OA辦公軟體

OA軟體（又名OA系統、協同軟體、協同辦公系統），自上世紀80年代開始引入中國，在眾多廠商的持續普及，為企事業組織提供了一個協同辦公門戶和管理平台，涵蓋了組織運營涉及的協作管理、審批管理、資源管理、知識管理、文化管理、公文管理等內容，支持企事業組織的信息化擴展套用，能有效幫助組織解決戰略落地、文化建設、規範管理、資源整合、運營管控等難題，是組織管理的最佳實踐。

基本介紹

• 中文名：OA辦公軟體
• 外文名：Office Automation
• 別名：OA系統、協同軟體
• 時間：上世紀80年代
• 內容：文化建設、規範管理、資源整合

辦公新天地

和技術推動下，在概念上歷經了辦公自動化時代、協同軟體時代、協同辦公時代，在技術上經歷了php時代、domino時代、.NET時代和java時代，在套用範圍上經歷了電子郵件時代、公文管理時代、知識文檔時代、工作流時代，概念、技術、功能不斷升級換代。時至今日，OA軟體已經進入到新一代的協同OA時代，而在新一代OA軟體中的知識管理能力已經成為企業的核心競爭能力之一。

解決OA理念

理念和產品脫節，是OA軟體也是中國軟體行業的一個通病。業內人士認為，OA軟體與其在管理思想上花樣翻新地做概念文章，不如去做些更實際的工作，為協同套用的實踐提供一些具體可行的操作方法模板。OA軟體能將企業的管理行為進行整理和歸納，將其模板化、簡單化、透明化，幫助企業建立高效率的協作執行體系，協助CIO落實自己的想法和戰略。

為了實現OA軟體理念與產品的統一，OA軟體圍繞著一個中心和兩個基本點來設計，一個中心就是提升執行力，這是OA系統設計的根本目的。兩個基本點包括簡單是金和中層制勝。

簡單是金：就是將複雜的事情簡單化，OA系統其實就是在用最簡單的方式解決最根本的問題，即幫助企業做好溝通、協作和管理這三件事。

中層制勝：中層承上啟下，是企業的中堅力量，OA軟體就是要提升中層管理控制的能力，提升中層上傳下達的溝通能力，與領導下屬落實執行的能力。

四大關注點

關注OA的本質

選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的套用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調研、產品選型、套用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。

關注核心價值

OA軟體的套用範疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一台階。既然是全員套用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年曆等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值

因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。

關注廠商態度

OA軟體是涉及到全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、套用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體集成等等問題。

在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。

而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。

關注成本控制

很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟體的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟體項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟體部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

價格比較

在當前OA辦公軟體的定價模式：

1、 按照不同版本定價

一些OA提供商將OA軟體分為幾種不同版本，劃分依據有所不同。有的按照企業規模；有的按照行業性質；有的按照套用層次的深淺等等，不同版本之間價格差異比較明顯。

2、 按照模組數量定價

一些OA提供商按照OA軟體的功能模組數量來定價，模組越多，功能越複雜，產品價格相應越高。

3、 按照用戶數、並發數定價

一些OA提供商按照系統用戶數或者並發數進行定價，用戶數量的多少直接決定了OA軟體價格的高低。

4、 按照標準版標準定價+二次開發按需定價

由於越來越多的企業用戶開始注重OA產品的適用性，為企業量身定製的個性化OA成為當下廣受歡迎的OA產品，這其中，以基於平台、能夠實現快速定製開發的個性化OA最為突出。

個性化OA一般採用標準版標準定價+二次開發按需定價的模式：即標準版配備常規OA系統通用的功能模組，可以滿足一般小型企業對OA系統的需求，同時提供良好的支撐平台供OA系統將來擴展需求；同時可以按照用戶二次開發需求的套用層次深淺，技術實現難易程度等綜合定價。這種對用戶數和行業沒有限制、按照用戶個性化需求來定價、價格掌握在用戶手中的定價模式，相對比較合理。

OA實施方法論

團隊建設

項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是九思軟體項目經理的職責，而不是契約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。 以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、套用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。

項目團隊從軟體套用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的套用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能套用，從而幫助客戶實現系統套用效果最大化。

完善工具

協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。

在協同OA系統的實施過程中，首先採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。

實施管理

所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，九思軟體作為ISO9000質量管理體系認證的企業，一般情況先，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。