政府oa辦公系統解決方案是專門用來處理公文，並配以日常行政辦公的需求來進行的方案。
基本介紹
- 中文名：政府oa辦公系統解決方案
- 外文名：無
- OA：Office Automation
- 常見功能：公文文檔的生成、檔案蓋章等
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方案要求
我國各級政府機構正在利用計算機和網路等高新技術，將其辦公環境、管理和服務職能遷移到網路上去完成，從而超越時間、空間和部門分隔等的限制，向全社會提供高效、優質、規範、透明和全方位的服務，全面實現政府職能從管理型向服務型的轉變。
在這種轉變過程中，傳統的辦公OA系統曾經為公文自動流轉、辦公效率提高作出了貢獻。但是，越來越難以適應電子政務新的變化和更高的要求——
政務流程：從單向流轉向一體化流轉轉變。適應實際工作中任務各種複雜的流轉情況。
監督檢查：從側重事後檢查轉向實時檢查轉變。避免無記錄、缺乏監督的問題，加快政務工作處理進度。
績效考核：從總體評價向定量分析轉變。對單位和個人進行全面的分析和客觀、公正、量化的考核。
資源管理：從粗放管理向精細化管理轉變。解決檔案和台帳種類多、無紙化辦公沒有真正實現的問題。
常見功能
宇博政府OA通常的側重點，核心是基於公文的處理，並配以日常行政辦公的需求來進行的，政府OA主要包括對公文文檔的排版、生成、流程、瀏覽、反饋等環節的自動化套用的公文管理系統,具體如下：
1.公文文檔的生成
根據國家公文的書寫規範，製作相應文檔，並通過政府OA中針對公文的特殊處理，生成特定的政府公文文檔。
2.檔案蓋章
對發文登記完畢的檔案進行蓋章。在政府OA蓋章套用時需要蓋章人設定公文的口令，同時插入存放電子印章的軟碟或者U-盤，選擇需要加蓋的電子印章，輸入電子印章口令。電子公文系統開始調用普密級硬體加密卡，進行蓋章，電子印章和正文一起加密打包， 形成不可拆分的密文數據包。宇博政府OA中蓋章同時，系統完成也同時對公文附屬檔案完成了加密。電子公文一旦形成，就以密文的形式存在，該密文具備信息安全性、不可篡改性、不可抵賴性。必須由合法用戶在有相關的解密設備下才能處理這些數據。
3.公文瀏覽
通過政府OA中系統的閱讀器瀏覽紅頭紅章公文檔案(需要加密設備支持)，瀏覽政府OA的公文時電子印章的顯示經過了模糊處理，防止電子印章通過螢幕拷貝的方式被截取。脫密後的公文檔案、版式檔案可以直接通過政府OA系統中的閱讀器閱讀，閱讀脫密後的檔案不需加密設備支持。
4.公文列印
根據對政府OA檔案操作的許可權，如果在政府OA中有列印許可權的話，就可以對檔案進行列印，列印最大份數為發文方指定的最大可列印份數。
5.公文傳送
由指定的人員在政府OA中將公文檔案轉成標準的版式檔案，並將這個檔案傳送到指定的蓋章人處蓋章、加密，蓋好公章後的檔案可以進行瀏覽，在確認蓋章無誤後通過分發設定選取接收單位傳送，接收單位可以是單個也可以是多個或群組。
6.公文傳送登記
用戶將排好版的檔案登記入政府OA電子公文傳輸交換系統中，並記錄公文要素信息。主要完成相關公文要素的錄入，並把待蓋章的檔案上傳到伺服器。蓋章加密成功，根據具體公文選擇收文單位，並可設定每一個收文單位的可列印份數進行傳送。
7. 回執管理
政府OA系統能對已經傳送的公文檔案進行跟蹤，通過回執管理，檔案傳送人可以很好地掌握檔案的處理狀態。如對方是否收到公文，是否已經簽收處理並且可方便的統計出接收單位的簽收情況。
8. 公文接收管理
政府OA中具有收文許可權的用戶進入電子公章系統進行檔案的接收，在接收後首先對收文的檔案要素信息和檔案正文等內容進行瀏覽確認，確認內容無誤後進行簽收，簽收後才可以進行列印還原成紙質公文的處理。如果業務需要可以根據規定將檔案進行脫密或做轉發處理。另外系統具有來文提示功能，方便用戶第一時間處理公文檔案。
收文方對於接收到 政府OA中的檔案，可以進行簽收或者退文處理，簽收後系統將自動傳送回執信息給傳送方以便於檔案跟蹤。對於不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
9. 查詢統計
通過政府OA套用支撐平台實現檔案檢索查詢功能，方便用戶對檔案的跟蹤、查找和管理。 政府OA中的統計功能可以按照業務需求生成多種報表形式。
管理問題
政府在以前的辦公活動中，全是靠一些公務員對辦公檔案等進行基本的手工處理，而政府部門的進一步擴大使這種需求正在發生變化，傳統的辦公風格已不能適應政府的辦公活動。那么我們來看看政府部門現在還存在哪些辦公管理的不足?
① 政府部門的辦公一般都是靠腦力的，腦力是建立在有多少人上，所以現在政府的辦公部門人員還是挺多的，主要由於政府部門需要這些人來及時處理辦公問題;
② 現在的政府部門比起幾年前最大的不同就是政府部門的辦公檔案多了，所處理的事務也多了，這些事務給政府部門的辦公帶來更大的壓力，比如辦公人員薪資、辦公費用等壓力;
③ 政府部門的決策速度較為緩慢，而政府部門的決策都會影響帶該負責管理地區的未來發展和規劃方向，其欠缺的就是快速、準確的進行決策;
④ 政府部門辦公活動形式較為複雜，比如辦公可以有匯報總結、記錄信息、起草文案、調查民生、政府會議、公式面談、公函、郵件等形式，複雜多樣的辦公形式很難一起有效掌控;
⑤ 各部門與上級部門的聯繫不緊密，一般政府里的部門都是有層級關係之分的，也有市區縣等級之分，而怎么保持跟上級部門的聯繫，是下級政府部門需要考慮的事情;
⑥ 通知公告麻煩，人員較多，需要舉行會議進行相關事宜的通知和公告，而且口口相傳的公告有可能會失真。
解決方案
宇博政府OA辦公系統解決方案包括三個部分，分別是以管理為主的OA辦公系統解決方案、以處理事務為主的OA辦公系統解決方案、以決策為主的OA辦公系統解決方案，這三種OA辦公系統解決方案各有各的特色，各有各的特點。
① 管理型OA辦公系統解決方案：管理型OA辦公系統是以管理為中心，延展開OA辦公系統的功能，而其最主要的兩個功能是信息的管理及人員的管理，信息管理可分為辦公信息、人員信息的管理等，人員管理是指人員日常工作、政府部門人員檔案記錄等。政府部門經常會跨部門的進行協作辦公，比如公安跟消防這些都是協作關係，那么要能及時處理緊急事件，為了能最佳化這些救援活動，提高救援速度，則一些政府部門就要保留和記錄相關部門的信息，以備不時之需，這也就是信息管理。政府部門的工作和職責都是有明確規定的，而且工作一般都是很嚴肅的，所以管理好辦公人員，有利於提升政府部門的辦公效率及政府整體形象。
② 事務型OA辦公系統解決方案：政府的事務一般是指行政事務，行政事務包括行文處理、公文處理、政府會議處理、政府工作匯報處理等，行政事務給事務型OA辦公系統指明了方向，事務型OA需要擁有比較集成化的功能，應要擔負起公文、會議、行文、工作匯報等這些管理任務，也就是說該OA辦公系統需要具備公文管理、會議管理、辦公管理這些功能。
③ 決策型OA辦公系統解決方案：根據相關部門的反應情況，對一些決定進行決策，這是政府部門普遍存在的辦公活動。而決策活動過程中一般需要一些數據的參與，這樣才能讓決策變得更加有邏輯性和準確性，所以決策的基本就是數據的推送功能，將所需數據集中推送至決策系統中，幫助企業做出一個水平較高的的決策;在數據分析過程中，有的數據量較大，則就需要利用OA辦公系統的圖表功能進行三維動態圖表的生成，直觀反映出數據。所以，總體來說，決策型OA辦公系統解決方案是基於數據處理基礎上的解決方案。
