基本介紹
- 中文名：採購管理系統
- 外文名：PMS-Purchase Management System
- 產生年代：20世紀90年代以來
- 系統特點：提供供應商報價管理
產生背景,系統特點,質量檢驗,功能,系統優點,採購管理,意義,
產生背景
20世紀90年代以來，經濟全球化的趨勢日益增加，信息技術的發展極為迅速，市場環境發生了根本性的變化。中國中小企業數量眾多，改善管理、提高中小企業的經濟效益對於中國國民經濟的發展具有重要意義。採購管理系統體現了當今先進的企業管理思想，對提高企業的管理水平有著重要的意義。採購管理系統能夠保證計畫的準確性和採購的合理性，提升企業的競爭力。傳統採購的重點放在與供應商進行商業交易的活動，特點是比較重視交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。ERP模式下的採購及其特點是需求拉動模式，從採購管理向外部資源管理轉變，從一般買賣關係向戰略夥伴關係轉變。
系統特點
提供供應商報價管理
MRP 計畫任務直接生成請購單
支持庫存訂貨點採購申請處理
可限制訂貨的供應商
通過請購單合併或拆分，自動生成採購訂單
請購合併過程中，自動按訂貨批量政策生成採購條目
支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多種訂購政策
可將多張請購單合併生成一張採購訂單的一行，或一張採購訂單的多個訂單行
可將一筆請購拆分成多個採購訂單
合併生成訂單過程中，能自動索取供應商報價
一張採購單允許有多個交貨日期及交貨地點
支持無訂單到貨的接收處理
採購收貨支持庫存批次及單件管理
質量檢驗
支持收貨過程中的質量檢驗及質量控制
採購系統與應付帳子系統相連，直接生成採購憑證核算採購成本
對採購單的處理靈活，隨時可以維護，同時對已發放的訂單可做中止
採購單可自動結清或手工強制結清
具有跟蹤、催查採購訂單的功能
可多角度的查詢物品的請購，訂購及收貨入庫的明細及匯總情況
從交貨期、價格、質量等多種角度對供應商進行評估 可評價採購人員業績
可分析採購成本差異
功能
多途徑採購功能
在企業中，採購業務的需求來源有多種，有計畫部門的主生產計畫、物料投放需求計畫，以及庫存缺貨而生成的需求；有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求；有根據長期購貨契約確定的定期購貨需求；有零星的購貨需求等。採購管理系統提供根據計畫、銷售、倉庫及採購自身需要等多途徑採購功能。
訂單管理
採購訂單是物資在採購業務中流動的起點，它通過採購申請獲取來自生產和銷售等系統的信息，將供應鏈整體的信息有機地聯繫起來。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執行的情況，包括針對採購契約的執行，控制購貨價格、折扣及數量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執行；根據實際補貨情況追加執行訂單，通過比較訂單執行差異，以及通過業務和分析報表反映訂單執行情況等。如果企業有集團內部的購銷業務，還要包括集團內部購貨或調撥訂單的執行情況。
發票管理
採購發票具有業務和財務雙重性質，發票的業務處理和控制是企業採購業務中的一個重要環節。採購發票與全部業務單據都有聯繫，與其與採購契約、付款單及預付單據聯繫緊密。採購管理系統提供增值稅專用發票和普通發票管理，並與應付款系統實現發票共享。
購貨質檢管理
工業系統提供比較全面的質量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質量檢驗業務。在採購管理系統中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。並根據檢驗結果確認入庫貨物，同時提供相關的業務查詢報表。
供應商供貨管理
供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制並管理供應商的供貨業務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業務傳遞、自動更新及數據分析。同時進行採購最高限價的控制和預警管理，是採購管理系統，乃至整個供應鏈體系中重要的綜合數據處理中心之一。
集團內部採購業務
在採購管理系統中，針對集團內部採購業務（包括工業企業和商業企業之間），可以通過兩個方向的數據傳遞和兩種分銷業務的處理來實現。
業務流程設計
業務流程設計是按企業業務規範設計業務流程工具，是實現用戶業務處理自定義的必要基礎之一。在工業系統中實現系統自定義，即在系統設定的所有業務單據關聯的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統將根據用戶的設定進行相關控制，保證企業獨特業務流程的需要。
業務資料聯查
單據關聯（包括上拉式和下推式關聯）是工業供應鏈業務流程的基礎，而單據聯查即查看業務流程中的單據關係。採購管理系統中提供了單據、憑證、賬薄和報表的全面關聯及動態連續查詢功能。
多級審核管理
多級審核管理是對多級審核、審核人、審核許可權和審核效果等授權的工作平台，是處理業務單據時採用多角度、多級別和順序審核管理方法。它體現了工作流管理的思路，屬於ERP系統用戶許可權性質的基本管理。
代管業務管理
代管和發運業務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發和存的業務處理，並提供相關報表供用戶查詢和監控。此外，採購管理系統還專門管理貨物發運業務。
物料對應管理
物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在採購管理系統中，分別提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據和報表中，直接調用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業務需求。
系統參數設定
系統參數設定初始設定業務操作的基本業務信息和操作規則，包括系統設定、單據編碼規則、列印設定、單據類型及各系統選項等，幫助用戶把握業務操作規範和運行控制。同時，採購管理系統將ERP系統所有業務基礎資料和必要的管理輔助資料匯總，然後統一管理和維護。
報表查詢功能
輔助工具
利用功能強大、使用靈活方便的系統輔助工具，用戶可以進行數據處理，以滿足需要。
系統優點
供應商基本資料建立
採購部門將各供應廠商編號、名稱、公司工廠發票之地址、付款條件、負責人、聯絡人、統一編號、成立日期、資本額、往來銀行名稱、基本產品類別、設備狀況、地略圖．．．等資料輸入電腦，即可迅速列印和查詢供應廠商有關資料，並供評估選擇合作對象之參考。
供應商料品資料建立
採購人員將各供應商當前供應的料品之編號、品名規格、單價/基本價、產能．．．等資料建入電腦，可作為已授權交易之認可，依此可實現採購單開立廠商的控制，可提供各項詢價、比價報表之查詢和列印，以迅速決定最適合的供應商，降低採購成本。
採購單異常結案處理
當各供應廠商均按採購單項目完成交貨驗收作業後，電腦會自動將採購單結案，如因訂單取消或數量變更等原因需取消採購作業時，需對採購單進行異常結案處理，該系統提供了按訂單、採購單號作結案處理，提供採購單尾數報表，以便物控採購人員確定是否取消採購單。
料品驗收資料處理
料品通過品管單位檢驗後，則可執行此一作業，使交貨明細和應付帳款明細表可被查詢和列印出，並列印供應商評核月報表和物料評核月報表，以供各部門間能隨時掌握可貴的資訊，增加處理的時效和決策達成。
採購資料維護
經由物料需求管理系統產生採購建議單，採購人員衡量現有供應商之產能、價格及服務水準，進行安排採購數量分配及自動開立列印採購單，並將採購資料傳輸至系統作採購管理，而作業可彈性調整，選擇獨立採購下單，並能提高進料的時效以利於產銷作業順利進行。
廠商交貨資料處理
單價資料維護
系統提供的完整單價歷史資料，可供價析和管理人員進行採購價格查詢分析，管制上漲單價。並可根據進料時間自動給定付款單價，避免人為疏忽造成付款價差。系統提供的報價歷史查詢、付款歷史查詢、加權歷史查詢等查詢工具使得價析、成本會計、管理人員全面了解單價、成本的異動，以達到控制成本的目的。
代購材料管理
企業為保證產品質量，常常對料件原材料的產地和質量有特別要求（比如：外資企業），當料件製造商不能提供企業要求的原材料，或者購買的原材料價格偏高時，企業為保證產品質量和成本往往會幫廠商代購原物料以加工自己料件，此類委外材料因不能按訂單分批發放，故要對廠商庫存進行記帳。
採購成本管理
採購管理
現代企業成功的採購管理，越來越離不開ERP的成功實施，ERP已經成為現代化採購管理的重要工具。
一、採購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統面向企業的整個業務流程，其核心思想是將企業的業務流程看作是一條緊密連線的供應鏈，它將企業管理從企業內部延伸到企業外部，對企業供應鏈的所有環節進行管理和集成。
1、在企業內部的集成方面
在企業內部，ERP系統將整個企業的相關部門通過信息共享有機地集成一個整體。而採購管理作為企業內部信息流、物流、資金流的源頭，實現基於ERP的採購管理系統的集成對於整個企業ERP系統集成具有重要意義。ERP系統重視對入們已習慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設計，改造範圍越廣，新系統的潛能越能充分發揮。企業所得的收益也應越大。在採購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟體系統與業務流程結合在——起考慮，不斷最佳化、磨合。這種在企業內部進行的ERP的有效集成，將提高採購管理的效率，實現企業資源最大限度的發揮作用。
ERP是以計算機技術為支撐的資源的管理，計畫、運用都是以數據的形式體現的。確保採購管理中數據的準確性，建立完善的數據收集機制。在管理活動中以數據說話，以合乎事實的數據為決策依據，這才能實現ERP系統在企業內部的有效集成。
2、在企業外部供應鏈上的集成方面
ERP與供應鏈系統的有效集成，是企業從整個市場競爭與社會需求出發，像智邦國際採購管理軟體，整合、最佳化了供應鏈上的企業內部各個部門、材料供應商等各種資源，這樣實現了社會資源的最佳化、重組，大大捉高了企業採購活動中物流、資金流與信息流的運轉效率，消除了眾多的中間冗餘的環節。從而減少流通成本。並提高企業應變能力。
這種ERP與供應鏈系統的有效集成把企業與供應商良好地連線宋，並通過信息網路融為一體，目的是在激烈的市場競爭環境中求生存和發展，大大提高了企業採購管理的效率，給企業帶來了顯著的利益。企業採購管理中實現ERP的有效集成，消除了採購的許多冗餘的中間環節，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應。
綜上所述，一方面採購管理通過ERP系統在企業內部的有效集成，實現了企業物流、資金流以及信息流的有機集成提高採購管理效率的目的。另一方面。企業通過ERP系統在企業外部供應鏈上的有效集成，達到與供應商建立長期牢固的合作關係，最佳化了企業的採購管理。總之，通過ERP系統在企業內外兩方面的集成，提高了企業採購管理的套用效率，集中體現了採購管理與ERP集成的一體化思想。
二、ERP採購管理信息系統的設計與運作
企業的採購工作相當重要並且也非常繁雜，相當多的企業採購從中央到地方經常因採購工作中的一些瑣事而影響了採購工作的效率，對採購工作的主要控制要素：物料供應的數量、價格以及供應時間反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究採購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為採購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術並舉的解決方案。應該說在諸多業務部門的ERP推廣與套用中，採購部門是見效最快的部門之一。企業在實施基於ERP的採購管理信息系統時可以根據一定的業務順序進行：
1、建立供應商資源
運行ERP下的採購管理系統時首先是建立供應商檔案，同時對首選、次選等供應商加以分類，並建立供應商的供應貨物明細(品種、價格、供應期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認才有效。系統在執行採購訂單下達時，要讀入相應的供應商資料，並且初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之後才能處理採購業務。供應商資料是採購子系統的基本資料。
2、生成採購申請
根據ERP的物料需求計畫生成的採購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式以及計畫外的物料申請，進行系統自動物料合併，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的採購提前期很長(有的進口件要半年以上的採購周期)，因此有可能超過主生產計畫制定周期。這類採購的採購計畫應經過銷售、財務與計畫等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間，然後制定物料的中期或長期採購申請。
3、確定優選供應商
該過程是落實採購供應商。採購業務人員根據系統中的供應商資源，綜合考查有關供貨價格、交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，進行供應商選優評價，落實每種物料的優選供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證過程，經過相應的評審併合格後才能作為許可採購的供應商。
4、生成用款計畫
生成採購計畫後，系統自動生成用款計畫，並根據詢價結果進行維護。由財務對用款計畫進行確認之後反饋意見給採購部。
5、下達訂單
根據訂貨批量、採購提前期、庫存量、運輸方式、用款計畫以及計畫外的物料申請進行物料合併，生成採購訂單。並經過確認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。也可以網上發布訂單。對於臨時追加的採購任務，可以通過與供應商協商直接下達採購訂單。
6、採購訂單跟催
採購業務人員對下達的採購訂單按計畫進行跟蹤，系統可以設定跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計畫。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，並及時對供應商給予支持。
7、貨物驗收
由採購業務員對供應商所供貨物按訂單與進行驗收，並錄入收貨單。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，並對不按計畫交貨的供應商進行管理控制(拖期、提前)。
8、結賬與費用核算D結賬付款工作
應由採購部門配合財務部門來完成，並根據物料的採購結算單據和對採購各種費用的分攤。計算出物料的採購成本。
9、採購訂單結清
在採購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核後，要及時結清採購訂單。系統可提供自動結清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。
10、系統基礎數據維護
採購子系統的基本數據有採購員資料、供應商資料、採購提前期以及業務流程。
11、系統及時備份
採購系統可以對於錄入信息化教育信息化建設
意義
採購管理系統是製造業和裝配業於上線生產前，供應廠商基本資料的收集和建立前置作業；各項料品及廠商交貨進度的規劃，透過採購資料維護的功能，使ERP系統可不受物料需求管理系統的控制，並能提供應付帳款、物料庫存等系統的資料來源。不但具備了獨立作業系統的功能，同時也能配合整合性管理系統的運作效益。但採購成本管理必須與產品結構管理相結合方能發揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統結合方能發揮效益
