協同OA辦公系統

協同OA辦公系統是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數位化辦公，可以最佳化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。

協同OA辦公系統定義

OA辦公系統（又名OA系統、協同軟體、協同辦公系統），自上世紀80年代開始引入中國，在IBM、九思軟體、點擊科技等眾多廠商的持續普及。

協同OA辦公系統展示

協同OA辦公系統開闢協同辦公新天地

在技術推動下，在概念上歷經了辦公自動化時代、協同軟體時代、協同辦公時代，在技術上經歷了php時代、domino時代、.NET時代和java時代，在套用範圍上經歷了電子郵件時代、公文管理時代、知識文檔時代、工作流時代，概念、技術、功能不斷升級換代。時至今日，OA辦公系統已經進入到新一代的協同OA辦公系統時代。而在新一代協同OA辦公系統軟體中的知識管理能力已經成為企業的核心競爭能力之一。

OA軟體開闢協同辦公系統新時代

協同OA辦公系統實施方法論

近幾年信息化領域迎來了OA辦公系統的發展高潮，成百上千的軟體廠商投身其中，期待淘到一桶金，然而在魚龍混雜、泥沙俱下的淘金潮中，很多客戶的OA系統建設陷入進退兩難的尷尬境地，如同雞肋，這讓更多的客戶裹足不前，結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。

團隊建設是項目成功實施的基礎

項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是項目經理的職責，而不是契約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。 以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、套用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。

項目團隊從軟體套用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的套用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能套用，從而幫助客戶實現系統套用效果最大化。

完善工具是提高項目實施效率的保障

協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。

在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。

標準化的實施管理有助於保障實施的質量

所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。

協同OA辦公系統的三大高端廠商

九思軟體

開發技術：JAVA

主要優勢：集團化版本成熟，工作流、公文管理、項目管理、文檔強大，易用性強，開發性好，整合性好、成本低、開發敏捷、實施和使用較為簡單易用。

主要劣勢：渠道數量不足、產品線單一、品牌認知度差。

泛微軟體

開發技術：JAVA

主要優勢：理念、市場強大，產品功能齊全，品牌度高，有協同商務的色彩。

主要劣勢：不易用，價格過高，產品跟理念不相稱，實施成功率低。不同版本間不兼容。

致遠

開發技術：JAVA

主要優勢：產品較成熟，使用比較方便，渠道分布廣，便於和用友的軟體整合。

主要劣勢：A8產品研發周期短、工作流和表單還不夠完善，性價比彈性太大，開發成本較高。不同版本間不兼容。

選型協同OA辦公系統四大關注點

結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗，九思軟體的CEO王海波提出了在OA選型時需要關注的四點：

一、關注OA的本質

選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在現在的選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的套用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調研、產品選型、套用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。 二、關注核心價值

OA辦公系統選型

OA軟體的套用範疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一台階。既然是全員套用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年曆等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值

因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。

三、關注廠商態度

OA軟體是涉及到全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、套用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體集成等等問題。

在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。

而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。

四、關注成本控制

很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟體的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟體項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟體部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

五，政府信息化需求開啟OA辦公系統平台化時代

伴隨著信息化在國內的發展，近些年來企事業單位和政府機關陸續部署了大量的IT系統，如OA辦公系統、ERP、CRM等等，這些信息化系統在早期讓用戶享受了信息化的成果，但隨著用戶對信息化建設的要求越來越高，也面臨著升級換代的壓力，以OA辦公系統為例。

OA辦公系統經過多年的發展，其內涵在不斷延伸，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得OA辦公系統承擔著更多的任務，用戶也更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。

產品化和項目化OA辦公系統的不足

當用戶的發展使得產品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業管理規模的擴大導致原有的系統難以滿足新的需求，這時就需要對原OA辦公系統進行功能擴展和升級的二次開發，這種開發對於不同的產品而言操作技術不同，需要的開發周期、資金、風險都存在較大的差異。對於OA辦公系統在早期最普遍存在的兩種形態，產品化和項目化，都很難滿足用戶這一普遍的需求。

對產品化的OA辦公系統來說，功能的適用性、性能的穩定性、持續升級、成熟度較高、高性價比、低風險是其不可忽略的優點，但不能一次滿足所有細節需求、產品化的升級節奏可能與用戶需求的成長的速度難以匹配是個硬傷。而項目化OA辦公系統具有一次性滿足細節需求、根據需求量身定製是最為稱道的地方，但高成本、長周期的、高風險的、無法升級、持續性服務幾無可能而引起用戶不滿。這些都讓市場不停地呼喚一種更為合理的形態存在的OA辦公系統。由此，平台化OA辦公系統應運而生。

平台化OA辦公系統的絕對優勢

新型的平台型OA辦公系統則由於開發方式靈活，藉助支撐平台技術可以在不影響原系統的情況下，獨立開發新功能模組再加入到原系統平台之中，使得開發周期大大縮短、費用低、風險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業考慮，提供長遠保證，並具備基本能滿足全部需求，性價比高、成熟度高的優點。

對此，行業資深專家也表明，OA辦公系統之所以要向平台化的方向發展，就是因為OA的作用正從行政管理轉移到行政、業務兼管，從溝通轉移到協作，從單一套用轉移到系統整合。在OA行業，一直是需求推動技術的發展，OA這種轉變正是近年來乃至未來企業發展的重要需求所致。OA辦公系統要想滿足用戶不斷變化的信息化需求，必須具有平台化的特徵，這個平台必須具有充分的開放性和靈活性，允許用戶方便的自定義各種業務流程和表單，和其他系統進行數據整合，生成各種統計報表。也就是說，真正的平台化OA辦公系統，必須具備繼往開來的能力，也就是即兼容解決歷史信息化問題，又能動態適應未來發展的需要，成為用戶解決信息化和諧發展問題的法寶。

如今，OA辦公系統從開始出現到發展至現在，其內涵已經發生了根本的轉變，從最初的文檔管理髮展成為企業的信息化中心平台，可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉變。當然，這個轉變從理念上說已經完成，但從套用上來說還剛剛開始，因為OA辦公系統平台化的時代才剛剛開始。