採購計畫

採購計畫（Procurement Plan），是指企業管理人員在了解市場供求情況，認識企業生產經營活動過程中和掌握物料消耗規律的基礎上對計畫期內物料採購管理活動所做的預見性的安排和部署。採購計畫是根據生產部門或其他使用部門的計畫制定的包括採購物料、採購數量、需求日期等內容的計畫表格。

基本介紹

• 中文名：採購計畫
• 外文名：Procurement Plan
• 套用學科：管理學
• 適用領域範圍：企業管理

分類

1）按計畫期的長短分，可以把採購計畫分為年度物料採購計畫、季度物料採購計畫、月度物料採購計畫等

2）按物料的使用方向分，可以把採購計畫分為生產產品用物料採購計畫、維修用物料採購計畫、基本建設用物料採購計畫、技術改造措施用物料採購計畫、科研用物料採購計畫、企業管理用物料採購計畫。

3）按自然屬性分類，可以把採購計畫分為金屬物料採購計畫、機電產品物料採購計畫、非金屬物料採購計畫等。

作用

1）可以有效地規避風險，減少損失。 　2）為企業組織採購提供了依據。

3）有利於資源的合理配置，以取得最佳的經濟效益。

編制流程

採購計畫（預算），是屬於生產/銷售計畫中的一部分，也是公司年度計畫與目標的一部分。通常，銷售部門的計畫（即銷售收入預算）是公司年度營業計畫的起點，然後生產/銷售計畫才隨之確定。而生產/銷售計畫則包括採購預算（直接原料/商品採購成本）、直接人工預算及製造/銷售費用預算。由此可見，採購預算是採購部門為配合年度的銷售預測或采貨數量，對所需求的原料、物料、零件等的數量及成本做出的詳細計畫，以利整個企業目標的達成。採購計畫（預算）雖是整個企業預算的核心，但是如果單獨編制，不但缺乏實用的價值，也失去其他部門的配合。

目的

企業的經營始自購入商品/物料後，經加工製成或經組合配製成為主推商品，再通過銷售獲取利潤。其中如何獲取足夠數量的物料，即是採購計畫的重點所在。因此，採購計畫是為維持正常的產銷活動，在某一特定的期間內，應在任何時購入何種物料以及訂購的數量是多少的估計作業。採購計畫應達到下列目的：

（1）預估商品/物料採購需用的數量與時間，防止供應中斷，影響產銷活動。

（2）避免採購商品/物料儲存過多，積壓資金，占用堆積的空間。

（3）配合公司生產/采貨計畫與資金的高度。

（4）使採購部門事先準備，選擇有利時機購入商品和物料。

（5）確立商品及物料合理耗用標準，以便控制採購商品和物料的成本。

流程

採購預算即是採購計畫以金額來表達到形式，它的編制必須以整個企業的預算制度為基礎，並且遵循一定的流程。

編制流程

c-1採購計畫

由銷售預測，加上人為的判斷，即可擬訂銷售計畫或目標。銷售計畫，是表明各種產品在不同時間的預期銷售數量；而生產計畫即依據銷售數量，加上預期的期末存貨減去期初存貨來擬訂的。

c-2採購商品/物料清單

採購計畫只列示產品的數量，並無法直接知道某一產品需用哪些物料，以及數量多少，因此必須藉助採購商品和物料清單。清單是由公司市場部配合採購部門所擬訂的，內容列示各種產品由哪些基本的商品所製造或組合而成。根據清單可以精確計算某種商品及組合架存和庫存的安全數量。清單所列的基本安全量，即通稱的標準用量（以15日或30日為一個周期），與實際用量相互比較，作為成本控制的依據。

c-3存量管制卡

若商品有存貨，則採購數量不一定要等於銷售數量。所以商品採購數量也不一定要等於根據清單所計算的基本商品需用量。採購員應依據實際和計畫商品需求數量，並考慮採購的安全在途時間和安全存量水準，算出正確的採購數量，然後才開具請購單，進行採購活動。

方法

1、了解清楚自己所要採購的材質和數量

2、對採購材料的技術參數要數據清晰，建立文檔

3、按自然月的消費數量進行預測相應的單價，供應能力以及速度

4、對比較特別和關鍵的環境和工藝要特別注意時間上能否滿足。

注意問題

(1)在制定採購計畫時，要把貨物、工程和諮詢服務分開。編制採購計畫時應注意的問題有：採購設備、工程或服務的規模和數量，以及具體的技術規範與規格，使用性能要求；採購時分幾個階段或步驟，哪些安排在前面，哪些安排在後面，要有先後順序，且要對每批貨物或工程從準備到交貨或竣工需要多長時間做出安排；一般應以重要的控制日期作為里程碑式的橫條圖或類似圖表，如開標、簽約日、開工日、交貨日、竣工日等，並應定期予以修訂；貨物和工程採購中的銜接；如何進行分包份段，分幾個包/契約段，每個包給同段中含哪些具體工程或貨物品目。

(2)實際工作中應該注意的有關事項：為更好地組織好採購工作，要建立強有力的管理機構，並保持領導班子的穩定性和連續性。切實加強領導，保證項目採購工作的順利進行；要根據市場結構、供貨能力或施工力量，以及潛在的競爭性來確定採購批量安排、打捆分包及契約段劃分。土建契約在採用ICB方式招標時，規模過小則不利於吸引國際上實力雄厚的承包商和供貨商投標，契約太多、太小也不便於施工監理和契約管理；在確定採購時間表時，要根據項目實施安排，權衡貸款成本，採購過早、提前用款，要支付利息；過遲會影響項目執行。因此，項目採購部門及採購人員要權衡利弊，做出統籌安排。

(3)及早做好採購準備工作。根據採購周期以及項目周期和招標採購安排的要求，一般來說，在採購計畫制定完畢之後，下一步要做的工作就是編制招標檔案（包括在此之前的資格預審檔案），進入正式採購階段。通常，最理想的安排是，在項目準備和評估階段就要開始準備招標檔案，同時進行資格預審，到貸款協定生效之前，就完成開標、評標工作，待協定一生效就可以正式簽訂契約。這樣做可以避免因採購前期準備工作不充分，而影響採購工作如期進行。世界銀行曾指出，採購進度tif{J快慢主要取決於項目前期準備階段採購計畫和契約包的詳細程度。同時，儘早編寫招標檔案，也對採購進度有相當大的促進作用。

(4)選擇合適的採購代理機構。採購代理機構的選擇要根據項目採購的內容、採購方式以及國家的有關規定來確定。通常，屬於國際競爭性招標的，要選擇國家批准的有國際招標資格的公司承擔。對屬於詢價採購、國內競爭性招標、直接採購的，要視情況而定，可以選擇國際招標公司，也選擇外貿公司作為代理，還可以由項目單位自行組織採購。在世行項目中選擇採購代理機構，既是國家有關部門的明文規定，也是我國現行體制決定的，在絕大多數項目中，業主往往只是接觸自己一個項目，幾乎所有的工作都是從頭開始，而採購代理機構則介入了許多項目，對世行各方面的規定和程式都有深刻的了解，實踐證明業主完全可以藉此加快項目進度，並避免產生不必要的錯誤。