基本介紹
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簡介
檔案管理是作業系統中一項重要的功能。其重要性在於，在現代計算機系統中，用戶的程式和數據，作業系統自身的程式和數據，甚至各種輸出輸入設備，都是以檔案形式出現的。可以說，儘管檔案有多種存儲介質可以使用，如硬碟、軟碟，光碟，快閃記憶體，記憶棒，網盤等等，但是，它們都以檔案的形式出現在作業系統的管理者和用戶面前。
檔案管理是作業系統的五大職能之一，主要涉及檔案的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂檔案管理，就是作業系統中實現檔案統一管理的一組軟體、被管理的檔案以及為實施檔案管理所需要的一些數據結構的總稱(是作業系統中負責存取和管理檔案信息的機構)從系統角度來看，檔案系統是對檔案存儲器的存儲空間進行組織，分配和回收，負責檔案的存儲，檢索，共享和保護。從用戶角度來看，檔案系統主要是實現"按名取存"，檔案系統的用戶只要知道所需檔案的檔案名稱，就可存取檔案中的信息，而無需知道這些檔案究竟存放在什麼地方。
功能
① 集中存儲，統一的文檔共享
②許可權管理，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作
③ 全文索引，可以索引Office、PDF等檔案內容，快速從海量資料中精準查找所需檔案
④ 文檔審計，描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有檔案的操作情況。
⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。
⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。
⑧ 規則套用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。
⑨ 存儲加密，檔案採用加密存儲，防止檔案擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
⑩數據備份，支持資料庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。
⑪ 文檔借閱，借出過程中可控制用戶訪問許可權。被借閱用戶會收到系統傳送的即時訊息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
⑫ 審批流程，可自定義審批流程，實現流程固化，解決企業內部流程審批混亂的問題。
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況
隨著信息化進程，檔案管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行檔案管理的過程中，經常會碰到以下的問題：
① 海量檔案存儲，文檔存儲分散，管理困難；
② 查找緩慢，效率低下；
③檔案版本管理混亂；
④ 檔案安全缺乏保障；
⑤ 文檔的命名和存儲無法規範化；
⑥ 檔案無法有效協作共享；
⑦ 知識管理舉步維艱等。
所以檔案管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
方式
一般企業對文檔安全的管理方式大致分為以下四個階段：
第一階段：制定企業內部保密制度，嚴格限定機密文檔接觸人群範圍，設立保密管理機構，指派專人保管機密檔案，通過制度和紀律約束來保證文檔的安全。
第二階段：隨著計算機套用的普及，單純通過制度進行文檔安全管理越來越力不從心，企業開始採用專門的保密設備來管理機密文檔，如安裝專門的涉密計算機、使用認證存儲設備等。
第三階段：為適應信息化工作及無紙化辦公的要求，同時隨著網際網路技術的發展，為了應對來自網際網路的威脅，很多企業採用堵塞的方式，如區域網路隔離、封USB口、禁止列印等方式管理內部機密文檔。
第四階段：隨著套用的深入，人們逐漸認識到通過上述制度約束和封堵的方式，並不能從根本上解決泄密的問題，給員工的日常工作也帶來了極大的不便，嚴重降低了工作的積極性與工作效率，越來越不能適應管理的需求。企業迫切需要通過一種更人性化的方式來進行文檔安全管理，這樣的文檔加密軟體在文檔安全管理套用方面成為當前的主流方式。
表示
在SQL Server中建立一個資料庫OfficeFiles，然後在其中建立一個數據表Physics，其結構如圖2所示，與客戶程式界而管理的檔案對應的數據記錄如圖3所示。欄位“級別”說明了該記錄信息是屬於資料夾還是檔案，如果值為0，則表明是檔案，否則是資料夾，並表明是哪級資料夾(例如:欄位“資料夾”值為“成人教育|計算機套用”，則該欄位值為2);欄位“資料夾”說明了檔案或資料夾在邏輯上的絕對路徑(為方便操作，在路徑的資料夾之間以及路徑末段插入了一個“|”分割符，因此，用戶在新建資料夾或重命名時，系統不允許在資料夾名中出現“|”);欄位“檔案名稱”說明了存儲的檔案的檔案名稱，其值為檔案名稱的全稱，即檔案名稱包括擴展名，如果值為“*"，則表明該記錄是屬於資料夾，而不是檔案;欄位“檔案”是用於存儲檔案內容的，數據類型為Image，如果是資料夾，則無須過問該欄位。
國內系統分類
開始文檔管理系統
專注文檔的管理,解決企業與組織等多用戶間的文檔傳輸、共享版本與安全，系統為B/S結構加C/S結構，可完美使用於各種環境。系統支持分散式存儲、支持HA雙機熱備、支持多伺服器集群，可以滿足大量用戶、高並發等需求。
edoc2文檔管理系統
edoc2為企業提供了一個易用，安全，高效的文檔管理系統。通過edoc2，企業可以集中存儲和管理海量文檔和各類的數字資產（如Office文檔，電子郵件，多媒體文檔，工程設計文檔等等）。edoc2採用了領先的文檔許可權控制和加密技術，以保障文檔的安全。通過edoc2企業可以更高效地管理文檔的整個生命周期：創建、修改、版本控制、審批程式、存儲、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的產品線可以適應任何規模和複雜程度的公司體系。
三品EDM文檔協同管理系統
幫助企業集中規範管理圖文檔，提升企業技術掌控力，主要的功能點有：集中存儲、分類管理、文檔編碼、文檔歸檔、文檔發布、版本管理、業務定義、工作計畫、搜尋定位、流程審批、流程提醒等，幫助企業解決圖文檔管理的混亂狀態，讓企業文檔圖紙管理“井井有條”。
致得E6協同文檔管理系統
將文檔管理、紙質文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協同辦公等各種套用與管理全面整合，各功能間緊密關聯，全程無縫管理。
HOLA企業內容管理系統
為企業提供包含知識管理、文檔管理以及專業化諮詢服務在內的企業內容管理整體解決方案，幫助行業客戶理解、規劃、成功實施企業內容管理戰略。
易度文檔管理系統
幫助企業解決文檔的存儲、安全管理、查找、線上查看、協作編寫及文檔發布控制等問題。
網路硬碟：網路硬碟是基於雲存儲的檔案存儲、傳輸平台，使檔案的管理更加高效便捷。其無限量的存儲空間、多移動終端的協同工作，使網路硬碟得到企業和個人的青睞。目前，國內較為知名的網盤有115、同步盤、華為網盤等。
國外系統分類
DocMgr,使用的是postgresql資料庫
KnowledgeTree Document Management,除了開源的版本，還有商業版本可用
MyDMS
OwnCloud：源於德國的著名開源軟體項目，目前已經被一家叫做常青科技的公司引入中國，該項目提供了一套強大的系統解決方案，是一套兼顧移動性和安全性的雲存儲檔案管理解決方案。能為企業或項目提供集中式的檔案存儲、上傳和共享服務，特別適合企業建立自己專用的檔案管理系統，是非結構化大數據和多媒體檔案的存儲管理的首選平台，實施該項目最大的價值在於取得企業運營最關鍵信息數據的控制權。
其他flickr、yupoo等線上圖片管理網站，只能管理圖片，不能管理其他類型的檔案
工具
Windowns資源管理器
QTTab檔案整理工具
FreeCommander檔案整理工具
Total Commander檔案整理工具
Everything檔案名稱搜尋工具
Ava Find檔案名稱搜尋工具
Locate32檔案名稱搜尋工具
谷歌桌面搜尋
TrueCrypt加密軟體
Winzip檔案壓縮工具
Winrar檔案壓縮工具
7-zip檔案壓縮工具
EasyRecovery磁碟數據恢復工具
FinalData數據恢復工具
超級檔案粉碎機
