基本介紹
- 中文名：採購流程
- 外文名：purchasing
- 採購流程形式：比選、競爭性談判和單一來源
- 類別：流程
一般流程,流程內容,單據名稱,採購相關,工作職責,採購工程師,採購員,基本素質,核算流程,流程最佳化,流程控制,
一般流程
企業採購流程一般有比選、競爭性談判和單一來源三種形式。
比選採購方式的主要流程：
1、採購人發出採購信息（採購公告或採購邀請書）及採購檔案；
2、供應商按採購檔案要求編制、遞交應答檔案；
3、採購人對供應商應答檔案進行評審，並初步確定中選候選供應商
（中選候選供應商數量少於遞交應答檔案供應商數量，具體數量視採購項目情況而定）；
4、採購人保留與中選候選供應商進一步談判的權利；
5、採購人確定最終中選供應商，並向所有遞交應答檔案的供應商發出採購結果通知；
6、採購人與中選供應商簽訂採購契約。
競爭性談判的主要程式：
1、採購人發出採購信息（採購公告或採購邀請書）及採購檔案；
2、供應商按採購檔案要求編制、遞交初步應答檔案；
3、採購人根據初步應答檔案與所有遞交應答檔案的供應商進行一輪或多輪談判，供應商根據採購人要求進行一輪或多輪應答；
4、採購根據供應商最後一輪應答進行評審，並確定成交供應商；
5、採購人向所有遞交應答檔案的供應商發出採購結果通知；
6、採購人與成交供應商簽訂採購契約。
流程內容
1、詢價(Solicitation)
詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
2、供方選擇(Source Selection)
這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
契約談判：雙方澄清見解，達成協定。這種方式也叫“議標”。
加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算：採購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂契約。
3、契約管理
契約管理是確保買賣雙方履行契約要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1)授權承包商在適當的時間進行工作。
2)監控承包商成本、進度計畫和技術績效。
3)檢查和核實分包商產品的質量。
4)變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5)根據契約條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯繫。
6)採購審計。
7)正式驗收和契約歸檔。
單據名稱
採購相關：
戰略採購是採購人員（commodity manager）根據企業的經營戰略需求，制定和執行採購企業的物料獲得的規劃，通過內部客戶需求分析，外部供應市場、競爭對手、供應基礎等分析，在標桿比較的基礎上設定物料的長短期的採購目標、達成目標所需的採購策略及行動計畫，並通過行動的實施尋找到合適的供應資源，滿足企業在成本、質量、時間、技術等方面的綜合指標。
戰略採購計畫內容包含採用何種採購技術，與什麼樣的供應商打交道，建立何種關係，如何培養與建立對企業競爭優勢具有貢獻的供應商群體，日常採購執行與契約如何確立等。
日常採購是採購人員（buyer）根據確定的供應協定和條款，以及企業的物料需求時間計畫，以採購訂單的形式向供應方發出需求信息，並安排和跟蹤整個物流過程，確保物料按時到達企業，以支持企業的正常運營的過程。
採購的對象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用於構成採購企業向其客戶提供的產品或服務的全部或部分，間接物料將在企業的內部生產和經營活動中被使用和消耗。
採購是一個商業性質的有機體為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程。
什麼是採購：是指通過交換獲取物料和服務的購買行為，為企業經營在合適的時間、地點、價格獲取質量、數量合適的資源。
採購員必備能力：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。
採購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。
採購數量計算：本期應採購數量=本期生產需用量+本期末預定庫存量-前期預估庫存量-前期已購未入庫數量
怎樣合理降低採購成本：事先制定合理的採購計畫，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。事中尋找多家合格廠商的報價，製作底價或預算，運用議價技巧。事後選擇價格適當的廠商簽訂契約，利用數量或現金折扣。
採購價格構成：供應商成本的高低，規格與品質，採購物料的供需關係，生產季節和採購時機，交貨條件，付款條件。
採購商品成本構成：工程或製造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，製造費用或外包費用，行銷費及稅捐、利潤。
什麼是合適的價格：採購價格應以達到適當價格為最高目標，採購員必須以採購要求，根據市場行情，分析物料的質量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。
怎么樣判斷採購價格是否合理：進行成本分析，價格分析，市場調研，多家廠商報價。
怎樣找供應商：利用現有的資料，公開徵求的方式，通過同業介紹，閱讀專業刊物，協會或採購專業顧問公司，參加產品展示會。
供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。
合格供應商的標準：優秀的企業領導人，高素質的管理人員，穩定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。
怎樣對供應商進行分析：價格，品質，服務，位置，存貨政策，柔性。
專業知識.判斷力.責任感.時間觀.口才.
採購相關
採購流程：收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。
採購價格構成：供應商成本的高低，規格與品質，採購物料的供需關係，生產季節和採購時機，交貨條件，付款條件。
供應商分類：原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。
合格供應商的標準：優秀的企業領導人，高素質的管理人員，穩定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。
工作職責
1．新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作。
2．對新供應商品質體系狀況（產能、設備、交期、技術、品質等）的評估及認證，以保證供應商的優良性。
3．與供應商的比價、議價談判工作。
4．對舊供應商的價格、產能、品質、交期的審核工作，以確定原供應商的穩定供貨能力。
5．及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升產品品質及降低採購成本。
6．採購計畫編排．物料訂購及交期控制。
7．部門員工的管理培訓工作。
8．與供應商以及其他部門的溝通協調等。
採購工程師
職責
1．主要原材料的估價。
2．供應商材料樣板的品質初步確認。
3．材料樣版的初期製作與更改。
4．替代材料的搜尋。
5．採購部門有關技術、品質檔案的擬制。
6．與技術、品質部門有關技術、品質問題的溝通與協調。
7．與供應商有關技術、品質問題的溝通與協調。
採購員
工作職責
1．訂購單的下達。
2．物料交期的控制。
3．材料市場行情的調查。
4．查證進料的品質和數量。
5．進料品質和數量異常的處理。
6．與供應商有關交期、交量等方面的溝通協調。
基本素質
a. 較強的工作能力
a-1分析能力
由於採購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，例如物料規格、品種的購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此，採購員應具備使用分析工具的技巧，並能針對分析結果制定有效的決策。
首先，採購支出是構成企業製造成本的主要部分，因此採購員必須具有成本意識，精打細算，錙銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂：“一分錢一分貨”，不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。隨時將投入（成本）與回報（使用狀況、時效、損耗、維修次數等）加以比較。
此外，對報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析判斷。
a-2預測能力
在現代動態經濟環境下，物料的採購價格與供應數量是經常調整變動的。採購員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應商的接觸，從其“銷售”的態度，揣摩物料可能供應的情況；從物料價格的漲跌，推斷採購成本受影響的幅度有多大。總之，採購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料將來供應的趨勢能預謀對策。
a-3表達能力
採購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須能正確、清晰表達採購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。面對忙碌的採購工作，必須使採購人員具備“長話短說，言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間。“曉之以理，動之以情”來爭取採購條件，更是採購人員必須鍛鍊的表達技巧。
b. 一定的知識與經驗
採購員特別是管理人員至少應具備專科以上的學歷，因為接受過正式專科以上教育訓練的學生，其所具備的專業知識與技巧較能符合採購工作的需求。除此之外，採購員最好具有商學知識，如企業管理、流通業管理、流行商品或行銷等科系，並以曾修過商品資訊、統計、行銷、業務人員管理的人員尤佳。
b-1. 產品知識
無論是採購哪一種物料，都必須要對其所欲採購的標的物有基本的認識。我們很清楚，一個學化工機械並從事多年化工機械採購的人員因工作需而轉向電子元器件採購，儘管他從事採購已多年，但他仍會感到有些力不從心，如果他想儘快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識，補充的途徑很多，如自學、參加相關專業培訓班等。一些採購員認為，採購員不是搞研究開發的，而且往往有本企業工程技術人員及品管人員的協助，故不需掌握太多的專業知識，持有這種觀點的採購員必須認識到那些可以支持你的工程及品管人員並不是時時刻刻在你的左右，況且有時他們因各種原因未必能幫你。對於零售企業採購員來說，對商品的了解要比其他行業的採購員還要深入，因為其必須擔負起銷售業績的相關責任。以流行服飾的採購員來說；以家電用品的採購員而言，必須了解產品的功能、技術層次、原料、製程、保修期限等。
不過，由於採購員採購的範圍大小不一，物料種類為數甚多，更何況流行科學技術發展極為迅速，採購員要如何持續性的擁有產品知識呢？基本上，有幾種方式可以供採購人員參考：大學的課程、貿易性期刊、流行雜誌、展覽或工作參觀、與供應商保持聯絡等。
b-2客觀理智
採購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺，必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析，並將分析結果客觀地呈現出來，選擇最有利益的商品，不因主觀的偏見而左右了採購策略的擬定。
b-3專注投入
對於採購員來說，專注投入相當重要，因為，採購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發掘更多的供應商，必須常常加班，尢其是生產的旺季，加班到深夜時有所見。除此之外，採購員還必須協助高層主管規劃採購策略，因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌，採購員必須毫無怨言地投入其中。
c. 良好的品德
採購員必須具備如下良好的品德：
c-1廉潔
採購員所處理的“訂單”與“鈔票”並無太大的差異，因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫（透過人際關係）還是利誘（回扣或紅包），採購員都必須廉潔，維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤已。“重利忘義”的人，是難以勝任採購工作的。
c-2敬業精神
“缺貨或斷貨”實為採購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多，若採購人員能有“捨我其誰”的態度，高度負責採購所需的物料，則企業的損失將會大大減少。
c-3虛心與耐心
採購員雖然在買賣方面較占有上風，但對供應商的態度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，採購員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閒地進行工作。居於劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。
c-4遵守紀律
採購員是外出執行採購的人員，他們的一言一行都代表著企業與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業的效益，而且影響企業的聲譽，因此，企業對採購員規定了若干紀律，採購員必須自覺遵守，嚴格執行。
核算流程
戰略成本
戰略成本核算流程由四個步驟組成：估計供應商的產品或服務成本；估計競爭對手的產品或服務成本；設定你公司的標準成本並發現產品和流程需要改進的領域；確定作出這些流程和產品改變並持續改進對你公司的價值。
使用這四步驟有助於回答下面的問題：我的企業應該擴大生產能力嗎？競爭對手的長處和弱點是什麼？什麼樣的戰略會讓我的企業在競爭中先發制人？這個流程會對你公司的底線收益和現金流產生什麼影響？
1.估計供應商的產品或服務成本。可以通過參觀供應商的設施，觀察並適當提問獲得許多有用的數據，以估計供應商的成本。記住，要估計供應商的成本，你必須了解產品的用料，製造該產品的操作人員數量，以及所有直接用於生產過程的設備的總投資額。
組隊參觀供應商的設施。該團隊應至少有三人，其中包括來自工程部、採購部和生產部等三個關鍵部門各一人。參觀前，小組成員應先碰頭，確定每人承擔的角色以及參觀重點。每個人分配一個成本動因，即物料、 總投資和人工之一，並就該動因收集儘可能多的信息。
由於工程部人員可能對設備最為熟悉，通常指派他/她了解所用到的全部生產設備以及這些設備的供貨商。採購人員的任務是深入了解用於製造的材料。而生產部人員則通常去“數人頭”，他必須了解生產流程以及人員配置。
估計供應商成本並了解哪些地方最占成本之後，你就可以規劃一個使自己在價格上獲利的談判。怎么做？跟供應商一起降低比重最大的成本，從而降低本企業的材料成本，提高底線收益。
要始終爭取雙贏的局面。這就是說，要儘量從談判中獲得對雙方都有利的最佳結果。如果你試圖與供應商建立長期的關係，就不能夠在談判中把供應商逼到賠錢的地步。與此同時，你也不能讓自己過多地讓步。
2.計算競爭對手的產品和服務成本。對競爭對手的估測能提供必要的信息，使你的公司在市場中採取主動。這種先發制人的姿態使企業保持業界的領先地位，並最終使其保持盈利性，長久地生存下來。
競爭力評估不僅僅是指瞄準業界同行的標桿。它指的是對競爭對手的業務、投資、成本、現金流作出細緻的研究，並且預測它們的長處和弱點。這些信息可能不容易獲得，但它們能使你作出可靠的商業決策，保持企業的競爭力，成為“群雄之首”。
專利中包含有豐富的信息。從專利資料中，你通常可以獲得兩條主要信息：所用的材料和製造流程。有了來自專利的信息，加上對製造流程的了解，你公司的工程人員就能編寫流程圖，並對製造設備的重置投資作出估計。
細分市場概述、公司財務資料、管理人員簡介以及企業歷史也能向你提供有關競爭對手的豐富信息。通過查閱含有主要銷售數據和市場等信息的商務雜誌（尤其是其年刊），你能對獲得對市場有所了解。一旦你確信這些資料，就可以計算競爭對手產品和服務的成本。
3.設定你公司的標的成本並發現產品和流程中可改進的領域。在你著手發現需要注意的領域，並實施改善成本面貌前，你須先估計競爭對手的成本，將其與你公司的實際成本相比較。
比如說，競爭對手的長處在於材料、勞務以及管理成本。在材料方面成本能夠做到每磅70美分，在勞務方面做到每磅40美分，管理成本方面做到每磅30美分。你公司的最佳策略是制定計畫來改善上述領域的狀況。如果你的計畫難以奏效，或者你不相信企業能大大降低這些成本，那么最佳策略也許是不在研究和發展上作任何投資。
如果競爭對手的弱點在於水電、維修、折舊、財產稅和保險費方面，這對你又意味著什麼？這些領域跟總投資直接相關。競爭對手肯定擁有比你更高的自動化程度或更流水線化的流程。
戰略成本核算要求你發現需要改進的領域，分析實現這些目標（投資和時間）所需付出的努力，並計算實現這些改進給企業帶來的價值。
4.確定作出這些流程和產品改變並持續改進對公司的價值。公司考慮作出的任何改變都可從短期和長期效果兩方面來看待。要發現你提議的改變對財務狀況的長期影響，可以看現金流。現金流比單單的淨利潤更能讓你看到全局。
現金對企業，就像血液對人體那樣重要。如果現金流出量大於流入量，企業就不會健康，甚至可能死亡。現金“缺血”在小企業當中尤為常見，它們一般沒有大量的現金儲備。可以運用現金流分析來確定一個企業的健康程度，並制定財務計畫。
現金流是企業資金流入量減去流出量後的金額。現金流入的主要來源是銷售收入。現金流出是指企業運營、購買新的固定設施或設備以及支付稅款等一切必要的現金開支。現金開支也包括勞務、水電和維修費用。
通過計算年度實際或預測的現金流入和流出，你就可制訂一個計畫以保證你公司的財務順利運行。而且通過預測本企業和競爭對手的現金流，你可以了解到戰略規劃效果在財務上的反映。
這些規則適用於當今市場上的所有企業。企業只有在戰略上走在成本控制的前列，降低成本，了解競爭對手情況，並在擴大乃至縮小規模方面作出明智的決策，才能贏得持久的繁榮。
流程最佳化
1、發現問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什麼，而不是決策者。這是工業品銷售的基層環節。
2、項目可行性研究：這個階段使用者已經將發現的問題向上層匯報，客戶內部在醞釀要不要採購計畫、考慮預算等問題。
3、項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等人員共同組成的項目採購小組。
4、確定採購的技術標準：在這一階段，是客戶關於採購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成採購標準。
5、招標：採購標準制定好以後，客戶將以標書的形式發布出來，準備投標的廠家拿到標書就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產品的優點，客戶一般不會改動採購方案，除非發現了致命的缺陷。因為對他們來說，採購方案的改動是“牽一髮而動全身”的，成本很高。
6、項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業條件。這個階段會確立首選供應商。
7、契約審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產品的技術標準和規格、數量以及付款方式等都是契約審核的內容。
8、簽訂協定：本階段是簽訂契約，交付產品，實施安裝。契約的簽訂並不意味著交易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按契約認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內部採購流程，是工業品行銷說對話、找對人、做對事的前提。
流程控制
估計供應商的產品或服務成本；
估計競爭對手的產品或服務成本；
設定你公司的標的成本並發現產品和流程需要改進的領域；
確定作出這些流程和產品改變並持續改進對你公司的價值。
