基本介紹
- 中文名：協同辦公管理系統
- 性質：管理軟體平台
- 系統特點：良好地通用性和可擴展性
- 事務處理：請示匯報、工作安排、部門溝通
簡介,優勢說明,系統功能,辦公系統,
簡介
協同辦公管理系統是以知識管理為核心，協同運作為進化手段，使企業的資源融會貫通，吐故納新，始終以嶄新的形象生機勃勃地面對多變的外界環境的管理軟體平台。平台至少包括公文管理、事務管理、會議中心、新聞中心、資料中心、互動中心、查詢中心、系統管理和網站管理等九個主要子系統和二次開發平台的協同辦公平台。
優勢說明
良好地通用性和可擴展性
具有良好地通用性、兼容性、可操作性和可擴展性，所有的功能實現和操作均基於WEB瀏覽器方式，包括強大的後台管理維護和統計。
技術的領先性和前瞻性
系統各個平台均採用先進的開發語言和開發工具，技術達到了國內先進水平，保證系統設計和開發上的領先性和長期的適用性。
高穩定性、安全性和容錯性
系統採用嚴格的身份認證=安全認證，鵲報系統使用和信息傳遞的安全性，數據備份方面也有具體的解決方案，使系統不會因為程式方面的問題而中斷服務，具有高度的容錯性，能夠識別和處理用戶的非正常操作，不至於出現運行錯誤。
良好的整體性和統一性
系統中採用地協定、信息格式、接口標準均符合國家標準，保證各平台間在數據層和套用層的快速順暢的數據交換，並在設計風格和管理界面等方面保持嚴格的統一性。
快速表單製作
我們表單設計器以 Word設計的管理表格為模板，通過編譯器載入系統，自動提取數據域，並建立表單間的關聯。迅速將眾多散亂在個人電腦中的管理表格轉換為分類存儲、易於檢索、高度安全的web表單。將原來表格中無法查詢統計的數據包裝成可以進行數據挖掘、分析統計的數據，為決策支持提供基礎數據。
靈活流程定義
我們流程定義平台是最核心的模組之一。工作流作為一個信息載體，貫穿系統各大模組，成為樞紐中心，使得各項業務流程更加規範，並發揮各種資源及系統的最大效能。由於採用了電子化的方式處理工作流，與傳統的操作模式相比，每個請求都被可靠地保存而不會丟失。請求一旦被創建，就會沿著預先定義好的流程被傳送給相應階段的相關負責人，無論是請求的處理還是信息的反饋都得以高效地進行。同時，完全電子化的工作流保證了各項業務運作的規範化和透明化。
智慧型訊息引擎
智慧型訊息引擎採用完善的訊息提醒機制,利用訊息提醒器實時監控系統發生的事件,及時提醒用戶處理事務。提供多樣化的提醒方式：彈出即時提醒視窗、語音提醒、手機簡訊、電子郵件等。內容包括待辦事項、通知公告、工作日程、會議通知、逾時預警、數據報警、人員異動、電子賀卡等。訊息引擎是一個靈活的工作助手，使事務處理更加高效、迅速。
系統功能
事務處理
平台事務管理模組事務處理主要用於：所有的非正式檔案，如向上級請示報告、情況反映，領導對下級的任務分工及工作安排，不同業務部門往來交流等。主要分請示匯報、工作安排、部門溝通三類。
計畫任務
事務管理模組計畫任務主要用於：整合萬年曆、時鐘等信息於一個界面，允許個人對任意日期、時間段設定個人日程安排、工作日誌、去向及提醒內容。。上級崗位可以通過此模組隨時了解下屬人員的工作情況，進行工作檢查。
通訊錄
事務管理模組通訊錄主要用於：按機構級別、部門等提供全部機關的通訊地址、各類辦公電話、電子郵件、手機、家庭地址電話、論壇呢稱等信息供查詢使用。
會議中心子系統
會議管理模組主要用於：對全局性會議進行統籌安排，傳送會議通知，自動通知及定時提醒與會人員，並可實現網上開會及錄像等。
辦公系統
辦公系統的定義
俗稱，OA辦公系統，整合“工作協作體系”和“知識管理體系”，讓每個員工都自然成為企業協作的一員，把領導的監督指示、員工的工作匯報、員工之間的協作配合有機地結合成一體，而所有這些工作成果都能自動沉澱為企業的知識財富。適用企業10台電腦以上的企業，異地辦公更加有效
辦公OA套用效果效果
1、建立良性的協作體系，培養員工的協作意識，提高工作效率和工作的規範性。
2、知識沉澱，避免因為人員流動造成的知識流失，為企業的發展長期積累。
3、常規的行政人事類的管理工作提升管理水平，提高公司服務部門的工作質量。
辦公OA具備以下特點
1.可擴展性：通過與項目PM、ERP、CRM相結合，達到多維管理效果，禁止信息孤島，為領導決策提供足夠的依據。
2.互動性：採用通知公告、知會點評等多種信息交流渠道，使用戶之間圍繞任何一個事件都能互動交流，以降低溝通協作的成本。
3.保密性：既能在單位內部實現最優信息資源共享，又能嚴格細分信息的閱讀許可權，確保了信息的保密性。
4.備忘性：通過工作流日程等手段的結合，使備忘機制更加有效且降低成本。
5.直觀性：以圖表的方式呈現資源占用和日程安排、工作進度，使管理更加直觀。
6.移動性：通過加裝手機OA組件，將辦公室遷移到手機上，實現隨時隨地可辦公。
7.規範性：流程化的業務處理模式將行政事務，文檔管理都規範起來，實現制度的立體化。
8.方便性：大多數的數據是由協作工作流執行過程中自動生成的，降低使用過程中的錄入工作量。
協同辦公系統套用價值
對於管理者而言
1.提供行為記錄、資源呈現視圖，使管理看得見摸得著，決策準確方便，降低成本；
2.完善的知識沉澱體系（文檔、交流記錄都能按分類歸檔），能夠幫助企業解決隱性知識的傳承與共享，以及工作經驗的傳遞，讓企業知識資產不斷增值；
3.提供工作流的多種查詢方式，便於監督檢查，跟蹤工作；
4.郵件提醒、日程、備忘等與工作流相結合的方式，提供有效的備忘機制；
5.所有事務都能形成待辦事宜，並在客戶端不斷提醒的事件驅動機制，保證了工作的有效推進；
6.通過崗責體系提高企業管理的規範性，強化了企業“先做強再做大”的原則；
7.培養學習型的組織，讓管理者無需在三令五申的言傳身教，降低了培養新人和經驗傳播的成本；
8.工作交接的規範性和方便性，大大降低因人員流動和團體擴張帶來的工作失誤及資源流失；
9.合理安排個人時間，提高工作計畫性，禁止了被員工不必要的打擾。
對於執行者而言
1.個人工作管理有序了，通過待辦事項、資料歸檔、日程安排、個人備忘等多種手段將個人工作變得井井有條，如同為每人配置一名秘書；
2.工作配合方便了，無論是部門內部還跨部門協作，都可以使用工作流來解決；
3.信息查找方便了，首頁提供的信息查詢中心將因事找人和由人尋事變得簡單容易；
4.完善的知識體系幫助新人快速融入工作，進入狀態；
5.科學的工作成果管理體系，將每個員工的工作成果自動記錄到個人信息中心，客觀的展現員工的個人業績
