談判信息是指反映與商務談判相聯繫的各種情況及其特徵的有關資料。
基本介紹
- 中文名：談判信息
- 外文名：Negotiation information
簡介,準備內容,蒐集整理,傳遞保密,作用,
簡介
商務談判信息資料同其他領域的信息資料相比較，有其不同特點。首先，商務談判資料無論是資料的來源還是資料的構成都比較複雜和廣泛，在有些資料的取得和識別上具有相當難度。其次，商務談判資料是在特定的談判圈及特定的當事人中流動，談判者對談判資料的敏感程度，是其在談判中獲取優勝的關鍵。最後，商務談判涉及到己方和談判對手的資金、信用、經營狀況、成交價格等具有極強的保密性。
準備內容
一般來說，商務談判的商務調研，信息準備應包括對以下各類資料的蒐集和分析研究。1．對方資料
談判對手的信息資料是商務談判所應具備的最有價值的資料。對談判對手應側重掌握下列資料：
(1)對方的營運狀況與資信。在儘可能掌握對方企業的性質、對方的資金狀況及註冊資金等有關資料情況下，還應側重了解兩個問題：一是對方的營運狀況。因為即使對方是一個註冊資本很大的公司，但如果營運狀況不好，就會負債累累，而公司一旦破產，己方很可能收不回全部債權。二是對方的履約信用情況。應對交易對象在資格信譽等方面進行深入細緻的了解，避免客戶不能履約，防止貨款兩空，造成嚴重的經濟損失。
應堅持在不掌握對方信用情況，不熟知對手底細或有關問題未搞清的情況下，不舉行任何形式的商務談判。
在掌握對方運營狀況和資信情況下，才能確定交易的可能規模及與對方建立交易往來時間的長短，也才能做出正確的談判決策和給予對方恰當的優惠程度。
(2)對方的真正需求。應儘可能摸清對方本次談判的目的，對方談判要求達到的目標以及對我方的特殊需求，當前面臨的問題或困難，對方可能接受的最低界限等方面。
摸清對方的真正需求，必須透過表面現象去辨別、發現。只有認真了解對方的需求，才能有針對性地激發其成交的動機。在商務談判中，越是有針對性地圍繞需求談判，交易就越有可能取得成功。
(3)對方參加談判人員許可權。應儘可能多地掌握對方談判人員的身份、分工。如果是代理商，必須弄清代理商其代理的許可權範圍及對方公司的經營範圍。絕大多數國家規定，如果代理人越權或未經本人授權而代本人行事，代理人的行為就對本人無約束力，除非本人事後追認，否則本人不負任何責任。同樣，如果代理人訂立的契約越出了公司章程中所規定的目標或經營範圍，即屬於越權行為。對屬於越權行為的契約，除非事後經董事會研I究予以追認，否則公司將不負任何責任。
在談判中，同一個沒有任何決定權的人談判是浪費時間的，甚至會錯過最佳交易時機；弄清代理商的代理權限範圍和對方公司的經營範圍，才能避免日後發生糾紛和損失。
(4)對方談判的最後期限。必須設法了解對方的談判期限。任何談判都有一定的期限。最後期限的壓力常常迫使人們不得不採取快速行動，立即做出決定。
了解對方的談判期限，以便針對對方的期限，控制談判的進程，並針對對方的最後期限，施加壓力，促使對方接受有利於己方的交易條件。
(5)對方的談判作風和個人情況。談判作風指的是在反覆、多次談判中所表現出來的一貫風格。了解對手的談判作風可以更好地採取相應的對策，以適應對方的談判風格，盡力促使談判成功。
另外，還要儘可能了解談判對手的個人情況，包括品格、業務能力、經驗、情緒等方面。
2．市場資料
市場資料是商務談判可行性研究的重要內容。市場情況瞬息萬變、構成複雜、競爭激烈。對此必須進行多角度、全方位、及時的了解和研究。
與談判有關的市場信息資料主要有：
(1)交易商品市場需求量、供給量及發展前景。
(2)交易商品的流通渠道和習慣性銷售渠道。
(3)交易商品市場分布的地理位置、運輸條件、政治和經濟條件等。
(4)交易商品的交易價格、優惠措施及效果等方面。
市場情況對企業的商務談判活動產生重大影響，談判者要密切注視市場的變化，根據市場的供求運動規律，選擇有利的市場，並在談判中注意對方的要價及採取的措施。
3．交易條件資料
交易條件資料是商務談判準備的必要內容。交易品資料一般包括商品名稱、品質、數量、包裝、裝運、保險、檢驗、價格、支付等方面的資料。
(1)商品名稱的資料。
①交易品在國際上的通稱和在各地的別稱。了解這一點可避免因名稱叫法不一而導致失去交易機會或發生誤會。
②品名在運費方面、關稅及進出口限制的有關規定。
③世界各地消費者對商品名稱的喜好與忌諱。
(2)商品品質的資料。
①商品在品質表示方法上的通用做法和特殊做法。
②世界各地對交易品品質標準的最新規定。了解這點，以便在契約中能明確規定欲交易的商品品質以什麼地方、何時頒布的何種版本中的規定為依據，以避免日後發生誤解或造成不必要的損失。
(3)商品數量的資料。
①世界各地在同一計量單位所表示的數量差異與習慣做法。把這些情況了解清楚，才能在契約中明確規定，避免日後發生糾紛。
②世界各地在計量概念上的不同解釋。了解這點，以避免因實際交貨量和原訂貨量有差異而發生爭議。
(4)商品包裝的資料。
②交易品包裝裝潢的發展趨勢。了解商品包裝在所用材料、裝潢設計上出現的新趨勢，改進包裝，適應市場，增強己方商品的競爭能力。
③世界各地對商品包裝的喜好與忌諱。了解各個國家和地區的消費者對包裝在式樣、構圖、文字、數字、線條、符號、色彩的設計上的不同心理聯想與要求，改進包裝以迎合其喜好，避免其忌諱，增強競爭力。
(5)商品裝運的資料。
①世界各主要運輸線路營運情況和有關規定。以便選擇合理的運輸方式和避免違反法規。
②世界各種運輸方式的最新運費率、附加費用及運輸支付方式。以便確定己方的報價及劃清雙方費用的界限。
③世界各地關於商品裝運時間和交貨時間的規定及有關因素。以便在不影響成交的前提下，訂出切實可行的裝運時間和交貨時間，避免糾紛和影響信譽。
(6)商品保險的資料。
①國際上同類商務在保險的險別、投保方式、投保金額等方面的通用做法。
②世界各地對交易商品在保險方面的特殊規定及世界各主要保險公司的有關規定。③世界各地對保險業務用語在叫法上的差異和不同的解釋，以便在談判中爭取有利條件，避免損失。
(7)商品檢驗的資料。
①世界各國主要檢驗機構的許可權、信譽、檢驗設施等情況。事先了解清楚檢驗機構的有關睛況，才能在談判中選擇較有利的交易商品的檢驗機構。
②同類商務在檢驗內容、檢驗標準、檢驗方法、檢驗時間和地點等方面的做法和規定。以便事先掌握交易商品順利通過檢驗的各種因素，防患於未然。
(8)商品價格和支付的資料。
①世界各主要市場同類商品的成交價和影響因素及價格變動情況。以便制定己方的價格策略。
②國際上對與價格術語有關問題的規定和不同解釋。以避免日後發生誤解和糾紛。
③世界各地商人在報價還價上的習慣和技巧，特別是交易對方在報價中的水分量，以便己方有針對性地採取有效的討價還價的技巧。
④商品交易的主要方式和信用等情況。以便談判中確定貨款支付方式及支付貨幣等事項，避免造成損失。
競爭對手資料是談判雙方力量對比中一個重要的"砝碼"，會影響談判天平的傾斜度。競爭對手資料主要包括：
(1)現有競爭對手的產品因素，如數量、品種、質量、性能、包裝方面的優缺點。
(3)現有競爭對手的銷售渠道因素，如有關分銷、儲運的實力對比等方面。
(4)現有競爭對手的信用狀況，如企業的成長史、履約、企業素質等方面。
了解競爭者是較困難的，但如果是賣方，至少應該知道一個銷售價格高於自己，而質量比自己差的競爭對手的詳細情況。作為買方則應掌握有關供貨者的類似情報。
通過對以上情況的了解分析，找出主要競爭對手及其對本企業商品交易的影響，認清本企業在競爭中所處的地位，並制定相應的競爭策略，掌握談判的主動權。
5．相關的環境資料
在商務談判中，不同的社會背景對具體的談判項目的成立，對談判進程和談判的結果會起到相當重要的影響。因此，在談判準備階段必須認真蒐集分析以下資料。
(1)政治狀況。政治狀況關係到談判項目是否成立和談判協定履行的結果。因此，必須了解對方國家的政治制度和政府的政策傾向、政治體制、政策的穩定性，以及非政府機構對政策的影響程度。特別是要了解對方國家和地區的政局穩定性，判斷政治風險的大小。政治風險一般來源於：政府首腦機構的更替，政治改變，社會的動盪或爆發戰爭，政府的經濟政策突然變化，國家問關係的重大變化等。若在契約履行期內發生重大的政治風險，將使有關的企業蒙受沉重的經濟損失，這是應該盡力避免的。
(2)法律制度。這主要是為了解與商貿談判活動有關的法規。除了要熟知我國現有的法律外，還要認真了解當事各國的法規及一些國際法規，如聯合國國際貨物銷售契約公約、聯合國國際貿易委員會仲裁規則等。
(4)社會文化。社會文化主要包括文化教育、宗教信仰、生活方式和社會習俗等。跟外國商人談判，特別要注意對宗教信仰和社會習俗的了解，了解這些情況，不僅可避免不必要的衝突和誤會，而且可以更快更好地理解對方的談判行為，促使談判的成功。
6．有關貨單、樣品資料
這主要包括貨單、樣品，雙方交換過的函電抄本、附屬檔案，談判用的價格目錄表、商品目錄、說明書等資料。貨單必須做到具體、正確，每個談判人員對此必須心中有數。談判樣品必須準備齊全，特別是注意樣品必須與今後交貨相符。
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蒐集整理
1．信息準備的要求
準備的信息資料必須符合準確、全面、適用、及時的要求。
(1)準確。準確是指信息資料的真實性。真實是信息的生命，不真實的信息會把商貿談判決策引向歧途。為保證信息的真實性，首先，要求資料來源要真實可靠。其次，在信息資料加工時，要注意鑑別，去偽存真，剔除不真實的信息資料。再次，要弄清模糊度較大的資料，不明確的資料要暫時擱置起來。
(2)全面。全面是指信息資料的完整性、系統性和連續性。殘缺不全的資料常常會導致談判中的判斷失誤。因此，要求蒐集的信息資料必須是與商貿談判有關的全方位的信息資料。蒐集時要儘可能詳細、網開四面，廣泛蒐集，防止遺漏重要的信息資料。同時，要保持系統性，要能反映有關政治、經濟等活動的動態變化狀況與轉化過程及其特徵。
(3)適用。適用是指所準備的信息資料要適合商貿談判工作的實際需要。切實適合談判決策或解決問題的信息就具有適用性。因此，要求資料蒐集必須有明確的目的，按專題進行，不要面面俱到。同時，要求在資料整理分析時，善於選擇與某一談判行動有關的重要信息資料，送交決策者作為談判決策時的參考。
(4)及時。及時是指信息資料的時效性。信息資料應儘可能靈敏地反映最新動態。信息有很強的時效性，適時的信息便是財富。信息時效性要求，一方面要及時地蒐集發展變化著的有關情況；另一方面，信息資料的整理、分析、傳遞的速度要快。
2．資料蒐集的方法和途徑
(1)檢索調研法。檢索調研法是根據現有的資料和數據進行調查、分類、比較、研究的信息資料準備方法。檢索調研法的資料蒐集的途徑很廣，主要的有以下方面：
①統計資料。主要包括我國、對方國家及國際組織的各類統計月刊或統計年鑑，以及各國有關地方政策的各類年鑑或月刊。
②報紙雜誌，專業書籍。如我國的"國際商務研究"、"國際經貿訊息"、"外貿調研"等雜誌都刊登有與貿易談判活動有關的資料。
③各專門機構的資料。如政府機關、金融機構、市場信息諮詢中心、對外貿易機構等提供的資料。
④談判對方公司的資料。如經對方專任會計師簽字的資產負債表、經營項目、報價單、公司預算財務計畫、公司出版物和報告、新聞發布稿、商品目錄與商品說明書、證券交易委員會或政府機關的報告書、官員的公開談話與公開聲明等。
(2)直接觀察法。直接觀察法是調查者在調查現場對被調查事物及被調查者的行為與特點進行觀察測度的一種信息資料準備方法。直接觀察法的形式主要有以下幾種：
①參觀對方生產的經營場地。如參觀對方的公司、工廠等，以明了對方實情。
②安排非正式的初步洽談。通過各種預備性的接觸，創造機會，當面了解對方的態度，觀察對方的意圖。
④蒐集對方關於設計、生產、計畫、銷售等資料。
(3)專題詢問法。專題詢問法是以某一項命題向被調查者徵詢意見，以蒐集資料的一種信息準備方法。專題詢問法的方式運用靈活，其途徑主要有：
①向對方企業內部知情人了解。如對方現在或過去的雇員、對方領導部門的工作人員、對方內部受排擠人員等。
②向與對方有過貿易往來的人了解。如對方的客戶、對方的供貨商。
③向對方的有關人員了解。如在會議或社交場合通過與對方的重要助手或顧問的交往探取情報，通過銀行賬戶了解對方的財政狀況等。
3．信息資料的加工整理
信息資料整理一般分為下面幾個階段：
(1)篩選階段。篩選就是檢查資料的適用性，這是一個去粗取精的過程。
(2)審查階段。審查就是識別資料的真實性、合理性，這是一個去偽存真的過程。
(3)分類階段。分類就是按一定的標誌對資料進行分類，使之條理化。
(4)評價階段。評價就是對資料做比較、分析、判斷，得出結論，提供談判活動參考。
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傳遞保密
談判信息資料的蒐集整理與談判信息資料的傳遞與保密是緊密相連的有機統一，談判者在做好信息資料的蒐集整理的基礎上，還需要十分注意談判信息資料的傳遞與保密工作。
1．資料的傳遞
商務談判信息資料的傳遞是指談判人員同己方企業的聯繫。在外地談判情況下，為了保持聯繫，進行有效的控制調節，上下級問應有信息資料的傳遞。例如，有國外的談判小組因為需要聽取有關專家意見或請示總部決策，就有必要同國內取得聯繫，而國內的管理部門因為需要及時了解國外談判進程，必須同在國外的談判小組聯繫。為此，應事先規定好聯絡方式和制度，並明確聯絡程式、責任人，以便迅速順利地匯報談判情況，請示下一步行動，避免推諉以致丟失商機。
2．資料的保密
對談判所涉及內容、檔案及雙方各自有關重要觀點等資料應做好保密工作。如果不嚴格保密，將造成不應有的損失。例如，國外在重要的生意談判中，有的不惜花重金聘請"商業間諜"摸對方的底。因此，應加強談判信息資料的保密工作。
談判信息資料保密的一般措施有：
(1)不要給對方造成竊密機會，如檔案調閱、保管、複印、打字等。
(2)不要隨便托人代發電報、電信等。
(3)不要隨意亂放檔案。
(4)不要在公共場所，如餐廳、機艙、車廂、過道等地方談論有關談判業務問題。
(5)不要過分信任臨時代理人或服務人員。
(6)最後的底牌只能讓關鍵人物知道。
(7)在談判達成協定前，不應對外公布。
(8)必要時使用暗語。
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作用
不同的商務談判信息對談判的影響作用是不同的，有的起著直接作用，有的起著間接作用。談判信息在商務談判中的作用主要表現在以下幾個方面。
1．談判資料和信息是制定談判計畫和戰略的依據
談判戰略是為了實現談判的戰略目標而預先制定的一套綱領性總體構想。談判戰略正確與否，在很大程度上決定著談判的得失成敗。一個好的談判方案應當是戰略目標正確可行、適應性強、靈敏度高。這就必須有可靠的大量資料和信息作為依據。在商務談判中，誰在談判資料和信息上擁有優勢，掌握對方的真正需要和他們的談判利益界限，誰就有可能制定正確的談判戰略，在談判中掌握談判的主動權。
2．談判資料和信息是談判雙方相互溝通的紐帶
在商務談判中，儘管各種談判的內容和方式各不相同，但有一點是共同的，即都是一個相互溝通和磋商的過程。沒有談判信息作為雙方之間溝通的中介，談判就無法排除許多不確定因素和疑慮，也就無法進一步協商、調整和平衡雙方的利益。掌握了一定的談判資料和信息，就能夠從中發現機會和風險，捕捉住達成協定的契機，使談判活動從無序到有序，消除不利於雙方的因素，促使雙方達成協定。
3．談判資料和信息是控制談判過程的手段
為了使談判過程始終指向談判目標，使談判在合理規定的限度內正常進行，必須有談判資料和信息作為準則和尺度。否則，任何談判過程都無法有效地加以控制和協調。因此，在實際談判中通過對方的言行獲取信息，及時反饋，使談判活動得到及時調節、控制，按照規定的談判目標順利進行。
