OA系統

辦公自動化（OA）是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的套用系統，自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA在套用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，並成為組織不可缺的核心套用系統。主要推行一種無紙化辦公模式。

基本介紹

• 中文名：辦公自動化系統
• 外文名：Office Automation System
• 簡稱：OA系統
• 套用系統：員工及管理者使用頻率最高

技術平台

OA系統的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動化系統。

隨著OA套用內容的不斷擴展，OA技術也在不斷發展，從過去的BASIC+檔案系統到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE、PHP+mysql、JAVA+mysql，基本形成了三大主流技術：

1. .net+關係型資料庫（RDB）技術

基於.net+RDB的辦公平台則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。.net是微軟的企業級套用開發平台，優勢是組件眾多，可以搭建個性化的套用。但是由於需要比較專業的開發技術，並且系統的開放性較差，對微軟以外的平台兼容性不好，以及著作權的原因，所以在絕大多數企業看來並不適用，只有少數外企願意使用這個技術。

2. SUN的JAVA+RDB技術

JAVA（J2EE標準）以其開放性、與平台無關性引領著技術發展方向，並迅速在各類套用系統中得到廣泛套用與推廣，在OA領域市場領域不斷擴大。

JAVA技術的優勢是跨平台、安全穩定、開放性好，尤其是開放性這個特點，使得JAVA順應時代發展需求，成為OA軟體開發商的寵兒，截至2014年，市場上主流的OA軟體中，90%以上採用JAVA技術。華天動力OA軟體是業內第一個向用戶提出需要關注開發技術的廠商，但這個觀點起初並不為廣大用戶甚至個別廠商所認同。

市場是客觀的，它會根據實際需要做出正確的選擇，隨著用戶意識到軟體開放性、拓展性、兼容性的重要性，JAVA很快成為企業級管理軟體開發的最主要工具。原本一些採用其他技術的廠商，也紛紛加入到JAVA陣營，沒有及時轉型的，則逐漸被市場淘汰了。

3.IBM Lotus Domino技術

Lotus自1989年推出，以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA套用的內涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點，不妨將技術原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較（以OA套用為前提）：

.net/JAVA更類似3GL工具，套用功能的實現需要更多的開發或集成，套用的成熟需要不斷的進行功能沉澱與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業界領先的協同工具、企業級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的套用模板，使其更擅長辦公套用支撐，但面對大量結構化業務信息處理時則顯得明顯不足。

IBM是OA軟體的鼻祖，因此它的Domino技術也在十幾年前被視為是OA軟體的正統平台，其優勢是安全性和穩定性極佳，底層架構很健壯。

但它有兩個致命的缺陷，一是開放性很差，很難和其他管理系統進行數據整合；二是技術太複雜，實施、維護、二次開發都需要專業的技術人員來做，導致相關的成本非常高。這兩個缺陷導致Domino技術很難適應中國企業的需求。

4.Suo-基於saas的j2ee服務

OA將業務流程與審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平台。擅長業務流程及審批流程，最注重與第三方ERP的集成工作，實現目標是將企業的審批流與業務流全部打通，最終形成報表體系，服務於決策。
當前上海索昂軟體SUOOA中國區系統已經實現了很"Duang"的免費版OA系統，面向所有企業。

oa系統界面

高端技術

OA品牌

OA系統的主流技術，從過去的Domino逐步向NET、Java遷移，主流的軟體公司已經將JAVA作為根本技術路線，而原有Domino、.NET路線的產品，在高端用戶需求面前，逐步成為明日黃花，此類公司也在悄然轉型，沿著JAVA路線開闢新產品。

平台化能力

OA的通用功能相對成熟的情況下，隨著客戶管理套用的深入，更多的OA和ERP的邊緣需求，開始旺盛出來，因此如何持續的滿足客戶的功能需求，成為拉長產品生命周期的重要因素。如何通過無碼開發實現快捷的功能定製成為平台化產品的發展方向。

系統集成

對於信息化起步階段的用戶來講，單系統套用就足夠了，但對於已經有相當信息化基礎的高端OA用戶來講，如何與ERP系統進行數據集成、信息集成、門戶集成，如何與HR系統進行組織集成、用戶集成，如何與即時訊息進行訊息集成，甚至如何進行數據拆分和重建等成為思考的因素之一。

但集成是把雙刃劍，缺少標準接口而完全定製開發的集成，又可能給升級、系統性能、項目周期等帶來風險和隱患。因此考察OA系統時，重點研討標準接口能力和產品化機製成為要點。基於數據持久層和SOA標準服務接口的集成方案，成為國內大部分用戶和產品首選技術方案。

移動套用

隨著手機作業系統和CPU的持續升級、隨著wifi無線的普及和手機頻寬的持續擴容，通過手機、平板電腦實現隨時隨地的辦公，已經成為可能，尤其是高層管理者，通過移動套用實現對時間碎片的高效套用成為關注點。

移動OA系統，不僅能夠在手機上操作辦公OA的功能，而且能夠處理ERP、CRM等業務數據，成為國內最具競爭力的辦公、業務一體化移動OA軟體。

企業號OA系統套用

企業號推出後，各大廠商將自己的OA系統與微信企業號對接，企業用戶也多選擇了此類的OA系統，微信企業號的優勢在於：

1. 企業內部具備溝通的簡易化。
2. 流程審批實現了語音化，目前，OA系統就已經實現了流程審批的語音識別操作，這種技術不僅可以具備高效的真實性核對，E38.wang更加可以通過語音的方式明確批註的詳細解釋。讓流程審核更具精準性。
3. 移動集成化，以往的OA中，移動僅限OA系統本身，也可以和其它的ERP、CRM高度集成，實現在微信端的企業信息共享，這將改變OA系統單一存在的局面.

流程互訪

OA系統在實際的套用中，尤其是中大型單位，用戶最需要的，就是將業務流程和審批流程打通。甚至是企業的審批流程可以調用業務流程。這將是一個中大型企業實現信息化的高級基礎。

BPM流程功能，不僅能夠很好地實現公文、請示匯報等OA套用，而且能夠實現供銷契約、借款報銷，甚至生產製造等流程處理，成為國內第一套流程型協同軟體，也由此被賽迪、中國電子商務協同、新浪等機構和媒體廣泛評價為產品競爭力第一。

OA設計

1. “可行性和適應性”

所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星！

所謂適應性，是指產品的實施條件和套用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。

核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

2. “前瞻性和實用性”

OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各套用者的需求，充分考慮系統今後功能擴展、套用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向套用，圍繞套用，依靠套用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

3. “先進性和成熟性”

先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命周期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

4. “開放性和標準性”

數據孤島、信息孤島、套用孤島，已經成為多年信息化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。

如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中間件、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

5. “可靠性和穩定性”

OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰；當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

我們曾對OA系統組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時線上時，系統登入（包括整個主界面載入）不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒；數據查詢不大於8秒；數據統計不大於15秒。

我們還對OA產品，運行在IBM伺服器上的穩定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大於10000小時；可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上；穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行

6. “安全性和保密性”

OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的套用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備，採取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。

其中，採取的措施包括但不限於以下

平台安全：架構設計考慮安全性要求，平台軟體達到安全設計標準。

套用安全：許可權控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP位址限制等各種安全措施進行方案組合。

數據安全：支持文檔安全軟體整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，並且可以VPN等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的套用。

容災備份：支持各種容災的軟硬體設備的使用等。

OA產品的安全策略

管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統套用的安全

密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

系統網卡MAC和IP的綁定；支持CA認證、數字簽名加密技術；支持電子鑰匙（Ukey）技術和指紋Ukey技術；支持安全套接（SSL）技術；軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據範圍授權結合；

系統有整體的用戶/許可權管理體系，可統一進行用戶/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制；系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

失敗原因

OA行業，有句名言，成也蕭何，敗也蕭何，多少CIO折戟OA系統的建設！

這句話的意思是，因為OA系統是全員信息化的第一台階，所以如果失敗了，上到老闆，下到普通員工，都會知道此事是誰牽頭做的！因此，對CIO或者信息主管的職業前程影響很大。

筆者在OA行業潛心研究過十餘年，十餘年來，筆者見證了OA行業的起落沉浮、技術的變遷、品牌的更迭，同時也耳聞目睹、道聽途說了很多客戶成為OA建設的失敗案例。總體而言，選擇有競爭力的產品，是減少選型風險的重要因素。

吃人嘴軟、拿人手短

與很多樓脆脆、橋塌塌之類的爛尾工程一樣，如果決策者或者有影響力的個人，在項目中摻雜了太多的個人利益，其結果會是不但選錯了產品和供應商，而且實施過程中吃人嘴軟、拿人手短，無法以單位利益最大化為目標，爭取資源、控制風險，最終會導致OA系統項目的失敗！

指鹿為馬、選馬成驢

部分客戶因為缺少信息化的經驗，無法清晰的區分OA、PM、KM、ERP等不同管理軟體的定位，因此在選型過程中，經常會出現讓OA公司開發業務系統、讓業務軟體廠商開發OA模組、甚至是拿個即時通訊工具當成OA的全部的現象，這種定位上的錯誤，導致的結果是原本計畫是買匹寶馬，最終卻牽回了一頭驢子！

崇洋媚外、盲從品牌

選錯OA供應商，往往是失敗的頭等殺手，如同婚姻一樣，女怕嫁錯郎、男怕選錯行。在選擇嫁入豪門之前，先想清楚自己到底需要什麼？按照經濟學理論，越是價格昂貴、技術複雜的商品，在決策中，品牌的參考價值越少！正確的婚姻觀是，選擇愛你的人，而不是你愛的人。

請記住：登記只是婚姻的開始，嫁入豪門的話，除了你付出對等的銀子外，請你確認在後續服務中可以忍受得住寂寞！

路線錯了、南轅北轍

OA技術路線的正確選擇，對實施成功和系統的生命周期，起決定性作用。

歷經二十年的變遷，OA技術路線，從Domino、Php、.Net一路走，當今JAVA語言、J2EE已經成為高端產品的首選路線，原因是JAVA具有很好的開放性、兼容性、跨平台性、擴展性等。很多公司都以JAVA作為主要武器，攻城略地開發產品。

很多選錯路線的OA公司，近幾年紛紛開始啟動JAVA產品線，也驗證了這一點。

自身混亂、上了白上

在實際的套用案例中，很多企業自身的流程規劃並不清楚，但管理者非常希望上OA，或者說某個職能人員非常想上，於是便上了。實際實施才發現，原來企業自己都不知道應該怎么做。最後還是不了了之。

OA選型

結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗，提出了在OA選型時需要關注的五點：

關注本質

選型小組的負責人要深刻認識到OA軟體是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的套用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基於全員去安排需求調研、產品選型、套用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。

OA的本質是流程與知識、門戶管理，其中流程是其核心本質。而OA項目的成敗本質與其他管理軟體一樣，都在於產品，再好的品牌和顧問，如果產品缺乏競爭力，實施的效果也大打折扣。

核心價值

OA軟體的套用範疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一台階。既然是全員套用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟體的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟體的功能進行篩選的話，OA軟體的核心套用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計畫管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定製、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年曆等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模組評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模組、協同工作模組、項目管理模組為企業帶來的了80%的價值，而其餘的模組帶來20%的價值。

因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。

廠商態度

OA軟體是涉及到全員使用的管理軟體，因此採購OA軟體與採購財務軟體、硬體設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、諮詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、套用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟體集成等等問題。

在持續出現的、紛繁複雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。

而管理軟體領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題後，資源協調到位的可能性越大。

成本控制

很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟體的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟體項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟體部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

當然管理軟體的選型與硬體設備的選型不同，硬體設備的選型成本占有最重要要素，而管理軟體的選型，軟體套用後的價值占有最重要要素。

關於OA軟體選型過程中的採購成本，行業內的潛規則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產品競爭力強的產品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。

售後服務

OA辦公系統的服務是軟體深入、持久和穩定使用的保障。首先，軟體服務的效率和質量直接影響軟體正常穩定的運行和用戶的滿意度。其次，OA辦公系統服務的成本太高，用戶最終也難以承受。OA辦公系統的服務是一個系統的工程，做好了不僅能有力保障產品的成功套用，還能降低用戶的使用成本。

而且，OA辦公系統服務是OA廠商的軟體產品、團隊的技術實力和項目經驗、項目的管理水平等多方面的綜合因素的體現。

大型企業如何選型

1、做好項目規劃和管理，嚴格控制項目目標、項目實施、項目成本、驗收標準、後續服務等內容。

2、應該選擇專業化的OA辦公系統廠商，儘量避免其他軟體開發商或系統集成商。因為OA辦公系統不是這些公司的主業，他們通常採用項目定製的方式來實施，會導致實施周期長、成本高，穩定性和適用性差，後期的服務和二次開發都非常不便，後續費用也很高。

3、系統應該非常成熟、健壯、穩定，能夠滿足大規模用戶同時線上使用，並且訪問速度快。系統的實施應該簡單，對於標準化的功能，可以快速實施，並簡單培訓後就可以使用，以降低實施周期和成本。

4、系統應該具有門戶的特點，滿足企業的多層級使用，同時具有嚴密的許可權設定和安全防護措施，讓不同級別的用戶可以安全使用。系統應該具有很強的流程管理功能，滿足企業流程規範和流程最佳化的需求。

5、系統需要具有平台化的特點，採用多層架構，具有很強的開放性和靈活性。因為大型企業通常掌握一定的軟體開發技術，因此OA辦公系統最好是能夠提供一個開放性的平台，讓IT人員利用這個平台搭建個性化的套用系統，並實現和其他系統的數據整合。類似於華天動力的自定開發平台就具有這個特點。

最後需注意，大型企業在選購OA辦公系統時往往有著更大的空間，但其實也有著更大的風險，對OA辦公系統這種看起來簡單，實際卻並不簡單的管理系統來說，還需要選型者認真、理性的對待，這才是項目成功的第一步。

實施指南

高效的項目實施團隊

高效的項目實施團隊是OA項目實現成功推廣的重要保障。項目經理不僅要有過硬的軟體技術，在項目諮詢、項目管理上也要精通，業務上能夠深刻領會客戶的實際需求，在監管項目質量、項目進度、帶領團隊上遊刃有餘，並且能有效結合產品和管理方式，

OA系統實施成功三要素

項目團隊只有指引客戶把現有功能熟練運用，幫助客戶實現價值最大化，才是真正實現管理落地。項目經理的重要任務就是使最普通的用戶也能得到滿足需求的、美觀易用的、靈活的功能套用，實現系統套用效果的最大化。

完善的實施工具

協同OA系統的實施不是三天五天就能解決的問題，在OA系統實施上工作內容繁雜、涉及到眾多跨系統的業務系統集成、員工的IT素質參差不齊，要想全面提高項目的實施率，必須藉助先進的工具。

在協同OA系統的實施過程中，首先會採用項目管理軟體，對OA系統的整個項目進行階段劃分、人員分工、任務分解、文檔共享、過程協作和資源調度，並且通過OA系統雙系統運作的方式，為客戶提供更快的融入和學習支撐，還提供專家對項目中的問題進行專家診斷和問題排除，提供各種專業的電子工具，對過程進行質量控制，順利提升提高實施的效率。

標準化實施方法論

標準化實施管理方案是以項目管理理論作支撐，對項目過程進行標準化質量控制。嚴格參照成熟的項目管理體系，對項目進程進行全過程管控，將項目劃分成7個關鍵階段，每個階段拆分成5-8條核心任務，每項目任務責任到人、設定完成和交付標準，並且通過過程文檔交付和檢查，對項目進行多維度質量管控，保證最終上線的可靠性、可用性、可交付性，大大提高用戶的滿意度。

設計原則

隨著信息化建設受到越來越多企業的重視，OA辦公系統的套用也日漸普及起來。同時，用戶對OA辦公系統的要求也在不斷提升。如何讓OA辦公系統滿足廣大用戶的需求，這是一個需要所有廠商共同思考的問題。OA辦公系統的設計原則由此也愈受關注。國內OA辦公系統廠商也在多年成功實踐中總結出來了OA辦公系統的九大設計原則：

1.整體性

系統整體設計能有效的實現後台一體化管理，前端滿足用戶個性化需求，系統標準化程度高。

2.先進性

軟體採用的技術，將在相當長的時間內保證技術的發展能力，應具有良好便捷的升級能力，選用的硬體設備及作業系統、資料庫產品、套用軟體均具有先進性及成熟的技術與產品。

3.規範性

遵循統一的國家規範公文格式和交換接口標準。

4.高效性

系統提供對各類事務處理的高效性。使對大容量數據的查詢和更新等操作也在較短的時間內迅速完成。對於大數據量的處理，也能高效地完成。

5.安全可靠性

採用最成熟和套用最廣泛的技術平台，支持身份認證技術、安全加密技術；數據在傳輸過程和資料庫中採用高加密技術，保證數據的安全性。分不同的角色控制信息數據，採用橫向和縱向結合的矩陣許可權控制模式，保證企業的各種信息安全。

6.擴展性

由於計算機和網路等領域技術發展十分迅速，套用環境，系統硬體及系統軟體都會不可避免將被更新，系統的可擴充性及版本的兼容性，直接影響著套用系統和用戶需求的發展和功能的提升。因此，OA系統十分重視擴展性，能很容易地適應調整，擴充和刪減；另一方面，它還具有與其它系統的接口能力，利用各系統功能之長，進行優勢互補。

7.適應性和靈活性

在日常工作中，不可避免地需要進行機構及人員的調整，OA系統能提供充分的變更與擴展能力，適用機構及人員的調整。OA系統還具有圖形化工作流定義工具，系統管理員可在瀏覽器環境下任意調整或定義工作流程。系統具有靈活的信息發布系統，用戶可根據需要定製發布需要的新聞、通知。

8.易用性

系統的設計尤其重視用戶界面的友好性。簡潔大方、功能齊備、美觀實用、提示準確。

9.健壯性

OA辦公系統的開發設計應該支持套用和資料庫等多重負載均衡能力，支持附屬檔案伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支持數萬用戶同時線上和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統回響能力下降。

如何分辨OA辦公系統的優劣？設計原則是一個重要的評判標準。優秀的設計原則能讓OA辦公系統脫穎而出，實現系統整體的高性能、高可用、可擴展，發揮出更強的協同辦公能力。而OA辦公系統設計的九大原則，基本上包括了OA辦公系統的性能指標，給項目開發和用戶選型提供了有益的借鑑，對於中國OA辦公系統的整體水平也能起到提升作用。

系統歷史

起步階段

（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於檔案系統或關係型資料庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了檔案等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如檔案管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致套用效果不佳。

套用階段

（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化，為OA的套用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。

發展階段

OA套用軟體經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公套用軟體應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。

晉升階段

移動網際網路的高速發展，越來越多的套用都轉移到移動智慧型終端中，人們也漸漸習慣在智慧型終端上工作，企業迫切需要一套隨時、隨地隨手使用的辦公自動化系統，使得企業的管理員、業務人員不管置身何地，都可以隨心隨意地協同辦公。於是移動OA出現也成為了必然，成為OA套用軟體的發展的方向。

優勢

自動化

在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA辦公自動化系統使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。企業實現OA辦公自動化系統以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，一個口令，他自己上網就能看到符合她身份許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。

協同辦公

OA系統是支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公的。如今來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，如果你將檔案保存在網盤或同步盤中，你就能隨時隨地查看檔案，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

基本框架

實現數位化辦公既不同於傳統的OA，也不同於MIS的建設，它的結構是Intranet網的結構，它的構建思路是自上而下的，即首先把整個內部網看成是一個整體，這個整體的對象是網上所有用戶，它必需有一個基礎，這個基礎為區域網路平台，就好象PC必需有一個作業系統為基礎一樣。區域網路平台負責所有用戶對象的管理、負責所有網路資源（含網路套用）的管理、網路資源的分層授權、網路資源的開放標準和提供常用的網路服務（如郵件、論壇、導航、檢索和公告等）。在平台的基礎之上，插接各種業務套用（可理解為傳統的MIS），這些套用都是網路資源。用戶通過統一的瀏覽器界面入網，網路根據用戶的許可權提供相應的信息、功能和服務，使用戶在網路環境下辦公。

產品選型

一、明確研發公司實力

一款優秀的產品背後必然有一個優秀的研發公司。對於OA產品而言更是如此，優秀的產品必然產生於優秀的理念，研發圍繞著企業真實的需求和特點，能夠在產品之中突出和體現對企業的個性化滿足，並且能夠在產品銷售出去之後，仍然能夠按時按質提供售後服務，讓企業用戶使用產品後得到切實的利益保障。所以，要衡量評估研發公司的實力，一方面可以通過現場評估，通過查看公司的成功案例和研發團隊；另一方面，可以諮詢已經有OA實施經驗的企業，向他們了解相關的信息。OA是國內唯一與高校正式合作的產學研單位，藉助了高校的科研力量，保持了持續的創新，具有較強的研發實力。同時結合了其他實施服務力量，具備強大的服務實力。

二、明確產品的研發技術

對於OA產品而言，它具有自身的特性，就是技術的快速更新和伴隨企業發展而不斷需要進行的擴展和升級。眾所周知，現代競爭導致企業的發展節奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經顯得有所不足，需要進行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業有必要對原有的辦公系統進行功能擴展和系統升級。由此，企業需要在選型過程中就要考慮到研發公司的技術是否具有足夠的先進性，保證在一定的時期內不落時，在未來需要進行升級時能夠做到順利升級，不影響企業長遠的發展需求。對於中小微組織，由於技術維護基礎薄弱，選擇與自身伺服器技術統一的微軟技術，是比較恰當的，協達輕量級ASP技術的產品，即定位於中小微組織。對於大型集團用戶，選擇JAVA技術和具有平台化屬性的產品，最為恰當。

三、試用體驗產品的易用性

雖然OA產品屬於現代化程度較高，是企業管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對於企業內部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產品的使用，發揮辦公系統的管理效能，使之與企業各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發揮其作用的關鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實際試用產品，了解產品的設計細節是否具有足夠的易用性，能夠讓企業職工快速上手，具有較好的用戶體驗。

四、明確產品的性價比

OA辦公系統的引入需要企業安排專門的經費，對於一般的中小企業而言這往往需要一筆不小的費用，本著支出應當匹配相應回報的原則，在選型過程中要重視對OA產品性價比的了解。一方面，免費或者相比市場上同類其它產品價錢過低的產品不宜選擇，因為必要的售後維護和產品不斷升級使研發公司需要較大的費用投入，過低甚至免費顯然是不現實的；另一方面，對於因附帶了過多功能而導致費用太高的產品要慎重選擇，畢竟企業看重的是綜合的性價比，不需要太多不必要的功能模組浪費資源和資金。

五、深入了解產品未來升級如何操作

企業的發展使得產品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業管理規模的擴大導致原有的系統難以滿足新的需求，這時就需要對原辦公系統進行功能擴展和升級的二次開發，這種開發對於不同的產品而言操作技術不同，需要的開發周期、資金、風險都存在較大的差異。像傳統型與項目產品由於需要改動原始碼進行二次開發，使其開發周期長、風險高、費用支出大，而新型的平台型OA辦公系統則由於開發方式靈活，藉助支撐平台技術可以在不影響原系統的情況下，獨立開發新功能模組再加入到原系統平台之中，使得開發周期大大縮短、費用低、風險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業考慮，提供長遠保證。

OA辦公系統遍地開花，各說各的好，各有各的理。亂花叢中如何慧眼識英雄，明辨高與低，找出最適合自己的那個“高帥富”?

考慮因素

在升級企業辦公自動化系統時，必須考慮各種可以影響自動化效率的各種因素。這些因素包括預算，通信基礎設施的變化等。但有兩個因素是必須考慮的，人才的培養和辦公場所的選擇：

與辦公自動化相關的人員，基本上包括了所有辦公自動化的用戶和自動化系統和工具的供應商。各種各樣的人，包括軟體和硬體工程師，管理信息科學家，管理人員，中級工人，秘書，這些人都在使用自動化習系統。變化會對一些工人有困難，但只有變化才能使一個團隊更有競爭力。

辦公自動化的需要的工作場所往往涉及到預算和員工的生理機能、交流以及管理信息。設備、布線、培訓、安全數據輸入都需要資金還有空間。研究發現，如患有重複動作綜合症的人，就不合適使用自動化產品。重複動作綜合症是一種醫學紊亂，這個與長期的鍵盤輸入和坐姿有關係。同樣，環境安全問題同樣還包括公司的整體安全狀況，這個與計算機的輻射有關。

發展方向

隨著人們對OA的熟悉程度加深，傳統OA如公文傳遞，人事，協作等功能已經不能滿足企業日常辦公需要，很多企業管理者對OA提出了新的要求，金融危機下，很多公司為了控制費用預算，希望把傳統的費用報銷流程整合到OA審批流程里，且希望有效管理資產，如資產的領用、流轉、 報修、報廢等管理過程也希望整合到OA流程中，還有諸如視頻會議等等。

目前對傳統OA需求呼聲最高的還是，希望能把OA擴展到手機上，公司管理者隨時可以看到待審批事件。

OA發展到如今，其內涵已經發生了根本的轉變，從最初的文檔管理髮展成為企業的信息化中心平台，可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉變。當然，這個轉變從理念上說已經完成，但從套用上來說還剛剛開始，我們可以肯定的說，OA平台化的時代已經到來。

OA之所以要向平台化的方向發展，就是因為OA的作用正從行政管理轉移到行政、業務兼管，從溝通轉移到協作，從單一套用轉移到系統整合。在OA行業，一直是需求推動技術的發展，OA這種轉變正是這些年來乃至未來企業發展的重要需求所致。

OA要想解決以上的問題，必須具有平台化的特徵，這個平台必須具有充分的開放性和靈活性，允許用戶方便的自定義各種業務流程和表單，和其他系統進行數據整合，生成各種統計報表。傳統的PHP技術開發的OA因為不具有平台性而正在逐漸被淘汰，最具代表性的OA平台一般都是JAVA技術開發，在這種OA平台上，在業務中做溝通，而不是在溝通中做業務，溝通、業務、組織、管理都是協同一致的。

以目前市場覆蓋面最廣的OA系統為例，概括為以下幾個特點。

一個平台：

統一的基礎管理平台，實現用戶數據統一管理、許可權統一分配、身份統一認證。

兩個門戶：

統一規劃入口網站群和協同辦公平台，將外網信息維護、客戶服務、互動交流和日常工作緊密結合起來，有效提高工作效率。

集團化管理：

套用對象覆蓋多級機構，實現“大OA套小OA”的套用模式。

四大套用：

工作流程、知識管理、溝通交流和輔助辦公四大核心套用。