訂餐是指客人向餐飲店預約訂好餐位或酒席、宴會。訂餐分為電話訂餐、面談訂餐、網上訂餐、信函訂餐、中介人訂餐、政府指定性訂餐等多種形式。
基本介紹
- 中文名：訂餐
- 外文名：make a reservation
- 服務範圍：餐飲
- 背景：客戶提前預約的需求
- 主要形式：電話訂餐
- 意義：方便消費者就餐
訂餐的方式,訂餐的一般程式,
訂餐的方式
1．電話訂餐
電話訂餐是一種很普遍、實用的方式，主要用於小型宴會預訂。在電話中，你必須講清楚單位名稱、人數、標準和到達時間。如有其他特殊要求和問題，也須一併提出，例如有的被邀者可能帶著小孩子，是否能事先準備好小孩專用的高椅子等。
2．面談訂餐
這是最常見的一種宴請預訂方式，住店客、地區居民多用這種方式預訂。訂餐者通過與酒店預訂員或宴會銷售員進行面對面的交談，充分了解酒店舉辦宴會的各種基本條件和優勢，洽談舉辦宴會的一些細節問題，解決賓客提出的一些特殊要求。面談可以增進彼此的信任和了解，有利於達成一致意見。在進行面談預訂時要注意以下幾點：
第一，禮貌問候預訂員或宴會銷售員。
第二，說明自己的姓名、單住名稱、電話號碼、預訂內容和特殊要求等。
第三，對酒店提供的標準選單要認真挑選並確認，選單中的個別菜餚可視情況適當予以調整。有特殊要求的，要讓店方確認。
第四，遇到重大活動和宴會，應當根據與酒店達成的協定草擬契約，對未定事宜和主要改動事宜註明最後確認時間。
第五，向店方表示感謝。
3．信函訂餐
信函訂餐適宜於遠距離、長時間訂餐的住店客或企事業單位。它以書面的形式詢問或回答有關問題，事後還要與酒店保持聯絡，並結合電話預訂或面談，最終達成協定。
4．傳真或E-mail訂餐
一般用於比較正式的場合，例如公司請客，用餐人數較多的情況。如果你是常客，也許有你比較偏愛的餐位、包問，或者有無吸菸區等要求，這些你不妨在信上講明。當然，時間、人數、清客方名稱都是必不可少的內容。如需外加一些儀式的話，你最好親自到餐廳跑一趟，以免僅靠簡短的郵件解決不了問題反而產生誤解。
5．中介人訂餐
中介人是指專業中介公司或飯店內部職工。專業公司可與飯店宴會部簽訂常年契約代為預訂，收取一定佣金。飯店員工代為預訂，適用於飯店比較熟悉的老客戶。
6．網上訂餐
網路和電子信息的普及，凸顯出網路訂餐的便利性。比如，如果公司要預訂今天中午的一頓經理宴會，只要從計算機記錄中調出參加宴會人員的個人檔案，進入網路系統，輸入參加宴會的人數、宴會地點、消費標準、個人口味、喜好以及忌口等，網路上就會出現可選擇餐廳的名稱；選中後進入該餐廳目錄，查詢餐廳菜品介紹；最後通過網路訂餐、點菜，註明就餐時間、上菜順序以及付款方式等即可。
7．政府指定性訂餐
政府指定性訂餐是指政府機關在政務交往或業務往來中安排宴請活動而專門向有關賓館、飯店宴會部發出預訂的方式。政府指定性預訂，常由檔案下達計畫或由專職工作人員將書面預訂計畫送給宴會預訂員或宴會部經理。政府指定性訂餐往往需要遵循有關規定，具有一定的強制性，酒店應無條件滿足其預訂要求。
訂餐的一般程式
1．訂餐前要了解有關宴請活動的各種信息
這些信息包括：赴宴的客人人數；宴會規格；賓客的風俗習慣；賓客的生活忌諱；賓客的特殊需要。對於規格較高的宴會，還應掌握宴會的目的和性質；宴會的正式名稱；賓客的年齡和性別；有無席次表、座位卡、席卡；有無音樂或文藝表演；有無司機費用；主辦者的要求、想法等。
2．向中意的餐飲單位詢問與訂餐相關的信息
問詢的內容通常包括：宴會廳是否有空；宴會廳的規模及各種設備情況；宴會主辦單位提出的有關宴會的構想以及在宴會上安排活動的要求能否得到滿足；中西餐宴會、酒會、茶話會等的起點標準費用，高級宴會人均消費起點標準，大型宴會消費金額起點標準；宴會菜餚、飲料的價格；宴會菜餚的內容，各類宴會的選單和可變換、遞補的選單；不同費用可供選用的酒單；有無宴會中主要菜點和名酒介紹及實物彩色照片；不同費用標準的宴會，飯店可提供的服務規格及配套服務項目；飯店所能提供的所有配套服務項目及設備；有無中西餐宴會、酒會、茶會的場地布置、環境裝飾和台型布置的實例圖；宴會預訂的收費規定；提前、推遲、取消預訂宴會的有關規定等。
3．訂餐的正式確認
雖然在訂餐時預訂人員已經記下客人所有的要求，但是客人日後可能變卦仍是一個潛在的問題。所以，對於大型宴會，酒店預訂人員還會再將雙方所同意的事項記錄在契約書上並請訂餐方簽字，以保障訂餐方與酒店自身的權利。
4．訂餐的變更與取消
(1)訂餐的變更：由於種種原因，數月前甚至幾個小時前訂的餐都可能會有所變更。如對宴會細節稍做修改、參加人數的增減、台型的改變等；飯店方面的情況有時也會發生變化。為適應這種臨時變更，訂餐人員應及時與酒店有關人員確認訂餐的相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低。無論用電話還是面談，對已預訂的宴會或其他活動進行更改時，態度要和藹、真誠，並說明更改的項目、原因。同時儘快將信息傳遞給所邀請的客人，並向客人表示歉意。
(2)訂餐的取消：預訂餐位時，餐廳一般會要你一個聯繫電話，這也是餐廳為避免損失所採取的必要措施。如果由於某種原因你不能準時到達時，不妨通知餐廳一下，否則他們不知你還來用餐，讓出你的餐位也是常規做法。一般應在遲到將會超過一刻鐘時用電話告知餐廳，並請他們為你保留桌位。如因情況變化不能履約前往用餐，一定要主動明確告知餐廳你取消用餐，而且越早越好。這樣能表現出你替餐廳考慮，下次訂餐時也許會給予你方便。為了保證宴會預訂的確認，飯店通常會要求已確定日期的顧客預付一定數量的訂金，一般大型宴會的訂金為總費用的10%～15%。如果顧客超過酒店規定的期限取消預訂，訂金將不予返還，如果對方與酒店有良好的信用關係或經常在該酒店舉辦宴會，則不必付訂金。
