文檔管理系統（document management system，簡稱DMS）或者數字資產管理系統（digital asset management system，簡稱DAM），主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內容。
隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
基本介紹
- 中文名：文檔管理系統
- 外文名：document management system
- 簡稱：DMS
- 別稱：數字資產管理系統
概述,歷史,功能,
概述
對於企業而言，文檔是重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本txt格式等；從內容上，可能是商務契約、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。
隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
歷史
在20世紀80年代開始，許多廠商開始開發的文檔管理系統，以管理紙質檔案為主要功能。這些系統管理記錄紙張檔案，其中包括印刷、出版的檔案、照片和版畫等。
後來開發商研發第二類文檔管理系統，即電子檔案管理，這些檔案存儲在用戶的本地計算機中。最早的電子文檔管理系統的管理，由於技術限制，對檔案類型和檔案數量都做了限制。主要功能集中捕獲、存儲、索引和檢索的檔案格式。
發展到2013年，基於B/S架構的文檔管理系統出現，通過上傳到伺服器中進行集中存儲，管理起來更加方便，查找更快，而且只要有網際網路的地方，就可以通過瀏覽器直接訪問系統。也增加了更多功能，包括文檔的許可權管理、全文搜尋、存儲加密、審批流程、文檔審計、版本管理、規則套用、線上編輯和統計報表等。
目前市場上通用的文檔管理系統，主要用於幫助企業全面提升團隊協作效率，企業數字知識財富積累以及文檔安全管理，同時降低成本，實現更準確的決策，更高效的管理。協助企業更高效地管理企業知識的整個生命周期：從創建、修改、版本控制、審批程式、存儲、查詢和反覆使用，實現以團隊精神為驅策和以團隊為導向的文檔協作和知識管理。
功能
1、文檔管理
集中存儲：為企事業單位搭建海量文檔集中存儲的平台，實現統一的文檔共享。
目錄結構：支持樹形目錄結構，可無限創建資料夾和子資料夾結構。可自定義目錄排序。組織內部所有成員可輕鬆的實現檔案的安全共享與查看。
文檔排序：支持根據文檔的標題、大小、日期、上傳人等屬性進行排序
顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示
全文搜尋：全文搜尋及高級搜尋引擎幫您快速從海量資料中精準查找所需檔案。
2、安全控制
許可權管理：提供許可權控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作，實現文檔安全共享。
存儲加密：檔案採用加密存儲，防止檔案擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
登錄IP限制：支持IP登錄限制，在組織結構中可以給用戶設定登錄IP，支持多個IP和IP段，充分保證用戶賬號安全。
3、協同辦公
模板管理：支持在系統中創建大量Office模板檔案，授權給用戶使用。用戶在新建文檔時，可調用授權的模板。系統自動統一規則命名文檔，實現檔案名稱標準化管理。
文檔借閱：支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理，借出過程中可控制用戶訪問許可權。被借閱用戶會收到系統傳送的即時訊息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
文檔評論：系統支持對文檔發表評論意見。
4、多媒體/CAD/紙質/PDF多格式管理
多媒體查看器：除了管理文檔外，還支持多媒體數字資產的存儲及管理。您可以直接在系統中預覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。
CAD圖紙管理：為了滿足工程建築、房地產等行業的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種檔案格式的線上預覽及管理，減少等待預覽及審核圖紙的時間。
5、集成
Office無縫集成：與Office無縫集成，系統操作與本地操作無異，無需改變任何習慣，即可快速上手熟練使用系統，可多人協同編輯文檔，多版本管理，提高工作效率。
LDAP集成：實現LDAP/AD統一認證與授權；支持LDAP用戶的批量導入及更新，很方便地統一集中管理與維護帳號信息，減輕企業內部IT管理的混亂局面，大大增強內部據安全。
電子郵件集成：與電子郵件集成，可直接在系統內部傳送文檔至指定電子信箱。
掃瞄器集成：與掃瞄器緊密集成，通過掃瞄器將紙質資料轉化為電子的圖片或PDF檔案存儲。減少通過檔案櫃或抽屜查找紙質文檔所花費的時間，降低紙質文檔可能被損壞、丟失的風險或正在被另一用戶使用而重複複印造成大量紙質成本的浪費。
6、人員管理
組織結構：在組織結構中可以根據公司實際需求創建對應的部門和人員，同時支持批量導入用戶、崗位，可以為用戶設定崗位及角色等。
崗位角色：提供系統管理員、用戶管理員和流程管理員三種角色，可在組織結構中根據公司實際需求為用戶定製崗位和角色，通過角色和崗位的套用，授權用戶進行相應的操作。
7、模組定製
系統定製：用戶可以自定義系統LOGO、限制個人文檔空間大小、根據企業內部需要自行設定文檔最大版本數及是否開啟PDF Web閱讀，讓系統更符合企業內部管理及套用需求。
系統皮膚： 系統提供了簡約灰色、活力綠色、淡雅藍色、浪漫玫紅、高雅紫色和經典藍色六種不同風格皮膚供用戶自由選擇，讓每個用戶在享受快樂工作的同時，可自行改變系統面孔。
同步助手：無需登錄系統進行繁瑣的手動操作，自行設定同步時間間隔，隨時拉取系統內部檔案資源至本地計算機。
