公文是公關活動的產物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構、社會團體和企事業單位在處理公務活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家機構、社會團體和企事業單位提供所需的信息。 一般來說，公關部門在執行對內對外聯繫的時候，主要通過公關公文進行。 這些文字媒介常常反映著組織的政策和形象， 是組織的一張“臉面”。 公關公文包括的種類繁多， 其中的公關簡報、信函、介紹信、請柬、祝詞等最為常用。
基本介紹
- 中文名：公關公文
- 文體：套用文
公關簡報,公關信函,介紹信,柬帖,
公關簡報
簡報，它是各種組織在公關活動中，用以反映情況、交流經驗的一種簡明扼要、 及時迅速又帶有報導性的匯報檔案。 簡報的含義較為廣泛，它近似新聞報導，但又不同於新聞報導。它是一種內部刊物，只限於組織內部傳播，一般是定期出版。其內容不局限於組織內部，還登載與本組織活動有關的，來源於其他方面的文稿、摘錄和改編的材料。組織的領導層和各職能部門通過公關簡報這個視窗，可了解形勢，交流信息。
(1)簡報的種類。簡報的種類很多，就其內容而言，大致可分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報三類。
綜合簡報主要是反映日常業務中各方面的工作情況，它是一種長期編髮的定期或不定期的剪報。專題簡報是圍繞某一中心工作編髮的。會議簡報是反映會議進程中的各種重要情況，如大會報告、會後反映、會內外花絮等內容。後兩類簡報時一種階段性的簡報，一般講，專題工作告一段落或會議結束，簡報也就停辦了，其時效性非常強。
(2)簡報的一般格式。簡報的書寫格式，一般包括報頭、正文、報尾三個部分。
正文按各篇文章的重要性排次序。報頭與正文之間用一橫線隔開。
簡報格式如下：
內部交流 注意保存 XX公司公關簡報 (第X期) XX公司[[公關部]] XX年X月X日 目 錄 一、XXXXX 二、XXXXXXXXXX 三、XXXX (標題)X X X X X X (正文)XXXXXXXXXXXXXXX…… 報：XXX、XXX (共印XX份) 送：XXX、XXX 發：XXX、XX 列印： XXX 校對：XX X年X月X日
(3)編寫簡報的要求。
①精，指選材要精。要選擇那些與上級的方針政策密切相關或涉及部門工作的，最能說明問題和表達觀點的重要情況或典型經驗上簡報。有些情況雖然暫時看並不重要，但它帶有某種傾向性的苗頭或經驗的雛形，發展下去有可能成為重大問題或重要經驗，這些也應該通過簡報加以反映。
③快，快是簡報的一大特點。簡報是服務於現實的，它能否發揮作用或發揮作用的大小、快慢是一個重要因素。因此，公關人員要眼明手快，善於發現問題，在問題或情況剛剛處於萌髮狀態時，就能及時反映在簡報上，以利於領導採取相應的對策和措施。
④新，指內容要新。 應解釋反映新情況、 新問題、新經驗、新趨勢，能給人以啟發和借鑑。一般說，領導希望從簡報上能看到與組織有關的新動態，發現新問題，總結帶有普遍意義的新經驗，並據此做出新的決策和指示，以開拓新的工作領域，推動工作向縱深發展。
⑤簡，指文字簡潔、精煉。 簡報就是要簡明扼要， 簡報是“千字文”，一般在千字上下，最多不超過二千字。要體現這一特點，寫法上要開門見山，直截了當，實實在在，不說虛話和空話。
公關信函
1.信函的分類
信函在日常公關活動中，從其格式和內容看，可分為公函和便函兩類。
公函，是指具有較完整的公文格式的信函，內容也較多為正式的公務事項，使用公函顯得較鄭重、正規。
2.公函的用途及寫作要求
公函按其用途性質的不同，可以有以下幾種：
(1)商洽信函。用於單位和部門之間商量和接洽工作，這種公函多半是主動發出的，即要求對方給予協助。商洽信函正文一般包括兩個部分：①商洽原由。寫清為什麼要提出商洽，即發函的原由。②商洽事項。這部分是主體，須寫清所要商洽的具體事項，特別要寫清對對方的要求。如果所提要求包括幾方面內容，應分條寫出，以便對方考慮。
(2)詢問信函。用於向對方詢問問題或提出對某一事項的處理辦法以徵詢意見，要求對方予以答覆。詢問性函正文也包括兩部分：①為說明詢問的目的或原因的“原由”部分。這部分有時也敘述有關情況，以便讓對方了解提出詢問的背景。②詢問內容部分。這是主要部分，要像出“試題”那樣寫得明確、具體、不發生歧義，使對方一看即懂，可依次作答。
(3)答覆信函。用於答覆對方所詢問的問題。有時下級組織向上級組織請示一般性問題，上級也可以用“函”予以答覆。答覆信函正文一般包括三部分：①說明對方來函已收到，可以寫明收到日期。②簡要複述對方所詢問問題或者所提要求，然後用“經……研究，答覆如下”過渡到下文。③答覆內容。這是主體，也要寫得具體明確而又簡要，使對方一看就明白。如果所詢問的問題分條列出，答覆時也要分條依次作答。
(4)委託信函。用於委託有關組織代辦某一事項。這種信函正文一般包括：①原由部分。這部分既要寫清委託的目的，又要寫清所委託代辦或代查事項的基本情況。②委託事項部分。這部分是主體，特別要寫清托辦或托查的要求。如果所託事項有時間限制、質量要求和數量指標，也要具體寫明，以便對方在時限內按質按量辦妥查清。有時在結尾可寫上“以上事項希大力協助查清(或辦理)，請儘快見復”。
(5)告知信函。用於向有關組織告知某種情況或某一事項，如告知涉及對方利益的某事已發生，以期引起對方的注意，或在受託代辦事項辦理完後告知代辦情況。告知性函的中心內容是告知情況或事項，要圍繞告知的情況或事項寫清楚有關內容。
例如：
XXX飯店預訂處經理： 請在2001年2月16日至18日保留貴飯店最大的三間一單元客房一套。上星期看過你們的優良設施以後，我們公司的總經理決定把貴飯店作為今年我公司經理會議的會址。 我們要求在一間客廳內布置可供15人用的“U”形會議桌，還有一間作為非正式會議用的活動室。 這個預訂的早日確定，將是令人感激的事。 (簽名) 2001年元月15日
介紹信
1.介紹信應包括的內容
(1)對方部門或個人的稱謂。
(3)需要商洽聯繫的事項以及希望與要求。
(4)簽發介紹信的單位、發信日期。
(5)介紹信的有效期限。
2.介紹信的種類和格式
(1)書信式介紹信：
市計委工業處： 市計委工業處： 現有我公司XXX同志(公司副經理)前往你處聯繫XXXXXX事宜，請接洽 此致 敬禮 XXX市物資公司(蓋章) 年 月 日
(2)印刷式介紹信：(二聯式，留存根) 介紹信 茲介紹 等 位同志前往聯繫 月 日 (有效期： 天) ┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄ 介字第┄┄┄┄┄號┄┄┄┄┄┄┄┄ XXX公司介紹信 ─────── 茲介紹 等 位同志前往您處聯繫 請接洽 此致敬禮 XXX公司(蓋章) (有效期： 天) 年 月 日
3.寫介紹信應注意的問題
(1)書寫要清晰、工整，不允許塗改。
(2)要填寫持介紹信人的真實姓名、身份。
(3)對方單位及署名要寫全稱，不要簡寫。
(4)商洽事項要寫得簡練、明確，使對方清楚。
(5)一份介紹信只能填寫一個單位。
柬帖
柬帖，又叫請柬、請帖，它是邀請客人的通知，屬於禮儀類書信的一種。在公關活動中，有些規格較高的會議、宴會或活動，通常都要使用請柬，這既是出於禮貌，亦能對客人起提醒備忘的作用。
1.柬帖的一般寫作格式
(2)頂格一般寫上備邀請者的名稱。在被邀請對象較多的情況下，可以不寫被邀請者姓名稱謂，以便有更大的靈活性。
(3)正文寫邀請的目的，活動的內容，時間、地點以及應注意的一些問題。
(4)請柬的末尾，一般應寫上 “敬請光臨指導” 之類的禮貌用語，也可以寫“此致敬禮”。最後在右下方簽上邀請單位的名稱(要全稱)或邀請者的姓名以及發出請柬的時間。
2.柬帖的寫作和使用要注意的事項
(1)要把舉行活動的內容、時間、地點寫清楚。如果需要使用入場券，則應附上。如果需要被邀請人在活動中講話，可以在請柬中告訴他講什麼內容，講多長時間。如果活動地點是較偏僻的，則應註明具體地點、交通線路。如果是排定座(席)次的，還應註明座(席)次或排號。
