基本介紹
- 中文名：新員工入職流程
- 外文名：New employee orientation process
- 類別：入職流程
- 適用人群：新員工
入職準備,入職報到,入職手續,入職培訓,轉正評估,入職結束,
入職準備
1、人力中心向合格者傳送《錄用通知書》；
2、確認新員工報到日期,通知新員工在報到之前來公司明確報到需注意事項：所需資料、體檢以及其他須知；
3、通知人事助理新員工報到日期，人事助理準備好新員工入職手續辦理所需表單並負責依據《新員工入職通知 單》內容落實各項工作：
--用人部門負責安排辦公位，申領電腦、電話；
--行政辦負責發放辦公用品；
--信息組負責開通信箱、帳號、調試電腦設備等。
--辦理員工工號及出入登記打卡
入職報到
1、人力中心向新員工發放《新員工報到工作單》，並按要求辦理入職手續：
--員工填寫《應聘登記表》，並交驗各種證件：
一寸免冠照片3張；
身份證原件或戶口複印件；
學歷、學位證書原件（學生提供學生證原件）；
資歷或資格證件原件；
與原單位解除或終止勞動契約的證明；
體檢合格證明；
--與員工簽訂勞動契約、保密協定、職位說明書；
--建立員工檔案、考勤卡；
--介紹公司情況，引領新員工參觀公司、介紹同事；
--將新員工移交給用人部門；
--OA網上發布加盟信息更新員工通訊錄。
2、用人部門負責的工作
--負責安置座位，介紹並幫助熟悉工作環境；
--制定專人作為新員工輔導員，介紹崗位職責和工作流程。
入職手續
1、填寫《員工履歷表》。
2、發放向新員工介紹公司情況及管理制度的《制度彙編》，使其具備基本公司工作知識，要求其通過公司內部網路了解進一步情況。
3、按照《新員工入職手續清單》逐項辦理入職手續。
4、確認該員工調入人事檔案的時間。
5、向新員工介紹管理層。
6、帶新員工到部門，介紹給部門總經理。
7、將新員工的情況通過E-mail和公司內部刊物向全公司公告。
8、更新員工通訊錄。
9、簽訂《勞動契約》。
入職培訓
1、組織新員工培訓。
2、相應職能專業技術培訓
3、不定期舉行由公司管理層進行的企業發展歷程、企業文化、各部門職能與關係等方面的培訓。
轉正評估
1、轉正是對員工的一次工作評估的機會，也是公司最佳化人員的一個重要組成部分。
2、轉正對員工來說是一種肯定與認可，轉正考核流程的良好實施，可以為員工提供一次重新認識自己及工作的機會，幫助員工自我提高。
3、一般員工的轉正由用人部門和人事部進行審批並辦理有關手續。
4、新員工工作滿實習期時，由人事部安排進行轉正評估。員工對自己在試用期內的工作進行自評，由直接經理對其進行評估。直接經理的評估結果將對該員工的轉正起到決定性的作用。
入職結束
新員工根據《新員工報到工作單》要求，待各項工作落實後，於試用期結束時，將此表簽字後，歸檔人力中心。
《勞動契約法》第八條規定：“用人單位招用勞動者時，應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況；用人單位有權了解勞動者與勞動契約直接相關的基本情況，勞動者應當如實說明。”
入職審查的責任和舉證的技巧
（一）用人單位對勞動者告知的義務和入職審查的權利
從《勞動契約法》的以上規定可以看出，作為一家用人單位，在與勞動者簽訂勞動契約時，從以下兩個方面擁有義務和權利：
1、對本單位與勞動契約直接相關的基本情況具有告知義務。
用人單位在與勞動者簽訂勞動契約時，應當依法告知勞動者相關內容，如勞動者的工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況等。即使勞動者不提出要求也得主動告知。同時，還應積極採取書面方式保存告知行為的證據。
2、對勞動者與勞動契約直接相關的基本情況具有知情和審查的權利。
用人單位對勞動者也有知情權，即有權了解勞動者與勞動契約直接相關的基本情況，如勞動者的年齡、性別、學歷、專業技術、工作經歷、健康狀況等。以上情況，需要勞動者提供有關的書面證明材料，用人單位同樣應該好好保留、掌握和管理。
從以上例舉我們應該注意到，這中間用人單位的告知內容是比較廣泛的，基本上涵蓋了勞動關係的全部內容，而勞動者的告知義務相對少很多，只限於與勞動契約直接相關的基本情況，實踐中不外乎就是年齡、家庭住址、教育背景、學歷、工作經歷、是否與前單位解除契約等，而對於與勞動契約沒有直接關係的情況，勞動者可以不回答。
（二）用人單位在告知義務和入職審查問題上的法律風險
用人單位未履行入職告知義務和不注重入職審查都將給單位自身帶來很大的風險。
1、用人單位未履行告知義務的法律風險。
用人單位對應聘人員主動告知是法定的義務。不履行這一法定義務，將影響到勞動契約的效力。根據《勞動契約法》第二十六條的規定，隱瞞真實情況，誘使對方作出錯誤的判斷而簽訂勞動契約，可以認定為欺詐，因欺詐手段使對方在違背真實意思的情況下而訂立的勞動契約可認定為無效勞動契約。對勞動者知情權的輕視，還可能給用人單位帶來很大的法律風險，甚至需要承擔嚴重的法律責任。例如不向勞動者告知職業危害，《職業病防治法》規定要對用人單位處以2至5萬元的罰款。
2、用人單位未嚴格進行入職審查的法律風險。
用人單位招聘過程的簡單化、形式化，不注重入職審查，輕視入職審查，將對用人單位用工帶來很大風險。用人單位如果在招聘時，對應聘人員的身份、學歷、職業資格、工作經歷等如果核查不嚴格，而應聘人員有弄虛作假的情形的，會導致其無法勝任工作、耗費工資福利待遇、浪費招聘工作管理成本、勞動契約無效等嚴重後果。最直接的法律風險有以下兩個方面：一是不進行入職審查，勞動者以欺詐手段入職的，可導致勞動契約無效。《勞動契約法》第二十六條規定，以欺詐手段使對方在違背真實意思的情況下訂立的勞動契約無效或者部分無效。二是招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動契約的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應當承擔連帶賠償責任。《勞動契約法》第九十一條規定，用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動契約的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應當承擔連帶賠償責任。
從以上闡述我們可以看出，勞動者如果投訴用人單位未履行入職告知義務，或者由於用人單位入職審查不嚴以欺詐為由解除勞動者的勞動契約，都負有舉證的責任。
（三）用人單位告知義務和入職審查的舉證技巧和方法：
1、用人單位履行告知義務舉證的技巧和方法：
操作實務中，從舉證角度考慮，用人單位應當以書面形式告知勞動者，並保留相關證據，可以從以下三方面採取告知措施：
（1）在員工入職登記表中聲明。在員工入職登記表中設計有關欄目，要求勞動者在單位告知情況後聲明：單位已經告知本人工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，其他情況，簽名確認。
（2）在勞動契約中設計告知條款。這是比較省事的辦法，比如在勞動契約關於甲乙雙方基本情況中，可以寫明一條：“甲方應將有關乙方工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及乙方要求了解的其他情況，向乙方提供招聘簡章或向乙方口頭告知。乙方在本契約書上籤字或蓋章，視同已接受甲方告知的上述情況。”契約條款寫明用人單位已告知，可以防止因知情權而帶來的法律風險。
（3）要求勞動者提供書面聲明。即在書面告知或口頭告知後，請勞動者簽字認可，並保留作為證據。
2、用人單位入職審查舉證的技巧和方法：
勞動者的欺詐手段，基本上是提供虛假資料，如假文憑、假證件、假經歷等；因此，用人單位應當建立行之有效的入職審查制度，並且適當運用知情權的法律規定。
（1）設定《員工入職登記表》作為證據。表格中列明勞動者與簽訂勞動契約有關的各個項目，要求應聘人員如實填寫，不得欺騙。用人單位應將《員工入職登記表》作為勞動契約的附屬檔案，妥為管理和保存，一旦發現員工方面有欺詐行為，就可以作為證據作出處理，該員工不符的，就是最直接有效的證據。
（2）要求勞動者提供相關個人資料留作證據。比如身份、學歷、資格、工作經歷等信息是否真實；是否潛在疾病、殘疾、職業病等；應聘人員是否年滿16周歲或是否退休享受養老保險待遇的人員；是否與其它單位簽訂有未到期的勞動契約；是否與其它單位存在競業限制協定；如果招用外國人，是否辦理外國人就業手續。特別在招用有從業經歷的勞動者時，應該要求其提供與前單位的解除或終止勞動契約證明，並保留原件。如尚未解除勞動契約的，要求其原單位出具同意該員工入職的書面證明。同時，還應該要求有從業經歷的勞動者承諾未承擔競業限制義務，並向原單位進行核實，以免發生不可預測的訴訟風險。
（3）在勞動契約中設計條款以備作為證據。為了規避出現入職審查不嚴帶來的法律風險，可以在勞動契約中訂明：“乙方應當按照甲方要求提供可驗證的居民身份證或其他有效身份證、學歷證書、職業資格證書的複印件，以及最後服務單位的離職證明、婚姻生育證明、甲方指定醫院的體檢證明等相關資料，並將有關與本勞動契約直接相關的基本情況，按甲方提供的《員工招收登記表》，由本人如實填明並作為勞動契約的附屬檔案。”這就將提供合法身份證件和其他證件的責任，加在應聘人員身上，一旦事後出現問題，還可以採取措施進行補救，不但可以減少損失，還可以動用法律武器制裁欺詐者。
（4）建立職工名冊並保留作為證據。《勞動契約法》第七條規定：“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關係。用人單位應當建立職工名冊備查。”由此可見，建立職工名冊是用人單位的法定義務。要求用人單位建立職工名冊備查的目的，是為了解決勞動者在發生勞動糾紛時舉證困難，難以證明雙方勞動關係的存續情況，有這個規定，由於職工名冊是由用人單位掌握和管理的，用人單位就負有舉證義務了。
《勞動契約法實施條例》第八條對“職工名冊”應當包括的內容做了具體規定：“勞動契約法第七條規定的職工名冊，應當包括勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現住址、聯繫方式、用工形式、用工起始時間、勞動契約期限等內容。”看來，按照《實施條例》第八條規定建立職工名冊決不是一件小事，沒有職工名冊的，有職工名冊卻沒有規定的項目和內容，是要承擔不利法律後果的，甚至要受到行政處罰。《勞動契約法實施條例》第三十三條規定：“ 用人單位違反勞動契約法有關建立職工名冊規定的，由勞動行政部門責令限期改正；逾期不改正的，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下的罰款。”
職工名冊的證據力實際上對用人單位和勞動者雙方都具有重要作用。對那些不辭而別的職工，職工名冊就是用人單位向他追索賠償的重要證據；而從職工方面來說，職工名冊是用人單位和他存在勞動關係的最好證明。當然，對勞動行政部門執法檢查者來說，職工名冊是首先必須檢查的資料。
