協同oa系統

協同OA系統突破了原有OA僅僅是企業辦公的一種工具的約束，隨著計算機技術、通信技術和網路技術的突飛猛進協同OA系統越來越表現為是一種有思想、有模式的管理的軟體。處在知識經濟時代的我們通過觀察不難發現目前市場上主流的協同OA變革的不僅僅是技術，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中，使企業在面對外部環境的易變性與複雜性時，突破以往傳統的嚴格的部門分工，打破企業在高速發展過程中呈現出的多項目、跨區域、集團化的發展趨勢受時間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業的整體競爭力和前進速度。

基本介紹

• 中文名：協同oa系統
• 採用：Internet/Intranet技術
• 容器：知識文檔
• 引擎：工作流

什麼是協同oa系統

協同(OA)系統就是採用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為視窗，使企事業單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息採集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。在基礎OA的套用上，環球軟體可供企事業機構自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。

協同OA系統產品體系

集團專業版

協同辦公集團OA軟體專業版為企業解決了辦公自動化管理的核心需求，實現企業內部知識、市場、銷售、研發、人事、行政等方面的協同管理，通過協同辦公集團OA軟體信息的高度共享和各種業務的流程化，及靈活高效的管理運營模式，使企業通過協同辦公集團OA系統的套用環境迅速提升管理水平和運作效率。

政務協同版

政務版協同辦公系統支持全員協同政務辦公，實現內部高效協作，以部門內部、跨部門政務協同為核心，以流程化行政協作、文檔管理、公文管理和信息發布、共享為基礎，實現領導、部門、下屬單位的互聯互通，公文、通知、公告、請示的上傳下達，基層數據的採集與交換，逐步將黨政機關和事業單位的日常辦公管理規範化、標準化、科學化。

協同平台版

協同平台版是一個融合各種管理思想，包括問題管理、過程管理、目標管理、計畫管理、時間管理、知識管理、權變管理、人性化管理、文化管理、科學管理、溝通管理等各種管理學派中關於組織中個體、團隊、部門的理論成果，融合各種IT技術，包括門戶技術、許可權技術、開放技術、整合技術、工作流技術、訊息引擎技術、知識管理技術、表單技術、多核多執行緒技術、易用性技術等各種領先技術，構建組織快速成長的所需要的管理工具平台，幫助企業打破管理邊界、整合信息孤島，從而形成有序、實時、規範、開放、高效率、低成本、柔性、有凝聚力的管理環境和一體化的技術支撐環境，助力企業繼續高速成長.

協同OA系統實施方法論

結合十幾年的諮詢和實施經驗，提出了“團隊、工具、方法論，一個都不能少的”的實施理念，提煉了基於企業整體信息化規劃，結合客戶個性化需求的個性化成功地圖，在該地圖中，為幫助企業IT戰略通往成功之路，實施階段需要在團隊建設、工具完善和管理方法論上下足功夫。

團隊建設是項目成功實施的基礎

項目經理的人選要求是具備一定軟體技術的、更強調非技術方面的顧問諮詢、項目管理的綜合素質很強的人才。有效控制項目質量、項目進度、帶領團隊成功完成項目實施，是項目經理的職責，而不是契約簽訂下來，派個會用產品的低端技術員去裝好產品就了事了。 以項目經理為中心，搭建領導小組、項目辦公室、套用小組、技術小組、諮詢小組，形成團隊，這將是項目推進和成功的基礎。

項目團隊從軟體套用的角度，幫助客戶的實現管理落地。項目經理總在想方設法使客戶的OA系統發揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟體交給不同的企業去用，他們的套用效果絕不一樣。項目經理的一個重要任務就是結合客戶的實際業務情況，指導客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創意的、靈活的、變通的功能套用，從而幫助客戶實現系統套用效果最大化。

完善工具是提高項目實施效率的保障

協同OA系統的實施是一個複雜的系統工程，因為一方面OA系統的實施是全員的，涉及面很廣，一方面OA系統的實施涉及到眾多業務系統的集成，是跨系統的，另一方面OA系統的實施周期較長，不是三五天可以解決問題，因此，若要全面提高項目的實施效率，必須藉助於先進的工具。

在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，在實施過程中，還提供了專家支持系統對項目中的問題處理進行專家診斷和問題排除，同時，實施過程中，提供了各種專業的電子工具，幫助對過程進行質量控制，這些都將大大提高實施的效率。

標準化的實施管理有助於保障實施的質量

所謂標準化實施管理方案，是通過項目管理理論的支撐，對項目過程進行標準化的質量控制，一般情況下，都會嚴格都參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔的交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，從而保證最終的上線會是可靠的、可用的、可交付的，從而大大提高了用戶的滿意度。

協同OA系統關鍵技術

J2EE架構：擁有J2EE平台、SOA規範、JAVA語言的OA技術，屬於中高端產品的標誌之一。

負載均衡與集群技術：支持負載均衡技術和套用伺服器、資料庫伺服器的集群的OA技術，保障系統性能穩定。

多核多執行緒技術：獨創的多核多執行緒OA技術，支持同時處理多項工作，大幅度提高了系統的性能和使用效率。

門戶3.0引擎技術：支持根據組織發展狀況，動態定製套用門戶的OA技術；支持外部信息源的抓取和展現。

全程圖形化工作流引擎技術：業內最棒的工作流引擎，支持從設計，到維護的全程圖形化，支持工作流作為引擎被其他模組和其他系統調用，支持條件分支、統計分析、表單數據源的外部化，支持多表單和嵌套子流程等OA技術。

訊息引擎技術：不但支持各種通信工具融合使用，而且支持通信工具作為引擎被其他模組調用的OA技術。

數據許可權技術：通過對數據範圍許可權的劃分，從而完全支持複雜管理管理模型的OA技術。

數據引擎技術：可以方便的與其他業務系統，通過數據源定義進行數據層的相互訪問、調用和操作的OA技術。

WEB2.0技術：支持Ajax、RSS、Html等web2.0技術，最大限度的減少控制項量、增加用戶互動和體驗。

自定義技術：支持從門戶、頻道、欄目、工具、信息、數據、訊息提醒到組織結構、角色、職務、崗位、用戶許可權的全方位自定義的OA技術，從而具備了個性化能力和隨需應變的能力。

協同OA設計理念

“可行性和適應性”

所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星！

所謂適應性，是指產品的實施條件和套用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。

核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

“前瞻性和實用性”

OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各套用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、套用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

“先進性和成熟性”

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

“開放性和標準性”

數據孤島、信息孤島、套用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。

如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

“可靠性和穩定性”

OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰；當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

我們曾對系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時線上時，系統登入（包括整個主界面載入）不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒；數據查詢不大於8秒；數據統計不大於15秒。

我們還對產品，運行在IBM伺服器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大於10000小時；可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上；穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行

“安全性和保密性”

OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。

其中，採取的措施包括但不限於以下

平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟體達到安全設計標準。

套用安全：許可權控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP位址限制等各種安全措施進行方案組合。

數據安全：支持文檔安全軟體整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的套用。

容災備份：支持各種容災的軟硬體設備的使用等。

管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統套用的安全

密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

系統網卡MAC和IP的綁定；支持CA認證、數字簽名加密技術；支持電子鑰匙（Ukey）技術和指紋Ukey技術；支持安全套接（SSL）技術；軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合；

系統有整體的用戶/許可權管理體系，可統一進行用戶/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制；系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

“可擴展性和易維護性”

為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴展和維護擴展。

因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到套用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的套用與服務模組。一方面當套用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求發；一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛程式和模組定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。

在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體設備的互連互通；在軟體上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟體互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的套用、門戶、數據等各層面上無縫連線。

系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，OA系統設定了系統管理、套用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界面數據項的顯示；同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。

採用各種免代碼的模組定製平台，幫助用戶實現功能的DIY設計等。

“美觀性和易用性”

系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改（增強標籤分類特性），注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員套用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易於用戶掌握、操作和使用；系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。

嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度； 提供統一的訪問地址，便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以後快速訪問系統；具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化；

美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。

“大並發能力支撐”

作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。

系統並發能力：通過集群方式，在技術上沒有並發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。