《河北省民族宗教事務廳機關公文處理工作規則》是河北省民族宗教事務廳發布的檔案，發布日期是2015年02月03日。
基本介紹
- 中文名：河北省民族宗教事務廳機關公文處理工作規則
- 發布單位：河北省民族宗教事務廳
- 發布日期：2015年02月03日
- 主題分類：民族、宗教
檔案全文
機關公文處理工作規則
為提高我廳公文處理工作水平，推進公文處理工作科學化、制度化、規範化，根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）、《河北省黨政機關公文處理工作實施細則》（冀發〔2013〕13號）及有關規定，結合工作實際，制定本規則。
一、公文處理工作的原則要求
我廳公文是履行職責、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策及省委、省政府決策部署，指導、布置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況的重要工具。
公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
公文處理工作應當堅持實事求是、準確規範、精簡高效、安全保密的原則。
我廳應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，明確專人負責。
辦公室主管公文處理工作，並對各設區市、省直管縣（市）民族宗教局和全省性宗教團體的此項工作進行業務指導和督促檢查。
二、公文種類
我廳公文種類主要有：
（一）請示。用於向國家民委、國家宗教局和省委、省政府等上級機關請求指示、批准。
（二）報告。用於向國家民委、國家宗教局和省委、省政府等上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問。
（三）通知。用於向機關各處室，各設區市、省直管縣（市）、自治縣（民族縣）民族宗教局和全省性宗教團體，發布、傳達要求執行或周知的事項。
（四）批覆。用於答覆各設區市、省直管縣（市）、自治縣（民族縣）民族宗教局和全省性宗教團體等下級機關或單位請示事項。
（五）通報。用於向各設區市、省直管縣（市）、自治縣（民族縣）民族宗教局和全省性宗教團體傳達重要精神和告知重要情況。
（六）意見。用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（七）決定。用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員及變更或撤銷下級機關、單位不適當的決定等。
（八）函。用於和不相隸屬機關之間商洽工作、答覆問題、建議批准等。
（九）會議紀要。用於記載會議主要情況和議定事項。
三、公文格式
我廳公文應當按照《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）國家標準統一編排、規範版式，包括公文各組成要素排布、格式標準、數據表示、承載介質、印製要求等。
（一）公文使用漢字、數字、外文字元、計量單位和標點符號等，按照國家有關標準規定執行。
（二）公文用紙幅面採用國際A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。一般每頁排22行、每行排28個字，特殊情況可作適當調整。
（三）一般公文格式，版心（能印刷文字的中心區域）內各要素劃分為版頭、主體、版記。公文首頁紅色分隔線以上的部分為版頭，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、版頭的分隔線等組成；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分為主體，由標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案等組成；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分為版記，由分隔線、抄送機關、印發機關、印發日期組成。頁碼、二維條碼位於版心外。
（四）公文格式各要素
1份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號，一般用6位3號黑體阿拉伯數字，在首頁版心左上角第1行頂格標註。
2密級和保密期限。公文的秘密等級和保密時限。涉密公文應當根據涉密程度，分別標註“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。一般用3號黑體字，在首頁版心左上角第2行頂格標註，保密期限中的數字用阿拉伯數字。密級和保密期限間用“★”分隔。
3緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。緊急公文應當根據緊急程度，分別標註“特急”“加急”。一般用3號黑體字，在首頁版心左上角、密級和保密期限下方頂格標註。電報應當分別“特提”“特急”“加急”“平急”，標註在相應等級欄內。
4發文機關標誌。由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”2字組成，也可使用發文機關全稱或規範化簡稱。
（1）發文機關標誌用套紅小標宋體字居中印在公文首頁上半部分，標誌上邊緣至版心上邊緣35mm，字號不大於上級機關發文標誌，做到醒目莊重、規範美觀。
（2）聯合行文時，發文機關標誌可以並用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。並用時，一般主辦機關名稱排列在前。如有“檔案”2字，應當置於發文機關名稱右側，以聯合發文機關名稱為準上下居中排布。
5發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。
（1）發文字號用3號仿宋體字，編排在發文機關下空2行位置，居中排布。
（2）發文機關代字應當準確、規範、精練、無歧義、易識別，固定使用，避免雷同，一般由所在行政區域代字、機關代字組成。
（3）年份、發文順序號用阿拉伯數字標註。年份應當標全稱，用六角括弧“〔〕”括入。發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為001，下同），在阿拉伯數字後加“號”字。
（4）上行文的發文字號居左空1字編排，與最後1個簽發人姓名處在同一行。
6簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。簽發人應當是主要負責人或經授權的負責人。
（1）簽發人由“簽發人”3字加全形冒號和簽發人姓名組成，居右空1字，編排在發文機關標誌下空2行位置，與發文字號平行。“簽發人”3字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。
（2）聯合上行文，應當同時標註所有聯署機關簽發人，簽發人姓名按發文機關排列順序從左到右、自上而下依次均勻排列，一般每行排2個簽發人姓名，中間空1字，回行時與上1行第1個簽發人姓名對齊，“簽發人”3字應與第1個簽發人姓名處在同一行，最後1個簽發人姓名與居左的發文字號處在同一行並距紅色分隔線4mm。
7標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。
（1）發文機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱；事由應當準確、精練，扼要概括公文主要內容；文種應當選用準確。
（2）凡3個以下機關聯合行文時，應當列出所有發文機關名稱；4個以上機關聯合行文時，可採用排列在前的首個發文機關名稱加“等×部門”的方式。
（3）標題用2號小標宋體字，一般不用標點符號。確需使用的，可用書名號、引號、頓號、連線號和括弧。在事由部分出現多個機關、人名等並列時，應當用頓號分開，不使用空格。
（4）標題分一行或多行居中排布；回行應當詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，排列成梯形或菱形，不排列成上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。
8主送機關。指公文的主要受理機關，對公文內容的貫徹執行、辦理答覆或知曉負有責任。主送機關應當使用機關全稱、規範化簡稱或同類型機關統稱，編排於標題下空1行位置，居左頂格，回行時仍頂格；同類同級主送機關之間使用頓號，不同類不同級主送機關之間使用逗號，最後1個主送機關名稱後標全形冒號。
9正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排於主送機關名稱下1行，每個自然段左空2字，回行頂格。文中結構層次序數依次採用“一、”“（一）”“1”“（1）”標註。在標題處理上，一般第1層用黑體字，第2層用楷體字，第3、4層用仿宋體字標註。公文中的時間、數字、計量單位等在一行中應當完整，不能間斷、回行。
10附屬檔案說明。公文附屬檔案的順序號和名稱。在正文下空1行、左空2字編排“附屬檔案”2字，後標全形冒號和附屬檔案名稱。如有多個附屬檔案，使用阿拉伯數字標註附屬檔案順序號（如附屬檔案：1×××××），依序標註附屬檔案名稱。附屬檔案名稱回行時，與上1行附屬檔案名稱的首字對齊。附屬檔案名稱後不加標點符號。
11發文機關署名。署發文機關全稱或規範化簡稱。單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居中編排；聯合行文時，按照發文機關順序橫向依次整齊排列在相應位置。
12成文日期。署會議審定通過日期或發文機關負責人簽發日期。聯合行文時，署最後簽發機關負責人的簽發日期。編排在標題下的成文日期，加圓括弧居標題中間位置。
（1）成文日期一般右空4字，編排於發文機關署名之下。
（2）成文日期使用阿拉伯數字，將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位。
13印章。公文中有發文機關署名的，應加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。
（1）單一機關行文時，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附屬檔案說明）1行之內。聯合行文時，一般將印章與發文機關署名一一對應，端正、居中加蓋其上；最後1個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期；印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排不超過3個印章；印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附屬檔案說明）1行之內；印章用紅色，不得出現空白印章。
（2）當公文排版後所剩空白處不能容下印章或成文日期時，可以採取調整行距、字距的辦法加以解決。
14附註。請示、徵求意見稿、會議通知等，標註聯繫人、聯繫方式等需要說明的事項。附註居左加圓括弧空2字編排在成文日期下1行，回行頂格，用3號仿宋體字。
15附屬檔案。公文正文的說明、補充或參考資料。
（1）附屬檔案的序號和標題應當與附屬檔案說明的序號和標題相一致。
（2）附屬檔案應當另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。附屬檔案首頁應當標註“附屬檔案”2字，有2個以上附屬檔案時，應當標註順序號，“附屬檔案”2字、附屬檔案順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第l行。附屬檔案標題居中編排在版心第3行。附屬檔案格式要求同正文。
（3）如附屬檔案與正文不能一起裝訂，應當在附屬檔案左上角標註“附屬檔案”2字及附屬檔案順序號並與主件一同傳送。
（4）被印發、批轉、轉發的公文直接另面編排，不按附屬檔案處理。
16抄送機關。除主送機關外，需要執行或者知曉公文內容的上級、下級和不相隸屬的其他機關。抄送機關應當使用機關全稱、規範化簡稱或同類型機關統稱。
（1）不同級別的抄送機關，依照上級機關、平級機關、下級機關次序排列。同級同類抄送機關之間用頓號隔開，不同級不同類抄送機關之間用逗號隔開，最後1個抄送機關名稱後標句號。
（2）抄送機關一般用4號仿宋體字在印發機關和印發日期之上1行、加分隔線、左空1字編排。“抄送”2字後加全形冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號後的抄送機關名稱首字對齊。
17印發機關和印發日期。印發機關為發文機關辦公室，印發日期為公文的送印日期。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空1字，印發日期右空1字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位，後加“印發”2字。
18頁碼。公文頁數順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放1條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文的附屬檔案與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁不編排頁碼。
19版記編排。版記須編排在公文最後一面的偶數頁上。版記的最後一個要素置於最後1行，與最後一面的版心下邊緣重合。如附屬檔案有版記，還應當在其後一面偶數頁上編制正文的版記。
四、行文關係及規則
我廳行文關係根據隸屬關係和職責範圍確定，一般不得越級請示和報告。特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。
（一）向上級機關行文：
1原則上主送一個上級機關，根據需要可同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。
2下級機關的請示事項，如需要以黨組或廳名義向國家民委、國家宗教局和省委、省政府請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報。
3請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
4除事涉絕密和上級機關負責人直接交辦事項外，不得以黨組或廳名義向上級機關負責人報送公文，不得以黨組或廳負責人名義向上級機關報送公文。
（二）向下級機關行文：
1主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要公文應當同時抄送直接上級機關。
2在職責範圍內，可以向各設區市、省直管縣（市）、自治縣（民族縣）民族宗教局和全省性宗教團體行文。
（三）必要時，可以與其他同級機關聯合行文。
（四）除經省政府批准和以函的形式商洽工作、答覆問題外，不向各地黨委、政府行文。
（五）機關各處室除辦公室外，不得以處室檔案形式對我廳以外的其他機關行文。工作上的聯繫和一般事務性通知，確需處室行文的，可以採用便函的形式。
（六）我廳主要以“冀民宗黨組”、“冀民宗”、“冀民宗辦”、“冀民宗函”、“冀民宗辦函”形式行文。應當合理確定發文形式，嚴格控制發文規格，能用低一級的形式不用高一級形式。
五、公文擬制
我廳公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程式。
（一）公文起草
責任處室負責公文起草並注意以下事項：
1符合黨的路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現我廳意圖，並與上級、同級機關及我廳現行公文相銜接。
2一切從實際出發，分析問題實事求是，所提措施、要求切實可行。
3主題鮮明、觀點正確，重點突出、條理清晰，結構合理、邏輯嚴密，表述準確、文字精練。
4文種正確，格式規範。
5文字、標點符號、結構層次、人名、地名、時間、數字、計量單位和引文等用法準確。公文中的數字，除部分結構層次和在詞、詞組、慣用語、縮寫語以及具有修辭色彩語句中作為詞素必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
6引用公文應當先引標題，後引發文字號並用圓括弧標註。引用外文應當註明準確、規範的中文含義。
7公文中使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或規範縮寫形式，應當在第一次出現時註明經國家有關部門審定的中文譯名。
8與有關部門聯合印發的公文，承辦處室應當以我廳名義與有關部門協商，達成一致意見。
9對公文密級和保密期限、抄送機關、是否公開等提出初步意見。
10起草完畢的公文應當頁面工整並用列印件，填寫制式發文審批卡。
（二）公文審核
擬發的公文由辦公室審核把關，廳領導一般不簽發未經辦公室審核的公文。審核把關的重點：
1行文關。看是否需要行文，是否符合控制發文規格、篇幅、範圍要求等。
2政策關。看是否符合黨和國家方針政策、法律法規，是否準確體現我廳意圖，是否與上級、同級機關及我廳現行公文相銜接，所提措施、要求是否切實可行等。
3格式關。看文種是否正確，各要素是否齊全、規範，是否需要公開等。
4文字關。看篇章是否合理，層次是否清楚，結構是否嚴謹，文句是否順暢簡練、合乎語法等。
5手續關。看是否填寫制式發文審批卡，是否有處室主要負責人的呈報意見，是否符合審批程式等。
（三）公文簽發
堅持“先審核後簽發，誰簽發誰負責”原則，廳領導對簽發的公文負責。簽發程式為：
1擬以黨組名義印發的公文，經辦公室審核把關、分管廳領導閱審後，報黨組書記簽發。黨組書記外出，由黨組書記委託副書記或其他黨組成員簽發。人事任免類公文由黨組書記簽發。
2擬以廳名義印發的公文，經辦公室審核把關、分管廳領導閱審後，報廳長簽發。廳長外出，由廳長委託其他廳領導簽發。
3擬以辦公室名義印發的公文，一般由辦公室主任或其委託的副主任簽發。涉及重要工作的，須報廳長或分管廳領導簽發。
六、公文辦理
我廳公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
（一）收文辦理
辦公室負責各類來文（包括電報）的簽收、登記、傳閱、分辦等。辦理程式及要求：
1國家民委、國家宗教局，省委、省政府，各地和有關部門傳送我廳的公文，應當先送辦公室，由辦公室按照廳領導分工報批。
2辦公室對來文的擬辦意見，應當做到明確、具體，一般每份公文報批的領導不超過兩位（傳閱檔案材料除外）。黨中央、國務院，國家民委、國家宗教局，省委、省政府等上級機關傳送我廳的公文，應當先報廳長閱批，再報其他廳領導閱批。如涉及其他廳領導分管工作，由分管廳領導視情況再予轉批。機關各處室和各地、有關部門報送的公文，應當先報分管廳領導閱批，視需要再報廳長閱批。
3按照辦公室分辦和廳領導批示意見，責任處室應當認真履行職責，根據來文的緊急程度和時限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。
4對轉交責任處室辦理的來文，辦公室機要員負責催辦，並做好催辦記錄。
5來文傳閱一般當日處理完畢，在閱批人辦公室停留的時間最多不超過2個工作日。
（二）發文辦理
公文發布應當按黨政機關公文格式，印製成正式檔案，分發給受文單位。辦理程式及要求：
1覆核。廳領導已經簽發的公文，印製前由辦公室對公文的審簽、內容、文種、格式、傳送範圍等進行覆核，如無疑義，編制發文字號、確定印製份數。
2登記。由辦公室機要員對發文字號、標題、密級和保密期限、緊急程度、簽發人、核稿人、主送機關、成文日期、傳送範圍、印製份數等作詳細記載並留存底稿。
3印製。公文印製必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印製。
4核發。公文印製完畢，承辦人員要對成品公文的紙張、頁面、字跡、墨色、裝訂等進行檢查，確認符合要求後，按密級，分渠道，準確及時傳送。需要專送的，由責任處室商辦公室辦理。
（三）整理歸檔
需要歸檔的公文及有關材料，應當根據檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上處室聯合辦理的，原件由主辦處室歸檔。
七、公文管理
我廳應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規範，充分發揮公文效用。
（一）公文起草時，無論電子或紙質檔案，應當按照擬定的密級先行採取保密措施。確定密級後，應當按照所定密級嚴格管理。公文的密級需要變更或解除的，由我廳保密工作領導小組確定。
（二）嚴格按照規定範圍閱讀傳達公文。確需擴大的，須報請發文機關批准。
（三）公文的撤銷和廢止，由黨組、廳及上級機關依據職責範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
（四）複製、彙編機密、秘密級公文，應當符合有關規定，並報辦公室主任或其授權的副主任批准。絕密級公文一般不得複製、彙編，確有需要的，須經發文機關或有關上級機關批准。公文彙編本的密級按照編入公文的最高密級標註。涉密公文應當按照規定清退，不需要清退的，由辦公室送具有保密資質的單位集中銷毀。
（五）不具備歸檔和存在價值的公文，經責任處室鑑別後，由辦公室監督銷毀。個人不得私自銷毀、留存公文。
（六）工作人員離職離崗時，應當將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
本規則由辦公室負責解釋，自發布之日起執行。
