商務文書是指企業在經營運作、貿易往來、開拓發展等一系列商務活動中所使用的各種文書的總稱，是企業專門用於市場經濟活動中，處理企業商貿關係的一種文書，是企業實現由生產環節向交換和消費環節轉換過程的重要手段。
基本介紹
- 中文名：商務文書
- 類型：經濟術語
種類,特徵,作用,寫作原則,寫作技巧,
種類
(1)根據商務文書的行文方向，可以分為上行文、下行文和平行文。
上行文指凡是下級企業單位或業務部門向所屬上級企業單位或業務主管部門上報的文書。如商務經營文書中的質量分析報告、產銷分析報告、財務分析報告、經濟活動分析報告、市場預測報告、審計報告、企業預(決)算報告和可行性研究報告等。
下行文是指上級企業單位或業務主管部門對所屬下級企業、單位或部門傳送的帶有部署工作性質的文書。如商務事務文書中的備忘錄、商務信函等。
(2)根據商務文書的內容，可以分為商務經營文書、商務事務文書、商務策劃文書、商務法律文書、商務運作文書、商務禮儀文書等。
(3)根據商務文書的寫作形式，可以分為文字式文書、契約類文書、表格式文書、條據類文書、信函類文書等。
(4)根據商務文書的表現形式，可以分為普通商務文書和電子商務文書。
電子商務文書是指採用數位化電子方式進行商務數據交換和開展商務業務活動的文書。電子商務文書(EC)主要包括利用電子數據交換(EDI)、電子郵件(E—mail)、電子資金轉賬(EFT)及網際網路(Internet)的主要技術在個人、企業和國家間進行無紙化的業務信息的交換文書。
特徵
(一)明確的套用性
商務文書作為套用文的一種，明確的套用性是商務文書區別於文學作品的一大特徵。文學作品，是用語言塑造形象反映社會生活的意識形態之一。它屬於上層建築，具有傾向性。文學的主導作用是潛移默化的，文學的思想性是通過藝術形象自然而然地顯示出來的。套用文則不同，它有明確的套用性，它直言相告有明確的“功利主義”。
明確的套用性，是指每寫作一篇文章，都有特定的使用對象和套用目的，文章一經寫成，並經一定的程式發布，這篇文章所寫的內容就有直接生效的作用，有關單位和人員必須貫徹執行，若有違反將受到行政處罰或經濟制裁，情節嚴重的還將追究刑事責任。例如，在長江洪水暴漲的年份，中共湖北省委、湖北省人民政府發布了抗洪搶險“命令”。“命令”針對的對象就是長江沿岸黨政軍領導機關、企事業單位和全體軍民；“命令”的套用目的，就是抗洪搶險，保住長江防汛大堤，保護人民生命財產安全；“命令”一發布，各地、各部門都要“立下軍令狀，樹起生死牌”，嚴防死守，誓與長江大堤共存亡；若有違反“命令”的，輕則撤職查辦，造成責任事故的，還要追究刑事責任。在商務文書中，“公文”、“經濟管理文書”都具有明確的套用性。“經濟新聞”、“經濟論文”、“商業廣告”等，雖然沒有直接生效的作用，但也有明確的套用性，即起到影響輿論的作用，達到提高經濟效益和社會效益的目的。
(二)嚴格的政策性
正因為套用文有明確的套用性，有直接的生效作用，所以套用文具有嚴格的政策性。起草某一件“公文”，就是在制定某一方面的政策；寫作某一項“規章制度”，就是在制定某一方面的“法規”，或者是開展某一項工作的“規章”；寫作某項目的“可行性研究報告”，不僅要看這個項目能賺多少錢，還要看它是否符合國家的產業政策，是否造成環境污染；寫作“經濟活動分析報告”，不僅要分析經營業績與計畫、與先進水平的差距及其產生差距的原因。還要分析企業執行國家政策法規的情況……總之，商務文書的寫作過程，有的是調查研究制定政策的過程，有的是分析研究政策執行情況的過程。因此，商務文書具有嚴格的政策性。
要寫好商務文書，必須“上合天意，下合民情”。所謂“上合天意”，就是符合黨和國家的方針政策和上級有關的規定。黨和國家的方針政策，是根據國家的長遠目標制定的，是符合全中國人民的根本利益的。寫作有關檔案，必須先學習黨和國家有關的方針政策和上級的有關規定，然後根據本地、本企業實際，創造性地提出新見解、新方案、新舉措，切合實際地解決本地、本單位的問題。這就是“上合天意、下合民情”。如果不顧上級規定，隨心所欲地制定出與上級相悖的“土政策”，那是行不通的，要碰壁的。如果不聯繫本單位實際，完全照抄照轉，成了純粹的“文抄公”，那也是沒有用的。
(三)內容的真實性
選擇真實的材料，寫作真實的內容，這是一般文章寫作都要注意的，商務文書對此尤為看重。因為商務文書是反映客觀經濟規律，解決實際問題的工具，只有信息來源可靠、內容客觀真實，才能準確把握經濟發展的趨勢，做出正確的預測和決策，達到提高經濟效益的目的。如果信息不真、內容虛假，往往會導致決策失誤。
商務文書內容的真實性與文學作品的真實性含義是不同的。文學作品的真實性是指文學通過藝術形象反映社會生活所達到的正確程度。真實性是指本質的真實程度。具體的人物、情節、場景則可以由作者來根據已有的生活積累來想像、虛構、塑造。商務文書的真實性則是所寫的內容，包括人物、事件、時間、地點、數據等，都必須是實實在在的，完全是真實的，不容許虛構和捏造，來不得半點差錯。
目前，商務工作中弄虛作假的現象還相當普遍。靠假數字升官、靠假文憑晉級、靠假貨賺錢、弄虛作假圖財害命者比比皆是，有道是：“假作真時真亦假，無為有處有還無。”叫人真假難辨，優劣難分。面對這種嚴峻形勢，黨中央在公民道德教育提綱中，把誠信作為公民道德教育的主要內容，在《人民日報》上還提出了“打造信用中國”的目標。商務文書寫作，一定要堅持真實性的原則，說真話，辦實事，為“打造信用中國”作一份應盡的努力。
(四)語言的確定性
在語言使用方面，套用文與文學作品是有很大區別的。文學作品切忌“直露”，語言越含蓄越好。套用文則要求一目了然，明確具體，語言越確定越好。套用文要使用平易、質樸、簡潔的語言，把要敘述的事情、說明的項目、論證的問題清楚明白、直截了當地告訴讀者，一般不宜採用誇張、類比、雙關、象徵等修辭手段，以免產生歧義和疑慮。
但是，商務文書的套用範圍是很廣的，讀者是很多的。要調動廣大讀者的閱讀興趣，必須講究修辭手法，適當增加一點形象性，以增強文章的吸引力。商務文書中使用較多的修辭手段主要是比喻。比喻可以使抽象的事情具體化，深奧的道理淺顯化。比如“分灶吃飯”比喻財政資金按地區(或系統)分配使用；“解剖麻雀”比喻解剖分析典型；“消化不良”比喻對檔案精神沒有理解和接受；“踢足球”比喻有些單位(或部門)在處理問題時互相推諉；“搶籃球”比喻有些單位(或部門)在利益面前互相爭奪；“婆婆多”比喻領導部門多，下級不知所措，難以應付；其他如“三角債”、“軟著陸”、“市場疲軟”、“後遺症”等，都是通過比喻，使模糊的變得具體，抽象的變得形象，使讀者易於理解和接受。在商務文書中，經濟新聞、經濟論文、公文、經濟管理文書對語言的要求還有所區別，本書在各編中再分別講述。
(五)體例格式的規範性
商務文書的專業性很強，為了表達得準確得體，處理得及時迅速，在長期的寫作實踐中，逐漸形成了各自不同的、相對固定的格式與寫作規範。國家領導機關根據基層的實踐經驗，借鑑國際慣例，對各類文章的寫作格式做出了明確的規定。國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定了公文的格式，國家標準局發布了《科學技術報告和學術論文的編寫格式》標準，國家工商行政管理局公布各類契約的示範文本，國家稅務總局編制了納稅申報表，等等。絕大多數商務文書，國家有關部門規定了規範的格式。按照這些格式來寫，能使行文目標明確，重點突出；內容清楚正確，不致發生疏漏。能使收文者理解檔案內容，辦理文中要求辦理的事項。有利於立卷歸檔，利於計算機收錄與管理。
(六)知識的綜合性
經濟工作是人類最基本的工作。在我國，經濟建設是全黨和全國人民的工作中心。商務文書是為經濟工作服務的工具，要寫好商務文書，必須精通經濟理論，掌握相關的如財稅、金融、貿易、會計、企業管理以及法律等方面的知識。企業又是處在不同的行業，如工業、農業、商業等，工業又分為機械、冶金、紡織、化工、建材等，各行各業都有相關的專業知識。要寫好商務文書，必須精通本領域的專業知識，還必須掌握相關的業務知識。知識淵博，並善於綜合運用，才能寫好商務文書。
(七)定量分析的精確性
定量分析的精確性是商務文書區別於行政文書、司法文書等套用文的重要標誌。任何事物都有質和量的衡量標準，給某貪污犯定罪，貪污金額就是量刑標準。但是，經濟領域更重視定量分析，西方主流經濟學對數學就有更高的要求。1969年，第一屆諾貝爾經濟學獎授予了在經濟計量學方面作出開創性貢獻的荷蘭經濟學家簡·丁伯根(JanTinbergen)和挪威經濟學家拉格納·A．K．弗瑞奇(Ragnar A．K．Frisch)。在以後獲獎的經濟學家中至少有三分之一以上是對經濟學的數學化作出了重要的直接貢獻，其他經濟學家也大多與經濟學的數學化相關。這說明經濟學數學化是當代西方經濟學的重要特徵之一。本書所講的商務文書，包括經濟論文。經濟論文要求注重定量化，這是順理成章的，即使是其他商務文書，如可行性研究報告、經濟活動分析報告、財務報告等，都要求將經濟學、會計學、統計學與數學結合起來，建立經濟計量模型，利用計算機來仿真運行，科學地、精確地解決實際經濟問題。
(八)鮮明的時效性
商務文書是以溝通經濟信息、處理經濟事務、實施經濟管理為套用目標的，在經濟全球化的時代里，科技進步日新月異，市場信息千變萬化，天災人禍時有發生，這些對巨觀經濟和微觀經濟都可能產生影響。為經濟管理服務的商務文書就必須具有鮮明的時效性。商務人員，尤其是市場調研人員，要時刻關注經濟科技社會的發展變化，發現與企業相關的信息，要快速做出反應，迅速形成文字，呈送領導機關，為決策提供諮詢服務。企業製作商務文書，都要面對市場競爭形勢和企業內部出現的有關問題，及時形成檔案，並立即貫徹執行，才利於企業的建設和發展。有些緊急事項，則需電話或親臨現場解決，不必形成書面檔案。市場經濟是機遇經濟。精明的經營管理者要善於抓住機遇，做出果斷的決策，以利於企業的生存和發展。快速及時地製作商務文書是實現果斷決策的重要條件。反之，如果商務文秘人員思維遲緩愚鈍、工作拖拖拉拉、寫作慢慢騰騰，寫出來的文章，只能是“馬後炮”、“後悔藥”，對企業的發展有害無益。
作用
(一)科學決策的客觀依據
在商務活動過程中，能夠及時、準確地作出符合企業實際、符合市場經濟規律、符合商務活動規律的決策，不僅是有效進行商務活動的關鍵因素，也是企業領導者的首要任務。要完成這樣一個艱巨的任務，只能依賴於商務文書。從這個意義上說，準確、及時、可靠的商務活動信息是作出科學決策的前提和基礎。商務文書通過對商務活動信息的有效收集和獲取、深入分析、精確評估，深刻揭示商務活動的變化特點和原因，預測其發展趨勢，為企業領導機構和管理人員提供決策的客觀依據，使企業領導機構和管理人員能夠在複雜多變的現代商務活動中高瞻遠矚，總攬全局，取得預想的結果。
(二)科學預測的表現形式
商務文書的基本任務是收集、整理、分析、研究有關的商務活動信息，並且在此基礎上預測商務活動動向和市場經濟規律以及市場變化趨勢。科學預測是商務文書的基本功能之一，商務文書正是通過相應的文字載體進行表達，以使預測的內容條理化、精確化、科學化，以期減少和降低商務活動預測的盲目性和粗略性，獲得最佳經濟效益。
(三)商務活動的服務工具
(四)聯繫溝通的橋樑紐帶
在現代信息社會，一個企業的生產經營以至生存和發展，不僅要受到企業內部條件的限制，也要受到外部環境的各種條件制約。企業實現再生產的先決條件是，必須面對市場，開拓橫向的、縱向的經濟聯繫，以期與外界建立起一種長期穩定、不斷發展的合作關係，這樣才能使企業進行周而復始、複雜多變的再生產運動，且具有穩定的信息來源、物資來源、資金來源、人才來源和技術來源，真正成為協調企業內外聯繫作用的主要手段。
(五)經營活動的原始憑證
寫作原則
對於寫作中要把握的一些基本原則，外國的一些教材中有“ABC”這種說法，也即準備(Accurate)、簡潔(Brief)、清晰(Clear)。另外也有4C的提法，也即正確(Correct)、清晰(Clear)、完整(Complete)、簡潔(Concise)，以下從管理溝通這個角度，對4C作一簡單的分析。
(1)正確
“正確”是寫作的首要原則，也就是說，寫出的文章材料要真實可靠，觀點要正確無誤，語言要恰如其分。尤其是對文章主旨的把握，在寫作前一定要下一番工夫，明了寫作的意圖，正確地傳遞想要傳達的信息，從而實現有效溝通。
(2)清晰
在正確表達的基礎上，應該力求清晰，清晰的文章能引起讀者的興趣，更能使讀者正確領會作者的含義。要做到清晰，除了選用符合文章的格式外，還應該注意文章的整體布置，包括標題、大小寫、字型、頁邊距等，尤其是要留下適當的空白，若是把所有的文字都擠在一起，則很難閱讀；如果是手寫，則不能太潦草，這不僅影響讀者的閱讀，甚至還會影響到文章的正確性。
(3)完整
寫作的一大優勢就是使我們有充分的時間思考問題，完整地表達想要表達的思想、觀點，完整地描述事實，“完整”是寫作的一個要則。在電話或是當面交談時，常常會遺漏很多想要交流的事項，這是由這些溝通方式的特點決定的，在寫作時，為了完整地表述，應該反覆檢查思考，不斷增補重要的事項。
(4)簡潔
“簡潔”似乎與“完整”是一對矛盾，這其實是一個“度”的把握問題，“完整”是為了表達想要溝通的重要方面，但並不意味著要把所有的事實、觀點羅列紙上。可以通過排序的方法，把不太重要的事項刪除，也可以對每一字進行評估，把瑣碎的、沒有太大價值的文字精簡掉，使得文章言簡意賅。
寫作技巧
商務文書的寫作過程中應該注意以下幾個方面的內容：
(1)選擇合適的文稿類型
文稿類型多種多樣。選擇合適的文稿類型是寫作中重要的一環，如果文稿類型選擇錯了，溝通的效果就會大打折扣甚至無法完成寫作的意圖。在選擇合適的文稿類型時，再次需要提起注意的是要明確寫作目的，同時清楚寫作的背景情況；另外一個重要的方面便是熟悉各種文書，只有這樣才能選用合適的文稿，滿足具體寫作的要求，用最有效的方式完成溝通。
(2)文稿的巨觀布置
一份好的文稿應首先給人清晰、整潔的印象，文稿的呵讀性強，也即我們平時說的“卷面友好”，只有這樣，才能保證在信息的傳遞過程中，儘量避免失真。可以從以下幾個方面來提高文章的整體效果。
①標題
②次序
最重要的內容應放在最前面來表述。套用文一定要掌握次序，把最重要的部分放在最易引起讀者關注的部分，尤其是篇首，當然篇尾往往也是讀者興趣較集中的地方，但相對而言，文章的中部，尤其是段落的中間，有價值的信息、觀點往往不能為讀者注意。若次序顛倒或安排不合理，則會極大地影響到溝通效果。
③空白
空白對於一篇文稿來說是十分重要的，空白包括空行、行間距、字元間距、頁邊距等多項內容，空白是文稿格式上的需要，適當地使用空白能大大增加文稿的可淒性，並有利於突出重點。
④字型
漢字有很多種字型，比如宋體、楷書、隸書，還有簡體、繁體之分，尤其是電腦列印稿，字型的選擇甚為關鍵，不同的場合適用於不同的字型，但應該以便於閱讀為原則。另外，字的大小也很重要，在謀篇布局中，選用幾號字往往就反映了作者的邏輯及思路，也突出了重點，其他相關的比如黑體、下劃線、斜體、英文字母的大小等都是文稿中需注意的地方。
⑤項目符號及標號
在寫作中經常要使用項目符號和標號。一般而言，用數字來表示意味著各項權重是不同的，且有一定的優先次序；而用項目符號表示，比如“·”，則意味著各標號下的條目處於相同的位置。但實際上，由於閱讀習慣的原因，放在前面的就顯得重要一些。合理地使用項目符號及標號會使得文稿的可讀性大大增加。
(3)語氣和風格
書面材料的風格對表達效果有很大的影響，它可以顯示作者的性格和興趣。而且，風格對作者與讀者之間的關係也是至關重要的。恰當的風格，能使兩者之間的交際溝通融洽、有效；如果風格不當，則可能達不到作者預定的交際溝通目的。作者在寫作中套用的風格，應該是有意識的選擇結果，依據讀者的期望和要求、作者與讀者的關係及文書的性質特點，確定合適的文章風格。一位公司董事長在寫信給其職員時採用一種特定的寫作風格；而在他給董事會寫年度報告時卻須採用另一種風格。同樣，公司經理也將用不同風格的文章達成溝通作用，他所選擇的風格將反映出他與組織的關係，他對諸如書信風格的期望，以及經理對組織成員及任何給定風格可能做出的反應的構想。寫作的風格可以通過使用詞語的方式、書面語的格調和結構等表現出來。影響風格選擇的因素有以下多種，從這些方面入手，可能會找到合適的寫作風格。
句子長短。語句簡潔是文章的一大優點，一個句子中所使用的詞語數量應保證使句子簡短，並且保持思想觀點的一致、統一。
句子結構。文章中使用的語句，應能保證使讀者清楚地理解和把握作者要表達的意思。整個句子要以此為標準設計建構。具體使用何種句子結構，是複雜句還是簡單句，要不要倒裝等，要服從並服務於作者表達的需要。
段落。段落是思想觀點的集合體，而不是句子長短的拼湊。通常，段落以簡短為最好，而且開頭就亮出本段的主旨，這樣使人讀起來輕鬆，也利於閱讀。冗長的段落使人厭煩，且不便於讀者把握該段的要旨和作者的思路。但反過來，段落太短，又常常顯得不完整、拗口，也不能使讀者滿意，因而要處理好段落長短關係，以短小精悍為要旨，力求言簡意賅。
標點符號。標點符號使用的目的在於保證讀者能迅捷、有效地閱讀、理解、吸收書面材料所要傳達的思想觀點。標點符號也用於表示思想觀點的分開，以便於理解。但有的時候，標點符號本身就表達了一定的思想觀點，尤其是問號和驚嘆號。
行話。“行話”有時用來描述那些思想陳舊、莫名其妙又誇大其詞的言語。但行話在這裡指那些只有有限的或專業化的讀者群才能理解的專門化詞語。行話的套用要看讀者群的範圍，若是限於專家、學者，那么使用他們的行話是可以接受的。但是，如果作者試圖說服並影響那些並非專家的交際溝通對象，那么，就必須限制使用行話；即使用了，也要給出通俗易懂的解釋。
語氣。在這裡，語氣指的是使用的詞語以及詞語使用的方式所表達出來的態度。例如，一封信的語氣可以是直率的，也可以是婉轉的；一篇報告，既可以用主動語態寫成，也可以使用被動語態。風格的這些語氣特徵能告訴讀者作者的態度。其他的一些語氣包括否定或肯定語氣、正式或非正式語氣等。一般而言，主動、直率、非正式的語氣風格通常易於被讀者接受，但實際的套用還需依據實際情況而定。
成功有效的寫作風格，不是一蹴而就，需要作者不懈努力，不斷地思索、磨鍊才能達到。作者個人的風格將表達出他對主題的感覺，反映出他對主題的認識和思考。同時，寫作風格也是不斷變化的，需要作者能透徹地了解周圍環境，了解主題，更了解自己的定位。善於使用前面提到的各項技巧，使自己的寫作風格不斷發展、完善，這是溝通中最困難的環節，但也是起關鍵作用的環節。
