基本介紹
- 中文名：職位描述
- 外文名：job description
- 又叫：職位界定
- 經過：職位分析
- 成果：工作說明書
說明書,主要內容,為何要寫,人員管理,績效考核,招聘,培訓,規劃,誰來制訂,誰負責,作用,如何撰寫,
說明書
職位描述與崗位規範的結果是一個規範的職務說明書。它主要包括八項具體內容信息：
職務基本信息，職務目的，管理許可權，工作關係，責任範圍與影響程度，工作業績衡量標準，任職的基本要求和高績效的要求，薪資收入標準與變化的條件與要求等。
這八個方面是企業對職務（崗位）的要求與規範，也是員工需要認真遵守和考核的基本標準。同時，通過梳理和描述定位，我們也能夠為以後準確的定位該職務在組織中的相對價值以及職務評估考核和招聘奠定理性的參考。也為組織的目標落實在崗位提供明確的標準與基礎。
主要內容
主要包括工作名稱、工作職責、任職條件、工作所要求的技能，工作對個性的要求也可以寫在工作說明書中。
從大方面來分，包含：崗位職責和任職要求。
崗位職責：反映的是一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任範圍。
任職要求：指的是是完成該職位工作內容所要求的最低任職資格及在此基礎上能夠具備的理想條件。它由兩部分組成：行為能力與素質要求。行為能力包括知識、技能和經驗等；素質要求則是指任職人員的個性、興趣偏好、價值觀、人生觀等。
工作說明書描述的對象是工作本身，而與從事這項工作的人無關。
為何要寫
人員管理
☆便於員工理解職位所要求的能力、工作職責、衡量的標準，讓員工有一個可遵循的原則。
☆便於上級對員工進行考核。工作說明書就是衡量標準。
績效考核
工作說明書使績效考核有章可循。
招聘
比如要招一個部門主管，首先就要了解這個職位需具備哪些條件，要寫一個招聘申請表，給人力資源部來安排，這些職位的要求都可以參照工作說明書來做。
培訓
在做培訓需求調查或培訓課程設計中，易於理解這個職位做哪些工作以及職位之間的差異。
規劃
誰來制訂
職位說明書應該由一線經理制訂，或者由各個部門的主管來制訂。
因為一線主管最了解他的下屬，比人事經理更清楚他們部門的職責，人力資源部門在這個過程當中只是起一個輔助作用。
誰負責
職位說明書應該有三份，一份放在用人部門的主管那裡，這樣能夠在平時的工作中給下屬做一些指導；一份交給員工自己，在平時的工作中有一個參照依據；一份在人力資源部門備份。
作用
1．為招聘、錄用員工提供依據
2．對員工進行目標管理
3．是績效考核的基本依據
4．為企業制定薪酬政策提供依據
5．員工教育與培訓的依據
6．為員工晉升與開發提供依據
如何撰寫
1、確定撰寫職位描述時的語言基調。
（1）為了做到清晰、直白、簡潔易懂，撰寫崗位職責時必須字句斟酌，多一字工作變性，少一項工作落空。儘可能地運用樸實無華、簡潔通俗的語言來進行描述。
例如：準備行銷計畫、提供最佳化策略等；
（2）為了做到準確、真實、權責分明，撰寫崗位職責必須客觀理性、平白直說，用表示主動行為的動詞給出應該做什麼的積極暗示。
比如：計畫、準備、實現、處理、提供、完成、聯絡等；而不能用比喻、誇張等手法，也不能使用修飾、形容等詞語。
2、撰寫崗位職責
撰寫崗位職責想要做到有的放矢，我們在撰寫之前，必須先了解清楚該崗位負責的全部事項。因不同企業中相同職位的崗位職責會有所區別，您可通過列舉所招聘職位需要完成占用任職人員工作時間的5%以上的任何一項職責或責任清單來初步確定。然後根據列出的工作內容清單來撰寫崗位職責：
分析清單進行統一歸類，並據此明確列舉出必須執行的任務，將基礎性的工作活動根據內容用簡練的語言進行歸納分類，轉換成實際責任，再用概括性的語言簡潔表明任職人員被期望達到的結果以及為結果所負責任，即轉化為崗位職責。
比如：一家公司需要招聘“英語翻譯”，我們首先列舉其日常工作任務：
接聽總機電話；轉接總機電話；→接聽、轉接總機電話。
協助文控室收發傳真；收發快遞；收發信件；收發書刊；→收發傳真、、快遞、信件和報刊。
承辦員工考勤工作；承辦員工外出登記；→承辦員工考勤和外出登記。
協助人事辦理人員離職手續，協助人事辦理入職的相關手續；→協助人事辦理入職、離職手續。
接待來訪客人；根據來訪客人預約情況通報相關部門。→接待來訪客人，並通報相關部門。
協助部門領導組織公司活動；協助部門經理處理行政報表；→完成上級交辦的其他工作。
轉換為崗位職責：
①整理個人儀裝以保持企業形象；
②接聽、轉接總機電話；
③收發傳真、快遞、信件和報刊；
④接待來訪客人，並通報相關部門；
⑤承辦員工考勤和外出登記；
⑦完成上級交辦的其他工作。
⑧照職位的工作目的，補充完善崗位職責。
3、撰寫任職要求
任職要求是基於完成崗位職責的基礎上，所需要具備的行為能力與素質要求。所以，我們在撰寫任職要求時需要根據前面該職位的崗位職責來確定。
（1）對每一項崗位職責進行分析，列舉出最基本的能滿足各項工作職能的資質，諸如教育程度、工作經歷、知識和技能，包括所有的工作必需的關鍵技能和特長。
例如，對一個前台文員來說，主要的崗位職責可以概括為：
①整理個人儀裝以保持企業形象；→需要具備：良好的外在形象。
②接聽、轉接總機電話；→需要具備：嫻熟的多線路電話系統處理能力，專業、禮貌和耐心的電話溝通技巧，較高的工作效率。
③收發傳真、快遞、信件和報刊；→需要具備：熟練使用辦公自動化設備，較高的工作效率。
④接待來訪客人，並通報相關部門；→需要具備：接待客戶時的主動熱情、親和力，一整天坐在一張桌子後面的耐心和忍受力，責任心強。
⑤承辦員工考勤和外出登記；→需要具備：嚴謹細心。
⑥協助人事辦理入職、離職手續；→需要具備：態度親和，謹慎細緻。
⑦完成上級交辦的其他工作。→需要具備：具有團隊精神，較強的責任心和執行能力。
（2）結合該職位的工作開展過程及需要的結果，對以上列舉出的能力要求及行為特徵進行評級歸類，明確需要強化的行為能力與素質要求，初步確定任職條件。
還是列舉前台文員的例子，根據分析“前台文員”崗位職責得出的任職要求按工作目標進行歸類，得出“前台文員”的任職要求；
①年齡20歲以上，秘書、中文等相關專業中專以上學歷。
②身高160cm以上，五官端正，外在形象氣質佳。
③1年以上行政人事、文秘或相關工作經驗。
④良好溝通表達能力，待人親和，熱情。
⑤熟練使用辦公軟體、辦公自動化設備。
⑥工作細緻認真，謹慎細心，積極主動；
⑦工作效率高，責任心、執行力強，具有團隊精神；
（3）結合公司戰略發展需求，對照內部人才歷史結構，進一步分析、評估和探討現有人員存在的差距和改進方向，最終確定並添加或改善需要的能力和素質要求。
比如：公司計畫擴大國外業務範圍，前台文員還需要負責接聽外國客戶的電話，或直接接待外國客戶。則需要增加對前台文員的外語要求，同時學歷要求也要提高，則關於上面“前台文員”的例子應做相應添加和改善：
添加：英文口語溝通能力良好。
改善：秘書、中文等相關專業大專也上學歷。
在撰寫職位描述時，您應該注意的是：
1、崗位職責應精確簡練，不應過於詳細、事無巨細。
崗位職責不是工作指導書，只需做到清晰、精確、簡練地告訴求職者的工作內容時什麼和其需具備的能力要求，以及表明企業期望其達到怎樣的效果。我們沒必要面面俱到，把大事小事一股腦托出，顯得繁瑣紊亂不說，讓求職者產生畏懼心理，打心底抗拒就不好啦。
2、職位描述應隨時保持更新狀態。
很多工作都會由於各種原因產生變動，如個人的成長、團隊的發展，或者新技術的進展等。職位描述應根據公司的戰略發展角度去思考和靈活調整，而不是僅僅停留在歷史任職員工從事該職位的工作描述。
3、任職要求要與工作相關，不應追求理想化。
有不少企業在撰寫任職要求時，會過於追求“最優秀”，給到職位一些過於理想的要求。HR在撰寫職位要求是考慮求職者完成該工作所需能力的同時，還要結合求職者的穩定性、可發展性來綜合考慮，不應想當然，迷戀於招聘一個什麼都能做、都會做“全能”型的人才。
4、忌華麗的辭藻，忌妙筆生花，更不能虛假做作。
（1）撰寫崗位職責應去除修飾、形容性的詞語，使用經典的動賓結構。求職者是句子中的暗含主語，可以被省略。
例如，前台文員的崗位職責其中一項是：“接待來訪客人”。如果寫成：“友好誠懇地接待辦公室來訪客人。”就顯得累贅虛假了。
（2）使用動詞的現 在時態。
例如：使用“負責”，而不是使用“將負責”。
（3）必要的時候使用解釋性短語說明“為什麼、如何、哪裡或多經常”來幫助說明含義使其更清楚。
例如：“每兩周一次收集員工時間表來幫助計算薪資。”
（4）省略任何不必要的冠詞如“一個”、“那個”等，使描述容易理解。
例如：前台文員的職責被寫成：“用一種友好的和一種誠懇的方式來歡迎所有的來這棟大樓的來訪客人。”
（5）不能使用含偏見的術語。
比如：使用“他”或者“她”來構造句型，會給求職者帶來被排除在外的距離感和不尊重感。
（6）避免使用易引起歧義的字眼。儘量不要用如下辭彙：“經常”、“某些”、“複雜的”、“偶爾的”或“幾個”。
5、結果為導向
職位描述既要說明對某職位期望的結果是什麼，又要提出對結果的績效衡量的標準是什麼，這樣可以大大減少受聘者對工作內容和結果的理解偏差。
