旅行社計調

旅行社計調

旅行社計調, 就是計畫調度的結合稱謂,是旅行社內部專職為旅行團,散客的運行走向安排接待計畫,統計與之相關的信息,並承擔與接待相關的旅遊服務採購和有關業務調度工作的一種職位類別。對計調而言,成本領先與質量控制是計調崗位的兩大核心。

基本介紹

  • 中文名:旅行社計調
  • 結合:計畫與調度
  • 工作旅遊服務採購和有關業務調度
  • 性質:職位類別
  • 素質:責任心
  • 對象:旅行團、散客
核心,素質,流程,

核心

1.成本領先---掌握著旅行社的成本;要與接待旅遊團隊的酒店、餐館、旅遊車隊及合作的地接社等洽談接待費用。所以,一個好的計調人員必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧,也就是說,必須在保證團隊有良好的運作效果的前提下,在不同行程中編制出一條能把成本控制得最低的線路出來。在旅遊旺季,計調要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位等,這對旅行社來說,相當重要!
2.質量控制即在細心周到地安排團隊行程計畫書外,還要對所接待旅遊團隊的整個行程進行監控。因為導遊在外帶團,與旅行社惟一的聯繫途徑就是計調,而旅行社也恰恰是通過計調對旅遊團隊的活動情況進行跟蹤、了解,對導遊的服務進行監管,包括對遊客在旅遊過程中的突發事件代表旅行社進行靈活地應變。所以說,計調是一次旅行的幕後操縱者。
在質量控制上,中小旅行社十分需要水平高的計調人員進行總控。整合旅遊資源、包裝旅遊產品、進行市場定位等都需要計調來完成。計調是市場的敏銳器,要求懂遊客心理,具有分銷意識及產品的開發能力等等。
在具體操團過程中,一名稱職的計調要業務熟練,對團隊旅行目的地的情況、接待單位的實力、票務運作等都胸有成竹。

素質

還要具有五大素質
一、責任心。一名好的計調會讓導遊和旅行社省心;
二、工作有計畫性。如出境游需要提前多少天辦理簽證,要給自己建立一個預警機制;
三、掌握與合作地接社、酒店的談判技巧;
四、有風險和法律意識,對旅遊相關法規要了如指掌;
五、市場意識。這一點是計調普遍缺乏的。
儘管總社的分工細化,在制定線路、新產品的開發及採購上要求計調必須具備強烈的市場意識。要對旅遊市場、各旅遊目的地的變化、各地接待單位實力的情況等有所了解;按季節及時掌握各條線路的成本及報價,確保對外報價的可靠性、可行性及準確性,還要不斷地對工作進行創新。
高水平、高素質的計調人才實在難求。一方面是因為旅遊從業人員門檻低,文化素質和經驗不足。另一方面就是分工細化後,計調僅僅是熟練的流水線作業,而不關心其他業務工作,所以真正達到要求的人員很少。現實中,有些小旅行社計調是導遊、外聯、計調集於一身,而如此大的工作量會令其心理不平衡。
計調是旅行社完成地接、落實發團計畫的總調度、總指揮、總設計。可以說,“事無巨細,大權在握”,具有較強的專業性、自主性、靈活性,而不是一個簡單重複的技術性勞動。計調崗位十分需要高素質、高水平的人員,一個優秀的導遊或外聯人員能直接給旅行社帶來客源效益,計調人員的價值也同樣重要。這位幕後英雄的優秀與否,是旅行社經營運作的一個重要原素。

流程

第一工作流程 引
組團計調流程:
一、接受報名: 簽訂《組團旅遊契約》,全額收款,交財務部入帳,填寫交款記錄,成團。
二、編制(預報)計畫: 向目的地接待社詢價的同時編制出團計畫《團隊接待通知書》;向行程中的各接待社發出預報。
三、編制結算: 1.編制概算,報財務審核,總經理簽字後開始作業; 2.憑《概算單》、《組團契約》、地接社《確認》件、正式計畫—《團隊接待通知書》填寫《借款單》,經部門經理簽字,報財務審核,總經理簽字後領取借款。
四、訂票作業: 仔細落實並核對計畫,向票務人員下達《團隊訂票單》,註明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量,並由經手人簽字。如遇變更,及時通知票務人員。
五、書面確認: 督促接待社在最短的時間內(8—24小時)書面確認。確認重點為:機(車、船)票、用房、用車、結算等。
六、發出正式計畫: 早於出發前發出正式計畫,要求:正式列印,加蓋計畫專用章,一式兩份(發出、留存各一份)。督促回執。
七、選派導遊: 嚮導游交代接待計畫,確定團隊接待重點及服務方向;
八、最終確認: 出發前24小時與對方核對計畫 ,要求對方最終確認。向對方催要〈結算單〉。
九、付款: 確認團隊質量無異議,經財務部審核,總經理批准,(允許預付)將團款匯入地接社帳戶。
十、報賬: 團隊行程結束,一周內清帳。填寫《決算單》,連同《概算單》一式兩份、《組團契約》、地接社《確認》件、地接社《結算單》、《團隊接待通知書》原始憑證,交公司財務部報帳;
十一、登賬: 部門將涉及到該團的協定單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中,以便核對。 十二、歸檔: 整理該團的原始資料,每月底將該月團隊資料登記存檔,以備查詢。
地接計調工作流程
一、報價:
根據對方詢價編排線路,以《報價單》提供相應價格信息(報價);
二、計畫登錄:
接到組團社書面預報計畫 ,將團號、人數、國籍、抵/離機(車)、時間等相關信息登錄在當月團隊動態表中。如遇對方口頭預報,必須請求對方以書面方式補發計畫,或在我方確認書上加蓋對方業務專用章並由經手人簽名,回傳作為確認件;
三、編制團隊動態表:
編制接待計畫,將人數、陪同數、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態表》中;
四、計畫傳送:
向各有關單位傳送計畫書,逐一落實。
1、用房:根據團隊人數、要求,以傳真方式向協定酒店或指定酒店傳送《訂房計畫書》並要求對方書面確認。如遇人數變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協定酒店或指定酒店傳送,並要求對方書面確認;如遇酒店無法接待,應及時通知組團社,經同意後調整至同級酒店。
2、用車:根據人數、要求安排用車,以傳真方式向協定車隊傳送《訂車計畫書》並要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協定車隊傳送,並要求對方書面確認。
3、用餐:根據團隊人數、要求,以傳真或電話通知向協定餐廳傳送《訂餐計畫書》。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協定餐廳傳送,並要求對方書面確認。
4、地接社:以傳真方式向協定地接社傳送《團隊接待通知書》並要求對方書面確認。如遇變更,及時做出《更改件》,以傳真方式向協定地接社傳送,並要求對方書面確認。
5、返程交通:仔細落實並核對計畫,向票務人員下達《訂票通知單》,註明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量,並由經手人簽字。如遇變更,及時通知票務人員。
五、計畫確認:
逐一落實完畢後(或同時),編制接待《確認書》,加蓋確認章,以傳真方式傳送至組團社並確認組團社收到。
六、編制概算:
編制團隊《概算單》。註明現付費用、用途。送財務部經理審核,填寫《借款單》,與《概算單》一併交部門
經理審核簽字,報總經理簽字後,憑《概算單》、《接待計畫》、《借款單》向財務部領取借款。
七、下達計畫:
編制《接待計畫》及附屬檔案。由計調人員簽字並加蓋團隊計畫專用章。通知導遊人員領取計畫及附屬檔案。附屬檔案包括:名單表、向協定單位提供的加蓋作業章的公司結算單、導遊人員填寫的《陪同報告書》、遊客(全陪)填寫的《質量反饋單》、需要現付的現金等,票款當麵點清並由導遊人員簽收。
八、編制結算:
填制公司《團隊結算單》,經審核後加蓋公司財務專用章。於團隊抵達前將結算單傳真至組團社,催收。
九、報帳:
團隊行程結束,通知導遊員憑《接待計畫》、《陪同報告書》、《質量反饋單》、原始票據等及時向部門計調人員報帳。計調人員詳細審核導遊填寫的《陪同報告書》,以此為據填制該《團費用小結單》及《決算單》,交部門經理審核簽字後,交財務部並由財務部經理審核簽字,總經理簽字,向財務部報帳。
第二減少計調查詢成本
計調去安排一個行程,總離不開票務,租車等環節,通過網上查找這些信息,會方便很多,因為通過電話詢問,一次只能獲得一個信息,而在網上,你可以查詢到所有票務、租車信息,而且可以把自己急需的信息放在網上,方便票務公司和租車公司來和你聯繫。
第三減少信息反饋成本
過去一個團隊結束,組團社不會把遊客反饋的小建議和意見反饋到地接社,因為又會增加通訊成本,你把遊客的建議直接通過網上會員傳真發給地接社就行了,費用可以忽略不計.

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