辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數位化辦公，可以最佳化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性 。
基本介紹
- 中文名：辦公自動化
- 外文名：Office Automation
- 簡稱：OA
- 類型：計算機網路結合的新型辦公方式
基本概念,功能介紹,五大特性,易用性,健壯性,開放性,嚴密性,實用性,發展歷程,軟體技術,九大特點,OA技術平台,OA基礎架構,OA技術,平台化能力,系統集成,移動套用,選型關注點,廠商氣質,產品配置,廉價陷阱,實施方法論,流程審批,傳媒行業,教育行業,市場分析,三個套用層次,三大發展階段,系統安全策略,
基本概念
計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。
OA未來： “以人為本”是協同的精髓
企業的核心管控環節包括各項事務都存在一個事前規劃預測、事中執行監控、事後分析最佳化的循環體系，都要有一個目標制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行後分析最佳化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計畫任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協同運營導航平台的原型：這個平台需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什麼、執行落地的步驟該怎么操作、執行過程中所需要的資源應該從哪裡獲取，以及執行的過程可以怎樣來最佳化等等，而這個執行的過程支撐著企業各項事務的落地和效果。因此，以人為中心是協同的精髓之所在。
功能介紹
OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算器、萬年曆等)。
OA管理平台基於“框架+套用組件+功能定製平台”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成，包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計畫管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、線上考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、線上訊息、督辦系統、簡訊平台、常用工具、人事管理、功能定製平台、集成平台、系統管理等，近萬個功能點。
五大特性
OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟體就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。
易用性
沒有全面的套用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟體也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟體都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟體而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶、高並發套用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟體也必須能保證全員套用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟體必須具備超大用戶、高並發套用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失。
堅持網路風格是最大限度提升軟體健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定套用並發數的並不是軟體平台本身，而是硬體和網路速度；也就是說，從理論上講，類似的軟體平台沒有嚴格的並發數限制。
開放性
能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合套用。
管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟體必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟體系統中自動獲取相關信息，並完成必要的關聯性整合套用。 從技術上看，採用整合性強的技術架構（J2EE）作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合套用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。
嚴密性
必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的信息平台，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟體不僅要實現“用戶、角色和許可權”上的三維管控，還必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、許可權+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。
實用性：80%標準化+20%個性化的絕配。
實用性
軟體功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理髮展的要求。
現實中，企業一方面需要軟體盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發展的過程，所以，企業又需要軟體能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平台化。
發展歷程
OA是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，最後實現提高決策效能的目的。
第1代OA：硬體配置階段
第2代OA：數據處理自動化階段
第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段
第4代OA：無障礙工作流自動化階段
第5代OA：協同工作型辦公自動化（流程管理）
第6代OA：協同發展型辦公自動化（流程管理）
第7代OA：移動OA
軟體技術
九大特點
1.“可行性和適應性”
所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星！
所謂適應性，是指產品的實施條件和套用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。
2.“前瞻性和實用性”
OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各套用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、套用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。
3. “先進性和成熟性”
先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。
4. “開放性和標準性”
數據孤島、信息孤島、套用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。
如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。
在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。
5. “可靠性和穩定性”
OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰；當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。
6. “安全性和保密性”
OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。
其中，採取的措施包括但不限於以下
平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟體達到安全設計標準。
套用安全：許可權控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP位址限制等各種安全措施進行方案組合。
數據安全：支持文檔安全軟體整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的套用。
容災備份：支持各種容災的軟硬體設備的使用等。
管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統套用的安全
密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統網卡MAC和IP的綁定；支持CA認證、數字簽名加密技術；支持電子鑰匙（Ukey）技術和指紋Ukey技術；支持安全套接（SSL）技術；軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合；
系統有整體的用戶/許可權管理體系，可統一進行用戶/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制；系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。
7. “可擴展性和易維護性”
為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴展和維護擴展。
因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到套用及系統不斷擴展的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的套用與服務模組。一方面當套用量增加，用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求；一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛程式和模組定製平台的方式，輕鬆實現業務的擴展。
在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體設備的互連互通；在軟體上支持跨平台和開放數據接口，便於與其它系統軟體互相集成，未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實現與這些系統的套用、門戶、數據等各層面上無縫連線。
系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設定了系統管理、套用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。
利用系統提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定製界面數據項的顯示；同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。
8. “美觀性和易用性”
系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改（增強標籤分類特性），注重用戶體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。
作為全員套用系統，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易於用戶掌握、操作和使用；系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。
嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著度； 提供統一的訪問地址，便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以後快速訪問系統；具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化；
美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。
9. “大並發能力支撐”
作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。
系統並發能力：通過集群方式，在技術上沒有並發上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。
OA技術平台
OA系統的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動化系統。
隨著OA套用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，從過去的BASIC+檔案系統到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等：
1. .net+關係型資料庫（RDB）技術
基於.net+RDB的辦公平台則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。
2. SUN的JAVA+RDB技術
JAVA（J2EE標準）以其開放性、與平台無關性引領著技術發展方向，並迅速在各類套用系統中得到廣泛套用與推廣，在OA領域市場領域不斷擴大。
3.IBM Lotus Domino技術
Lotus自1989年推出，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA套用的內涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點，不妨將技術原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較(以OA套用為前提)：
.net/JAVA更類似3GL工具，套用功能的實現需要更多的開發或集成，套用的成熟需要不斷的進行功能沉澱與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業界領先的協同工具、企業級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的套用模板，使其更擅長辦公套用支撐，但面對大量結構化業務信息處理時則顯得明顯不足。
4.Suo 基於saas的j2ee服務
Suo自2006年在上海成立，以真正的軟體即是服務的技術理念，將業務流程與審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平台。擅長業務流程及審批流程，最注重與第三方ERP的集成工作，實現目標是將企業的審批流與業務流全部打通，最終形成報表體系，服務於決策。
OA基礎架構
OA平台基於分層、標準和構件等進行架構，OA平台以領先的四層技術架構，遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準，OA平台部署了大量構件、採用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，OA平台支持各種部署模式、各種作業系統、各種資料庫和中間件，並具備完備的配置體系、接口體系和外掛程式體系，從而支持未來的擴展空間。
因J2EE的開放性，OA平台支持各種伺服器、作業系統、資料庫、中間件和套用軟體。
OA平台採用標準J2EE結構，由Java語言開發，系統配置由XML技術完成；資料庫採用關係型資料庫和非關係型資料庫分離的技術，同時OA平台支持多種關係資料庫，系統通過JDBC服務連線資料庫，並使用連線池提高系統性能；通信協定採用HTTP、TCP/IP。
OA平台整個套用劃分為三個相對分離的邏輯層，每一層都有一套定義好的接口。第一層為表示層，是展現給工作人員和相關使用者的圖形界面，它包含HTML表單、Java Applet、JSP等能夠顯示數據的任何系統。該界面通過規定的工作流程和接口來完成日常的事務處理和業務流程。
OA平台的中間層（套用邏輯層）是使用者為了獲取數據需要（通過表示層）調用的代碼。表示層接收到數據後把它格式化並顯示出來。OA平台的這種套用邏輯與用戶界面的分離極大的提高了套用設計的靈活性。OA平台的可以在不改變套用邏輯的情況下採用不同的圖形用戶界面，只要套用邏輯層給表示層提供明確定義的接口即可。
OA平台的中間層利用Java語言，以Servlet和Beans等技術實現，其表現形式為組件包，即類庫形式。將用戶管理、低層數據訪問、數據傳輸以及數據分析等具有抽象適應性的功能等進行封裝，按照功能、邏輯和使用等不同方面定義若干個組件包，將其統一規範為核心API（Core API），為上層透明訪問提供清晰明確的接口。
在整個OA平台套用中，中間層起著非常重要的作用，主要包括安全系統、套用體系和技術平台等幾部分。它和下面所介紹的數據層一起構成了辦公系統工作的基礎。
OA平台的底層為數據層，即數據中心。它用來完成統一的數據管理和數據交換接口的實現。主要包括辦公信息及數據的管理和維護、數據交換、數據抽取以及數據過濾等功能。
整個OA平台中，部署了數據引擎、訊息引擎、門戶引擎和工作流引擎，把系統橫向和縱向進行了多維度的打通和貫穿，從而使得各孤立的構件和模組成為一套有機的生態系統。
OA技術
OA系統的主流技術，從過去的Domino逐步向.NET、Java遷移，主流的軟體公司已經將JAVA作為根本技術路線，而原有Domino、php、.NET路線的產品，在高端用戶需求面前，逐步成為明日黃花，此類公司也在悄然轉型，沿著JAVA路線開闢新產品。
平台化能力
OA的通用功能相對成熟的情況下，隨著客戶管理套用的深入，更多的OA和ERP的邊緣需求，開始旺盛出來，因此如何持續的滿足客戶的功能需求，成為拉長產品生命周期的重要因素。如何通過無碼開發實現快捷的功能定製成為平台化產品的發展方向。
OA辦公自動化系統功能框架
OA辦公自動化系統功能框架系統集成
對於信息化起步階段的用戶來講，單系統套用就足夠了，但對於已經有相當信息化基礎的高端OA用戶來講，如何與ERP系統進行數據集成、信息集成、門戶集成，如何與HR系統進行組織集成、用戶集成，如何與即使訊息進行訊息集成，甚至如何進行數據拆分和重建等成為思考的因素之一。
但集成是把雙刃劍，缺少標準接口而完全定製開發的集成，又可能給升級、系統性能、項目周期等帶來風險和隱患。因此考察OA系統時，重點研討標準接口能力和產品化機製成為要點。
移動套用
隨著手機作業系統和CPU的持續升級、隨著wifi無線的普及和手機頻寬的持續擴容，通過手機、平板電腦實現隨時隨地的辦公，已經成為可能，尤其是高層管理者，通過移動套用實現對時間碎片的高效套用成為關注點。
選型關注點
廠商氣質
OA辦公系統由OA廠商全心打造，考察OA產品，其實是在考察OA廠商的“氣質”。這種“氣質”是由內而外散發出來，能夠讓OA客戶自然的感受到，有“氣質”的OA廠商：以客戶OA項目成功為重，有責任感，將服務做到實處。我們提醒OA選型人士，仔細甄別哪些OA廠商只重市場占有率，哪些OA廠商才真正關注客戶。
產品配置
通過OA廠商氣質考察一關的OA廠商，還要看其OA辦公系統的詳細配置。其具體功能配置能夠很好地處理企業日常工作、核心業務，以及與其他系統之間的整合集成，同時滿足企業未來發展對OA開放性、管理性、維護性的要求，自然是CIO的理想之選。 一般來講，OA辦公系統的基本模組包括：協同工作、表單套用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計畫管理、公共信息等。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有OA功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，其餘的模組帶來20%的價值。CIO需要重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。
廉價陷阱
往往廉價的OA辦公系統，越經不起企業長期套用的考驗。CIO眼中的廉價的只是對OA廠商報價的判斷，OA辦公系統的全面成功套用，還需要將OA部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等統統納入成本控制範圍。
CIO青睞什麼樣的OA辦公系統呢？根據對多家CIO以及OA廠商的採訪，我們了解到五大特點的OA辦公系統更受青睞：1、靈活的自定義；2、傻瓜式的操作；3、性能要求；4、便於維護；5、性價比高。
實施方法論
高效的項目實施團隊
完善的實施工具
標準化實施方法論引
流程審批
單位在日常管理過程中，逐步會沉澱下很多規章制度，其中包括各種紙質表單、流程、數據規範、崗位說明、許可權等，制度的形成、推廣和最佳化過程，也是規範員工行為，實現內部有效分工、規範崗位操作、從人治向法制逐步進步的過程。
但是逐步累積起來的制度和規範汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學習和掌握；規章制度的最佳化和調整也很難實時的將最新版本傳達到每位員工，因此制度的形成、推廣和最佳化過程的高難度使得制度不能有效落地，因此構建協同辦公系統流程審批子系統，對於制度落地、規範管理將有重要的意義。
流程審批包括數據表定義、表單定義、流程定義（B/S架構圖形化流程定義工具）及工作流引擎，系統採用WFMC的流程標準實現各種複雜流程的電子化流轉, 並且採用外掛程式式的設計方法讓工作流模組還可以被其它功能模組調用，完成相關的業務流程。
OA系統提供了從設計、套用、最佳化到門戶展現全方位的圖形化自定義，通過自定義規範、自定義表單、自定義流程、實現企業流程地圖的設計；通過個性化授權，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調用；通過規範、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時免學習；並且該模組對企業的流程管理遵循PDCA管理法則，從發起流程到在辦監控、辦結查閱和效率分析進行閉環管理。
流程審批主要功能如下：
1、流程門戶：提供統一的分類流程調用界面。
2、發起流程：選取要發起且已經製作好的工作流程表單。
3、待發流程：流程表單填寫後保存待稍後傳送的工作流程。
4、流程監控：是指對正在辦理的工作流程進行監控。
5、辦結查閱：是指用戶可以對已經結束、取消、退回的流程進行查閱。
6、流程轉辦：是指當前用戶可以把卡在某節點的流程轉辦給其它人處理。
7、流程代理：是指用戶出差時可以由其指定的代理人幫其處理。
流程審批技術特色如下：
1、流程編號：系統能自動編號，查重，允許用戶自定義編號規則；
2、簽名印章：支持電子簽名、電子印章技術；
3、複雜流轉：支持條件路由、順序流、分支流、並發流；支持會簽、回退、撤銷、分發等；
4、檔案上載：允許帶附屬檔案進行流轉及審批；
5、圖形化B/S流程編輯器：流程可以靈活、自由定製，全程B/S圖形化方式拖拖拽拽定製流程，並配備了節點的流程和表單處理許可權。
6、流轉監控：提供所有流程，有許可權控制的辦理監控界面。
7、常用批閱語：允許用戶自定義常用批閱語，方便快速錄入；
8、流程查閱：提供已辦理、待批流程的查詢；
9、痕跡保留：支持正文修改痕跡保留；
10、時限提醒：根據流程設定的時限，通過郵件等方式自動完成提醒功能。
11、流程表單的自定義：無須寫代碼，以所見即所得的方式，可以實現表單的自定義。
12、流程中可以進行簡訊督辦提醒。
13、提供流程之間的自動轉發、提供流程跟蹤和催辦督辦。
14、支持單一審批、多人並行審批、多人順序審批、多人審批一人認可和主辦/協辦閱批的組合審批模式。
15、採用線上office編輯正文，完全適應客戶操作習慣。
16、提供軟體和硬體兩種電子簽章/電子簽名功能的解決方案。
17、訊息提醒與查看跟蹤：系統在審批過程中提供了簡訊、即時通訊等多種手段提醒下一辦理人。
18、流程引擎：獨立的流程引擎設計，其它功能模組可以靈活調用工作流引擎，實現各功能模組的業務流轉，如信息管理、公文管理、綜合辦公、名片訂購等，工作流程作為獨立的服務可被各模組引用，流程引擎與表單定義相結合產生工作流程的獨立套用“工作流程”模組。
19、構建複雜流程模型的能力：智慧型的工作流引擎，提供標準活動、子活動、虛擬活動、自動返回等多種活動類型;採用前驅、後繼的模式可以建立任意模型的流程，同時支持由流程辦理人選擇下一環節及由表單內容條件判斷來實現流程的路由，並在條件路由時支持與表單中各欄位的關係判斷並支持與流程啟動人或上一辦理人的職務級別的判斷。
20、流程辦理人（參與者）：豐富的流程參與者的選擇方式，可以按角色與組織或職位或發起人相同辦公地點的組合計算得到參與人、也由當前辦理人從指定範圍中選擇、從所有用戶中選擇，從上一辦理人本部門中選擇、可以是發起人，發起人的領導、以及從指定的群組中選擇等多種方式滿足日常辦公中對流程辦理人的選擇要求。
21、辦理類型：系統支持只有單個人辦理的模式，支持從多個人中任一辦理人辦理完畢即可模式，支持多個依次辦理模式，支持多人同時辦理模式、允許辦理過程中轉給其他人辦理模式、支持閱辦不影響流程流轉的模式。
22、接口：預留豐富的擴展接口，可與其它業務管理系統進行數據互動，從而實現採用工作流建立各業務系統之間的通道，實現業務的順暢連線。
23、流程例外處理：流程當前辦理人可以退回流程，監控人可以撤辦流程，收回流程，管理員可以轉交流程給其他人員辦理，當事人可以提前設定工作代理指定流程代辦人。
24、手寫意見：流程審批和靈活選擇手寫和鍵盤兩種方式批寫意見，可線上編輯WORD及excel等多種形式的文檔，痕跡保留，電子簽章等。
25、流程關聯：可通過子流程進行流程與流程之間的關聯，在子流程中可以連結到主流程，在主流程中可以連結到所有相關的子流程。
26、工作代理：可通過工作代理的方式授權他人代辦流程審批工作，工作代理可以指定到流程，可以指定代理來自某範圍內的流程
27、表單兼容：靈活的表單定義工具，可以定義各類流程表單，可從word或excel中定義工作流程所需表單樣式並通過設定表單內容與自定義的資料庫結合；實現強大的表單定義能力，自定義資料庫不僅定義表單元素，還可以定義這些元素在界面的表現形式及可以關聯資料庫；可以實現主從表；實現不同流程環節表單不一樣，並可以實現顯示錶單與列印表單不一致。
28、流程辦理：流程辦理時按待辦、在辦、辦結等分類，並可按時間、緩急、類型等多種模式分類供用戶選擇辦理優先權較高的流程。
傳媒行業
傳媒行業協同管理解決方案，從組織中“人、事件、資源”之間的協同關係著手進行管理，以組織中的“執行”信息為對象，有效地幫助傳媒企業解決所面臨的問題。
行業涵蓋：電視媒體，網路媒體，廣播，報刊，移動終端等子行業。
行業特點
傳媒業是信息服務業與文化產業交叉的一個邊緣性產業。信息量十分龐大，傳媒企業的重要工作之一就是甄別信息的真假，良莠，做到信息整合，信息檢索，去偽存真。
傳媒行業具有相對壟斷性，有著獨特的盈利模式和良好的盈利能力，並存在顯著的規模效益及多元化效益。傳媒企業通常規模龐大，人員從聘用方式，管理方式，工作方式上都比較多元化。
傳媒行業相比其他行業更強調融合集約資源共享，主要從以下三方面實現：1.跨媒體資源共享；2.集約方式促成組織內變革；3.本地化策略擴展勢力。
面臨的問題包括：
生產方式是柔性化，人機一體化，產品生產的質量和數量在生產過程中不易介入管理和監控，生產過程的可控程度低，但結果影響巨大。
生產管理的跨度大，傳媒企業通常有眾多的獨立子系統，工作過程一樣，但工作內容不同，生產管理跨度大，人員考核與計酬十分複雜。
從業人員背景差異大，需要迅速的實現合群共處，價值認同，協調一致。
生產組織形態的鬆散化，生產流程由顯示變成虛擬，生產線由有形變成了無形，生產崗位有固定變成了移動，雖然使成本下降，但加大了企業管理的難度。
解決方案
傳媒行業協同管理解決方案，針對傳媒行業集團化的趨勢，協同平台可通過集團化套用，實現傳媒集團組織內協同到跨組織的產業鏈和組織群協作的集團管控；
通過多維信息空間，構建組織信息資源管控平台，方便跨媒體資源共享；通過協作管理中心實現敏捷組織，快速回響，對傳媒行業生產過程進行可視化管控；通過移動套用平台來幫助前端人員快速實現信息收集，信息上報，不受時間空間限制對信息進行采編處理及發布，幫助傳媒企業提高核心競爭力。
套用價值
實現生產過程的可視化管控；提升協作效率；實現知識型產品的積累和沉澱。
教育行業
隨著新知識經濟時代的到來，我國教育OA管理信息化建設開始朝標準化、規範化的方向發展，對於在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學水平、人才培養質量和辦公效率等提出了更高的要求。
計算機信息技術是當代最富有活力和創造力的技術，實踐證明只有把計算機信息技術很好結合到學校教學、管理工作中，大力發展網路教學套用、建設數位化圖書館、建設全面的網路社區服務等等，從而形成一流的、數位化的網路環境、教學資源、教學與學習環境、管理手段和後勤服務，才能為學校現代化教學手段和管理模式的實施提供有力的保障，為教學研究和人才培養構建現代化的信息平台。
1、校園信息門戶管理
校園信息門戶OA解決方案為學校提供了一個內容展現的個性化視窗，可為校園網用戶提供信息的匯總、分類、搜尋、發布；提供面向各類用戶、不同階段的個性化信息展現服務，實現對學校重要新聞、內部通知、規章制度建立協作機制，實現用戶間的信息交流共享。
通過提供的協同OA辦公系統的門戶設定，可以根據單位發展的不同階段，自行搭建不同的信息門戶，實現門戶的個性化、階段化套用，如個人門戶、科室門戶、學校門戶、教委門戶、領導門戶、關聯門戶、知識門戶、制度門戶、新聞門戶等等，從而實現將有用的信息自動推送給有用的人；有許可權要求的信息自動推送給有許可權的人。把用戶最關心的內容推送給用戶，使用戶一目了然的在一個界面上看到想要看到的信息，提高用戶的工作效率。
2、日常協同管理
即時訊息、協同工作解決日常工作中的全部溝通問題，溝通內容便於積累和追溯，信息獲取方式可以是訊息提醒框、郵件提醒、簡訊提醒等方式。合理安排和查詢日常工作計畫、日程和會議，並可將工作流程進行規範和最佳化，通過強大的表單和流程自定義設計功能，用戶可根據自己的業務特點設計複雜的業務流程及表單，利用現有的sql輸入檢索功能可以抓取本系統及其他系統中的數據，實現和其他系統的數據整合。
3、公文檔案管理
公文檔案管理OA解決方案系統實現了收文管理和發文管理的自動化，功能包括我的收文、發文擬稿、發文草稿、發文查閱、發文設定、簽收公文、收文查閱、收文設定等，並且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種套用。可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，並可歸類存檔和檢索。
4、公共信息管理
公共信息包括組織機構、機關最新動態、規章制度、政策法規、辦公辦事指南、工程建設、信息發布等功能，內部用戶可通過本系統平台，查詢政府內部相關資料，以及相關動態信息。
5、論壇管理
論壇為內部的工作人員提供非正式的溝通交流平台。用戶可通過論壇管理將更好的利用現代化網路資源，實現討論發布、信息交流、信息共享，達成共識等功能。
6、會議管理
協同辦公平台通過會議管理模組可實現對視頻、非視頻會議相關的各種資源的管理。
7、任務管理
任務管理包括自己給自己安排的任務和領導安排給我的任務，任務管理子系統的目的在於規範工作的目標，領導對任務能進行實時管控。
8、知識管理
知識管理解決方案可以實現如下功能：檔案及目錄操作、資料共享發布、檔案檢索、日誌管理、檔案資源回收筒等。
9、郵件管理
個人在日常工作中有可能會給外部的人員傳送電子郵件或者接收外部人員發給我的電子郵件，郵件管理子系統提供基於Web的Email傳送、閱讀和存儲、查找功能，並支持郵件轉協同。
10、人事管理
主要包括組織機構管理和部門管理，內部人員的調動、請假、出差、離職等人事相關流程，考核和契約管理。
12、車輛管理
辦公室及下屬單位擁有一定數量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每台汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業車輛管理更加科學、更加規範。
13、物品管理
物品管理主要對各單位內部的辦公用品進行採購、領用管理，對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。
14、設備管理
設備管理的主要作用是完成單位設備日常業務的核算和管理，按部門和單位實現對設備資產的基本信息錄入、查詢、採購、領用、調撥轉移、維修折舊等管理。
15、督辦管理
每一個任務（包括公文處理、個人任務、部門任務等）一般都有一個標準的辦理時間，甚至是細化到每一個流程中處理節點的辦理時間。因此協同辦公系統針對每一個任務流程的每一個處理節點設定了標準辦理時間，如果超過這個時間，可以通過催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。
16、移動OA辦公管理
移動辦公是一套將移動通信元素與協同辦公系統有機的結合在一起，集日常辦公、信息查看、內部通信等多項功能為一體的線上辦公溝通工具；為實現信息溝通和資源共享，儘量節省投資，應對終端手機有較高的兼容性，不同平台及智慧型程度的手機終端能實現相同的功能。
市場分析
1．OA品牌的領軍能力依然脆弱
一些主流廠商，在經歷了著慘烈搏殺的同時，更多的新生公司如雨後春筍，加入到這片紅海中，更多的ERP廠商因前幾年的誘惑，產品也陸續上市，但依然缺少一枝獨秀的、絕對的領軍品牌。主流OA品牌有致遠、泛微、藍凌、華天動力、萬戶等。
2. OA市場紅海化促成市場定位的差異化
為了讓客戶更好的識別，構建各自的核心競爭能力，各OA公司普遍在調整自己的定位，利基市場的開拓成為2012年的重要市場特徵。
從經濟學理論來看，創新是擺脫紅海困境的唯一法寶。
3、JAVA平台成為高端OA首選技術路線
JAVA因其跨平台、高性能、安全性、擴展性等優勢，已經毫無疑問的成為高端用戶的首選技術路線。原來基於.NET、PHP、Domino開發的OA公司，都紛紛開始重新架構JAVA產品。
4、OA市場的區域戰爭陷入攻堅戰和拉鋸戰中
近幾年隨著人工成本的大幅攀升，為了控制企業風險，降低運營成本，很多主流OA公司都在轉移或者增加新的研發基地。
整體來看，各領軍廠商的根據地建設、研發中心建設和核心區域布局都已相當完善，預計接下來，二、三線市場可能成為競爭新重點。
5、OA的剛性需求受到危機壓制
當今，協同的理念已經深入人心，尤其是很多高端用戶在OA信息化方面嘗到了甜頭，起到了很好的示範作用，加上國家政策的扶持和用戶信息化水平的提升，OA軟體已經成為組織管理的剛性需求，這是在危機中，OA市場依然可以保持一定的成長速度的原因，但同時，因為此次危機對各行各業的效益都是沉重打擊，很多客戶，尤其是中小企業，在成本控制方面，首先刪掉了信息化預算，這使得OA的剛性需求受到壓制。
三個套用層次
OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯繫可以由程式模組的調用和計算機數據網路通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網路通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重複輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。
一體化、網路化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利於和外界的信息溝通，使信息通信的範圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，並且有可能融入世界範圍內的信息資源共享。
第一個層次
OA技術分為三個不同的層次：第一個層次只限於單機或簡單的小型區域網路上的文字處理、電子表格、資料庫等輔助工具的套用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的套用有文字處理、電子排版、電子表格處理、檔案收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人資料庫等。這些常用的辦公事務處理的套用可作成套用軟體包，包內的不同應用程式之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟體包應具有通用性，以便擴大套用範圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智慧型化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，櫃檯或視窗系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。
第二個層次
信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關係密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（資料庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合資料庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合資料庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合資料庫包括工商法規、經營計畫、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了最佳化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合資料庫。這個資料庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。
第三個層次
決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合資料庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程式，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：
⑴集成化。軟硬體及網路產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。
⑵智慧型化。面向日常事務處理，輔助人們完成智慧型性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
⑶多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
⑷運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。 這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。例子 事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種檔案，然後分檔存放並分別報送給有關領導者閱讀、處理，然後將批閱後的檔案妥善保存，以便以後查閱。領導者研究各種檔案之後作出決定，一般採取檔案的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，檔案本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬於信息處理的過程。
三大發展階段
起步階段
（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。
套用階段
（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化，為OA的套用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。
發展階段
OA套用軟體經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。
系統安全策略
辦公自動化可以說是網路通信技術和現代辦公不斷發展、融合的必然產物，它的存在與套用能夠讓人們的生產管理更加便利。但隨著國內辦公自動化系統的不斷發展與普及，其中存在的安全風險越來越凸顯。而計算機網際網路獨特的發展方式和傳播能力，也從根本上決定了安全風險難以避免。但為了確保辦公自動化的健康發展，我們必須充分了解網際網路下辦公自動化所面對的安全問題，並查清問題存在的根本原因，然後採取有效的應對措施，最大程度地消除與防範辦公安全隱患。
進一步完善相關法律法規
為保障移動計算機網路辦公自動化的信息安全，首先應結合我國計算機網路辦公自動化發展現狀和需求，建立健全適用於我國國情的計算機網路法律監管體系。首先應當制定虛擬社會信息安全監管條例，重點圍繞網路盜竊、網路詐欺、非法入侵等內容制定處罰條例，並嚴格落實，違法必究。其次，針對網路信息進行立法，並設立專門的監管部門依法進行信息管理，從而為計算機網路信息的安全提供可靠的保障體系，並全面提升法律的威嚴性及其對違法犯罪分子的震懾力。
加強網路安全預警
現階段的辦公自動化網路安全預警系統主要包括入侵預警以及病毒預警兩大部分。在入侵預警系統中，其可以通過對入侵信息進行檢測，以分析並確定在網路中傳輸的信息數據是否得到了授權，一旦確定為入侵信息便會發出警告，以此來減少非法入侵對辦公系統造成的安全危害。而病毒預警系統則是通過對進出網路的信息數據包進行不間斷、持續性掃描，確保在全天候 24h監控所有進出網路的檔案，一旦發現病毒便會立即報警，通知使用者或管理員進行防範處理；與此同時，其還可以通過 IP 地址定位以及連線埠定位等對病毒來源進行跟蹤，並產生相關的掃描日誌和報告，對網路內所有病毒的活動實施追蹤性記錄，從而進一步提升網路對病毒的預警、防範能力。
數據安全保護
1）針對入侵造成的數據安全威脅，我們可以通過加強資料庫的建設，確保其物理完整性、數據元素完整性以及邏輯完整性來提高數據安全防護能力。（2）對於災難和病毒給數據安全帶來的威脅，最有效的保護方法就是加強物理保護及數據備份。
入侵防範及病毒綜合防治
（1）為了科學、有效的防範網路入侵，確保辦公自動化的網路安全，在辦公自動化體系建設過程中，應當做到內外網隔離並加強訪問控制，同時還要做好內部網路隔離以及分段管理的相應處理。（2）相對而言，網路病毒的防治要比單機病毒防治的難度更大，網路病毒防治必須與網路管理有效結合起來，其最大的特點就在於網路管理功能，如果在病毒防治過程中忽略管理功能，很難達成病毒防治的目的。常用的措施主要有防火牆技術、防毒軟體、安全防護軟體以及技術人員定期檢查、系統定期升級等等。
數據備份及恢復
在辦公自動化系統安全防護中，數據備份和恢復也是一項極為重要的措施，當辦公自動化系統遭到非法入侵和病毒破壞時，我們完全可以通過數據備份來恢複數據資料，以確保數據信息的完整性。數據備份經常採用的方式又可以細分為系統自動備份和系統外備份。在辦公自動化系統日常安全管理中，我們應該同時運用兩種備份方法，以確保數據破壞後能夠儘快實施全盤恢復，為辦公自動化系統的數據安全提供雙重保障。
