基本介紹
- 中文名：採購談判
- 外文名：Acquisition Negotiations
- 重要性1：可以爭取降低成本
- 重要性2：可以爭取保證產品質量
採購談判,基本原則,談判特點,影響因素,作用,過程,要點技巧,
採購談判
（一）可以爭取降低成本
（二）可以爭取保證產品質量
（三）可以爭取採購物資及時送貨
（四）可以爭取比較優惠的服務項目
（五）可以爭取降低採購風險
（六）可以妥善處理糾紛
採購談判的內容
基本原則
1）合作原則:
（1）量的準則要求所說的話包括交談所需要的信息，所說的話不應包含超出的信息。
（2）質的準則要求不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據的話。
（3）關係準則要求所說的話內容要關聯並切題，不要漫無邊際地胡說。
（4）方式準則要求清楚明白，避免晦澀，歧義，要簡練，井井有條。
2）禮貌原則:禮貌原則包括6個準則：
①得體準則是指減少表達有損於他人的觀點。
②慷慨準則是指減少表達利已的觀點；
③讚譽準則是指減少表達對他人的貶損；
④謙遜準則是指減少對自己的表揚；
⑤一致準則是指減少自己與別人在觀點上的不一致；
⑥同情準則是指減少自己與他人在感情上的對立。
談判特點
（1）合作性與衝突性：合作性表明雙方的利益有共同的一面，衝突性表明雙方利益又有分歧的一面。
（2）原則性和可調整性：原則性指談判雙方在談判中最後退讓的界限，即談判的底線。可調整性是指談判雙方在堅持彼此基本原則的基礎上可以向對方做出一定讓步和妥協的方面。
（3）經濟利益中心性。
（1）貨物的數量條件；
（2）貨物的質量條件；
（3）貨物價格條件；
（4）貨物的交貨條件；
（5）貨款的支付；
（6）檢驗、索賠、不可抗力和仲裁條件。
影響因素
（1）交易內容對雙方的重要性；
（2）各方對交易內容和交易條件的滿足程度；
（3）競爭狀態；
（4）對於商業行情的了解程度；
（5）企業的信譽和實力；
（6）對談判時間因素的反應；
（7）談判的藝術和技巧。
作用
採購談判在採購活動中的作用如下：
1）可以爭取降低採購成本；
2）可以爭取保證產品質量；
3）可以爭取採購物資及時送貨；
4）可以爭取獲得比較優惠的服務項目；
5）可以爭取降低採購風險；
6）可以妥善處理糾紛維護雙方的效益及正常關係，為以後的繼續合作創造條件。
過程
採購談判的過程可以分為三個顯著的階段：談判前、談判中和談判後
1、採購談判前計畫的制定：成功的談判計畫包括以下步驟：
1）確立談判的具體目標
2）分析各方的優勢和劣勢
3）收集相關信息
4）認識對方的需要
5）識別實際問題和情況
6）為每一個問題設定一個成交位置
7）開發談判戰備與策略
8）向其他人員簡要介紹談判內容
9）談判預演
2、採購談判過程中的步驟：在談判過程中，一般分為5個價段，分別介紹如下：
1）雙方互做介紹，商議談判議程和程式規則
2）探討談判所涉及的範圍，即雙方希望在談判中解決的事宜
3）要談判成功，雙方需要達成一致意見的共同目標
4）在可能的情況下，雙方需要確定並解決阻礙談判達成共同目標的分歧
5）達成協定，談判結束
3、採購談判後的工作：
1）起草一份聲明，儘可能清楚地詳述雙方已經達成一致的內容，並將其呈送到談判各方以便提出自己的意見並簽名
2）將達成的協定提交給雙方各自的委託人，也就是雙方就哪些事項達成協定，從該協定中可以獲益什麼。
3）執行協定。
4）設定專門程式監察協定履行情況，並處理可能會出現的任何問題
5）在談判結束後和對方舉行一場宴會是必不可少的，在激烈交鋒後，這種方式可以消除談判過程中的緊張氣氛，有利於維持雙方的關係。
要點技巧
談判前要有充分的準備
知己知彼,百戰百勝。採購人員必須了解商品的知識、品類市場及價格、品類供需情況狀況、本企業情況、本企業所能接受的價格底線與上限,以及其他談判的目標,這裡不贅述。但提醒大家一定要把各種條件列出優先順序,將重點簡短地寫在紙上,在談判時隨時參考,提醒自己。
只與有權決定的人談判
談判之前,最好先了解和判斷對方的許可權。採購人員接觸的對象可能有:業務代表、業務各級主管、經理、副總經理、總經理甚至董事長,依供應商的大小而定的。這些人的許可權都不一樣,採購人員應儘量避免與無權決定事務的人談判,以免浪費自己的時間,同時也可避免事先將本企業的立場透露給對方。
儘量在本企業辦公室內談判
零售商通常明確要求採購員只能在本企業的業務洽談室里談業務。除了提高採購活動的透明度、杜絕個人交易行為之外,最大的目的其實是在幫助採購人員創造談判的優勢地位。在自己的地盤上談判,除了有心理上的優勢外,還可以隨時得到其他同事、部門或主管的必要支援,同時還可以節省時間和旅行的開支,提高採購員自己的時間利用率和工作效率。
對等原則
不要單獨與一群供應商的人員談判,這樣對你極為不利。談判時應注意“對等原則”,也就是說:我方的人數與級別應與對方大致相同。如果對方極想集體談,先拒絕,在研究對策。
不要表露對供應商的認可和對商品的興趣
交易開始前,對方的期待值會決定最終的交易條件,所以有經驗的採購員,無論遇到多好的商品和價格,都不過度表露內心的看法。讓提供商得到一個印象:費九牛二虎之力,終於獲取了你一點寶貴的進步!永遠不要忘記:在談判的每一分鐘,要一直持懷疑態度,不要流露與對方合作的興趣,讓供應商感覺在你心中可有可無,這樣可以比較容易獲得有利的交易條件。
對供商第一次提出的條件,有禮貌地拒絕或持以反對意見。採購員可以說:“什麼!?”或者“你該不是開玩笑吧?!”從而使對方產生心理負擔,降低談判標準和期望。
有經驗的採購員會想辦法知道對手的需要,因此儘量在小處著手滿足對方,然後漸漸引導對方滿足採購人員的需要。但採購員要避免先讓對手知道我公司的需要,否則對手會利用此弱點要求採購人員先作出讓步。因此採購人員不要先讓步,或不能讓步太多。
採取主動,但避免讓對方了解本企業的立場
善用諮詢技術,“詢問及徵求要比論斷及攻擊更有效”,而且在大多數的時候,我們的供應商在他們的領域比我們還專業,多詢問,我們就可獲得更多的市場信息。故採購員應儘量將自己預先準備好的問題,以“開放式”的問話方式,讓對方儘量暴露出其立場。然後再採取主動,乘勝追擊,給對方足夠的壓力。對方若難以招架,自然會做出讓步。
必要時轉移話題
若買賣雙方對某一細節爭論不休,無法談判,有經驗的採購人員會轉移話題,或暫停討論喝個茶,以緩和緊張氣氛,並尋找新的切入點或更合適的談判時機。
談判時要避免談判破裂,同時不要草率決定
有經驗的採購人員,不會讓談判完全破裂,否則根本就不必談判。他總會給對方留一點退路,以待下次談判達成協定。但另一方面,採購人員須說明:沒有達成協定總比達成協定的要好,因為勉強達成的協定可能後患無窮。
很多人在談判時大方向是知道的,但好的採購人員是把整個談判內容化整為零,談完了一點耗得你筋疲力盡時,他又突然跳到另一點,有時會繞回剛才那一點。這時,廠家就不一定在每個環節上都知道自己最好的選擇和底線是什麼了。
其次,對於廠商,你要不斷地告訴他,你已經為他做些什麼,讓他感覺到你已經付出了很多。如果談不攏不要著急暫時終止談判,不要害怕主動終止會帶來什麼負面效應,你要“鬥爭”到底。適當的時候,你也要做出一些讓他們吃驚的行為,讓他們重視你。這並不是說你要堅持不讓步,“鬥爭”的主要目的是找到一個雙贏的策略(只不過我要盡力贏多一點)。
儘量以肯定的語氣與對方談話
在談判的中盤,對於對方有建設性的或自認為聰明的意見和發言,面部表情要大方自然然，如果採取否定的語氣容易激怒對方,讓對方好沒面子,談判因而難以進行,而且可能還會對你的背後下黑招。故採購人員應儘量肯定對方,稱讚對方,給對方面子,這樣對方也會願意給你面子。
儘量成為一個好的傾聽者
一般而言,供應商業務人員總認為自己能言善到,比較喜歡講話。採購人員知道這一點,應儘量讓他們講,從他們的言談舉止之中,採購人員可聽出他們的優勢和缺點,也可以了解他們談判的立場。
儘量從對方的立場說話
很多人誤以為在談判時,應趕盡殺絕,毫不讓步。但事實證明,大部分成功的採購談判都要在彼此和諧的氣氛下進行才可能達成。在相同交涉條件上,要站在對方的立場上去說明,往往更有說服力。因為對方更會感覺到:達成交易的前提是雙方都能獲得預期的利益。
以退為進
有些事情可能超出採購人員的許可權或知識範圍,採購人員不應操之過急,不應裝出自己有權或了解某事,做出不應作的決定。
此時不妨以退為進,請示領導或與同事研究弄清事實情況後,再答覆或決定也不遲,畢竟沒有人是萬事通的。草率倉促的決定通常都不是很好的決定,智者總是深思熟慮,再作決定。古語云:“三思而後行”或“小不忍而亂大謀”,不事情拖到下次解決可能會更好--要知道往往我們能等而供應商不能等。這樣,在談判要結束時,你就聲稱須由上級經理決定,為自己爭取到更多的時間來考慮拒絕或重新考慮一份方案。
交談集中在我方強勢點(銷售量、市場占有率、成長等)上
告訴對方我公司目前及未來的發展及目標,讓供應商對我公司有熱枕、有興趣。不要過多談及我方弱勢點,一個供應商的談判高手會攻擊你的弱點,以削減你的強項。
在肯定供應商企業的同時,指出供應商存在的弱點,告訴供應商:“你可以,而且需要做得更好”。不斷重複這個說法,知道供應商開始調整對他自己的評價為止。
以數據和事實說話,提高權威性
無論什麼時候都要以事實為依據。這裡說的事實主要是指:充分運用準確的數據分析,如銷售額分析、市場份額分析、品類表現分析、毛利分析等,進行橫向及縱向的比較。
用事實說話,對方就沒辦法過分誇大某些事情,從而保護住你的原則。首先,作為零售商的採購人員,在談判前,你明確自己的目標是什麼?你一定要堅持公司的原則,即使在不得不讓步的情況下,也要反覆強調該原則,而且這原則是有數據和分析支持的。你要永遠保持職業化的風格,讓對手在無形中加深“他說的是對的,因為他對這方面很內行”的感覺。
控制談判時間
計的談判時間一到,就應真的結束談判離開,讓對方緊張,做出更大的讓步。可能的話,把他的競爭對手也同時約談過來,讓你的助理故意進來告訴你下一個約談的對象(即他的競爭對手)已經在等待。
不要誤認為50/50最好
因為談雙贏,有些採購員認為談判的結果是50/50(二一添做五)最好,彼此不傷和氣,這是錯誤的想法。事實上,有經驗的採購人員總會設法為自己的公司爭取最好的條件,然後讓對方也得到一點好處,能對他們的公司交代。因此站在零售採購的立場上,若談判的結果是60/40,70/30,或甚至是80/20,不應有什麼“於心不忍”的。
談判14戒
準備不周
缺乏準備,首先無法得到對手的尊重,你心理上就矮了一截;同時無法知己知彼,漏洞百出,很容易被抓住馬腳--然後就是你為了掙開這一點,就在另一點上做了讓步。
缺乏警覺
對供應商敘述的情況和某些辭彙不夠敏感,無法抓住重點,無法迅速而充分地利用洽談中出現的有利信息和機會。
脾氣暴躁
人在生氣時不可能做出好的判斷。盛怒之下,往往作出不明智的決定,並且需要承擔不必要的風險。同時由於給對方非常不好的印象,在對方的心目中形成成見,使你在日後的談判中處於被動狀態。
自鳴得意
驕兵必敗,原因是驕兵很容易過於暴露自己,結果讓對手看清你的缺點,同時失去了深入了解對手的機會。
同時驕傲會令你做出不尊重對方的言行,激化對方的敵意和對立,增加不必要的矛盾,最終增大自己談判的困難。
過分謙虛
過分謙虛只會產生兩個效果:
一個可能就是讓別人認為你缺乏自信,缺乏能力,而失去對你的尊重。
另外一個可能就是讓人覺得你太世故,缺乏誠意,對你有戒心,產生不信任的感覺。
不留情面
趕盡殺絕,會失去對別人的尊重,同時在關係型地區,也很有可能影響自己的職業生涯。
輕諾寡信
不要為了滿足自己的虛榮心,越權承諾,或承諾自己沒有能力做到的事情。不但使個人信譽受損,同時也影響企業的商譽。你要對自己和供應商明確這一點;為商信譽為本,無信無以為商。
過分沉默
過分沉默會令對方很尷尬,往往有採購人員認為供應商是有求於自己,自己不需要理會對方的感受。對方若以為碰上了木頭人,不知所措,也會減少信息的表達。最終無法通過成分的溝通了解更多的信息,反而讓你爭取不到更好的交易條件。
無精打采
採購人員一天見幾個供應商後就很疲勞了,但這時依然要保持職業面貌。不要衝著對方的高昂興致潑冷水這可能讓我們失去很多的貿易機會。
倉促草率
工作必須是基於良好的計畫管理,倉促草率的後果之一是:被供應商認為是對他的不重視,從而無法贏得對方的尊重。
過分緊張
過分緊張是缺乏經驗和自信的信號,通常供應商會覺得遇到了生手,好欺負,一定會好好利用這個機會。供應商會抬高談判的底線,可能使你一開始就無法達到上司為你設定的談判目標。
貪得無厭
工作中,在合法合理的範圍里,聰明的供應商總是以各種方式迎合和討好採購人員,遵紀守法、自律廉潔是採購員的基本職業道德,也是發揮業務能力的前提。採購人員應當重視長期收益,而非短期利益。
玩弄權術
不論是處理企業內部還是外部的關係都應以誠實、客觀的處事態度和風格來行事。玩弄權術最終損失的是自己,因為時間會使真相暴露,別人最終會給你下一個結論。
泄露機密
天機不可泄露,嚴守商業機密,是雇員職業道德中最重要的條件。對手會認為你是可靠與可尊敬的談判對象。所以時刻保持警覺性,在業務溝通中要絕對避免披露明確和詳細的業務信息。當你有事要離開談判座位時,一定要合上資料、關掉電腦,或將資料直接帶出房間。
適用場合
採購談判主要適用以下幾種場合：
1）採購結構複雜、技術要求嚴格的成套機器設備，在設計製造、安裝試驗、成本價格等方面需要通過談判，進行詳細地商討和比較。
2）多家供貨廠商互相競爭時，通過採購談判，使渴求成交的個別供貨商在價格方面做出較大的讓步。
3）採購商品的供貨廠商不多，但企業可以自制，或向國外採購，或可用其他商品代用時，通過談判做出有利的選擇。
4）需用商品經公開招標，但開標結果，在規格、價格、交貨日期、付款條件等方面，沒有一家供貨商能滿足要求，要通過談判再作決 。
5）需用商品的原採購契約期滿，市場行情有變化，並且採購金額較大時，通過談判進行有利採購。
國際採購談判策略
1.避免爭論策略
2.拋磚引玉策略
3.留有餘地策略
4.避實就虛策略
5.保持沉默策略
6.忍氣吞聲策略
7.多聽少講策略
8.情感溝通策略
9.先苦後甜策略
10.最後期限策略
採購談判技巧
（一）入題技巧
談判雙方剛進入談判場所時。難免會感到拘謹，尤其是談判新手，在重要談判中，往往會產生忐忑不安的心理。為此，必須講求入題技巧，採用恰當的入題方法。
1、迂迴入題
為避免談判時單刀直入、過於暴露，影響談判的融洽氣氛，談判時可以採用迂迴入題的方法，如先從題外話入題，從介紹己方談判人員入題，從“自謙”入題，或者從介紹本企業的生產、經營、財務狀況入題等。
2、先談細節、後談原則性問題
圍繞談判的主題，先從洽談細節問題入題，條分縷析，絲絲入扣，待各項細節問題談妥之後，也便自然而然地達成了原則性的協定。
3、先談一般原則、再談細節
一些大型的經貿談判，由於需要洽談的問題千頭萬緒，雙方高級談判人員不應該也不可能介入全部談判，往往要分成若干等級進行多次談判。這就需要採取先談原則問題，再談細節問題的方法入題。一旦雙方就原則問題達成了一致，那么，洽談細節問題也就有了依據。
4、從具體議題入手
大型談判總是由具體的一次次談判組成，在具體的每一次談判中，雙方可以首先確定本次會議的談判議題，然後從這一議題入手進行洽談。
（二）闡述技巧
1、開場闡述
談判入題後，接下來就是雙方進行開場闡述，這是談判的一個重要環節。
（1）開場闡述的要點，具體包括
一是開宗明義，明確本次會談所要解決的主題，以集中雙方的注意力，統一雙方的認識。二是表明我方通過洽談應當得到的利益，尤其是對我方至關重要的利益。三是表明我方的基本立場，可以回顧雙方以前合作的成果，說明我方在對方所享有的信譽；也可以展望或預測今後雙方合作中可能出現的機遇或障礙；還可以表示我方可採取何種方式共同獲得利益做出貢獻等。四是開場闡述應是原則的，而不是具體的，應儘可能簡明扼要。五是開場闡述的目的是讓對方明白我方的意圖，創造協調的洽談氣氛，因此，闡述應以誠摯和輕鬆的方式來表達。
（2）對對方開場闡述的反應，具體包括：
一是認真耐心地傾聽對方的開場闡述，歸納弄懂對方開場闡述的內容，思考和理解對方的關鍵問題，以免產生誤會。二是如果對方開場闡述的內容與我方意見差距較大，不要打斷對方的闡述，更不要立即與對方爭執，而應當先讓對方說完，認同對方之後再巧妙地轉開話題，從側面進行談判。
①讓對方先談
在談判中，當你對市場態勢和產品定價的新情況不太了解，或者當你尚未確定購買何種產品，或者你無權直接決定購買與否的時候，你一定要堅持讓對方先說明可提供何種產品，產品的性能如何，產品的價格如何等，然後，你再審慎地表達意見。有時即使你對市場態勢和產品定價比較了解，有明確的購買意圖，而且能直接決定購買與否，也不妨先讓對方闡述利益要求、報價和介紹產品，然後你在此基礎上提出自己的要求。這種先發制人的方式，常常能收到奇效。
②坦誠相見
談判中應當提倡坦誠相見，不但將對方想知道的情況坦誠相告，而且可以適當透露我方的某些動機和想法
坦誠相見是獲得對方同情的好辦法，人們往往對坦誠的人自然有好感。但是應當注意，與對方坦誠相見，難免要冒風險。對方可能利用你的坦誠逼你讓步，你可能因為坦誠而處於被動地位，因此，坦誠相見是有限度的，並不是將一切和盤托出，總之，以既贏得對方的信賴又不使自己陷於被動、喪失利益為度。
注意正確使用語言
（1）準確易懂。
在談判中，所使用的語言要規範、通俗，使對方容易理解，不致產生誤會。
（2）簡明扼要，具有條理性。
由於人們有意識的記憶能力有限，對於大量的信息，在短時間內只能記住有限的、具有特色的內容，所以，我們在談判中一定要用簡明扼要而又有條理性的語言來闡述自己的觀點。這樣，才能在洽談中收到事半功倍的效果。反之，如果信口開河，不分主次，話講了一大堆，不僅不能使對方及時把握要領，而且還會使對方產生厭煩的感覺。
（3）第一次要說準。
在談判中，當雙方要你提供資料時，你第一次要說準確，不要模稜兩可，含混不清。如果你對對方要求提供的資料不甚了解，應延遲答覆，切忌脫口而出。要儘量避免所使用含上下限的數值，以防止波動。
（4）語言富有彈性談判過程中使用的語言，應當豐富、靈活、富有彈性。
對於不同的談判對手，應使用不同的語言。如果對方談吐優雅，我方用語也應十分講究，做到出語不凡；如果對方語言樸實無華，那么我方用語也不必過多修飾。
（三）提問技巧
要用提問摸清對方的真實需要、掌握對方心理狀態、表達自己的意見觀點。
1、提問的方式
①封閉式提問；
②開放式提問；
③婉轉式提問；
④澄清式提問；
⑤探索式提問；
⑥藉助式提問；
⑦強迫選擇式提問；
⑧引導式提問；
⑨協商式提問。
2、提問的時機
①在對方發言完畢時提問；
②在對方發言停頓、間歇時提問；
③在自己發言前後提問；
④在議程規定的辯論時間提問。
3、提問的其他注意事項
①注意提問速度；
②注意對方心境；
③提問後給對方足夠的答覆時間；
④提問時應儘量保持問題的連續性。
（四）答覆技巧
答覆不是容易的事，回答的每一句話，都會被對方理解為是一種承諾，都負有責任。答覆時應注意：
①不要徹底答覆對方的提問；
②針對提問者的真實心理答覆；
③不要確切答覆對方的提問；
④降低提問者追問的興趣；
⑤讓自己獲得充分的思考時間；
⑥禮貌地拒絕不值得回答的問題；
⑦找藉口拖延答覆。
（五）說服技巧
1、說服原則
①不要只說自己的理由；
②研究分析對方的心理、需求及特點；
③消除對方戒心、成見；
④不要操之過急、急於奏效；
⑤不要一開始就批評對方、把自己的意見觀點強加給對方；
⑥說話用語要樸實親切、不要過多講大道理；’態度誠懇、平等待人、積極尋求雙方的共同點；
⑦(承認對方“情有可原”善於激發對方的自尊心；
⑧坦率承認如果對方接受你的意見，你也將獲得一定利益。
2、說服具體技巧
①討論先易後難；
②多向對方提出要求、傳遞信息、影響對方意見；
③強調一致、淡化差異；
④先談好後談壞；
⑤強調契約有利於對方的條件；
⑥待討論贊成和反對意見後，再提出你的意見；
⑦(說服對方時，要精心設計開頭和結尾，要給對方留下深刻印象；
⑧結論要由你明確提出，不要讓對方揣摩或自行下結論；
⑨多次重複某些信息和觀點；
⑩多了解對方、以對方習慣的能夠接受的方式邏輯去說服對方；先做鋪墊、下毛毛雨，不要奢望對方一下子接受你突如其來的要求；強調互惠互利、互相合作的可能性、現實性。激發對方在自身利益認同的基礎上來接納你的意見。
