基本介紹
- 中文名：時間管理策略
- 原因：每個人的時間是有限的
- 性質：管理策略
地位,背景介紹,成功三要素,簡化工作原則,重要與緊急,時間管理理念,微分與積分,
地位
也是事業建樹、終身學習的一個重要影響因素
背景介紹
一般人工作不得法，常常越忙越窮，不知如何掌握時間，克服嚴峻的職場環境。為了讓自己的工作井然有序、切中重點，你我都必須建立正確的時間管理概念及策略。面對紛雜的工作，先嘗試以“三抓三放”的原則加以簡化，接著利用重要與緊急的“N字型法則”，列出正確的工作優先順序。還要注意採用“時間的4P和4C法則”，提升同時與上司對自己工作的滿意度，最後以良好的工作計畫引導自己逐步完成應做事項。以下時間管理策略可供參考：
成功三要素
比爾蓋茨勇於追逐時間，結果打造出有史以來最強大的電腦軟體王國，為全世界數以億計的人們提供工作上的幫助及便捷。這裡我們以比爾蓋茨為例，歸納出他成功的三大要素：
明確設立目標
他知道電腦是明日科技的夢想，也深信自己就是實現那個夢想的人。在心中訂立明確的工作目標，設定清楚的工作藍圖，詳細規劃工作進度，並且義無反顧地努力逐夢。
集中焦點攻擊
Focus這個單字是名詞，也是動詞。名詞是指焦點，動詞則是指集中焦點。比爾蓋茨將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上，集中焦點猛烈攻擊，所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。
簡化工作內容
比爾蓋茨專心經營他的軟體王國，他大幅簡化工作內容，使自己可以心無旁騖地專注於本業上。工作的簡化讓他能專心思考，大幅減少無謂的時間浪費，從而獲得關鍵性的勝利。
簡化工作原則
工作必須適當地簡化，有限的時間資源才夠使用。在大家忙碌的生活中，必須學會簡化工作，替自己爭取更多的時間。那么該如何簡化工作呢?
抓大事，放小事
集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。高階管理者必須為公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層工作者應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則儘量刪除。
抓正事，放雜事
要順利完成一件工作，有其必要的程式及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事，無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正事無關的雜事，可交由旁人處理，或是儘量避免，以簡化工作內容。
抓要事，放閒事
重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閒事，則利用工作空擋，簡單處理即可。要事與閒事的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。
重要與緊急
重要與緊急四象限圖
華倫·巴菲特是美國乃至全世界的投資大亨，亦有股神之稱。他永遠選擇重點企業作為投資標的，而非散彈打鳥式地分散有限資源；也只選擇對他本身而言具有競爭優勢的企業。巴菲特抓緊重要的投資項目，集中火力深耕與精講的思維，非常值得大家參考。這裡介紹重要與緊急的N字型法則，你可依工作的緊急度及重要性，將不同類型的工作區分為四大象限：
第一象限——重要又緊急的工作
第二象限——重要但不緊急的工作
第三象限——緊急但不重要的工作
第四象限——不重要又不緊急的工作
正確的工作優先順序應該是：
第一優先——重要又緊急的工作
第二優先——重要但不緊急的工作
第三優先——緊急但不重要的工作
第四優先——不重要又不緊急的工作
也就是先從第一象限的工作做起，再依序進行第二、三、四象限的事情，如此連線起來，就成為一個「N」字型，故稱為「N字型法則」。
當你工作極度繁忙、又無法理出頭緒時，請利用「重要與緊急的四象限圖」，分別填入不同類型的工作，再標出優先次序，這個方法將會幫助你把原本混亂的生活變得井然有序，糾結的思緒也會變得豁然開朗。
如果你是部門主管的話，也強烈建議你請部門員工填寫該圖表。因為根據部屬的填寫內容，你可以清楚判斷出他們對本身工作的掌握程度，並確認了解每個人與你之間在工作認知上是否存在差異。
時間管理理念
時間管理4P與4C理念
時間管理的4P理念
Product——時間的產品
在工作時，應思考某個時段所產出的「產品」為何？對達到預定目標的貢獻何在？沒有「產品」產出的時段，即屬於虛耗的時間。
Price——時間的價格
對上班族而言，工作的時間是有價的，其價值高低反映在你的時薪之上。如果工作的貢獻度與時薪不成正比例，就會淪於遭減薪或被炒魷魚的悲慘命運。了解自己的工作時間的價格，就會更加珍惜自己的時間。
Pace——工作的場所
選擇舒適、不受打擾的環境，是提高工作效率的不二法門。如果可以，關上辦公室大門，暫時謝絕訪客，讓自己專心工作；或者你可以提早上班，在同事現身之前，心無旁騖地加速處理事務
Promotion——效率的提升
在業務量暴增的單位，要完成工作，只有兩種方式：增加時間或是提高效率。想要縮短工作時間，又要準時下班，關鍵就在於提高效率。
時間管理的4C理念
Customer’s need——顧客的即時需求
顧客的需求不能延遲回應，應儘可能予以迅速滿足。讓客戶滿足的速度，決定於你所耗費的時間長度。
Cost to customer——顧客的時間成本
產品上的標價是有形的價格，顧客需花費的時間則是無形的價格。將顧客等候採購、摸索學習、等待維修的時間儘量縮短，就等於降低顧客的時間成本。
Convenience——顧客的時間便利
我們要節省自己的時間，也應思考如何節省顧客的時間。能為顧客提供最大的便利性，節省更多的時間，無形中就提高了產品的附加價值。
Communication——顧客的即時溝通
要化解因資訊不足所產生的誤會，最佳的方式就是即時溝通。請謹記，讓顧客等待就是增加對方的無形成本，也容易導致誤會加深。
你也可以將同事及老闆視為廣義的「顧客」，在定時內滿足他們的需求，降低他們的時間成本，提升他們的時間便利性，與他們做即時的溝通，如此便可幫助自己在工作上無往不利。
微分與積分
時間管理的微分法則
將大工作切割成小工作
勿因工作複雜而畏縮，再大的工作都是由小工作集合而成。將大任務「微分」切割成小工作後，會使問題簡化，並增強自己完成任務的信心。
替各個小工作訂定目標
重大任務的目標並非一下子就可以達成，但各個小工作的目標卻可逐步做到。替每個小工作訂定明確的目標後，一旦完成任何一個，就會獲得成就感及額外的動力，激勵自己再努力朝下一個目標前進。
計算完成各個目標所需的時間
先預估完成各個目標所需的時間 ，待真正執行後，再比較實際耗時與預估時間的差異。當進度落後，就必須改變方法或加快腳步，讓自己可以在限期內順利完成工作。
時間管理的積分法則
我們可將上班時間區分為兩大類：完整時間及零碎時間。一般人在完整時間區段中均會認真投入工作，卻容易忽略零碎時間的重要性，以為零碎時間無關緊要，但沒想到經過「積分累積後」，小時間也可以變成大時間。
零碎時間的無效累積無法帶來任何效益。倘若能夠積極利用零碎時間，進行在完整時間區段中所不能完成的事，則可使零碎時間有效整合成為實心集合。
面對紛雜的工作，先嘗試以「三抓三放」的原則加以簡化，接著利用重要與緊急的「N字型法則」，列出正確的工作優先順序。還要注意採用「時間的4P和4C法則」，提升同時與上司對自己工作的滿意度，最後以良好的工作計畫引導自己逐步完成應做事項。
