基本介紹
- 中文名：旅行社計調
- 結合：計畫與調度
- 工作：旅遊服務採購和有關業務調度
- 性質：職位類別
- 素質：責任心
- 對象：旅行團、散客
核心,素質,流程,
核心
1.成本領先---掌握著旅行社的成本；要與接待旅遊團隊的酒店、餐館、旅遊車隊及合作的地接社等洽談接待費用。所以，一個好的計調人員必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧，也就是說，必須在保證團隊有良好的運作效果的前提下，在不同行程中編制出一條能把成本控制得最低的線路出來。在旅遊旺季，計調要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位等，這對旅行社來說，相當重要！
2.質量控制即在細心周到地安排團隊行程計畫書外，還要對所接待旅遊團隊的整個行程進行監控。因為導遊在外帶團，與旅行社惟一的聯繫途徑就是計調，而旅行社也恰恰是通過計調對旅遊團隊的活動情況進行跟蹤、了解，對導遊的服務進行監管，包括對遊客在旅遊過程中的突發事件代表旅行社進行靈活地應變。所以說，計調是一次旅行的幕後操縱者。
在質量控制上，中小旅行社十分需要水平高的計調人員進行總控。整合旅遊資源、包裝旅遊產品、進行市場定位等都需要計調來完成。計調是市場的敏銳器，要求懂遊客心理，具有分銷意識及產品的開發能力等等。
在具體操團過程中，一名稱職的計調要業務熟練，對團隊旅行目的地的情況、接待單位的實力、票務運作等都胸有成竹。
素質
還要具有五大素質
一、責任心。一名好的計調會讓導遊和旅行社省心；
二、工作有計畫性。如出境游需要提前多少天辦理簽證，要給自己建立一個預警機制；
三、掌握與合作地接社、酒店的談判技巧；
四、有風險和法律意識，對旅遊相關法規要了如指掌；
五、市場意識。這一點是目前計調普遍缺乏的。
儘管總社的分工細化，在制定線路、新產品的開發及採購上要求計調必須具備強烈的市場意識。要對旅遊市場、各旅遊目的地的變化、各地接待單位實力的情況等有所了解；按季節及時掌握各條線路的成本及報價，確保對外報價的可靠性、可行性及準確性，還要不斷地對工作進行創新。
目前，高水平、高素質的計調人才實在難求。一方面是因為旅遊從業人員門檻低，文化素質和經驗不足。另一方面就是分工細化後，計調僅僅是熟練的流水線作業，而不關心其他業務工作，所以真正達到要求的人員很少。現實中，有些小旅行社計調是導遊、外聯、計調集於一身，而如此大的工作量會令其心理不平衡。
計調是旅行社完成地接、落實發團計畫的總調度、總指揮、總設計。可以說，“事無巨細，大權在握”，具有較強的專業性、自主性、靈活性，而不是一個簡單重複的技術性勞動。計調崗位十分需要高素質、高水平的人員，一個優秀的導遊或外聯人員能直接給旅行社帶來客源效益，計調人員的價值也同樣重要。這位幕後英雄的優秀與否，是旅行社經營運作的一個重要原素。
流程
第一工作流程 引
組團計調流程：
一、接受報名： 簽訂《組團旅遊契約》，全額收款，交財務部入帳，填寫交款記錄，成團。
二、編制（預報）計畫： 向目的地接待社詢價的同時編制出團計畫《團隊接待通知書》；向行程中的各接待社發出預報。
三、編制結算： 1.編制概算，報財務審核，總經理簽字後開始作業； 2.憑《概算單》、《組團契約》、地接社《確認》件、正式計畫—《團隊接待通知書》填寫《借款單》，經部門經理簽字，報財務審核，總經理簽字後領取借款。
四、訂票作業： 仔細落實並核對計畫，向票務人員下達《團隊訂票單》，註明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量，並由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。
五、書面確認： 督促接待社在最短的時間內（8—24小時）書面確認。確認重點為：機（車、船）票、用房、用車、結算等。
六、發出正式計畫： 早於出發前發出正式計畫，要求：正式列印，加蓋計畫專用章，一式兩份（發出、留存各一份）。督促回執。
七、選派導遊： 嚮導游交代接待計畫，確定團隊接待重點及服務方向;
八、最終確認： 出發前24小時與對方核對計畫 ，要求對方最終確認。向對方催要〈結算單〉。
九、付款： 確認團隊質量無異議，經財務部審核，總經理批准，（允許預付）將團款匯入地接社帳戶。
十、報賬： 團隊行程結束，一周內清帳。填寫《決算單》，連同《概算單》一式兩份、《組團契約》、地接社《確認》件、地接社《結算單》、《團隊接待通知書》原始憑證，交公司財務部報帳；
十一、登賬： 部門將涉及到該團的協定單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中，以便核對。 十二、歸檔： 整理該團的原始資料，每月底將該月團隊資料登記存檔，以備查詢。
地接計調工作流程
一、報價：
根據對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；
二、計畫登錄：
接到組團社書面預報計畫 ，將團號、人數、國籍、抵/離機（車）、時間等相關信息登錄在當月團隊動態表中。如遇對方口頭預報，必須請求對方以書面方式補發計畫，或在我方確認書上加蓋對方業務專用章並由經手人簽名，回傳作為確認件；
三、編制團隊動態表：
編制接待計畫，將人數、陪同數、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態表》中；
四、計畫傳送：
向各有關單位傳送計畫書，逐一落實。
1、用房：根據團隊人數、要求，以傳真方式向協定酒店或指定酒店傳送《訂房計畫書》並要求對方書面確認。如遇人數變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協定酒店或指定酒店傳送，並要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經同意後調整至同級酒店。
2、用車：根據人數、要求安排用車，以傳真方式向協定車隊傳送《訂車計畫書》並要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協定車隊傳送，並要求對方書面確認。
3、用餐：根據團隊人數、要求，以傳真或電話通知向協定餐廳傳送《訂餐計畫書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協定餐廳傳送，並要求對方書面確認。
4、地接社：以傳真方式向協定地接社傳送《團隊接待通知書》並要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協定地接社傳送，並要求對方書面確認。
5、返程交通：仔細落實並核對計畫，向票務人員下達《訂票通知單》，註明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量，並由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。
五、計畫確認：
逐一落實完畢後（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式傳送至組團社並確認組團社收到。
六、編制概算：
編制團隊《概算單》。註明現付費用、用途。送財務部經理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一併交部門
經理審核簽字，報總經理簽字後，憑《概算單》、《接待計畫》、《借款單》向財務部領取借款。
七、下達計畫：
編制《接待計畫》及附屬檔案。由計調人員簽字並加蓋團隊計畫專用章。通知導遊人員領取計畫及附屬檔案。附屬檔案包括：名單表、向協定單位提供的加蓋作業章的公司結算單、導遊人員填寫的《陪同報告書》、遊客（全陪）填寫的《質量反饋單》、需要現付的現金等，票款當麵點清並由導遊人員簽收。
八、編制結算：
填制公司《團隊結算單》，經審核後加蓋公司財務專用章。於團隊抵達前將結算單傳真至組團社，催收。
九、報帳：
團隊行程結束，通知導遊員憑《接待計畫》、《陪同報告書》、《質量反饋單》、原始票據等及時向部門計調人員報帳。計調人員詳細審核導遊填寫的《陪同報告書》，以此為據填制該《團費用小結單》及《決算單》，交部門經理審核簽字後，交財務部並由財務部經理審核簽字，總經理簽字，向財務部報帳。
第二減少計調查詢成本
計調去安排一個行程，總離不開票務，租車等環節，通過網上查找這些信息，會方便很多，因為通過電話詢問，一次只能獲得一個信息，而在網上，你可以查詢到所有票務、租車信息，而且可以把自己急需的信息放在網上，方便票務公司和租車公司來和你聯繫。
第三減少信息反饋成本
過去一個團隊結束，組團社不會把遊客反饋的小建議和意見反饋到地接社，因為又會增加通訊成本，現在你把遊客的建議直接通過網上會員傳真發給地接社就行了，費用可以忽略不計.
