1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計畫安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管、採購以及相應制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務、會後工作；其他事務視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責明確分工，保證每項工作有人抓。
2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是充分領悟上級領導的意圖，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，並及時提供給管理者。信息包括企業外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家相關政策法規；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。內部信息具體包括財務狀況；生產狀況；產銷狀況；採購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業內部情況發展變化和國家政府機關相關政策和法律規定的變化。
4、培育傳播企業文化。在企業中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。公司“誠信、友善、寬容”的企業文化很具特色，很有代表性，非常符合企業的特點。通過企業文化的建設不斷促進企業的快速發展。企業文化的建設包括：
（1）組織結構清晰，戰略導向明確。分工明確，這是企業發展的基礎。企業不僅應該有近期目標，更要有遠期規劃。行政管理人員應該協助企業管理者制定一個好的組織結構，並制定近、遠期戰略目標，從而形成一個完善的團結的團隊。
（2）建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平台。管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果，使任何人員能上能下。
（3）注重企業形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業風格、人文環境等。讓工作“生活化”。
（4）重視人才，用企業的發展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業在給員工發展空間的同時，注重提供給員工再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。
5、踏踏實實地去執行。完善成熟的制度有了，即定目標有了，關鍵就是要做好。要做好執行需要注意：
（1）什麼事情該做，該怎么做。
（2）如何更好更快完成該做的事情。
（3）清除所有障礙。
（4）形成企業執行的制度和文化,讓執行影響到每個員工。
追求目標
1 素質高
人生有限，學海無涯。如何滿足工作需要，學以致用，就是要做到“四個堅持”。一是堅持學習的針對性。立足於管用、能用，精心選擇學習內容，對重要的知識要學得深，研究得透，掌握得牢，絕不能滿足於一知半解，要抓住一切可利用的時間和機會，深入了解、準確把握各項工作進展。二是堅持學習的廣泛性。儘可能多地涉獵知識，拓寬視野，不強求門門精，但必須做到樣樣通。三是堅持學習的創新性。學習別人的優點和長處，要化被動為主動，不斷豐富新思路、新途徑、新辦法。四是堅持學習的經常性。達到張口能講、提筆能寫、遇事能辦、無事能思。
2 作風正
第一，要勇挑重擔。面對辦公室工作的繁雜，要勇於面對，敢於挑戰；第二，要勤于思考，不要人云亦云。辦文如此，辦會、辦事也應如此；第三，要樂於奉獻，增強責任心和事業心，認真負責地做好每項工作。
辦公室事務管理
辦公室事務管理3 原則強
辦公室是個綜合協調部門，是對內、對外的視窗，也是矛盾突出的部門，工作總是很難讓人滿意，總是很容易得罪人。工作的性質決定了辦公室工作人員必須要有大局意識，胸懷全局，注重協調。做人、辦事都要講原則，行政管理工作要公開、透明、規範，對事不對人，才能做得正、行得順，才能減少工作矛盾，積極爭取讓大家滿意。一是心正，二是坦誠，三是嚴謹，四是協作。
4 服務優
辦公室日常行政管理工作，集中起來就是“服務”二字。一要提高智力服務水平。辦公室為領導服務，就要模擬領導想問題。要學會全面地看問題，辯證地分析問題，要積極主動、創造性地開展工作，及時了解新問題、掌握新情況，努力增強工作的預見性、系統性、全局性。二要提高辦事的效率。要樹立時間觀念，提高辦事效率。三要增強服務的主動性，要主動了解各項工作的具體情況，要主動追蹤，督查落實，並主動發現、分析問題，主動反映問題。
總體思路
總的就是要緊緊圍繞工作大局，牢固樹立精細化管理理念，圍繞一個主題，推進三個轉變，妥處四個關係，實現五個突破，努力打造“科學、規範、有序、效率”的強有力的辦公室，充分發揮辦公室的綜合協調、參謀決策和後勤保障職能。
1 一個主題
緊緊圍繞綜合協調、優質服務這一主題，創新工作思路，強化綜合協調，提升服務水平，確保辦公室工作快速、高效、協調運轉，確保全局各項工作的順利推進。
2 三個轉變
一是在工作重心上轉變。緊貼全局總體目標，前瞻思考，精心謀劃，統籌安排，努力當好參謀助手。二是在工作方法上轉變。堅持抓大放小，突出重點，全面協調，認真督查，狠抓落實。三是在組織協調上轉變。注重統籌兼顧，多方協調。
3 四個關係
一是處理好大局與小局的關係。二是處理好繼承與創新的關係。工作狀態要保持“十點”，即上班早來點，下班晚走點；辦事腿快點，幹活手勤點；工作吃苦點，崗位奉獻點；服務周到點，接待禮貌點；不懂多問點，相互關愛點。三是處理好日常工作與重點工作的關係。以點帶面是搞好辦公室工作的一個重要方法。
四是處理好務實與務虛的關係。辦公室工作說到底是務實的工作，是需要扎紮實實、埋頭苦幹的工作。離開了紮實苦幹，辦公室的任何一件事情，哪怕是很小的事情，都是難以做好的。又需摸索和掌握辦公室各項工作的內在規律，防止陷入事務當中。
4 五個突破
一是政務信息上要有新突破。二是“以文輔政”上要有新突破。三是綜合協調上要有新突破。四是後勤保障上要有新突破。規範公務接待、車輛維修、用油管理、辦公用品採購等工作程式，確保工作有據可依、公開透明，讓領導和民眾放心。五是隊伍建設上要有新突破。要按照政治強、業務精、作風硬、工作實、廉潔好的總體要求，全面加強辦公室成員建設，努力提高辦公室人員的綜合素質。
5 精細化
機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、文電處理、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政後勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。需做好日常行政事務的精細化管理工作。
