基本介紹
定義,內容,規範,月結時,季結時,年結時,年度結賬後,編制會計報表前,涉及債權債務,程式,自動結賬的過程,結賬程式,結賬方法,注意事項,正確處理,結賬業務,注意事項,特殊情況處理,
定義
結賬是為了總結某一個會計期間內的經濟活動的財務收支狀況，據以編制財務會計報表，而對各種賬簿的本期發生額和期末餘額進行的計算總結。直觀的說，就是結算各種賬簿記錄，它是在將一定時期內所發生的經濟業務全部登記入賬的基礎上，將各種賬簿的記錄結算出本期發生額和期末餘額的過程。
內容
⑴檢查本期內日常發生的經濟業務是否已全部登記入賬，若發現漏賬、錯賬，應及時補記、更正。
規範
月結時
應在該月最後一筆經濟業務下面劃一條通欄單紅線，在紅線下“摘要”欄內註明“本月合計”、“本月發生額及餘額”字樣，在“借方”欄、“貸方”欄或“餘額”欄分別填入、本月合計數和月末餘額，同時在“借或貸”欄內註明借貸方向。然後，在這一行下面再劃一條通欄紅線，以便與下月發生額劃清。
季結時
通常在每季度的最後一個月月結的下一行，在“摘要”欄內註明“本季合計”或“本季度發生額及餘額”，同時結出借、貸方發生總額及季末餘額。然後，在這一行下面劃一條通欄單紅線，表示季結的結束。
年結時
在第四季度季結的下一行，在“摘要”欄註明“本年合計”或“本年發生額及餘額”，同時結出借、貸方發生額及期末餘額。然後，在這一行下面劃上通欄雙紅線，以示封賬。
年度結賬後
總賬和日記賬應當更換新賬，明細賬一般也應更換。但有些明細賬，如固定資產明細賬等可以連續使用，不必每年更換。年終時，要把各賬戶的餘額結轉到下一會計年度，只在摘要欄註明“結轉下年”字樣，結轉金額不再抄寫。如果賬頁的“結轉下年”行以下還有空行，應當自餘額欄的右上角至日期欄的左下角用紅筆劃對角斜線註銷。在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行餘額欄內填寫上年結轉的餘額，並在摘要欄註明“上年結轉”字樣。
編制會計報表前
涉及債權債務
程式
會計電算化條件下，結賬工作可以利用計算機進行。
自動結賬的過程
⑴月結前，首先檢查“本月記賬憑證制是否已全部記賬”和其它結賬條件是否具備，如果不具備結條件，則不能進行結賬；如果結賬條件具備，則執行以則每個月末都要進行此項工作；如果採用“賬結法”，則在年末進行此項工作。
⑵把本期賬戶數據轉為歷史數據。
⑶將本期期末餘額轉入下期期初餘額。
⑷結賬後，做結賬標誌，不允許再輸該期憑證。
⑸開始下個會計期財務處理的有關準備工作。
結賬程式
⑴ 結賬前，必須將本期內所發生的各項經濟業務全部登記入賬。
⑵ 結賬時，應當結出每個賬戶的期末餘額。需要結出當月發生額的，應當在摘要欄內註明“本月合計”字 樣，並在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發生額的，應當在摘要欄內註明“本年累計’字樣，並在下面通欄劃單紅線；12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，全年累計發生額下應當通欄劃雙紅線，年度終了結賬時，所有總賬賬戶都應當結出全年發生額和年末餘額。
（3）年度終了，要把各賬戶的餘額結轉到下一會計年度，並在摘要欄註明“結轉下年”字樣，在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一餘額欄內填寫上年結轉的餘額，並在摘要欄註明“上年結轉”字樣。
結賬方法
結賬方法的主要要點如下：
（1）對不需要按月結計本期發生額的賬戶，每次記賬之後，都要隨時結出餘額，每月最後一筆餘額是月末餘額，即月末餘額就是本月最後一筆經濟業務記錄的同一行內餘額。月末結賬時，只需要在最後一筆經濟業務之下通欄劃單紅線，不需要再次結計餘額。
（2）庫存現金、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬，每月結賬時，需要在最後一筆經濟業務下面通欄劃單紅線，結出本月發生額和月末餘額寫在紅線下面，並在摘要欄內註明“本月合計”字樣，再在下面通欄劃單紅線。
（3）對於需要結計本年累計發生額的明細賬戶，結賬時，應在“本月合計”行下結出自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄內註明“本年累計”字樣，並在下通欄劃單紅線。12月末的“本年累計”
就是全年累計發生額，全年累計發生額下面通欄劃雙紅線。
就是全年累計發生額，全年累計發生額下面通欄劃雙紅線。
（4）總賬賬戶平時只需結出月末餘額。年終結賬時，為了總結地反映全年各項資金運動情況的全貌，核對項目，要將所有總賬賬戶結出全年發生額和年末餘額，在摘要欄內註明“本年合計”字樣，並在合計數下通欄劃雙紅線。
（5）年度終了結賬時，有餘額的賬戶，要將其餘額結轉到下一會計年度，並在摘要欄內註明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行餘額欄內填寫上年結轉的餘額，並在摘要欄內註明“上年結轉”字樣。結轉下年時，既不需要編制記賬憑證，也不必將餘額再記入本年賬戶的借方或貸方，使本年有餘額的賬戶的餘額變為零，而是使有餘額的賬戶的餘額如實反映在賬戶中，以免混淆有餘額賬戶和無餘額的賬戶的區別。
注意事項
對結賬程式規定，在實際工作中要注意以下四點：
⑴結賬時應當根據不同的賬戶記錄，分別採用不同的方法。
①對不需要按月結計本期發生額的賬戶，如各項應收款明細賬和各項財產物資明細賬等，每次記賬以後，都要隨時結出餘額，每月最後一筆餘額即為月末餘額。也就是說，月末餘額就是本月最後一筆經濟業務記錄的同一行內的餘額。月末結賬時，只需要在最後一筆經濟業務記錄之下劃一單紅線，不需要再結計一次餘額。
②現金、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬。每月結賬時，要在最後一筆經濟業務記錄下面劃一單紅線，結出本月發生額和餘額，在摘要欄內註明“本月合計”字樣，在下面再劃一條單紅線。
③需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，如產品銷售收入、成本明細賬等，每月結賬時，應在“本月合計”行下結計自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄內註明“本年累計”字樣，並在下面再劃一單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，全年累計發生額下劃雙紅線。
④總賬賬戶平時只需結計月末餘額。年終結賬時，為了反映全年各項資產、負債及所有者權益增減變動的全貌，便於核對賬目，要將所有總賬賬戶結計全年發生額和年末餘額，在摘要欄內註明“本年合計”字樣，並在合計數下劃一雙紅線。採用棋盤式總賬和科目匯總表代替總賬的單位，年終結賬，應當彙編一張全年合計的科目匯總表和棋盤式總賬。
⑤需要結計本月發生額的某些賬戶，如果本月只發生一筆經濟業務，由於這筆記錄的金額就是本月發生額，結賬時，只要在此行記錄下劃一單紅線，表示與下月的發生額分開就可以了，不需另結出“本月合計”數。
⑵結賬如何劃線。結賬劃線的目的，是為了突出本月合計數及月末餘額，表示本會計期的會計記錄已經截止或結束，並將本期與下期的記錄明顯分開。根據《規範》規定，月結劃單線，年結劃雙線。劃線時，應劃紅線；劃線應劃通欄線，不應只在本賬頁中的金額部分劃線。
⑶賬戶餘額的填寫方法。每月結賬時，應將月末餘額寫在本月最後一筆經濟業務記錄的同一行內。但在現金日記賬、銀行存款日記賬和其他需要按月結計發生額的賬戶，如各種成本、費用、收入的明細賬等，每月結賬時，還應將月末餘額與本月發生額寫在同一行內，在摘要欄註明“本月合計”字樣。這樣做，賬戶記錄中的月初餘額加減本期發生額等於月末餘額，便於賬戶記錄的稽核。需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，每月結賬時，“本月合計”行已有餘額的，“本年累計”行就不必再寫餘額了。
⑷能否用紅字結賬。賬簿記錄中使用的紅字，具有特定的涵義，它表示藍字金額的減少或負數餘額。因此，結賬時，如果出現負數餘額，可以用紅字在餘額欄登記，但如果餘額欄前印有餘額的方向（如借或貸），則套用藍黑墨水書寫，而不得使用紅色墨水。
年度終了，要把各賬戶的餘額結轉到下一會計年度，並在摘要欄註明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一餘額欄內填寫上年結轉的餘額，並在摘要欄註明“上年結轉”字樣。
正確處理
⑵在“本年累計”發生額的次行，將年初餘額按其同方向記入發生額欄內，並在摘要欄內填明“上年結轉”字樣；在次行登記年末餘額，如為借方餘額，填入貸方發生額欄內，反之記人借方，並在摘要欄填明“結轉下年”字樣。同時，在該行的下端加計借、貸各方的總計數，並在該行摘要欄內填列“總計”兩字，在“借或貸”欄內填“平”字，在餘額欄的“元”位上填列“θ”符號，以示賬目已結平。
正確的方法應該是：
年度終了結賬時，有餘額的賬戶的餘額，直接記入新賬餘額欄內即可，不需要編制記賬憑證，也不必將餘額再記入本年賬戶的借方或貸方（收方或付方），使本年有餘額的賬戶的餘額變為零。因為，既然年末是有餘額的賬戶，餘額就應當如實地在賬戶中加以反映，這樣更顯得清晰、明了。否則，就混淆了有餘額的賬戶和無餘額的賬戶的區別。
對於新的會計年度建賬，問題一般說來，總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由於材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。
結賬業務
注意事項
（一）散客結賬時的注意事項
⑴客人結賬時，要注意收回房門鑰匙及房卡（“Hotel Passport”）.如客人暫不交鑰匙，在通知樓層客人結賬時，提醒服務員收回鑰匙，並記下樓層接話人工號.
⑵通知樓層服務員迅速檢查客房，以免有客人的遺留物品或房間物品有丟失或損壞現象.
⑶委婉地問明客人是否還有其他臨時消費（如電話費，早餐費等），以免漏賬，給酒店造成損失.
⑷注意做好“驗卡”工作.
①檢查客人信用卡的安全性.
●辨別信用卡的真偽.檢查信用卡的整體狀況是否完整無缺，有無任何挖補，塗改的痕跡；檢查防偽反游標記的狀況；檢查信用卡號碼是否有改動的痕跡.
●檢查信用卡的有效日期及適用範圍.
●檢查信用卡號碼是否在被取消名單之列.
②檢查持卡人的消費總額是否超過該信用卡的最高限額.如超過規定限額，應向銀行申請授權.
⑸如果客人用支票結算，則要注意以下幾點：
①檢查支票的真偽：注意辨別那些銀行已發出通知停止使用的舊版轉賬支票.
②檢查支票是否過期，金額是否超過限額.
③檢查支票上的印鑑是否清楚完整.
④在支票背面請客人留下聯繫電話和地址，並請客人簽名，如有懷疑請及時與出票單位聯繫核實，必要時請當班主管人員解決.
（二）團客結賬時的注意事項
團隊結賬時應意以下問題：
⑴結賬過程中，如出現賬目上的爭議，及時請結賬主管人員或大堂經理協助解決.
⑵收銀員應保證在任何情況下，不得將團隊房價泄露給客人，如客人要求自付房費，應按當日門市價收取.
⑶團隊延時離店，須經銷售經理批准，否則按當日房價收取.
⑷凡不允許掛賬的旅行社，其團隊費用一律到店前現付.
⑸團隊陪同無權私自將未經旅行社認可的賬目轉由旅行社支付.
特殊情況處理
1，當住店客人的欠款不斷增加時
2，當客人A的賬由客人B支付時
3，過了結賬時間（一般為當天中午12：00）仍未結賬
4，客人在結賬時才提出要折扣優惠，而且也符合優惠條件，或者結賬時收銀員才發現該房間的某些費用是由於某種原因而輸入錯誤
5，客人結賬後，沒有交回房間鑰匙
