秘書機構

秘書機構，又稱秘書部門，是指在各級各類社會組織中為領導機構和領導者處理綜合事務、輔助管理的綜合性機構。從決策體系角度看，秘書機構居於決策與執行的轉換中介位置，既是決策層和執行層的綜合部，又是決策層和職能管理層的紐帶。

基本介紹

• 中文名：秘書機構
• 含義：指黨政機關、人民團體
• 類型：機構
• 形式：輔助性機構

秘書機構特點

秘書機構有下列三個顯著特點：

(一)附屬性

從秘書機構所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何秘書機構都直接隸屬於領導機關，在領導機關下設定，處於一個特殊的位置上。凡機關單位總在其領導機關下設秘書機構，圍繞領導班子開展工作，為領導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設辦公廳，雖與其他職能機關屬同一層級上，但它附屬於省人民政府。

(二)綜合性

從秘書機構的活動內容看，它具有綜合性的特點。秘書機構的主要活動是圍繞領導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集信息、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協助控制、溝通協調的綜合性工作，還有起草檔案、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書機構的參與和辦理。

所以，秘書機構的活動內容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

(三)輔助性

從秘書機構的活動性質看，它又具有輔助性的特點。秘書機構不同於決策機構，也不同於機關內的其他業務性機構，它既無權做出決策，也不是某方面的業務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執行監督，基本上是圍繞領導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱秘書機構為“服務行業”，大概就是據其活動性質上來說的。

秘書機構作用

秘書機構的基本職能是輔助決策、服務領導，具體來說，它的作用主要有以下兩個方面：

(一)參謀作用

秘書機構是直接為領導服務的，而領導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據本單位、本地區、本部門的實際情況提出措施，部署本機關的工作，並對職權範圍內的重大事項做出決策。領導決策前需要秘書機構通過收集情況，調查研究，提出意見方案，供領導參考；在決策過程中還需要根據情況的變化及時做出調整與補充；決策後還要由秘書機構做好檢查督促和總結工作，提出完善措施。整個過程，秘書機構始終在發揮其參謀作用，據此又有人稱秘書機構為“參謀部”，對於秘書機構的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領導機關的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開秘書機構的大量輔助性工作，包括蒐集信息、調查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作；二是從秘書機構所處的位置看，它是直接歸屬於領導機關、直接為領導機關服務的，是輔助領導者實施領導的最主要部門，儘管參謀工作非秘書部門所獨有，一些專業性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但秘書機構無疑是領導機關最得力的參謀；三是從秘書機構的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制檔案、採集信息、催辦查辦、協調關係、溝通各方及處理信訪等，都體現了秘書機構從中所起的參謀作用。可見，參謀作用是秘書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

(二)助手作用

秘書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是秘書機構在從事大量的工作中體現出來的，秘書機構畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構，辦事是它的基本職能。秘書機構的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從秘書機構的設定前提看，秘書機構就是為處理事物,服務於領導而設定的，領導在工作中，有大量的事務性工作，如檔案起草，收發傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由秘書機構來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現出來的。如果領導忙於迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全局，騰不出更多時間來調查研究。二是從工作關係看，領導的許多事情，離不開秘書機構輔助性工作，在實施領導過程中，許多事情起初或最後都是在秘書機構的助手作用下運轉並得以完成的。所以秘書機構又有“事務部”之稱。

參謀和助手，是秘書機構的兩大作用，這兩個作用並非相互獨立、互不聯繫的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是升華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起；只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期秘書工作的需要。秘書機構既要切實處理好事務，發揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發揮參謀作用。

主要職責

秘書機構的主要職責是溝通信息、平衡協調。具體表現在以下幾個方面：

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手，要做一個諸葛亮式的高明參謀，除了自身的基本素質條件，還必須勤於收集信息，為輔助決策準備充足的材料和依據。溝通信息的工作周而復始，永遠沒有盡頭，是秘書機構永恆的職能。

2.組織協調

無論是傳統的秘書機構還是現代秘書機構，辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。秘書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說，它實際上就是辦事機構。然而秘書機構又往往不直接辦理某一具體的事務，它主要是在其中起組織和協調作用。

一個組織在活動過程中，各個單位或部門能否和諧地配合，決定著組織功能的發揮程度。現代社會的各種組織系統結構複雜、分工細密，不協調的因素是普遍存在的，這就需要一種力量經常性地進行協調，秘書機構處於聯繫上下、左右、內外的中介位置，便於進行協調工作，溝通各方意見，統一思想認識，設計最佳方案，採取有效措施，齊心協力做好工作。

秘書機構組織協調的原則是為了事業、為了團結、為了提高效率。秘書機構協調的方面很廣：領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內部各平級機構之間、領導與民眾之間都存在著協調問題。在組織內部成員之中，由於每一個人的職位高低不同，職權範圍不同，考慮問題的角度不同，人們對同一事物持有不同態度或有意見分歧是正常現象，這種現象的普遍存在決定了秘書機構協調工作的複雜性和經常性。

諮詢職能

秘書機構的諮詢職能有兩方面的含義：一是針對上級機關而言，秘書機構必須隨時準備接受上級機關的諮詢，為領導機關的決策及時提供和反饋真實可靠的信息，並提出有價值的決篆建議；而針對下級機關而言，秘書機構要本著服務的宗旨，隨時準備接受下級機關和人民民眾的各類各種諮詢，為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

設定原則

秘書機構設定是否規範、是否合理、是否科學，直接關係到秘書活動的效果，如果秘書機構不遵循一定的原則來設定，編制不一、機構龐雜、層次繁多、關係不順、職責不清、範圍過寬，會在一定程度上降低工作效率，影響服務質量，阻礙機構運轉和效能的正常發揮。因此秘書機構設定必須遵循規範化、科學化的原則。

(一)規範化原則

規範化原則，或叫法制化原則，就是機構必須依照有關的法律法規來設定、增刪和調整，編制的審定也必須依照有關程式進行，不能搞主觀隨意性。目前在尚未有秘書機構設定規範的情況下，必須參照現有法律法規來設定機構。比如我國憲法規定“一切國家機關實行精簡的原則”。據此，各級機關及單位團體的秘書機構必須遵循精簡這一原則，這就要求人員要精幹，要定員、定編，要裁減冗員，不濫設副職和虛職，同時要儘量簡化層次，根據有關規定，一般分兩層，最多不超過三層。因為層次過多，運轉環節多，缺口也大，容易造成信息失真，以致影響工作質量。當然不能狹隘地理解精簡原則，並非機構越少越好，凡獨立單位都要設定必要的秘書機構，而必要的層次也是為了解決管理幅度過寬的問題，精簡機構就是將機構設定、人員編制控制在最合理、最必要的限度內，使秘書機構輕便靈活、高效運轉。

鑒於目前秘書機構設定差異甚大，有關部門也可以考慮制定有關規範，逐步解決秘書機構名稱、數目、規格、層次、人數的不統一，克服上下左右難以對口聯繫的弊端，使秘書機構的設定逐步走上規範化的道路。

(二)科學化原則

秘書機構除了合法，還要合理，這就是遵循客觀規律，設定儘可能適應工作需要的機構，這便是它的科學化原則。設定要合理，必須做到：

1.組織結構要科學

秘書機構內部組織結構必須遵循機關管理的客觀規律，設定合理的層次和部門，分管有關工作，不能隨意增加層次、增設科室，要使其內部組織協調一致，形成一個完美的整體，能高效運轉，很好地適應服務領導的需要。從現狀看，秘書機構智囊系統比較薄弱，信息系統不夠健全，協調系統不夠完善，而事務性系統過分繁複，這些都需要調整到最佳的結構狀態，以保證真正起到參謀助手的作用。

2.職責確定要科學

我國各級機關、各類部門工作性質不同，秘書部門在確定工作職責和服務範圍時，應該和相應的領導機關相適應，根據機關特點來確定職責，如權力機關的貫徹落實工。

作，監督機關的檢查督促工作，業務部門的綜合工作，都應該確定工作的側重點，同時確定職責，還要考慮到秘書機構因任務不定、職責不明，會造成忙閒不均，出現無人管或人人管的不協調局面，應對工作職責作科學的確定。

3.人員配備要科學

各類秘書機構在人員配備上要根據實際情況來確定，人員過多，或人手短缺，同樣都會影響秘書工作效率。人員配備還要講究“群體最佳化”，注意機構內人員之間知識的互補、心理的協調、才能的配合、性格的組合及年齡梯次的安排等。