基本介紹
- 中文名：會展規劃
- 類型：經濟術語
特點,意義,內容,步驟,實施,
特點
- (一)綜合性
會展規劃的綜合性體現在規劃內容的廣泛性和綜合性、規划過程的綜合協調性等方面。
會展規劃涉及社會、經濟、文化、人民生活等各個領域，涉及工業、農業、商業、交通運輸業、飯店餐飲業、通信業等社會經濟的各個部門，內容十分廣泛。會展規劃要在對各部門規劃內容綜合分析的基礎上進行會展業發展和建設的統籌安排。會展規劃著名重綜合評價、綜合分析論證，強調會展活動過程中各項要素的相互協調性。如展覽場館的建設，既要研究市場需求和投資的可能，產品的經濟效益、社會效益及其對生態環境的影響，又要研究對外交通、供電供水、通信、商貿、飯店餐飲、文化娛樂、醫療衛生等配套設施的建設。要在對各個部門、各個系統綜合分析的基礎上，全面權衡利弊，逐項予以決策。
- (二)戰略性
由於會展發展是一個動態變化過程，在其發展過程中往往會出現難以完全準確預測的許多不確定因素，特別是像國際政治環境和經濟形勢的變化，因此在會展規劃中對會展發展方向、目標、結構、布局等的安排只能勾畫大體輪廓。規劃中提出的發展指標要有較大的彈性，並要求規劃方案有明顯的超前性，而且方案既要能指導近期的會展業建設和發展，又可保持遠近結合，實現可持續發展。
- (三)可操作性
會展規劃的最終目的就是套用於實踐，指導會展發展建設，使會展開發有章可循、有據可依，因此要求規劃符合實際、內容充實，具有可操作性。而且要根據會展業發展變化趨勢，適時調整修改初定的規劃方案，使規劃具有更強的可操作性。
- (四)政策性
會展規劃的制定，要貫徹和執行國家或地區的法律、法規及相關政策，要符合行業的行規和制度，要能兌現世貿總協定談判中的有關承諾，要融入國際會展業的“遊戲規則”，涉及面很廣、政策性很強。
- (五)開放性
會展業是一個開放系統。從經濟領域看，它涉及各行各業、各個產業部門；從地域來看，它跨越地界、國界，輻射全世界；從參與對象看，它不分國籍與種族、不分男女與老幼、不分文化程度高低、不分職業構成，均可參與。正因會展業是一個開放性很強的系統，可變因素就多，其規劃的制定也就更顯得複雜。
意義
- (一)會展規劃是會展業發展的依據
近年來，許多地方政府都在花大力氣培育會展市場，促進會展業的發展。發展會展業，首先需要進行認真的市場調研和科學的論證。會展規劃是在市場調研、科學論證的基礎上，明確提出會展業發展的方向、規模、速度和目標，以及實現目標的對策和措施，因此它具有戰略性的指導意義，它是會展業發展的科學依據。
- (二)會展規劃能促使會展業有序發展
- (三)會展規劃旨在提高經濟效益和社會效益
規劃的目的是為了合理地利用會展資源，有計畫、有步驟地發展會展事業，以減少盲目性，促進各地揚長避短，發揮區域優勢，搞好會展建設布局，從而提高會展業的經濟效益和社會效益，促進地區社會經濟的發展。目前，有些地區的展會設施建設倉促上陣，帶有很大的盲目性，很少考慮當地和周邊城市會展市場的需求。其結果，要么規模過大，場館空置率很高；要么規模太小，用不了幾年就得擴建和改造。有些地區重複建設嚴重，誰都無法獲得足夠的收入，經營虧損，難以為繼，更談不上經濟效益和社會效益。
內容
一、按規劃層次劃分的類型
- (一)會展綜合規劃
會展綜合規劃是對一個地區會展業可持續發展的總體構想。該總體構想包括了該地區會展業的發展方向、發展規模和發展目標。它不僅要有長遠發展的目標，而且還要有在對該地區相關因素深入分析基礎上提出的實施方案。
- (二)會展專題規劃
會展專題規劃又可稱為會展部門規劃。它是在綜合規劃基本框架指導下，針對會展開發過程中的具體部門、具體項目提出的專題計畫。如會展中心建設規劃、奧運會場館建設規劃等。
二、按規劃任務與內容劃分的類型
- (一)會展發展總體規劃
會展發展總體規劃又可稱為會展戰略規劃，一般為期限5年以上的中長期規劃。它從巨觀、長遠的角度，對會展業在該地區的社會經濟地位、發展方向、發展目標、開發時序和空間布局、投資效益、政策和措施等重大問題作出明確規定，是政府部門巨觀調控和項目建設的依據。
會展發展總體規劃的主要內容包括：
(2)全面分析市場需求，合理確定會展業發展目標與規模。通過對國際、國內市場的分析預測，結合開發地區社會經濟發展現狀與發展潛力，制定比較合理的會展業發展規模與目標。例如，在會議業和展覽業兩者之中，以何者作為發展重點；在展覽業中是重點發展專業(貿易)類展覽會，還是消費類展覽會，或者是綜合類展覽會(博覽會)；是以舉辦國際性、涉外展會為重點，還是以國內市場的展會為重點；等等。
(3)確定會展業發展的指導思想、規劃依據和發展戰略。指導思想是會展規劃的主題，是體現一定規劃時段內總目標的一種構想。規劃依據主要指上級及各主管部門的有關規定，國家有關的政策、法律，本地區開發所制定的政策法規等。發展戰略是指對未來事物的發展目標以及達到該目標所採取的具有決定全局意義的手段。
(4)綜合平衡會展產業要素、結構的功能組合，統籌安排產品開發與設施建設的關係(包括會議、展覽的場館建設，服務設施建設，交通系統的布局和主要交通設施建設，防災系統和安全系統的總體布局等)。
(5)確定會展業的發展規模與速度。包括近期、中期和遠期規劃開發的內容、範圍。對近期建設規劃，確定優先開發的目標和項目建設的細則；對中、遠期開發，提出項目的設計方案與措施。
(6)對會展業開發所產生的社會、經濟和環境影響進行評估並制定相關政策，確保會展業的開發與所在地區的社會、經濟和環境方面協調發展。
(7)進行投入產出的經濟效益分析。
(8)提出實施規劃的步驟、措施和方法。
(2)會展服務市場區隔與定位。會展服務市場中包含著千差萬別的需求形態，任何一家會展服務企業，無論其規模多大、設施多好，都不可能滿足市場中所有的需求。因此，服務企業在進入服務市場之前，必須進行市場區隔，以便選擇正確的目標市場，並在此基礎上確定自己在市場中合理的競爭地位，進行服務資源的有效配置。
(3)在消費者行為分析和市場區隔基礎上，確定與會展設施規模相匹配的服務設施項目，以及服務設施項目的規模、特色與檔次(如飯店的客房類型，床位數，星級標準，高、中、低檔客房標準的比例等)。
(4)各類服務設施的布局，應既能滿足會展活動時的服務需求，又能滿足當地居民日常生活的服務需求，最大限度地發揮各類服務設施的功效。
(5)會展結束後的延伸服務項目的設計與安排(包括組織周邊地區旅遊、參觀、購物活動等)。
(6)制定服務人員、特別是會議服務人員的培訓方案。為確保會議順利進行，不斷提高會議服務質量，必須對會議服務人員進行有針對性的系統培訓。
步驟
會展規劃的編制一般按下列步驟進行，如圖所示。
- 1．確定任務
由政府委託具有從事會展規劃資質的單位，明確編制會展規劃的具體要求，其中包括規劃範圍、規劃時限、規劃重點以及需要重點關注的問題。政府應派專人參與規劃編制工作。
- 2．調查、收集資料
規劃編制單位收集編制規劃所必需的社會，經濟，文化環境和現狀資料，如社會經濟發展規劃、城市發展規劃，以及通信、交通、旅遊等相關行業發展規劃等有關資料。
- 3．現狀分析
根據調查和所收集的資料，對會展業在國民經濟中聽處地位、會展業特點、地區經濟文化特點、區位優勢，相關資源及其開發利用情況等進行分析，找出現有和潛在的會展業發展問題，以及影響會展產業與社會、經濟協調發展的制約因素，確定規劃的重點。
- 4．預測
根據社會、經濟發展規劃和其他有關規劃和所收集的資料，預測規劃期內會展活動和社會、經濟發展變化情況，以及相應的會展產業發展趨勢。
- 5．確定規劃目標
根據社會、經濟，環境發展現狀、特點、預測結果、現有經濟技術條件，以及產業發展要求，在綜合分析的基礎上，確定規劃目標和相應指標。
- 6．編制規劃大綱
規劃大綱經有關主管部門召集專家討論或徵詢專家意見後，作為編制報告書的依據。
- 7．制定規劃方案
根據當地社會，經濟、文化條件和特點以及主要的會展業發展問題，研究為實現規劃目標必須採取的措施和可以考慮的方案，經過充分分析、比選，確定規劃方案。
- 8．可行性分析
- 9．費用預算
按照國家有關工程費用預算方法，對規劃工程項目及其他項目逐項編制費用預算，提出實現規劃總體目標和階段性目標所需費用總額以及優先安排的項目名單。
- 10．制定實施計畫
研究提出規劃實施的時間進度安排，包括各階段需要完成的項目、階段項目實施計畫，以及各項任務的具體承擔單位和責任單位。
- 11．制定保障措施
- 12．編制規劃報告書
規劃報告書是規劃的技術說明材料。
- 13．編繪規劃附圖
規劃附圖是規劃的重要組成部分，是提交政府或人大審議的技術檔案，經審議通過後具有法律效力，主要包括規劃背景圖和規劃項目圖兩部分。
- 14．編制規劃文本
規劃文本是提交政府或人大審議規劃用的檔案，經審批通過後具有法律效力。規劃文本是從規劃報告書中提煉出的精華部分，主要反映對規劃的結論性的意見，要求文字簡練、表意清楚。
- 15．修改完善
根據審批意見，對規劃文本、附圖以及規劃報告進行修改完善。
實施
- 1．會展規劃編制的指導思想
根據會展規劃的特點和意義，在會展規劃設計和實施管理全過程中，要切實做好規劃工作，必須遵從以下指導思想，才能真正發揮會展規劃在會展產業建設發展中應有的作用。
- (1)面向未來
會展規劃是對未來一定時期內會展產業的建設發展所作的綜合部署、統籌安排和實施管理。它在時間上有著很大的跨度。會展規劃編制要將經濟、社會和環境的長遠發展戰略目標納入考慮範圍，保證會展產業的可持續性發展。
- (2)立足現實
會展規劃的目的在於實施，根本不能實施的會展規劃是毫無意義的。因此，會展規劃的編制一定要從現實出發，立足於經濟、社會發展現狀，在完成資料收集、現狀分析及預測的基礎上，從實際出發，使會展規劃建立在經過努力有可能實現的基礎上。當然，面對現實，決不是拘泥於現實和遷就現狀，被這些限制住發展的步伐。
- (3)統籌兼顧
統籌兼顧是會展規劃的一個重要特徵和職能。要做好會展規劃，就必須統籌考慮會展產業發展所在地的經濟狀況、資源條件、政策法規和經濟社會發展中長期計畫，使局部與全局、近期與遠期、會展業與相關行業乃至整個城市的發展有機地結合起來，不顧此失彼，而做到全面考慮，科學分析，合理安排，同時協調好各個方面的關係，使會展業中各項建設事業的發展能夠分先後、分主次、分輕重、分緩急、有計畫有步驟有秩序地協調進行。
- (4)綜合部署
會展規劃對會展產業的建設發展所涉及的各方面具有綜合指導與部署的職能。會展規劃要綜合考慮基礎設施、會展設施、土地利用、資源條件、能源使用、政策法規等的合理安排，使它們各盡其能。通過綜合部署，使會展各項建設事業的發展均衡得當，經濟效益、社會效益能夠得到統一，充分體現綜合效益，以利於通過提高會展的辦展素質和綜合功能來帶動相關產業的共同發展。
- (5)依法而定
市場經濟是法制經濟，會展產業的發展也必須有法可循。隨著我國會展業的迅速發展，國家先後頒布了一系列的會展法規和行業規範，在會展規劃的編制過程中，應該遵循這些法規和行業規範。這些法規和規範包括公司法律制度、契約法律制度、會展管理法律制度、出入境管理法律制度、進出口管理法律制度、會展交通運輸管理法律制度、會展廣告管理法律制度、智慧財產權法律制度、會展市場管理法律制度、消費者權益保護法律制度。此外，國際通行的會展相關法規政策，如《國際展覽公約》、《國際博覽會聯盟章程》等也是必須遵守的。只有將會展規範法制化，會展的建設發展才能走上法制化，健康有序地發展。
- 2．會展規劃實施的特點
會展規劃的實施是一項極為複雜的系統工程。會展業是一門特殊的服務業，也是一門龐大的綜合系統工程。它涉及的內容極為廣泛，空間廣闊，時間跨度也很長。一般來說，會展規劃實施有以下特點：
- (1)綱領性
會展規劃實施的綱領性是就實施總體規劃來說的。會展業的發展要以會展規劃為依據，就是要實施會展總體規劃。會展規劃是對會展產業未來發展的戰略決策，是巨觀層面上的規劃。它所確定的規劃目標和內容是會展發展和建設巨觀層面的目標和內容。會展產業的發展必須以會展規劃為依據，分系統、分層次、分寸段地制定實施總體規劃的目標體系，整合各方面的力量，聚焦會展總體規劃大目標。具體說，需要通過中觀層面的更詳細的規劃和各專業規劃對規劃目標和內容加以分解落實，最終落實到指導管理和建設操作的微觀層面的詳細規劃和各專業建設計畫。這樣才能保障總體規劃的實現。所以，會展規劃的實施，首先要編制好中觀、微觀層面的規劃。會展總體規劃在編制中，雖然包括了會展設施等一些主要專業規劃，但由於專業內容較多，很多專業規劃要在會展總體規劃批准後才能進一步深化。協調各項專業規劃與會展總體規劃的關係是會展規劃實施中一項非常重要的工作。會展產業近期規劃是會展總體規劃中的重要內容，但會展總體規劃一定要考慮到會展長期發展的可持續性。
- (2)綜合性
會展規劃的實施有賴於各項城市公共基礎設施建設。沒有基礎設施建設就談不上會展規劃實施。會展發展又涉及到各個不同的行業，要將基礎設施的建設和相關各行業的發展與會展產業發展相協調，就必須加強會展規劃的實施管理。基礎設施的建設和相關各行業的發展還涉及不同的管理部門，這就要求在規劃管理中加強與相關管理部門的協調、配合。在社會主義市場經濟條件下，會展建設的投資主體呈現多元化，產生了許多不同利益要求的社會集團。因此，在會展業發展過程中，各個投資主體之間必然會產生這樣或那樣的矛盾。這就要求在規劃管理中加強協調，制定落實會展法規政策，保護相關方面的合法權益。
- (3)長期性
會展產業作為一項朝陽產業，其發展剛剛起步，還有很廣闊的發展空間和很長的發展時間。會展總體規劃的目標是對未來一長段時間中會展產業發展和建設目標的預測。會展總體規劃目標的實現，必然是一個長期的過程。會展的發展總要與社會、經濟的發展相適應，與能夠提供的財力、物力、人力相適應。因此，會展總體規劃目標的實現具有階段性的特點。會展總體規劃需要根據不同發展階段的經濟、社會發展要求定期修改、調整上一輪會展規劃實施的結果，形成下一輪會展規劃實施的起點，以此方式不斷向前推進。因此，會展業的順利發展需要在會展規劃實施的不同階段能作出正確決策並得以執行，而不同階段的決策失誤，則會延緩會展業的發展，造成人力、財力、物力、時間上的浪費，甚至是難以挽回的損失。
