基本介紹
- 中文名：商品採購
- 目的：為實現企業銷售目標
定義,原則,以需定進,勤進快銷,以進促銷,儲存保銷,文明經商,信守契約,渠道,注意事項,常用渠道,程式,方式,策略,注意問題,談判三要素,職責要求,採購流程,業務內容,採購方法,採購分類,
定義
商品採購是指物流企業為實現企業銷售目標，在充分了解市場要求的情況下，根據企業的經營能力，運用適當的採購策略和方法，通過等價交換，取得適銷對路的商品的經濟活動過程。它包括兩方面的內容，一方面採購人員必須主動地對用戶需求作出反應，另一方面還要保持與供應商之間的互利關係。
原則
以需定進
以需定進是指根據目標市場的商品需求狀況來決定商品的購進。對零售企業來說，買與賣的關係絕不是買進什麼商品就可以賣出什麼商品；而是市場需求什麼商品，什麼商品容易賣出去，才買進何種商品。所以以需定進的原則又稱之為“以銷定進”，也即賣什麼就進什麼，賣多少就進多少，完全由銷售情況來決定。
以需定進原則可以解決進貨與銷售兩個環節之間的關係，又能促進生產廠家按需生產，避免了盲目性。
堅持以需定進原則時，還要對不同商品採取不同採購策略，如：
①對銷售量一直比較穩定，受外界環境因素干擾較小的日用品，可以以銷定進，銷多少買多少，銷什麼買什麼。
②對季節性商品要先進行預測，再決定採購數額，以防止過期造成積壓滯銷。
③對新上市商品需要進行市場需求調查，然後決定進貨量。銷售時，商店可採取適當廣告宣傳引導和刺激顧客消費。
勤進快銷
勤進快銷是指零售企業進貨時堅持小批量、多品種、短周期的原則，這是由零售企業的性質和經濟效益決定的。因為零售企業規模有一定限制，周轉資金也有限，且商品儲存條件較差，為了擴大經營品種，就要壓縮每種商品的進貨量，儘量增加品種數，以勤進促快銷，以快銷促勤進。
勤進快銷的原則還可以使零售企業的周轉資金加快流轉，加強了資金的利用率，因此這一原則又是提高企業經濟效益的有效手段之一。
以進促銷
以進促銷是指零售企業採購商品時，廣開進貨門路，擴大進貨渠道，購進新商品、新品種，以商品來促進、拉動顧客消費。
以進促銷原則要求零售企業必須事先做好市場需求調查工作，在此基礎上決定進貨品種和數量。
一般來說，對那些處於新開發的，還只是處於試銷階段的商品，要少進試銷，只有證明被顧客認可和接受以後，才批量進貨。
儲存保銷
儲存保銷是指零售企業要保持一定的商品庫存量，以保證商品的及時供給，防止脫銷而影響正常經營。
文明經商
零售企業面對的是顧客，以向顧客銷售商品來獲取利潤，因此必須堅持文明經商、誠信待客的原則。這一原則與商品採購相聯繫，便是進貨時要保證質量，杜絕假冒偽劣商品。
許多零售企業進貨時都堅持“五不進一退貨”原則，以保證消費者和自身利益。“五不進一退貨”具體是：
①不是名優商品不進。②假冒偽劣商品不進。③無廠名、無廠址、無保質期的“三無”商品不進。
④無生產許可證、無產品合格證、無產品檢驗證的“三無”商品不進。⑤商品流向不對的不進。
⑥購進商品與樣貨不符合的堅決退貨。
信守契約
即採購商品時，要以經濟契約的形式與供貨商之間確定買賣關係，保證買賣雙方的利益不受損害，並使零售企業的經營能夠正常進行。
因此，在制定採購契約時，必須保證其有效性和合法性，使採購契約真正成為零售企業正常運轉的保護傘。
渠道
注意事項
商品採購渠道即零售企業通過何種環節、什麼路線將商品採購回來。每個零售企業都有各自不同的特點，所以商品採購渠道也不一定完全相同。
但是，一般情況下，選擇商品採購渠道時要注意以下幾點：
①環節精簡：儘量壓縮進貨環節，加快採購速度。
②路線最短原則：在商品價格相近的情況下，就近採購。
③省時原則：儘量減少中轉手續，節約時間。
④經濟節約：從各方面節省採購成本。
常用渠道
商品採購渠道有許多種，這裡介紹其中常見的幾種：
①商業系統批發企業：比如煙、酒等商品，要向菸草專賣系統和糖酒專賣系統採購。由於零售企業採購的商品較多，有時要向多個不同系統組織進貨。
②生產企業：直接與生產企業聯繫進貨，可以減少中間環節，降低流通費用，同時又可以擴大貨源，增加商品的可選擇性。
③批發交易市場：這裡集中了大量商品，優點是選擇性強，品種齊全；缺點是質量難以保證。
④商品配送中心：這是近些年才在我國興起的一種商品配送體制，即配送中心從供貨商手中接受各種大批量的商品，再根據各訂貨商家的要求，將中心的商品進行分裝、分類、配貨、運送。因此配送中心實際上也是一個進行物流活動的場所。零售企業可以直接向商品配送中心進貨；但若是大規模連鎖零售店，建立自己的配送中心更加經濟合算。
程式
商品採購是一個非常複雜的問題，涉及到許多方面細節，處理不慎就會出現誤差、延誤進貨，最終影響商品銷售。
商品採購時，主要有以下步驟：
①制定需要採購的商品目錄，將商品的各項要求詳細列明。
②選擇供貨商，洽談商品供銷事宜。
③進行市場采價，與供貨商的價格進行比較，作為商品採購價格的基礎。
④查看樣貨，看樣選購。
⑤與供貨商議定商品供應價格。
⑥發出訂購契約。
⑦審閱供貨商的各種發票單據。
⑧收貨及驗貨存庫，並記錄存檔，製作卡片。
⑨跟蹤管理，根據商品銷售情況，調整商品擺放位置、陳列面積等，促進商品銷售。
方式
集中統一進貨
由零售企業經理或專門商品採購部門全權負責商品採購，各商品部只負責填報訂貨單和銷售。
集中統一進貨具有許多優點：
①節省成本，由少數人員負責全店採購。
②統一使用資金，節約費用。
③防止進貨渠道過於分散，可以獲得大批量進貨的折扣優勢。
④有利於各商品部集中精力，做好商品銷售的服務工作。
當然，集中統一進貨也有不足之處，如進貨與銷售脫節、商品脫銷、增加內部調撥手續、不利於商品內部流通等。因此必須加強商品採購的計畫性。
集中統一進貨方式適用於中小型零售企業，大型企業則不宜採用。
分散獨立進貨
這種方式是由各商品部直接負責商品的採購，零售企業只控制全局平衡，根據各商品部的銷售狀況來調節資金的分配和使用。分散獨立進貨方式優點：
①各商品部了解本部門銷售動態，了解消費者的偏好，因而有利於及時組織經銷對路的商品，節省了時間。
②有利於加速資金周轉，提高經營效果。
③充分發揮各商品部及營業員的工作主動性和積極性。
當然，這種進貨方式也有缺陷和不足，如：
①採購業務比較分散，不利於統一管理。
②要使用較多的入力、運力和財力，增加了成本。③增加了營業員的進貨負擔，不利於提高服務質量。
分散獨立進貨方式比較適合規模較大、就近採購的零售企業。
集中與分散相結合進貨
這種方式一般適合大型零售企業。其特點是就近採購時由各商品部分散進貨，到外地採購時則由企業集中統一進貨。這種綜合方式有利於零售企業集中統一使用資金和組織採購人員，又可以充分發揮各商品部的積極性，如果在採購時加強計畫性和銜接性，就可以起到上述兩種進貨方式所難以起到的作用。
委託進貨
這種方式主要適用於中小型零售企業。這類企業因為規模相對較小，所購商品種類較多而批量卻較小，加上手續複雜，沒有專人負責進貨，就委託中間商代為採購，付給對方一定代理費即可。採用委託進貨方式時，必須對採購商品質量、規格、品種進行嚴格檢查，對不符合採購標準的堅決退貨。
策略
對於零售企業來說，如果商品採購策略運用得當，不僅可以採購到優質貨源，還可以保證企業盈利的穩定性。因此這裡介紹各種商品採購策略。
(1)買方市場下的採購策略
即貨源市場上供大於求，零售企業居於主導地位的情況。這時，零售企業可以憑藉主動權隨意挑選商品，將主要精力放在商品銷售方面，堅持以銷定進、以需定進、勤進快銷的採購原則，加快資金周轉，節省採購成本，提高銷售利潤。
(2)賣方市場下的採購策略
即貨源市場上供不應求，商品供應緊張，供貨商居於主導地位的情況。這時，零售企業必須集中精力抓好商品採購環節，以保證貨源供應的穩定性和充足性。其策略主要有：
①廣開進貨渠道，聯繫多家供應商。
②與生產企業聯合，為其提供資金、設備等幫助。
③對生產商或供貨商提供優惠，如由商店補助運輸津貼、上門提貨、提供廣告援助等等。
(3)不同生命周期商品的採購策略
商品從研製開發到暢銷、疲軟有一個生命周期，即試銷期、成長期、成熟期和衰退期。商品處於不同生命階段時，所採取的進貨策略也有所不同。
①試銷期商品可以少量進貨，待其市場看好再決定批量進貨。
②成長期商品屬暢銷貨，應積極擴大進貨數量，利用廣告進行促銷。
③成熟期商品在前期市場還繼續被看好，可組織大量進貨；後期逐漸疲軟，被新商品代替，應有計畫地逐漸淘汰。
④衰退期的商品不應進貨，或根據市場需求少量進貨，並有計畫地用其他商品替代，使顧客逐漸接受替代商品，從而淘汰衰退期商品。
注意問題
別上廉價的當
供貨商如果以比市面行情便宜許多的價格賣給你貨物，那么這種商品往往是有問題的。採購人員不可貪小便宜。採購以廉價為目標會有以下的後果：
①擾亂零售店資金分配：因為資金的臨時支出或額外支出，將是一筆相當可觀的金額，勉強湊足資金，以後在資金與付款方面會受更多的困擾。
②擾亂正常的採購計畫：臨時將資金抽調出來，用於購買廉價商品，其他商品的採購就會由於無資金支付而受到影響，擾亂了正常的採購計畫。
③擾亂庫存管理：價格低的商品通常不易暢銷，雖然能僥倖地賣出一部分，但難以售完。到了最後，惟一的辦法就是將價格再次壓低，不惜血本地大拋售。
④打亂商品銷售計畫：由於經營者急於將這些商品早日售出，因此，注意力集中在此，對於正常商品的經營反而會疏忽，同時極力地推銷廉價品，很可能喪失其他的銷售機會。最嚴重的是，零售店的聲譽也有可能受桶。我們舉例加以分析。某商品正常進價600元，銷售價格是750元。有一家供貨單位以300元價格出售給你，因此，你的購貨成本是300元，購買100件這樣的商品需30000元資金。
因為正常的售價是750元，所以，以600元售出在你的期望中應非常暢銷。但經過20天后，只賣出20件。這時，你決心降價，以400元一件的價格售出。經過20天，仍只賣出10件。由於採購時即刻付款，資金是借的，而貨又不暢銷，你心急如焚，在不得已的情況下脫貨求現，以200元一件的價格出售，但經過一個月後，仍只賣出10件。這時你大失所望，把剩餘的60件在一個月內以單價100元的價格賣給了同行者。
這是最具代表性的實例。讓我們計算一下你的盈虧：直接損失=30000一(600×20+400 x 10+200×10+100×60)：30000—24000=6000元
由此可以看出，在採購過程中，如果貪圖價格便宜，會使商店蒙受經濟損失，所以切勿上廉價的當。
精美包裝不可忽視
一種商品的包裝，就好似穿上一件衣服，漂亮的包裝給人們以美好的感覺，蹩腳的包裝會讓人產生討厭的印象。
因此，許多商人總是花重金請人設計精美的包裝。
這裡有一個原則，即商品質量必須保證。如果用金玉其外的包裝，卻是“敗絮其中”，就成了欺騙行為了。
人們在購買東西時，往往從商品的包裝來判斷東西的好壞。
雖是同樣品質、同樣價格的東西，一個用塑膠包著，一個用百貨公司的包裝紙包著，人們就會覺得後者的品質、價格都高於前者。商品中，尤以藥品與化妝品的包裝特別重要，因為顧客不可能一看到藥品或化妝品的成品，就能分辨出優劣，包裝的好壞往往顯示品質的好壞。
尤其是女性化妝品，同樣品質的護手膏，如果放在簡單的容器里，必定比不上放在特別設計的容器中那樣受到歡迎。因此，包裝在促進商品銷售中的作用不可低估。
談判三要素
商品採購不僅是零售店的一項主要業務，而且還是一門商業藝術，其中商品採購談判尤為重要。最佳的商品採購談判往往會使顧客獲得最大的實惠，同時也會使零售店與供貨商喜獲雙贏。
商品採購談判的核心是議價，也就是說，零售店採購員與供貨商就商品價格及交易條件直接進行談判。
從企業利益角度出發，供需雙方的談判心態是有所區別的：供貨商希望能以平常的售價(報價單上的標準)供應商品，而零售店則要求以折扣價格獲得高利潤率的商品。
零售店的採購如何才能達到目的，的確需要採購員在談判中不斷總結經驗，通常採購員需要著重做好以下幾方面的工作。
(1)談判前充分準備
對供應商的資質調查是必要的，供應商的一般情況不難了解，關鍵是要確定供應商是屬於哪一個級別的批發商。很多商品的代理有全國性、區域性及地方性之分，在談判前要設定兩個以上可商議的目標，一個是理想目標即單贏，一個是合理目標即雙贏。帶好相關資料，如市場調查報告、競爭對手的海報、契約文本，以及筆、計算器、會談記錄等，更重要的是各種有效證件。
(2)談判中突出重點
①首先要講禮貌，著裝得體，遵守時間，提前5分鐘到達談判地點，要充滿自信心。
②通過提問，從對方回答中獲得有用的信息，引導供貨商說出你所需要的東西。
③主動掌握談判的過程。
④強調合作，談判的最終結果有四種：單贏、單輸、雙贏、雙輸，而我們所倡導的是以信任、親善為理念，追求的是雙贏效果，強調的是雙方合作。
⑤妥善處理異議，當供貨商過分強調理由或提出較為苛刻的條件時，可以先保持短時間的沉默，然後詢問其原因，並試著有理有據地提出反駁理由，明確表示對方的條件是不能接受的，並提出自己的確切標底，最後坦然告訴對方如果不能供貨，將會失去一定的市場份額。這樣一般會收到較為理想的效果。
(3)談判後要追蹤效果
商品採購談判結束，並非是商品採購工作的終結。
一個合格的零售店商品採購員還要追蹤因商品採購所延伸的一些工作，通常包括了解並掌握商品是否與樣品質量、價格、品牌、產地等相符，是否完全履行了契約約定的條款，商品進入賣場後售貨員的反應如何，銷路是否暢通，是否符合市場的需要，商品質量是否符合國家、行業及企業規定的標準，此外還要從六個方面對談判後的效果進行追蹤：
①商品是否滿足顧客的需求，顧客的滿意度如何。
②商品採購總量、商品結構、批量是否合適。
③商品質量是否穩定，能否滿足顧客的需求。
④商品貨源是否來自源頭。
⑤售後服務是否良好、可靠，對投訴是否能做出迅速反應，索賠是否簡便易行。
⑥交貨是否及時，供貨量是否有彈性，交貨時間是否合適，能否保證購貨所需時間內的正常銷售，過早送貨會導致庫存積壓，過遲送貨則會出現缺貨。
職責要求
零售企業對採購員的職業素質要求很高，需要對採購員進行培訓，以提高其能力素質。
(1)採購員的職責零售企業採購員的職責主要有以下方面：
①確保商品採購供應：隨時了解各商品部的商品銷售狀況，為商品採購供應作準備。
③具體採購：包括采價、議價、與供貨商協商條件、商品引進及配送等。
④商品業務管理：包括檢查各商品部銷售情況，發現暢銷和滯銷商品，處理滯銷商品，整理存貨、盤點等。
⑤協助商品銷售：制定商品促銷計畫，制定銷售特價商品的計畫，市場行銷調查，了解消費者動態及競爭對手促銷措施和經營策略，等等。
⑥服務人員的培訓：協助培訓服務員，讓服務員了解商品性能、特點等，掌握一定的商品知識，促進商品銷售。
(2)採購員的素質要求
對零售企業的採購人員來講，能力素質要求較高，這些要求主要包括以下方面：
①豐富的商品知識。
②與其他部門的溝通能力。
③熟悉企業的經營狀況和銷售情況。
④且有較強的討價還價的談判能力。
⑤具有吃苦耐勞的敬業精神。
⑥身體素質良好，外表精明幹練。
⑦有較強的判斷和決策能力。
為此，採購員需要加強對自己的要求和培訓，努力使自己成為一名合格、出色的專業採購員。
採購流程
一般採購流程包括：採購計畫——採購洽談——契約的簽訂——交貨（物流）——質檢——進倉
業務內容
通常採購業務內容最主要的有下列幾項：
（1）尋找物料供應來源，並分析零件市場。
（2）與供貨商洽談，並安排工廠參觀、建立供貨商之數據。
（4）獲取所需之物料。
（5）查證進廠物料之數量與質量。
（6）建立採購業務進行順遂所需要之數據。
（8）呆料與廢料之預防與處理。
採購方法
（一）公開採購（Open Purchasing）
是指採購行為公開化；而秘密採購(Secret Purchasing)是指採購行為在秘密中進行著。大量採購是指採購數量多之採購行為；而零星採購是指採購數量零星化之採購行為。特殊採購（Special Purchasing）指采項目特殊，採購人員事先必須花很多時間從事採購情報蒐集之採購行為。如採購特殊規格特種用途之機器；普通採購（Ordinary Purchasing）是指採購項目極為普通之採購行為。
（二）正常性採購（Normal Purchasing）
是指採購行為正常化而不帶投機性；而投機性採購（Speculative Purchasing）是指物料價格低廉時大量買進以期漲價時轉手圖利之採購行為。
（三）計畫性採購（Scheduled Purchasing）
是指依據材料計畫或採購計畫之採購行為；而市場性採購（Marketing Purchasing）是指依據市場之情況、價格之波動而從事之採購行為，此種採購行為並非根據材料計畫而進行的。
採購分類
（一）以採購方式分類
採購分為直接採購，委託採購與調撥採購。直接採購是指直接向物料供應廠商從事採購之行為。調撥採購是指將過剩物料互相支持調撥使用之行為。
（二）以採購性質分類
採購分為公開採購與秘密採購，大量採購與零星採購，特殊採購與普通採購，正常性採購與投機性採購，計畫性採購與市場性採購。
（三）依採購時間分類
採購可分為長期固定性採購與非固定性採購，計畫性採購與緊急採購，預購與現購。長期固定性採購是指採購行為長期而固定性之採購，而非固定性採購是指採購行為非固定性，需要時就採購。計畫性是指根據材料計畫或採購計畫之採購行為；而緊急採購是指物料急用時毫無計畫性之緊急採購行為。預購是指先將物料買進而後付款之採購行為；現購是指以現金購買物料之採購行為。
（四）以採購訂約方式分類
採購可分為訂約採購，口頭或電話採購，書信或電報採購以及試探性訂單採購。訂約採購（Contract Purchasing）是買賣雙方根據訂約之方式而進行採購之行為。口頭或電話採購（Oral or Telephone Purchasing）是指買賣雙方不經過訂約之方式而是以口頭或電話之洽談方式而進行採購之行為。書信或電報採購（Letter or Telegraph Purchasing）是指買賣雙方藉自書信或電報之往還而進行採購之行為。試探性訂單採購（Trial Order Purchasing）是指買賣雙方在進行採購事項時因某種原故不敢大量下訂單，先以試探方式下少量訂單，此試探性訂單採購，俟試探性訂單採購進行順利時，而後才下大量訂單。
（五）以決定採購價格方式分類
1、招標採購（Purchasing by Invitation to Bid）
是將物料採購之所有條件（諸如物料名稱、規格、數量、交貨日期、付款條件、罰則、投標押金、投標廠商資格、開標日期……）詳細列明，登報公告。投標廠商依照公告之所有條件，在規定時間以內，交納投標押金，參加投標。招標採購之開標按規定必須至少三家以上之廠商從事報價投標方得開標。開標後原則上以報價最高之廠商得標，但得標之報價仍低過底價時，採購人員有權宣布廢標，或商得監辦人員之同意，以議價辦理之。
2、詢價現購（Purchasing at Inquiry Price）
是採購人員選取信用可靠之廠商將採購條件講明，並詢問價格或寄以詢價單並促請對方報價，比較後則現價採購。
3、比價採購
是指採購人員請數家廠商提供價格後，從中加以比價之後，決定廠商進行採購事項。
4、訂價收購
是指購買之物料數量巨大實非一、二家廠商所能全部提供如鐵路之枕木或公賣局之菸葉，或當市面上該項物料匱乏時，則可訂定價格以現款收購。
（六）以採購地區分類
採購可分為國內採購（簡稱內購）與國外採購（簡稱外購）。
所謂內購是指向國內廠商進行採購行為。所謂外購是指向國外之供貨商或外國供貨商在本國境內之代理商進行採購之行為。一般來說物料之採購以內購較為方便與經濟。
