基本介紹
- 中文名：網路採購管理
- 外文名：Internet purchasing management
- 拼音：wang luo cai gou guan li
- 解釋：電子商務的一種具體形式
- 優勢：公正透明、效率高、競爭性強等
- 使用方式：自行建立、公共採購平台
主要類型,網路採購的優勢,公正透明,效率高,競爭性強,節約成本,訂單採購趨勢,流程與操作,招標,投標,開標,評標,決標,簽訂契約,流程如下,招標準備階段,招標階段,評標階段,企業採購流程,網路採購組織,網路採購管理,組織結構管理,供應商目錄,產品目錄管理,採購計畫管理,採購過程管理,契約執行管理,採購效果分析,決策支持系統,採購成本管理,供應鏈管理,雙贏式採購,準時化採購,
主要類型
按網路採購參與的對象分
按網路採購參與的對象分，網路採購可分為政府網路採購和企業網路採購。
按網路採購信息的發源分
按網路採購過程的管理
按網路採購過程管理分，網路採購可分為集中採購和分散採購。集中採購是由各國各級政府或者其授權的機構確定並公布的採購項目，一般來說，要求集中採購的項目的採購金額是有規定的，如《中華人民共和國政府採購發》第七條、第八條中就有相關規定。
按網路採購進行的方式
按網路採購進行的方式分，網路採購可分為賣方主導型、買方主導型和中介型。
賣方主導型
買方登錄賣方主導型系統通常是免費的，賣方保證採購的安全。使用這種系統的好處是訪問容易，能直接接觸供應商，對於買方來說，無需做任何投資。缺點是難以跟蹤和控制採購開支。這種系統是採購人員開始網路採購而又不擔風險的理想工具。
買方主導型
買方自己控制的電子商務系統，在買方自己的網站上列出要採購的產品和服務目錄，設定線上採購招標系統，由賣方進行競賣。如美國三大汽車公司聯合開發的全球汽車零配件供應商網路、海爾集團的網上招標和上下游供應商等。
買方主導型系統通常是連結到企業的內部網，或企業與其貿易夥伴形成的企業外部網，通常由一個或多個企業聯合建立，目的是把市場的權力和價值轉向買方。這種系統的好處是快速的客戶回響、節省採購時間和容許對採購開支進行控制和跟蹤，缺點是需要大量資金投入和系統維護成本。
中介型
中介型網路採購平台通常有綜合市場中介和行業市場中介兩種類型，前者如Ariba、CommerceOne、FreeMarkets和國內的中國企業採購線上、企業採購線上網等；後者如專門買賣金屬（特別是鋼材）的MetalSite、專門經營石油化工和塑膠製品的CheMatch、國內最權威的鋼材採購網站中國鋼鐵採購網等。
網路採購的優勢
傳統採購是指客戶根據生產、建設、經營、管理等活動的需要提出購買計畫，經過對計畫的審核後，選好供應商，再經過商談確定採購物品的價格、交貨和相關事宜並最後簽訂契約，按契約要求收貨付款的過程。相當傳統採購來看，網路採購具有以下優勢。
公正透明
網路採購利用網路平台使採購信息公開化、過程透明化、競爭公平化、中標公正化，由於
招標信息在網上發布速捷、公開、通暢，能夠有效擴大競價範圍，確保採購產品質量合格、價格適中。網路採購能夠增加增加政府工作的透明度，使長期處於“黑箱操作”的政府採購和工程招標項目等成為“陽光下的交易”，促進廉政建設。
效率高
透明的採購過程，對採購過程中的關鍵環節全部實現標準化和電子化，使整個採購流程合理有序，有效提高網路採購的效率，縮短了採購周期。網路採購把價格談判的時間從幾個月壓縮到幾個小時，減少了商業環境劇烈變化對價格影響的可能性。網路採購企業對整個採購過程通暢實行一條龍服務，從聯繫確定供應商，到確定採購時間，最後完成採購競價，一直全線跟蹤服務。
競爭性強
網路採購平台把競爭擴大到世界級的範圍，公平競爭排除了原有供應商享有的一些優勢，參加競爭的供應商有同等的機會贏得訂單。擴大的市場偏向有競爭能力的供應商，也就是說，合格的供應商將來會被邀請參加當前的顧客所發起的網路採購，另外也有更多機會贏得來自新客戶的業務；供應商因此能增加銷售和擴大顧客範圍，並建設了與相關的銷售和市場開銷，參加網路採購的供應商能看到市場價格並驗證自身的競爭能力。
節約成本
網路採購能夠有效地降低採購費用、降低材料和服務成本，這使得它倍受企業和政府的青睞。企業和政府在網上尋找合適的供應商，從理論講具有無限的選擇性。這種無限選擇的可能性將導致市場競爭的加劇，並代理供貨價格降低的好處。著名的Mercer管理顧問諮詢公司分別對施樂、通用汽車、萬事達信用卡三個具有行業代表性的企業作了一次詳盡的電子化採購調查，比較了其運用網際網路技術前後的採購流程成本控制，結論是：施樂公司下降83%、通用汽車公司下降90%、萬事達信用卡功效下降68%。通過Internet的B2B網路採購已經成為一個有效成本的解決辦法。網路採購與傳統採購的比較如下圖所示：
訂單採購趨勢
在商品短缺是狀態下，為了保證生產，必然形成為庫存而採購，但在如今供大於求的狀態下，為訂單而採購則成了一條鐵的規律。在市場經濟條件下，大庫存是企業的萬惡之源，零庫存或少庫存成。企業的必然選擇，製造訂單是在用戶需求訂單的驅動下生產的，然後製造訂單驅動採購訂單，採購訂單再驅動供應商，這種準時化的訂單驅動模式可以準時回響用戶的需求，從而降低了庫存成本，提高了物流的速度和庫存周轉率。
從對採購生怕的管理到對供應商外部資源的管理
由於供需雙方建立起了一種長期的、互利的戰略夥伴關係，因此供需雙方可以及時把生產、質量、服務、交易期的信息實現共享，使供方嚴格按要求提供產品與服務，並根據生產需求協調供應商的計畫，以實現準時化採購。最終使供應商進入生產過程與銷售過程，實現雙贏。
從採購方式單元化到多元化
網路採購方式可以使全球化採購與本土化採購相結合，迅速向多元化方向發展。跨國公司生產的區域布局更加符合各個國家的區位比較優勢，而其採購活動也表現為全球化的採購，既企業以全球市場為選擇範圍，尋找最合適的供貨商，而不是局限於某一地區。
流程與操作
網路採購通過Internet利用全球的資源，在全世界範圍內尋找供應商，尋找質量最好，價格最合理的產品（貨物與服務）伴隨著經濟的全球化，網路採購成為一種必然趨勢。從某種意義上看，企業、政府都把網路採購視為其重大戰略。
目前，政府網路採購通過各級政府採購網，實現採購人、採購中心、供應商等共享同一信息平台，實現全面、全程聯網採購。政府採購總流程圖如下所示：
可以在網上發布採購、招標信息，進行網上報價、詢價、答疑，公布採購進度、結果等，也可以通過網路下載採購項目書、電子標書、供應商表格、契約範本，線上洽談、自動傳遞規範表單等。但由於政策、安全的因素的影響，在實際運作中，可能較多採購流程的審批管理還是採用傳統的方式。為了規範政府採購管理，提高政府採購的效率，實現政府採購的完全網路化運行顯得非常的迫切。
政府採購以招標採購為主，現實中招標採購流程與操作如下。
招標
投標
開標
開標是採購機構在預先規定時間和地點將投標人的投標檔案正式啟封揭曉的行為。開標由採購機構組織進行，但需投標商代表參加。在這一階段，採購官員要按照有關要求，逐一揭開每份標書的標套。開標結束後，還應由開標組織者編寫一份開標會紀要。
評標
評標是採購機構根據招標檔案的要求，對所有的標書進行審查和評比的行為。評標是採購方的單獨行為，由採購機構進行。在這一階段，採購員要進行的工作主要有：審查標書是否符合招標檔案的要求和有關規定；組織人員對所有的標書按照一定方法進行比較和評審；初評階段被選出的幾份標書中存在某種問題要求投標人加以澄清，最終評定並寫出評標報告等。
決標
決標是採購機構決定中標人的行為。決標是採購機構的單獨行為，但需由使用機構或其他人一起進行裁決，在這一階段，採購機構所要進行的工作有：決定中標人；通知中標人其投標已經被接受，向中標人傳送授標意向書、通知所有未中標的投標人；並向他們退還投標包涵等。
簽訂契約
簽訂契約既是招標人將契約授予中標人並由雙方簽署的行為。在這階段，通常雙方對標書中的內容進行確認，並依據標書籤定正式契約。為保證契約履行，簽訂契約後，中標的供應商或承包商還應向採購人或業主提交一定形式的擔保書或擔保金。
流程如下
招標準備階段
在這一階段。首先是招標人要成為政府採購網站的會員，然後線上填寫申請表，最後經過網站審核，成為會員，發布相關的招標信息。如下圖所示：
招標階段
在這一階段中，首先是到招標人設定的開始時間自動開始招標，然後接受投標，最後到招標人設定的投標截止時間自動介紹招標。
評標階段
在這一階段中，首先查看投標並進行評標，然後到招標人設定決標時間在網站公布結果，招標結束。
企業採購流程
網際網路可以最佳化企業的採購活動，線上採購系統就是利用計算機網路軟體系統，使採購活動規範化和程式化，提供採購效率，降低採購成本，保證企業的生產和經營活動順利進行，網路採購流程具有非常明顯的自動化特徵。
在網路平台中，由於所有的商家都能得到相同質量的服務，並遵照標準的協定來進行交易處理，商務之間的信息溝通更加便利，而且加入的商家越多，信息溝通越有效。目前網路採購的重點應放在企業信息流和資金的有效集成上，解決採購與財務結算中的瓶頸問題，以確保網路採購活動的正常運行。企業採購流程與操作如下。
客戶瀏覽網站
客戶根據自己的需求在網上搜尋相關的網站，可以是賣方採購系統、買方採購系統、第三方門戶採購系統，瀏覽網站。假設進入的是第三方門戶採購系統——企業採購網，客戶可以瀏覽到許多採購信息，如圖所示：
客戶在網站上選貨
客戶在網站上選貨、比貨詢價，還可以直接進入到線上洽談室進行議價。
提交網路採購申請
客戶在最後確定採購商品，一般都需要註冊成為會員，才能進行線上採購，提交網路採購申請，可視各個網站的具體流程提示來進行採購。
線上審批
網站對接收到的客戶採購申請進行審查，線上進行審批。
網上定單處理
對以生成的網上訂單，依據設定的規則決定是立即發給供應商或是留待採購管理部門再次審核修改。
網上定單查詢
客戶可以上網查詢定單執行情況，按指定要求進行下一步。
網上支付
客戶按要求進行付款。
貨物配送
供應商收款後按契約要求進行貨物配送。
網路採購組織
政府網路採購的組織實施
政府網路採購的組織實施統一由各級政府採購中心負責，由它組織辦理採購辦公室或採購單位委託的政府採購事務，及時在政府採購網站發布採購信息，建立和維護政府採購信息資料庫、供應商信息庫、專家信息庫，向政府採購辦公室報送採購信息情況等。具體內如如下：
（1） 受採購辦公室委託具體組織納入政府採購目錄範圍內的集中採購事宜。
（2） 對屬於競爭性談判採購、詢價採購、單一來源採購方式的採購項目，按照政府採購管理暫行辦法規定程式組織實施。
（3） 受政府採購辦公室委託，根據有關規定，對採購單位的要求，根據採購項目、供應商和市場情況，組織招標事宜，具體如下：
①制定招標檔案。
②發布招標公告。
③組織招標。
④組建評標小組評標
⑤向政府採購辦公室送交相關招標檔案，報告中標結果。
⑥向中標單位發《中標通知書》，向落標單位發《落標通知書》。
⑦組織簽定契約。
⑧督促相關單位或人員按契約執行。
⑨檢查或評估執行情況。
企業網路採購的組織實施
企業網路採購的組織實施一般由採購部門負責，由它組織辦理生產部門或其他部門提出採購計畫，利用採購管理信息化系統，使網路採購實現內部各相關程式和權利的公開、透明和有效制衡，採購物資的價格質量等信息要在企業內部網上公開，做到採購人員掌握的信息，監督和管理人員也能掌握，防止“暗箱操作”，賭賽採購漏洞，減低採購成本，確保採購物資質量，防止過高庫存。有條件的企業要通過網際網路及其他專業網路廣泛收集採購物資的市場價格和質量信息，努力實現網上招標採購，對比其他企業，實現比質比價採購。
網路採購管理
網路採購管理實際上是基於一個複雜的信息管理系統實現的，它將使網路採購實現真正意義上的“公開透明、公平競爭、公正合理、誠實信用”原則。
目前，最先進的網路採購管理系統包括組織結構管理、供應商目錄管理、產品目錄管理、採購計畫管理、採購過程管理、契約執行管理、採購效果分析、決策支持系統、採購成本管理。
組織結構管理
網路採購的組織管理符合各行業採購習慣的許可權管理。基於適用性、效率性和安全等因素提供足以承擔特定採購任務的角色和許可權管理，通過角色和許可權的可定製功能實現對內部用戶群分級分組管理，從而保證了合適級別組別的人群能夠瀏覽和操作合適的項目，合適級別組別的人群能夠進行系統管理等。並能根據組織或運營變化的要求實現角色許可權與用戶的動態管理。同時，也包括對供應商、專家等的動態管理。
供應商目錄
網路採購的供應商目錄管理實現由供應商動態維護其內部信息和產品信息。供應商登錄系統能夠維護單位基本信息，並可以按照採購商設定的許可權範圍內產品目錄動態更新自己的產品信息，包括新增產品種類，更新產品基本信息描述、更新產品價格、更新產品庫存、更新生產能力及目前剩餘生產能力、更新產品基本信息的有效期、供應商可以提供標準價格也可以提供分級價格，也可以實現採購商對供應商的資信評估，採購商能夠對供應商在一段時期內的供貨質量、價格、交貨期、服務、可持續性的改進等各方面進行綜合全面的統計和評估，實現對合作夥伴的動態管理。如引入新夥伴、摒棄已有的夥伴等。供應商目錄管理提供了比較實用的統計分析，能夠幫助採購單位很好地預測市場前景與交易風險，調整採購策略。供應商目錄管理為採購商進行決策和採購成本管理提供了量化的、準確的依據，既提供了採購質量和採購效率，又改善了採購單位與供應商關係，使採購單位對供應商的管理由原來的交易管理轉向關係管理，為客戶長期的可持續發展戰略提供了有的支持。
產品目錄管理
採購計畫管理
網路採購的採購計畫管理能夠實現年度、半年度、季度、月度採購計畫編制，並可以隨時調整採購計畫，實現對不同產品的請購管理；對經常性請購產品與定期請購產品的管理；形成經常性請購產品的請購模板。對於定期請購，系統會在設定時間自動傳送請購申請，實現對計畫外的額外採購規範管理，嚴格規範本單位的額外採購。
採購過程管理
契約執行管理
採購效果分析
網路採購的採購效果分析主要用來幫助採購單位評估業務項目的採購結果，包括項目最終成本、項目質量、供應商契約履行質量和採購人員績效等。用戶可以自行設定評估模型，同時也可以套用工作流技術自行制定評估流程，評估時使用的數據可為業務流程中的項目數據、生產過程中的反饋數據和採購成本管理系統數據。
決策支持系統
網路採購的決策支持系統擁有強大的統計查詢功能，只要為採購決策提供依據。用戶可根據業務需要諮詢設定多種統計查詢模板，相關許可權人員可以使用統計查詢模板，實現對採購項目所關注信息的統計查詢功能。採購單位不同層次人員可以統計查詢以其相關的採購項目信息。如經營層可硬統計查詢戰略決策輔助信息；管理層可以統計查詢管理性決策輔助信息；執行層可以統計查詢作為決策性輔助信息等。
採購成本管理
網路採購的採購成本管理可以自行設定財務費用種類，如會議費、差旅費等；進行年季/月季採購成本預算和產品採購成本預算；可以自行設定用款申請審批流程。針對具體單筆採購，採購人員提出用款申請，批覆同意後方可正式啟動採購項目。網路採購的採購成本管理系統還可以自行設定費用報銷審批流程，採購過程中採購人員提請費用報銷，需經審批，財務才予以報銷；可以進行項目成本決算，包括項目交易成本、採購過程發生成本，如人力投入、報銷費用等；可以進行年/季/月度採購成本決算和產品採購成本決算，可以統計各種財務費用發生明細。採購成本管理貫穿了採購業務的全過程，其工作流技術的運用嚴格規範財務用款申請和報銷程式提供了強有力的技術支持。
供應鏈管理
在供應鏈採購管理環境下的運作，主要是指雙贏式和準時化的採購管理。
雙贏式採購
雙贏式採購合作關係是日本企業中率先採用的，它提倡一種雙贏採購機制，強調在合作的生產商與供應商之間共同分享信息，通過合作和協商來達到雙贏的目的，在此，要在採購活動中來體現供應鏈管理的思想，對供應商的選擇與控制就應集中在如何與供應商建立雙贏關係以維護雙贏關係上。具體表現在要實現生產商和供應商信息的交流與共享，要對供應商採用激勵機制，同時要對供應商採用合理的評價方法和手段。只有這樣，才能建立長期的雙贏式的供應關係。
準時化採購
準時化採購是一種管理哲學在採購中的運用，在日本也稱JIT採購，是一種較先進的採購方法。其基本思想體現為在恰當的時間、恰當的地點、恰當的樹立以及恰當的質量來提供恰當的物品。這種準時化採購是準時化生產管理模式的必然要求，為了消除庫存和不必要的浪費而進行的持續性改進。在供應鏈管理環境下，要求選擇最佳的供應商，並對供應商進行有效的管理是準時化採購成功的基石，卓有成效的採購過程質量管理是準時化採購成功的保證，供應商和生產商的緊密合作是準時化採購成功的鑰匙。為此，先要制定準時化採購的策略計畫，選擇少量的供應商建立合作夥伴關係，再確定準時化採購小組，進行試點採購。確保供應商對準時化的認識和理解，來實現配合準時化生產的交貨方式，體現準時化採購的運作績效。
