供應商審計

介紹

供應商審計(Supplier Audit）是指企業採購部門負責與外部供應商就採購訂單和契約進行談判，在契約中確定“有權審計條款”，保證企業有權在某些情況下對供應商提供的產品的生產成本等資料進行審計。通過供應商審計，企業能夠有效地防止採購回來的原材料成本過高。

產生

供應商審計這一理念最早出現在1963年美國頒布的藥品生產質量管理規範(Good Manufacturing Practice，GMP）中。GMP是適應保證藥品生產質量管理的需要而產生的。最初藥品的質量是通過放行前檢測來保證的，頻繁發生的重大藥物災難使人們逐漸認識到僅僅檢測是不能完全確保產品質量的，還必須對生產的整個過程進行有效的控制。其中，GMP規定，藥品生產企業如果將產品分包給分包商進行生產或從供應商處採購原料，那么公司應保證所採購的原料供應商或分包商按照GMP規範組織生產，而政府有可能隨機選擇審計這些供應商或分包商。如果官方發現公司的供應商或分包商有重大GMP缺陷，公司必須暫時中止採購或分包生產。可見醫藥生產行業的供應商審計是為了保證企業所採購回來的原料的質量合格。

此後，供應商審計這一方法逐漸為其他行業的企業所借鑑並採用，尤其是一些跨國公司，例如福特汽車公司和雀巢公司等。相應的，供應商審計的對象也發生了變化，從以審查原材料質量為主轉變為全面審計供應商的基本情況，例如，公司的治理結構、財務狀況、信用和合作紀錄、服務水平、社會責任度，以及產品質量和價格等。就大多數企業來說，供應商審計主要是用來控制企業的材料採購成本。供應商審計在國內企業的套用比較少，而一些合資企業由於採用了外國企業的管理體系和經驗，在材料採購業務中較多地採用了供應商審計這一方法。例如，重慶的長安福特汽車有限公司就是成功實施供應商審計的企業之一。

特點

1.供應商審計的目的。供應商審計的主要目的是通過審查被審供應商的成本資料，驗證其提供的產品報價是否真實反映了企業的實際生產成本；通過詢價等方式，驗證供應商的報價是否高於市場同類企業的產品價格。也就是說，供應商審計主要是防止企業被“欺騙”，避免原材料的進價過高，從而能夠有效地控制外購材料的成本，減少和避免價格風險。需要明確的是，被審企業會計資料的真實性和完整性由其自己負責。企業對供應商進行審計只是為了知道供貨企業有沒有提供過高的產品報價。

2.供應商審計的主體。供應商審計的主體是企業內部審計部門。材料採購業務主要由企業的採購部門負責，顯然，從內部控制的角度出發，採購部門不適合執行供應商審計業務。企業的內部審計部門地位相對獨立，又有必要的專業技能，因而承擔供應商審計業務最為合適。就現實的情況來說，大多數企業的供應商審計就是由內部審計部門執行的。當然，有些企業沒有專設的內部審計機構，這樣，供應商審計業務往往由企業的財務部門執行。例如，長安福特汽車有限公司財務部下設的內審小組就承擔了供應商審計這一職責。

3.供應商審計的對象。供應商審計的對象由供應商審計的目的決定。為了控制材料採購的成本，供應商審計主要是審查供貨企業的成本資料。即根據材料採購訂單上的產品型號、規格等資料審查被審單位相應產品的成本資料，例如有關生產成本、製造費用的總賬和明細賬，以及成本報表等。

有效措施

1.供應審計的前提是訂立“有權審計條款”。實行供應商審計的前提條件是企業在與外部供應商訂契約時，必須明確有“有權審計條款”。供應商審計的對象是供貨企業的成本資料，這是企業的內部資料，關係到企業的商業秘密能否得到有效地保守，所以企業不會輕易地讓外部人員審查自己的成本資料。因此，企業實行供應商審計必須在與外部供應商訂立契約時明確有權在必要的時候對供應商的成本資料進行審查。由於這一前提條件的存在，供應商審計的使用範圍受到了一定的限制。一般來說，只有一些實力較強的大企業在與供應商簽訂契約時，才有能力確定“有權審計條款”。而絕大多數小企業本身處於弱勢地位，很難訂立這一條款，也就無法進行供應商審計。

2.供應商審計的實施條件一般由契約約定。什麼情況下企業才能對供應商進行審計呢？一種方法是企業在接受被審企業為供應商前就進行審計，另一種是契約中約定企業在認為必要時有權進行審計。有關企業在訂立契約的“有權審計條款”時，必須同時明確具體的有權審計的條件，以免引起糾紛。例如，長安福特汽車有限公司在和供應商簽訂契約時規定在以下情況下可以對供應商進行審計：當從供應商購進的工裝未通過競標；當契約和採購定單上的產品價格不是固定價格；當供應商由於契約取消或修訂向公司提起索賠等。

3.供應商審計的實施程式。有效進行供應商審計必須要明確審計的程式，主要有:（1）制定審計計畫，確定審計小組的組成、審計的範圍和目的、檢查項目，為審計做好充分的準備。（2)實施審計，通過面談、實地檢查和檔案檢查等方式，審查企業的產品報價是否真實反映了企業的實際生產成本以及成本資料是否真實。（3)出具審計報告並進行處理。

4.供應商審計報告和處理。審計報告是審計的計畫和執行情況的小結，是審計的重要組成部分，內容主要有對該供應商的總體評價;審計中發現的問題；做出該供應商的產品報價是否如實反映實際生產成本和成本資料是否真實的結論;審計日期;審計人員及其簽名等。

審計報告完成後，採購企業的有關人員還應與供應商進行交流，並要求其回復將採取的或已採取的整改措施。有些供應商的現狀雖然不符合採購企業的要求，但是經過整改後有可能成為合格的供應商。採購企業應該有一個跟蹤體系，將每次與供應商的交流都記錄歸檔。對審計未合格的供應商，如果採購企業覺得有繼續考察的必要，可在條件成熟時對其進行再次審計；對審計合格並已接收為正式供應商的企業，採購企業也應定期對其再審計，以驗證其產品成本等會計資料的真實性。

發展

1.審計的目的由控制原材料的價格風險為主轉變為控制材料採購業務的整體風險。就現在的情況看，大多數企業的供應商審計主要是審查供貨企業的成本資料，即主要是關注外購材料的價格風險。但是企業在材料採購業務中所面臨的不僅僅是價格風險，還有其他一些重大風險。例如，採購契約存在欺詐或條款不合理、契約沒有如約執行、採購的產品數量不符要求和產品質量不合格等情況。企業在進行供應商審計中對這些問題都應該予以關注，這樣才能大大降低材料採購業務中存在的各種風險。

2.審計的主體由內審部門為主轉變為企業的各相關部門共同參與。現有企業的供應商審計主要由企業的內部審計部門執行，但是僅憑藉內部審計機構的專業技能很難審查諸如材料質量是否符合標準等情況。因此，隨著供應商審計目的的拓展，參與審計的部門也必須發生相應的變化，應由企業的財務、審計、採購、質量等部門派員組成審計小組。此外，為保證審計的公正性和獨立性，可以引入註冊會計師事務所等社會中介機構執行或參與供應商審計業務。企業內部審計很難發現所有的材料採購風險，而第三方審計往往可以發現企業內審所不能發現的問題，所以能更好地控制企業面臨的風險，但審計成本也提高了。

3.審計對象的擴大。供應商審計的對象隨審計目的的改變而變化。審計的對象應該從企業的成本資料為主轉向全面審計供應商的生產經營的基本情況和財務狀況，並對企業的材料採購過程進行全方位的監督。供應商的財務狀況、生產流程、技術水平、產品質量和採購契約的訂立、執行以及產品的運輸、驗收等都是審計應予以關注的對象。例如，很多跨國公司的採購行為對於服務質量的重視是先於採購成本存在的。一些問題看起來比較“虛”，比如，供應商的質量體系、管理體系、創新精神、信用記錄、甚至童工問題等。正是這些“虛”問題中隱含著公司對價格、質量、技術的具體要求。