採購作業

採購作業在充分考慮採購成本的前提下,依據採購計畫進行。

基本介紹

• 中文名：採購作業
• 執行部門：採購部門

採購計畫

採購計畫是企業年度綜合計畫的有機組成部分,是企業組織訂貨或採購的重要依據。企業物料採購計畫工作的內容,主要包括計畫編制、執行和控制工作。以下我們通過如何確定物料需用量、期初期末庫存量來確定物料申請採購量,為企業編制科學合理的採購計畫提供數據依據。

1)物料需用量的確定。物料需用量是指企業在計畫期內為保證生產正常進行所必須消耗的物料數量。它是按照每類物料的具體品種、規格、用途分別計算的。其

計算公式如下:

某種物料需用量=[計畫期產量×(1+不可避免的廢品率)]×單位產品消耗定額-計畫回用廢品數量

式中,計畫期產量包括商品產量和期末期初在制品差額;不可避免的廢品率,一般根據統計資料並考慮其他因素確定;回用廢品數量是指能回用於同一產品或不同產品,在該種物料需用量中減掉的回用數量。

2)期初期末庫存量的確定。企業在計畫期內,期初庫存量與期末庫存量往往是不相等的。這就是說,即使在物料需用量不變的情況下,物料的申請或採購量也會發生相應的增減。當期初庫存量大於期末庫存量時,物料的申請或採購量就可減少;反之,就要增加。期初庫存量。它一般根據庫存的實際盤點數,並考慮編制計畫時到計畫期初的到貨量和耗用量來計算。其計算公式如下:

計畫期初庫存量=編制計畫時實際庫存量+計畫期初之前到貨量-計畫期初之前耗用量

期末庫存量。它一般指物料儲備定額(即經常儲備量加保險儲備量)。實踐中,通常採用50%～75%的經常儲備量加保險儲備量作為期末庫存量。對於品種較多的小宗物料,可按物料“小類”或“組”計算平均經常儲備量加保險儲備量確定。

3)物料採購量的確定。物料供應計畫中,對於市場採購的物料,企業應編制物料採購量計畫。物料採購量可用下面公式表示:

某種物料採購量=該種物料需用量+計畫期末庫存量-計畫期初庫存量-企業內部可利用資源

式中,企業內部可利用資源,是指企業改制、代用或調劑使用的物料。企業在確定各種物料需用量和物料採購量之後,就可按物料的具體品種、規格編制物料平衡表,如表

採購成本

企業採購成本由原材料的直接採購成本和直接採購成本以外的其他費用(間接成本)組成。

直接採購成本是指企業因原材料採購而直接形成的全部費用。包括原材料本身的價格,以及因原材料價格以外的因素變動所造成的費用。這些因素包括:價格的穩定性和增減趨勢;不同訂購數量價格的變化;付款方式與結算方式、幣種;運輸成本、交貨地點;保險費用;供應商品質量、包裝形式;對供應商的考察與認可費用;包裝材料能否循環使用、供應商的售後服務水平;等等。

採購的間接成本是指在本公司產品的市場研究、開發、生產與售後服務各階段,因供應商的參與或提供的產品所導致的成本,也包括供應商參與或提供的產品沒有達到最好水平而造成的二次成本或損失。

一般來說,採購成本在企業生產總成本中的比重較大,控制採購成本,對於企業降低生產總成本,增加銷售利潤有著十分重要的意義。企業降低採購成本的途徑很多,實踐中,企業主要通過以下途徑來降低採購成本。

1)根據庫存和生產要求情況確定採購時機。原材料請購一般首先由生產部門根據生產計畫提出請購單。材料保管人員接到請購單後,應將庫存數同生產部門需要的數量進行比較,當生產所需的原材料數量超過庫存的數量時,就應簽字同意採購。對於大批量生產的企業,要有預先的採購計畫,如規定最低庫存量,當材料保管部門認定庫存材料已達到最低量時提出請購。採購計畫的確定要非常準確,該進的物料不按時進來,會造成停工待料,太早又會造成資金的積壓。臨時性物品的採購通常由使用部門直接提出。請購單由使用部門的主管審批同意,經資金預算的負責人員同意簽字後,採購部門辦理採購手續。

2)嚴格按照採購作業流程要求規範請購審批手續。不同類別(原材料、低值易耗品、其他工作輔助用品等)的請購單要由不同管理層次的主管按照企業的有關規定及許可權核准。嚴格的採購管理制度是降低企業採購成本的重要保證。

3)控制訂貨批量。採購部門在對每一份請購單審查其請購數量是否控制在限額範圍內的基礎上,還應檢查使用物品和審核物品使用的部門主管是否在請購單上籤字同意。對於需要大量採購的原材料、零部件等,還要運用經濟批量法測算成本,做各種採購數量對企業產品成本影響的分析。

4)儘量採用多種採購形式。主要形式有:招標採購、詢價採購、比價採購、認價採購、定價採購等。

5)按照科學合理的採購價格採購。確定一個合適的採購價格,首先,需要通過市場調查進行多渠道詢價。詢價內容包括市場最高價、最低價和一般價等,並在詢價的基礎上,分析各供應商提供材料的性能、規格、品質要求、用量等建立比價標準。其次,由採購人員、技術人員、財務人員等組成評估小組,估算出符合品質要求的採購價格。再次,根據底價的資料、市場行情、採購量的大小、付款期限的長短等與供應商制定一個符合市場實際情況的合理價格。

作業程式

企業一般按照以下程式進行採購作業:

1)接受採購要求或採購指示。採購要求的內容包括採購品種、數量、質量要求以及到貨期限等。一般情況下,製造企業的採購指示來自生產計畫部門,而生產計畫部門又是根據企業市場銷售部門對企業產品的製造要求以及企業原材料庫存情況下達採購指示的。因此,企業的採購策略和市場策略緊密聯繫。

2)選擇供應商。一個好的供應商是確保供應物料的質量、價格和交貨期的關鍵。因此,在採購管理中,供應商的選擇和如何保持與供應商的關係是一個主要問題。在採購管理的程式中,這一步驟是先評價多個可候選供應商,然後確定供應商。對供應商的評價包括調查供應商的商業信譽以及提供所需品種的能力,匯總該供應商所能提供物料的種類,並就這些物料的供貨要求與供應商進行商談。

3)訂貨。訂貨手續有時可能很複雜,如昂貴的一次性訂貨物品;有時也可能很簡單,如常年使用的、有固定供應商的物品。值得注意的是,信息技術已經為許多企業提供了簡捷便利的訂貨渠道,採購商和供應商用計算機連線,不需要任何紙的媒介,就可簡捷、迅速地完成訂貨手續。

4)訂貨跟蹤。主要是指訂單發出後的進度檢查、監控、聯絡等,目的是為了防止到貨延誤或出現數量、質量上的差錯,確保企業原材料的供應能按計畫執行。嚴格說來,訂貨跟蹤是一種被動式的管理,如果出現原材料供應未按計畫執行的問題,原因往往在於供應商自身的經營管理,或者是採購商與供應商的關係處理不當。企業採購要變被動為主動,就要在供應商選擇上嚴格把關,並恰當地處理與供應商的關係,儘量避免問題發生。

5)驗貨收貨。即對訂購到貨的原材料就規格、數量、質量等進行查驗入庫。如果供應商很可靠,這一步驟的工作就可省略。例如,很多日本企業與它們的供應商之間就可以做到貨到無檢驗,直接送到生產線,但就我國企業目前的經營環境而言,要做到這一點還需要一定的時間。