採購過程

採購過程是指從採購計畫開始，到採購詢價、採購契約簽定，一直到採購材料進場為止的過程。

基本介紹

• 中文名：採購過程
• 解釋：採購材料進場為止的過程
• 詢價：獲得誰有資格完成工作的信息
• 供方選擇：加權方法

採購內容

詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認(SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、網際網路等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

供方選擇

這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

契約談判：雙方澄清見解，達成協定。這種方式也叫“議標”。

加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：採購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。

一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙方簽訂契約。

契約管理

契約管理是確保買賣雙方履行契約要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。

1)授權承包商在適當的時間進行工作。

2)監控承包商成本、進度計畫和技術績效。

3)檢查和核實分包商產品的質量。

4)變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。

5)根據契約條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯繫。

6)採購審計。

7)正式驗收和契約歸檔。

過程控制

一般而言，採購過程應當從以下幾個方面進行控制：

1、制定詳盡的價格表(含價格上限和相關政策)

2、採用符合企業特點的採購策略(如常用的經濟批量採購策略)

3、規定嚴格的採購流程(含申請制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)

4、制定合理的質檢與驗收流程等。除此之外，採購付款也應當涵蓋在採購過程管理中，何時付款和如何付款同樣需要進行成本與效益的平衡，因為資金同樣是有成本的(資金成本)。

區別聯繫

外包過程與採購過程的區別與聯繫

兩者的區別

1、目的有所不同 　對外包過程進行控制和管理的目的，是確保其滿足質量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對過程事先策劃的安排(遵循所提供的程式或相關檔案)進行運作。

對採購過程進行控制的目的，是確保組織所採購的產品在質量要求、交付和服務等方面符合己規定的採購要求。尤其對於影響組織最終產品質量的產品的採購，有效進行供方選擇、評價和重新評價的控制至關重要。

2、對象有所不同 　對外包過程的控制和管理，側重於過程的監視和測量，控制對象是過程，當然也包括對過程的結果(提供的產品)進行驗證。否則，無法充分證明其過程具備的能力。

對採購過程的控制，側重於產品的監視和測量，控制對象是產品。控制的主要方式是進貨驗證，只有在"適當時"(包括特殊過程、關鍵過程或對最終產品構成重要影響時)，可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款)，目的是使供方持續提供符合組織所要求的產品。

3、控制方法有所不同 　對外包過程既要實施控制，又要進行管理，涉及從輸入到輸出的整個運作過程(包括其子過程)。如對產品製造過程的外包，不僅應對其過程實施必要的監視，還應從原材料驗證開始，直至最終產品的監視和測量，都保持相應的記錄。採購過程一般不涉及供方產品實現過程的管理，其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產品、交付和服務等方面進行驗證，除"適當外"，很少要求供方必須進行原材料進貨驗證、半成品檢驗和提供記錄或報告。

4、實施部門有所不同 　對採購過程實施控制，主要責任者是組織的採購部門或供應部門。若把設計和開發過程、產品防護過程(如成品的儲藏和運輸)、產品的監視和測量過程(如房地產商委託監理部門實施建房跟蹤)、服務過程(如旅行社委託異地景點導遊)等外包過程，一律有採購部門或供應部門進行控制和管理，顯然不合適。只有將外包過程授權對口部門或由分管負責人實施控制和管理，才能取得預期的效果。

兩者的聯繫

外包過程和採購過程具有一定的內聯繫。如採購過程中的選擇、評價和重新評價供方的方式，組織與合格供方簽訂相關契約或協定的形式以及在"適當時"對供方提出其他要求等，外包過程都可以借鑑。尤其是產品製造過程的外包，很多要求都和採購過程的要求相類似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加補充和完善即可實施。