西南大學校辦接待工作管理辦法

基本信息

本著熱情、周到、節儉、廉政的精神，為進一步規範學校的接待工作，切實提高接待工作的效率和水平，全面展示學校良好的精神面貌，特制定本辦法。

（一）歸口管理原則

1、行政系統來訪的上級機關、兄弟院校和有關單位（廳局級及以上）直接與學校聯繫工作的客人或學校邀請的客人，由校辦公室負責牽頭、有關單位配合，共同做好接待工作。

2、有關單位（處級及以下）和兄弟院校部門、院系來訪的接待工作由對應部門、院系負責。

3、涉外賓客的接待工作由國際合作交流處負責。

（二）對等、對口接待原則

1、根據賓客的身份、來校目的、要求和內容，本著統一標準，對等、對口接待，分工負責。

2、有關部門、學院負責的接待工作，確需邀請學校領導出席的，必須提前三天與校長公室聯繫，由辦公室負責統一協調。

（一）辦公室人員接到上級部門、兄弟院校來訪的來函、來電及校領導的指示後，要弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。及時通報校辦分管主任。

（二）校辦公室分管主任根據來賓情況，指定分管接待工作的同志做好《學校來賓接待工作安排表》，提出接待意見：接待人員、規格、方式、安排、費用預算，及時報告主管校領導，聽取校領導對接待工作的指示。接待人員要將接待計畫向來賓聯繫人溝通，取得一致意見。

（三），重要接待、重大活動，由主任請示校領導審定並主持召開協調會確定接待計畫。

學校牽頭接待或承辦的重大活動，校辦公室根據具體情況請示有關校領導後協調進行安排接待。

（一）聯繫宣傳部、網路中心負責做好宣傳報導工作，包括根據需要製作、懸掛歡迎橫幅、新聞媒體的邀請、來賓在校活動的攝影、攝像及電視新聞製作等。

（二）聯繫保衛處負責做好安全保衛工作，包括重要客人的安全保衛，保證活動場所安全有序及來賓車輛校內通行線路的交通秩序、車輛安全管理等。

（三）聯繫後勤管理處負責做好各參觀點的後勤保障工作，包括水、電、氣正常供應，校園環境的綠化美化、保證活動場所和來往車輛校內通行沿路的整潔衛生。

（四）負責聯繫做好後勤服務工作，包括住宿、用餐等，做到熱情、周到、安全、衛生。

（五）聯繫科研處、實驗室管理單位負責做好實驗室參觀的協調工作，根據需要遴選參觀實驗室，落實講解人員等。

（六）根據需要，突發、應急接待工作可臨時協調布置，請有關單位予以配合。

（一）迎送：上級部門來賓一般要接送站，重要來賓根據需要確定。兄弟院校除校級領導外，一般不安排接送站。

1、迎接安排。按抵達時間，派人派車迎接。

2、送別。根據客人意見，預定車、船、機票，聯繫有關領導話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。

（二）住宿：根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館。接待上級單位來我校指導工作的副廳級以上（含副廳級）的領導和學校邀請的來校進行學術交流的院士以及兄弟院校校級領導可以安排套間，其他一般安排標準間。房費原則上由來賓自己支付，特殊情況，經校辦主任批准，可由由辦公室支付。