檔案管理控制著企業組織中檔案的生命周期管理――它們如何被創建、查看、發布、和消滅，以及它們如何被除掉或保留。一個設計良好的檔案管理軟體促進更加容易的查詢與共享文檔信息。它用一個邏輯的方法組織內容，並使貫穿一個企業標準化內容的創建和呈現變得容易。它促進知識的管理和信息最小化，幫助你的組織滿足自己的法律需求。它規定了一個檔案生命周期的每個階段特性，從模板創建到檔案處創作、查看、發布、審核以及最後的銷毀或存檔。
基本介紹
- 中文名：檔案管理軟體
- 屬於：最後的銷毀或存檔
- 方面1：保證在檔案生命周期
- 方面2：保證對檔案套用什麼策略
簡介,功能,文檔系統分類,檔案管理軟體,
簡介
工資管理軟體（系統）又稱薪資管理軟體，是在組織發展戰略指導下，對員工薪酬支付原則、薪酬策略、薪酬水平、薪酬結構、薪酬構成進行確定、分配和調整的動態化電子動態管理軟體（系統）。
檔案管理軟體應保證做到以下幾個方面：
1、保證在檔案生命周期的每個階段在哪裡存貯文檔
2、保證在檔案生命周期的每個階段如何控制訪問一個文檔
3、保證作為一個致力於文檔創建、查看、提交、發布以及銷毀的小組成員如何在組織內部移動檔案
4、保證對檔案套用什麼策略 以使得與檔案有關的動作被審核，檔案被正確的保存或銷毀，以及企業中重要的內容被保護
5、保證在生命周期中當從一個階段到另一個階段轉變時檔案如何被轉換
6、保證作為公司報告檔案被如何對待，哪個必須被保持以符合法律需求和公司指導方針
功能
① 集中存儲，統一的文檔共享
② 許可權管理，可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的許可權控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、列印、訂閱等操作
③ 全文索引，可以索引Office、PDF等檔案內容，快速從海量資料中精準查找所需檔案
④ 文檔審計，描述了文檔生命周期全過程中的每一個動作，包括操作人、動作、日期時間等信息，通過審計跟蹤您可以全局掌握系統內部所有檔案的操作情況。
⑤ 版本管理，文檔關聯多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
⑥ 自動編號，可自由組合設計編號規則。
⑦ 鎖定保護，文檔作者和管理權用戶可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當文檔需要修改或刪除時，可以解鎖，保證文檔的正常操作。
⑧ 規則套用，系統支持為目錄設定規則，指定動作、條件和操作，當動作觸發符合設定的條件，系統則自動執行規則的操作。
⑨ 存儲加密，檔案採用加密存儲，防止檔案擴散，全面保證企業級數據的安全性和可靠性。
⑩ 數據備份，支持資料庫備份和完整數據備份雙重保護，全面保障系統內部數據安全性。用戶可自行設定備份時間及位置，到達指定時刻，系統自動執行備份操作。
⑪ 文檔借閱，借出過程中可控制用戶訪問許可權。被借閱用戶會收到系統傳送的即時訊息通知。系統支持根據時間對借出的文檔自動進行收回處理。
⑫ 審批流程，可自定義審批流程，實現流程固化，解決企業內部流程審批混亂的問題。
⑬ 統計報表，自動統計人員、部門文檔使用情況和文檔的存儲情況
隨著信息化進程，檔案管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行檔案管理的過程中，經常會碰到以下的問題：
① 海量檔案存儲，文檔存儲分散，管理困難；
② 查找緩慢，效率低下；
③ 檔案版本管理混亂；
④ 檔案安全缺乏保障；
⑤ 文檔的命名和存儲無法規範化；
⑥ 檔案無法有效協作共享；
⑦ 知識管理舉步維艱等。
所以檔案管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
文檔系統分類
為了解決企業管理難題，市場上出現了很多文檔管理軟體品牌。從功能角度大致可以分為：
1、項目文檔管理軟體
2、文檔管理軟體
3、紙質文檔管理軟體
4、圖文檔管理軟體
5、ISO文控管理軟體
等等。
檔案管理軟體
國內的檔案管理軟體，包括有：
致得E6協同文檔管理系統，基於對文檔管理、ISO文控和協同工作所設計，實現了以文檔管理為核心，以多媒體管理、紙質文檔數位化、CAD工程圖紙管理、ISO檔案控制、安全防擴散泄密等多種套用與技術手段，滿足企業高效協同工作的需求。
KASS檔案管理系統是一款用於替代已分享檔案夾、檔案伺服器與FTP伺服器等企業傳統檔案管理方式的檔案管理系統，能為企業搭建標準、規範的檔案管理平台，實現檔案安全、共享管理、協同使用與知識傳承，能滿足企業對文檔管理的需求。
該系統支持與KFS分散式檔案系統無縫集成，實現了PB級文檔高效管理和CDN傳輸加速功能，應對高並發和海量文檔管理，支持伺服器集群和HA雙機部署。
TeamDoc文檔管理系統軟體集文檔安全儲存、檔案加密，版本追蹤，用戶許可權管理與一體，防泄密、防拷貝、防列印，實現企業內部文檔有序安全共享，協同編輯，為用戶提供最實用、最完善的文檔管理解決方案。
易度檔案管理軟體,edodocs .com,幫助企業解決文檔的存儲、安全管理、查找、線上查看、協作編寫及文檔發布控制等問題。
三品EDM圖文檔管理系統功能點：檔案集中、版本管理、檔案歸檔、文檔變更、發布管理、許可權分配、搜尋定位、流程審批、編碼器、圈紅批閱、郵件提醒、萬能瀏覽器、產品結構管理、標準物料庫、BOM管理、BOM版本、零件變更等。
求索檔案管理系統採用先進的分散式資料庫存儲技術，支持任意格式任意大小的電子信息檔案的集中管理，是企業文檔管理，信息化建設的首選產品。廣泛適用於各行業海量的辦公檔案管理、設計圖紙管理、機密文檔管理、私密照片管理、音像資料管理、媒體資源管理
目前國外的檔案管理軟體，包括有：
DocMgr,使用的是postgresql資料庫
KnowledgeTree Document Management,除了開源的版本，還有商業版本可用
MyDMS
owl
其他flickr、yupoo等線上圖片管理網站，只能管理圖片，不能管理其他類型的檔案
