基本介紹
- 中文名：採購訂單
- 外文名：Purchasing order
- 解釋：在採購業務中流動的起點
- 分單方法：80/20方法、平分方法
計畫介紹,分單方法,控制邏輯,相關建議,
計畫介紹
採購訂單標明了
a.供應商
b.要訂購的物料或服務
c.數量
d.價格
e.供貨日期和供貨條款
f.支付條款
此外，採購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時就直接被消耗。
採購訂單須經核准。
採購訂單是存貨在採購業務中流動的起點，是詳細記錄企業物流的循環流動軌跡、累積企業管理決策所需要的經營運作信息的關鍵。通過它可以直接向供應商訂貨並可查詢採購訂單的收貨情況和訂單執行狀況，通過採購訂單的關聯跟蹤，採購業務的處理過程可以一目了然。
分單方法
採購業務的目標，一是滿足對物料的需求，二是降低成本，第三還包括質量，質量是採購業務能夠發生的前提條件，肯定要滿足。在採購管理中還有一個重要管理內容，那就是如何做內控，因為採購往往是企業花錢最多的部門，內控做得不好，最終影響產品成本和質量。
訂單分配是採購管理的一個核心問題，也是一個難題，因為分單需要綜合平衡內外各種關係以實現採購業務目標，同時還要加強內控。假設採購一種物料N噸，有三個供應商ABC，如何給三個供應商分採購量？我採購與供應最近了解到企業的一些做法，很有意思，值得參考借鑑。
80/20方法。絕大部分給A企業（例如80%），另外小部分給另外B企業，或者B、C企業；這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經濟折扣，獲得更低成本。B、C做為培養關係的供應商，在A出問題時候可以快速補充，相當於備份的大供應商，可以避免供應中斷。
這種操作方式存在一種內控上的難題，最大的採購量到底給哪一家？面向各個供應商採購不同的量，採購價格如何確定？供應商可以通過向採購決策人公關以獲取最大的採購量，而供應量小的供應商也可以公關獲得好的採購價格，因為量不一樣，價格和採購量大的不能完全比較。實際上大小供應商都有發揮空間。
解決的方法：通過供應商評估確定優先供應商，備份供應商，明確主供應商和備份供應商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內控（不過，這需要定期評估，以評估小組操作）；第二層次的內控，那只有參考市場價格了，很難內控；或許可以通過對採購人員整體部門KPI的相關考核來加強內控，比如考核年採購成本降低金額等。
平分方法。一些企業的分單策略是平分：採購訂單在三個供應商之間平分，這是一個非常簡單的處理原則，很容易操作，很容易檢查。
操作過程：採購量在三個供應商之間平分。在了解市場價格基礎上，和三個供應商談判價格，取三個供應商價格最低者，要求另外兩家也達到最低價格（因為別的供應商能夠達到，要求你達到這個價格是合理要求）；在談判中的策略是：“A供應商已經做到10元了，B你也應該可以做到10元。”在和B談判妥當的時候，三家供應商一起簽訂契約，和三家供應商價格大家都能夠看到，有一定的透明性，證明不是壓價策略。這種談判最多做一輪，不會重複要求供應商壓價。出價高的供應商晚獲得訂單，如果不降價，失去訂單也是可能的。
策略分析：這樣做的原因很重要一點是加強內控。採購內控主要有兩個點：一是決定哪個供應商可以入圍成為合格供應商，另外一個是分單多少。入圍合格供應商是產品開發部門確定的，一次性的；分單是經常性的，是內控重點。採取平分原則，則是的分單透明化，供應商不用公關，可以減少公關成本，消除一個在訂單數量分配上的內控問題。其次三個供應商均要求實現最低價，消除在價格上的內控問題。如果供應商在數量和價格上均是憑實力，不需要公關，那么成為企業的合格供應商也需要憑實力，即使不能完全消除第一個方面內控問題（成為合格供應商）也關係不大，畢竟只是一次性的事情。
控制邏輯
雖然系統會自動根據採購計畫生成採購訂單，但是在實際工作中，採購員往往還需要對採購訂單中的部分內容進行更新。為了加強控制，無疑需要對這個更新作業進行更細緻、更深入的管理。那么在採購訂單中更新部分內容會觸發那些業務邏輯呢？筆者在這裡根據自己的了解作一番分析。希望這個分析報告可以幫助大家更加深入的了解單據的更新操作。
與產品基本信息表關係
採購訂單中有很多內容都是從產品基本信息表中取得。如產品的規格描述、產品的計量單位、產品的包裝要求等等。有時候企業根據實際需要，可能需要在採購訂單上更新這些信息。如以前供應商送原材料過來的時候是4個一包的。現在企業為了一些原因，如生產線的要求，需要把這個包裝數量改為3個一包或者5個一包。此時，在採購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存後，就完事了嗎？其實，這背後還暗藏著一個業務邏輯。即這個包裝信息、產品規格等等屬於產品的基本信息範疇。那么在採購訂單上進行更改後，是否要求採購訂單在保存更新的同時去更新產品基本信息表中的內容嗎？還是只是採購訂單上更新即可？
到底採用什麼方式，主要根據企業業務性質來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調整，那么就不需要更新產品基本信息中的內容。但是，如果這個更新是永久的，以後都要採用這個包裝方式的話，則就需要在更新採購訂單的同時更新產品基本信息表中的內容。不過產品基本信息表中的內容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關聯更新產品基本信息表中的內容，則要符合一些業務邏輯的控制規則。具體來說，主要有三個方面。
1.產品信息表中
必須指明某個欄位可以被其他單據所更改。這主要是為了保證數據的一致性。因為在企業中，原材料等基本信息往往不是採購人員建立，而是研發部門等建立。為此，研發部門有這個權利那些內容可以被其他人員更改。如此的話，當其他部門通過其他單據更改了某部分內容之後，作為產品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業用戶，把一些關係不是很大的內容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對於一些關鍵的參數，如原材料檢驗標準、原材料規格等欄位的話，最好還是誰建立誰更改。
2.用戶需要有這張表對應的許可權
如在ERP系統許可權設計中有一個排它許可權。如果某個用戶做了這個限制之後，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過採購訂單等相關單據更新這個產品基本信息表。
3.是採購訂單中的控制
在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產品基本信息表的內容需要採購員根據實際情況來進行判斷。為此，在採購訂單更新用戶按保存後，系統就會進行判斷。更改的內容是否涉及到產品基本信息表中的內容。如果涉及到而且產品基本信息表中又指定這個欄位可以被更改的話，則系統就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在採購訂單上進行更新，而不會涉及到產品基本信息表。
也就是說，要同時滿足以上三個條件，產品基本信息表中的內容才能夠被採購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對於用戶的建議是這個功能要慎用。對於一些共享程度比較高的信息可以通過級聯更新來節省數據維護的工作量。但是對於一些技術性比較強的數據，則最好還是採取專人維護專人負責制比較好。
與產品價格信息表關係
除了會對採購訂單中的產品基本信息如包裝信息進行更改，採購員改的最多的還要算是採購訂單價格。這個採購訂單價格在採購訂單管理中又是一個比較敏感的欄位。為了保障企業資金的安全性，採購訂單在這個欄位的更新上採取了比較多的控制措施。
1.採購訂單價格更新
首先，採購訂單會控制採購員是否有這個許可權更改這個採購價格以及更改的幅度有多大。有些企業對於這個採購價格控制的比較嚴格，普通採購員無法更改這個採購價格。因為採購訂單中的價格自動會從供應商產品價格表中帶出來。也就是說，默認的價格就是跟供應商協商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由採購經理來完成。有些企業則相對寬鬆一點，採購員可以更改採購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標準價格為10元，而採購員可以在1%的範圍內修改這個採購價格。也就是說，其向供應商採購時，其價格的最大修改權利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要採購經理或者其他人員的授權才行。可見通過對採購價格這個欄位本身的許可權控制，能夠大大的提高採購訂單價格的準確性。明顯消除採購員與供應商串通的徇私舞弊行為。
2.採購訂單價格更新對其他數據表的影響
採購訂單的價格更新是否會對其他相關表產生影響呢？這裡的相關表主要包括兩張數據表，分別為產品價格信息表與產品供應商價格信息表。產品價格信息表中定義了產品的計畫價格；產品供應商價格信息表則定義了某個供應商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯繫。如產品供應商價格信息表默認情況下，會繼承產品計畫價格表中的價格。而在建立採購訂單的時候，默認情況下其價格來自於產品供應商價格信息表。如果這張表中沒有相應數據的話，則其會採用產品計畫價格表中內容。而現在反過來，若採購訂單中物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內容呢？
筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過採購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產品計畫價格表中或者供應商價格信息表中的內容有改變的話，最好通過獨立的變更單據來進行變更。這主要是出於數據的一致性考慮。而且也易於後續的查詢追蹤。如果在採購訂單中進行級聯更新的話，以後很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數據維護的工作量。但是卻可以保持數據的一致性，筆者認為這個交易還是值得的。
相關建議
筆者給用戶的第二個建議是如果供應商價格變化真的很頻繁。就像前一段時間，原材料的價格幾乎是一月一變。在這種情況下，如果每次價格變化時都要先更改供應商價格信息表中的內容，那顯然工作量會變得很大。而每次去更改採購訂單的價格也不利於採購訂單的管理。對於這種情況，如果原材料市場價格變換比較頻繁，那么筆者建議企業用戶，可以讓採購訂單更改供應商價格信息表，但是級聯更新只限於此，而不能夠更改產品基本價格表。因為產品基本價格表不僅跟採購訂單或者供應商價格表相關；而且還是計畫成本計算的來源。而產品計畫成本在一段時間內必須是穩定的。如故其也是隨著市場價格波動而波動的話，就不利於進行計畫成本與實際成本的對比分析。故在任何情況下，產品基本價格表的信息都不能夠通過採購訂單或者採購訂單變更單來更新。而只能夠通過獨立的單據來進行更新。
而且，產品標準價格表中的價格信息也不能夠經常變更。最好其更改的頻率不要超過每月一次。否則的話，會導致計畫成本的不穩定。不利於後續的統計分析。同時，也會增加維護的工作量。如筆者有一家客戶，即使在價格變動頻繁的市場環境中，其原材料計畫價格也是一個季度調整一次。
由於採購訂單中價格更新涉及到三個層次的價格表信息，所以更新控制就會更加的嚴格。筆者維護的多個ERP項目中，其用的最多的控制方式如下：
1、在採購訂單控制上，採購員可以更改價格。但是其更改後的價格不能夠超過供應商基本價格表中的價格。也就是說，採購員降低採購價格是允許的，但是若要調高採購價格則是不允許的。並且系統會有一張採購訂單實際價格與供應商價格信息表的分析報表，用來對採購員進行考核。
2、採購訂單價格更新一般情況下不會更新其他基礎價格表中的內容。最多只是更改供應商價格表中的價格信息。
