職務描述書是對企業職務的設定目的、中心職責、工作內容、許可權範圍、結構關係以及工作環境、工作條件等進行全面的分析、描述和記錄，然後形成的文字說明。
基本介紹
- 中文名：職務描述書
- 工具：職務分析
- 手段：調查
- 要求：符合公司職務要求
通過職務分析可以明確每個工作職務在企業中所處的層次，以及該職務與其他職務之間的關係，使每個任職者的權力與責任分清。
1.職務分析的程式
一般說來，首先應由專業人員運用一定的調查手段蒐集職務信息，進行初步信息處理；然後進行職務現場考察和面談，進行第二次信息蒐集和處理，最後根據正確而合適的信息設計企業職務說明書，以保證職務說明書符合企業職務要求和組織目標。
2.職務分析的方法
職務分析的方法通常有以下幾種：
(1)工作要素分析法；
(2)員工狀況分析法；
(3)職務要求調查法；
(4)工作內容日記法；
(5)關鍵事件描述法。
職務說明書的"思想"：解決問題
通過職務分析，把每個職務的性質、任務、責任、權力、工作內容等用書面記錄下來即成為企業的職務說明書。企業在制定職務說明書時必須要解決幾個問題：
1.描述職務目標：企業中不同的職務有不同的目標。描述職務目標應遵循"3W"法，即為什麼要設計本職務(目的)-Why；職務有多大權力(職權範圍)-Within；本職務主要乾哪些工作(工作內容)—What。
2.確定職務職責：光描述職務工作內容還遠遠不夠，還需要確定能保證工作內容高效率完成的職責。職責要按照由主到次順序書寫，用關鍵字描述所應擔負的責任。
3.指明關鍵要素：即明確每一個職務最關鍵、最重要的要素。如新建企業招聘部門經理，"經驗"即為該崗位的關鍵要素；而運轉成熟的企業部門經理，"創新"則成了關鍵要素。司機的良好心態是安全駕駛的關鍵，因此，"良好心態"則為駕駛員的關鍵要素。
4.規定核心能力：核心能力是完成職務工作的前提和保證。如企業的銷售人員說服他人、影響他人的能力即為其核心能力。因為只有具有特佳的心理素質和特強的心理承受能力，才能成為一個成功和出色的銷售人員。
職務說明書的"骨髓"：具體內容
一般來講，規範的企業職務說明書應包含以下幾個要素：
1.表頭格式一一註明企業中各職務名稱、歸屬部門、隸屬關係、級別、編號等。
2.任職條件一一描述某職務所需的相關知識和學歷要求、培訓經歷和相關工作經驗及其他條件。
3.工作要求一一主要描述該職務對一個合格員工來講，工作的具體要求。這主要從工作本身的性質、量、範圍、時效性等全方位考慮。
4.責任範圍一一描述該職務所承負的主要責任及其影響範圍。
5.管理結構一一描述實施管理的性質、管理人員或員工性質。包括水平、類型、管理的多樣性、職務許可權、直接和間接管理員工的層次和數量。這給職務任職者一個非常清晰的工作內容和管理範圍。
6.工作關係一一根據職務在企業組織中的地位和協作職務的數量，描述完成此項工作需要與企業其他部門(人員)的聯繫要求：描述相互關係的重要性和發生頻率等。
7.操作技能一一描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協調性的要求，所要求的技能水平。操作技能對於此項工作的重要性程度如何?技能應如何改善和提升?
需要說明的是，這幾項要素貫穿在企業所制定的職務說明書中，而並非一定按順序羅列。
職務說明書的"多發病"：問題
翻看許多企業的職務說明書，雖然洋洋灑灑，內容豐富，但仔細推敲卻存在不少問題。概括起來大致有以下幾點：
1.職務說明書的格式、語言和內容不規範，給管理造成很大麻煩。
2.對職務描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然。由於缺乏明確而具體的說明，造成員工對工作角色和內容產生衝突和誤解。
3.關鍵字運用不當，混淆了職務間的區別，或將職務和職位混為一談，造成職責和職權的重疊，使"努力"重複和元效。
4.設計職務說明書的人員缺乏專業水平，未充分考慮企業行業的特點，或將其他企業的職務說明書照抄照搬。因缺乏針對性，也就使所制定的職務說明書流於形式。
此外，還有的企業將職務說明書與企業的經濟責任制或考核分配製混淆不清。要知道企業職務說明書僅對職務工作內容進行描述、記錄，但不含有獎、罰處理的內容；而經濟責任制則突出責、權、利相結合以及勞動所得與勞動成果的結合。
制定職務說明書是防止企業內各工作崗位之間互相扯皮、推語的有效方法。同時，制定職務說明書有利於改進工作方法，並可作為招聘、培訓、任用、提升、調動、考評等人力資源管理各種功能的依據。希望更多的企業能夠用好"職務說明書"，以最佳化人力資源的配置，提高人力資源管理水平。
