採購計畫管理

採購計畫管理是指對企業的採購計畫進行制定和管理，為企業提供及時準確的採購計畫和執行路線。

基本介紹

• 中文名：採購計畫管理
• 外文名：Purchase plan management

工作

(一)實行採購計畫管理責任制

1．生產單位責任。

(1)根據生產要求，提供本單位物資需求的實際情況，作為物資供銷分公司制定採購計畫的基礎；

(2)根據生產實際，提出本單位物資補充計畫和急需計畫；

(3)負責反饋物資使用單位的意見。

2．保供服務中心責任。

第三章物資採購流程再造一保供服務中心作為計畫管理中心，負責對計畫進行統一調度和管理。具體責任是：

(1)匯總、審核生產單位上報的物資需求計畫，編制物資採購計畫；

(2)對有庫存或有需要調劑的無動態物資計畫，建議並監督採購中心進行平衡利庫；

(3)建議物資計畫的採購方式；

(4)協調並處理有關物資計畫的爭議和糾紛；

(5)對計畫執行情況進行線上監督，並對物資供銷分公司的採購事務進行統一調度，對未按規定時限到貨的計畫執行部門，進行責任追究；

(6)對年度和月份的計畫執行情況進行分析和評判。

3．物資採購中心責任。

物資採購中心是物資採購計畫的執行單位，具體的責任是：

(1)認真研究計畫管理中心下達的採購計畫，並對所有計畫逐條處理；

(2)按照“應招盡招”的原則，具體組織招標採購和比價採購工作，保證物資質量可靠和價格低廉；

(3)對物資到貨情況負責；

4．倉儲配送中心責任：按計畫將物資送達使用單位。

5．信息網路中心責任：為物資採購計畫的制定、庫存情況、採購計畫執行全過程提供信息支持。

(二)採購計畫的編制與管理

1．物資需要量的確定。

首先，要按消耗定額來計算物資需要量。也就是用計畫期內的生產計畫和物資消耗定額來確定需要量。其計算式為：

Ft=TtH

式中：Ft表示計畫期內某種物資需要量；Tt表示使用該物資的計畫期內生產任務量；H表示該物資的消耗定額。

用這樣直接計算法計算需要量是比較準確的。凡有消耗定額的物資，都應該這樣確定需要量。隨著技術的發展，煤礦的消耗定額，要按實際情況定期進行修訂。

其次，沒有消耗定額的物資，按經驗估算法確定物資需要量。所謂經驗估算，包括歷史數據的統計分析，以及同類條件的類比計算。在進行經驗估算時，要注意根據煤礦井下條件變化的情況，對物資需求進行預測分析。

第三，參照其它計畫，調整、補充物資需要量。特別要注意的是設備檢修計畫、基建工程計畫、技改工程計畫。這是除生產計畫之外，對物資需要量影響最大的計畫。設備檢修，要按檢修方案準備物資；基建工程和技改工程，按工程預算，準備物資。

以上是確定物資需要量的主要依據，是年度和月份正常物資採購計畫編制的基礎。

2．急用料計畫管理。

急用料計畫，是生產單位在緊急情況下，上報的物資需用計畫。

急用料計畫的處理，以不影響生產為原則，隨時提報，隨時辦理。

對急用料形成原因，要根據情況逐條登記分析，看是由於計畫失誤，還是突發情況所致，如果是計畫工作失誤，應追究責任。

3．專用物資計畫管理。專用物資計畫，是生產單位在停產檢修、防汛、防寒等非日常生產所需的物資需用計畫。由使用單位根據不同項目需求提報。

一般來說，專用物資時間要求急、對生產影響大，必須在第一時問完成專用計畫的處理，並進行跟蹤落實。

4．設備計畫管理。

設備計畫分為年度維簡計畫、大修計畫、基建計畫、零星購置計畫等。

設備計畫有工程項目的，註明工程項目名稱。工程項目信息統一納入計算機管理，其信息由供應站設備管理員錄入。

設備採購員應加強與供應站設備管理員的業務聯繫，並積極做好與相關部門及使用單位的協調工作。

計畫員對於倉庫中有庫存的設備，在提交計畫時，要進行平衡利庫。

5．補充儲備計畫管理。

補充儲備計畫，是計畫員根據生產單位需用計畫和倉庫的儲備水平，對儲備進行必要的補充而編制的計畫。

計畫員要充分研究生產消耗規律，適時對儲備進行補充，儘量避免急用料採購計畫的生成。

補充儲備計畫，要根據物資的消耗規律和物資庫存情況編制，要做到既充分保證物資供應，又少占用儲備資金。計畫好壞，是計畫員工作水平、工作質量的集中體現。

(三)採購計畫的執行

計畫的編制，是計畫工作的開始。但更重要的是計畫的執行。物資採購計畫執行工作主要是由物資採購中心和倉儲配送中心完成。物資採購計畫執行的內容包括：落實物資、控制進貨、組織供應。

1．落實資源。落實資源是指按照物資計畫所列的品種、規格、型號、質量、數量和需用的時間，積極組織力量做好採購、加工定製、進口等工作，同時做好選擇和評價供應商的工作。不僅使計畫所列的物品有好的供應商來供貨，而且在企業需用時，能及時拿到質量合適、數量足夠的物資。

2．控制進貨。控制進貨是按照計畫規定的物資品種、規格、質量、數量和交貨時間來控制供應商的供貨。採購人員要經常與供應商保持聯繫，做到按需進貨，既滿足生產經營所需，又使庫存量保持較低的水平。

3．組織供應。組織供應是將物資按計畫送達、發放。有消耗定額的物資按定額發放，沒有消耗定額的物資，按需用單位提出的計畫發放，對計畫外需用的物資，發放要嚴格控制。

(四)採購計畫執行的檢查

採購計畫的執行情況，由計畫中心(保供服務中心)負責檢查。檢查的方法，分為日常檢查、計畫期末檢查和物品核銷分析。

1．日常檢查。日常檢查是指在計畫執行過程中進行的不定期檢查，或隨時進行線上檢查。日常檢查的主要內容有：

(1)資源的落實情況。包括計畫採購物資是否逐項有了安排，供應商的選擇是否合理，採購契約有無問題，用什麼方式採購，質量、數量、價格如何等；

(2)物資進貨情況。包括契約執行情況，交貨時間和驗收結果；

(3)物資的供應情況。包括是否按時交付使用，以及使用單位的意見。

2．計畫期末檢查。計畫期末檢查是在計畫期結束後，對採購計畫執行情況進行全面檢查。檢查主要內容有：

(1)計畫期需要量和實際消耗量的對比分析；

(2)計畫期需要和資源的對比分析；

(3)計畫期契約執行情況的檢查分析；

(4)物資消耗定額和實際平均單耗的對比分析；

(5)實際庫存資金占用和儲備資金定額的對比分析。

3．物資核銷分析。物資核銷是對物資採購供應計畫執行一個階段後，或在計畫期末，對物資使用情況進行考察分析的工作。分析的內容有：

(1)物資實際用項是否與計畫規定用項相一致；

(2)物資實際消耗量是否與消耗定額相一致。

通過分析，為修訂消耗定額和編制物資供應計畫提供可靠的依據。