基本介紹
- 中文名：OA系統辦公
- 外文名：OA
- 英文全名：OFFICE AUTOMATION
- 載體：採用Internet/Intranet技術
作用,手機oa辦公,分類,前景,適應範圍,實施方法論,團隊建設,完善工具,實施管理,選擇誤區,四大關注點,
作用
辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定製的。因而可以將諸如信息採集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。
辦公自動化還是一個企業與整個世界聯繫的渠道，企業的Intranet網路可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作夥伴聯繫；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務範圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網路聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。
手機oa辦公
系統功能：OA（手機移動OA）系統包括七大功能模組：信息中心、今日日程、待辦中心、審批查看、文檔中心、通訊錄、登入WAP。
信息中心：可以查看傳送系統短訊息、通知、新聞、公告、檔案信息，可以線上查看各種訊息所附帶的附屬檔案文本信息，並也能夠對各種訊息進行回復、轉發、刪除等操作。
今日日程：可以查看日待辦日程，可以新建普通日程及周期性日程，可以進行日程辦結處理。
待辦中心：可以查看待我審批、待我閱讀、待辦日程信息，並且可以對待我審批表單進行審批（同意、不同意、退回上一步）及審批流轉記錄的查看。
審批查看：可以查看待我審批、經我審批信息。
文檔中心：可以按劃分的實際目錄查看文檔中心及個人檔案柜上傳的文檔信息，並可線上閱讀文檔的內容。
通訊錄：可以查看系統的公司、公共、個人通訊錄，並且可以查看通訊錄中任一人員的詳細信息，並且可以自動識別電話號碼進行打電話、傳送手機簡訊功能（需手機支持）。
登入WAP：通過手機瀏覽器的方式登錄WAP版OA，無論是不是智慧型機，都可以通過手機端瀏覽器來訪問WAP版OA，實現移動辦公套用。
分類
企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：
1.起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列套用軟體以提高個人辦公效率。
2.已經建立了自己的Intranet網路，但沒有好的套用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網路處在閒置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。
3.已經建立了自己的Intranet網路，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。
4.已經建立了自己的Intranet網路；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯繫的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務；Intranet網路已經對企業的經營產生了積極的效益。正著手開發或已經在使用針對業務定製的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。
前景
辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到儘快進行辦公自動化建設，並占據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。
辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網路，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對於第二、第三類企業，由於企業Intranet網路已經存在，只是沒有或沒有好的辦公套用系統，所以只須投入相對網路投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網路投資少得多，而產生的經濟效益更高；對於第四類企業，由於其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。
適應範圍
那么，什麼樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：
[1]信息化尚未入門的企業
由於沒有信息化套用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利於提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利於今後業務領域企業信息化工作的開展。
[2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業
信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就迴避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。
[3]缺少信息化資金準備的企業
信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對於謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利於企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今後信息化工作的盲目性。
[4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業
辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富並完善企業信息化工作的形式與內容。
實施方法論
結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。
團隊建設
項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是項目經理的職責，而不是契約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。 以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、套用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。
項目團隊從軟體套用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的套用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能套用，從而幫助客戶實現系統套用效果最大化。
完善工具
OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。
在OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。
實施管理
所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。
選擇誤區
近些年來，企業信息化建設迅速發展，OA軟體迅速普及，媒體和廠商都在大力宣傳，各種概念、觀點、產品紛至沓來。國內很多企業實施了OA項目，相關產品也應接不暇，但在選與被選之間總有諸多"不對稱"，以致背道而馳，難於"雙贏"。那么企業如何正確認識OA？在OA選型中存在哪些誤區？
誤區一、認為OA就是行政辦公，就是收發文。
針對政府機關來說，這有一定的價值，但是對企業來說價值不是很大。
在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA並不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發展，企業成為OA套用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。所以某業內人士認為OA作為辦公系統，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。
對於管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同許可權的報表就是他們的辦公系統。對於其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批(如採購流程，契約審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和套用的協同辦公OA產品。
誤區二：認為OA只是檔案的審批和管理。
市面上的很多的OA是採用非關係性型資料庫，主要是基於lotus平台，該平台是封閉式的平台，是文檔型資料庫，在技術上存在很多先天性缺陷，一般套用於早期政府的收發文，政府信息化招投標也基本上是向j2ee平台架構過渡。在國外lotus主要是套用於郵件伺服器。某業內人士認為OA不僅僅是檔案的審批和管理，關鍵是作為企業管理軟體進行企業管理最終一定要跟財務發生關聯，才能最大化發生作用。比如：在OA的套用企業中，很少企業拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現的方式有根本性的變革。手工審批各審批環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節。
而電子化報銷流程的好處是把管理和財務的職能進行了區分，作為審批層主要是關心該事務允不允許發生，允許發生多少。而財務的職能是判斷該事務發生的憑證(發票)是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以電子化流程是電子單據和憑證分別走，憑證只需要財務審核就可以，管理層通過電子單據填入的數據作為審批依據進行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領導遠程報銷審批，當然電子化審批流程需要從技術上能提供方便的報銷依據供領導判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務費用報銷流程處理複雜困難的問題，很多企業是通過首先套用財務報銷流程推動公司整個流程的套用。
誤區三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬於其他系統。
OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協同性。因為企業人與人之間的協同是需要流程來規範。所以OA的核心是以人力資源為核心(人力資源主要是進行許可權和安全體系的控制)，以工作流為血脈的核心平台，在該平台上再搭建其他的套用功能模組，同時OA的牽涉的範圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的套用，所以OA需要門戶，不同用戶，不同許可權的人進入系統看到的都是與他們工作相關的信息，沒有許可權的信息都看不到。
作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過巨觀數據監控和查詢到微觀數據。所以OA的發展趨勢是成為協同管理平台，作為管控內部資源和外部信息交流的平台與ERP構成了企業信息化的基石。
誤區四、認為OA的終極目標就是手工轉為電子化。
業內認為協同OA作為一個管理軟體，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟體進行固化來為企業管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業沒有太大的管理價值。手工轉為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現，關鍵是引入軟體這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業發展。所以OA對企業管理核心有幾方面：
第一：提升企業辦公效率同時，重在執行力的提升
手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發展，更重要的是領導者無法有效監控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環節、那個部門、原因在那裡。很多管理制度的確立，到底員工是否關心，執行沒有，執行花費多長時間並沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進和提升，所以造成管理層的政令很難有效執行。
第二：OA的終極目的最終是為企業戰略發展和管理服務
OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業運營過程為目的，通過管人來實現整個企業規範運營。所以它區別於以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務，以物流為核心的進銷存。這些業務軟體的核心特點都是以結果為導向，精細化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進一步說協同OA，面對的是組織行為，強調的是企業資源的整體運作。所以OA與這些業務軟體是相得益彰的。那么OA的終極目標是什麼呢？最終把OA作為一個不同部門，不同崗位員工日常業務辦公的平台，員工每天辦公的數據按照許可權自動匯總給相關許可權的管理層生成統計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數據不能沉澱為管理層需要的報表，我們認為OA以人為核心的軟體是無法做到進行有效對管理過程進行控制的。
第三：規範公司的管理，避免人為的因素：
手工審批受人為因素影響較大，所以企業很多的管理制度和法規不能有效執行，中國很多企業初具規模就提出法制。所以軟體是法制最好的執行手段。對於剛剛進行信息化的企業，前期需要一個過渡期進行緩衝，但是最終公司的管理是需要規範的，當然規範需要允許進行適當的調整。所以企業的流程是需要沉澱以後最終會被固化下來。所以企業的流程關鍵是經過梳理、沉澱進行最佳化最終找到管理的規律。
當然對於不斷規範的企業前期OA系統是需要支持一些人為因素，經過不斷規範，最終找到適合企業的管理規律。所以強調OA流程既需要很強的自主判斷能力，又要非常靈活以適應企業業務流程和組織架構的變更。因為企業員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進行人為判斷，比較現實的是員工提交流程，系統自動根據員工填入的內容進行自動判斷進行相關領導審批，以此來規範整體的管理過程。
第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享
在手工時代，部門與部門之間無法進行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重複性的工作。同時企業很多事務是需要跨部門運作，員工與員工之間工作的協同迫切需要一個平台來支撐。而OA是很高的工具，藉助這一平台，將跨地區、組織、部門的員工緊密地聯繫在一起。
第五：知識的沉澱和痕跡的保留
對任何企業來說，都會有員工流失，都會有新的員工進來。流失的員工對於企業來說，等同於資源的流失，特別是對於關鍵業務崗位的員工。企業需要有一個平台來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便後續員工快速交接和跟進，避免企業造成損失。同時對於新員工培養成一個適崗的員工，企業需要花費很大的代價，如果通過OA系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，並節省公司的培訓費用。
第六：加強對員工日常行為的考核：
很多企業對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利於留住優秀的人才。通過OA系統，可以把員工日常工作情況所產生的成績作為考核的部分依據來對員工進行動態的績效考核。來充分調動員工積極性，使企業在快速發展中快速積累所需要的人才。
所以OA不是一個無紙化的軟體，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業管理制度的執行，傳播企業文化，通過流程的規範、知識的沉澱、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展。
誤區五：認為OA實施很簡單，是信息部門的事情。
OA作為管理軟體，最終套用到企業，軟體只是一個工具，關鍵靠人去用，企業套用深度與否取決於企業領導層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應商的服務能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，最終只會導致在整個公司套用的失敗。同時供應商一定需要有豐富的實施套用經驗來幫助企業推進項目實施進度和規避實施風險。所以對於供應商的選擇不僅僅是產品。當然光有快速反應能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應商時，建議選擇專業定位於OA的有過眾多成功案例的知名廠商。
誤區六：認為OA馬上就可以見到效果，認為OA可以一蹴而就。
OA是一個系統工程，需要整體規劃，分步來實施，關鍵是企業需要把目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求先提煉出來，在此基礎上逐漸加深套用，然後在擴展新的需求。很多企業對OA的選型有很大的局限在於認為滿足需求就可以，其實OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業因為對OA的規劃不了解，所以導致OA在套用過一段時間以後遇到瓶頸。建議企業前期需要規劃好，然後按照企業實際需要在今後幾年在加深套用深度的基礎上，分步實施需要的功能。
企業信息化是企業發展的必經之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業建立一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化、人與組織的和諧發展。這就決定了企業在OA或OA的選型過程中必須立足企業的實際需求，轉變以往的思維方式和觀點，從OA真正在企業信息化過程中發揮的重要作用出發，從企業戰略出發，選擇企業所需要的OA系統。
四大關注點
結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗，某業內人士提出了在OA選型時需要關注的四點：
一、關注OA的本質
選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的套用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調研、產品選型、套用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。
二、關注核心價值
OA軟體的套用範疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一台階。既然是全員套用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年曆等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值
因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。
三、關注廠商態度
軟體是涉及到全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、套用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體集成等等問題。
在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。
