基本介紹
- 中文名：電子檔案管理暫行辦法
- 發布單位：中辦國辦廳
第一章 總 則
第一條 為規範電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存國家歷史記錄，促進信息資源開發利用，推動國家信息化健康發展，按照國家有關法律法規，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
第三條 電子檔案管理應當遵循信息化條件下電子檔案形成和利用的規律，堅持下列基本原則：
（一）統一管理。對電子檔案管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子檔案實行集中管理。
（二）全程管理。對電子檔案形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子檔案始終處於受控狀態。
（三）規範標準。制定統一標準和規範，對電子檔案實行規範化管理。
（四）便於利用。發揮電子檔案高效、便捷的優勢，對有價值的電子檔案提供分層次、分類別共享套用。
（五）安全保密。按照國家有關法律法規和規範標準的要求，採取有效技術手段和管理措施，確保電子檔案信息安全。
第二章 電子檔案管理機構及職責
第四條 建立國家電子檔案管理部際聯繫會議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務院辦公廳、國家發展和改革委員會、工業和信息化部、財政部、國家檔案局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會等相關部門為成員單位，負責組織協調全國電子檔案管理工作。國家電子檔案管理部際聯席會議的主要職責是：
（一）負責統籌規劃和組織協調全國電子檔案管理工作;
（二）研究制定電子檔案管理方針政策；
（三）審定電子檔案管理規章制度、重要規劃、重大項目方案；
（四）組織起草相關標準；
(五) 研究解決全國電子檔案管理中的其他重大問題。
第五條 國家電子檔案管理部際聯席會議日常工作由中共中央辦公廳承擔。
第六條 縣以上黨委、政府要結合實際，明確負責電子檔案管理部門，承擔本地區電子檔案管理工作的組織協調和監督檢查。
第七條 各有關部門應當為電子檔案管理提供必要的保障措施。
各級信息化行政管理部門應當將電子檔案管理工作納入信息化發展規劃，為電子檔案管理工作提供信息化保障。各級發展改革、機構編制等部門負責為電子檔案管理工作提供政策保障。各級財政部門應當為電子檔案管理工作提供資金保障。
第八條 電子檔案形成單位應當對本單位電子檔案管理工作進行統籌規劃，建立管理制度，明確管理職責，規範工作流程，落實保障措施。
各單位文秘和業務部門負責電子檔案日常處理；檔案部門負責歸檔電子檔案管理；信息化部門負責為電子檔案管理提供信息化支持；保密部門負責涉密電子檔案的保密監督管理。
第九條 各級國家綜合檔案館負責接收和保管本館接收範圍內各單位形成的具有永久保存價值的電子檔案，並依法提供利用；有條件的應當根據國家災害備份的要求，建立本機電子檔案備份中心或者異地備份庫。
第三章 電子檔案的形成與辦理
第十條 電子檔案形成單位在建立和完善信息系統時，應當組織文秘、業務、檔案、信息化、保密等部門提出電子檔案管理的功能需求。
第十一條 電子檔案在形成和辦理過程中，應當具備國家法律法規規定的原件形式，並符合下列要求：
（一）能夠有效表現所載內容並可供調取查用；
（二）能夠保證電子檔案及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠，未被非法更改；
（三）在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化不影響電子檔案內容真實、完整。
涉密電子檔案的原件形式應當符合國家有關保密法律法規的規定。
第十二條 電子檔案應當採用符合國家標準的檔案存儲格式，確保能夠長期有效讀取。
第十三條 電子檔案形成單位應當對電子檔案形成的過程稿及其相關信息的留存和安全保密等作出明確規定。
第十四條 在電子檔案傳輸、交換時，應當遵循相關要求，對傳輸、交換過程予以記錄。
第四章 電子檔案的歸檔與移交
第十五條 電子檔案形成單位應當根據國家有關規定明確電子檔案歸檔範圍和保管期限，並對具有保存價值的電子檔案及時進行歸檔，由本單位檔案部門負責管理。
第十六條 電子檔案歸檔應當符合下列要求：
（一）電子檔案應當在辦理完畢後實時或定期歸檔，定期歸檔應當在第二年6月底前完成；
（二）歸檔電子檔案的保管期限劃分準確；
（三）電子檔案及其元數據應當同時歸檔；
（四）電子檔案歸檔時，應當進行真實、完整、可用方面的鑑定、檢測，並由相關責任人確認；
（五）電子檔案應當以國家規定的標準存儲格式進行歸檔，屬於國家秘密的電子檔案應當使用專用保密存儲介質存儲，並按保密規定辦理歸檔手續；
（六）具有永久保存價值或者其他重要價值的電子檔案，應當轉換為紙質檔案或者縮微膠捲同時歸檔。
第十七條 歸檔電子檔案應當按照相關管理要求進行分類和整理。
第十八條 屬於國家綜合檔案館接受範圍的電子檔案，應當按照規定時限向同級國家綜合檔案館移交。已建立電子檔案備份中心的，應當按照其要求進行移交。
第五章 電子檔案的保管和利用
第十九條 電子檔案形成單位和各級國家綜合檔案館應當配備電子檔案管理、利用的設施設備。
第二十條 電子檔案保管應當符合下列要求：
（一）按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定建立電子檔案管理系統和信息內容安全保密防護體系，執行嚴格的安全保密管理制度；
（二）定期對電子檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發現問題及時處理；
（三）電子檔案運行的軟硬體環境、存儲載體等發生變化時，應當將其及時遷移、轉換；
（四）電子檔案應當實行備份制度；
（五）根據電子檔案不同載體保管環境的要求，選擇適宜的保管條件。
第二十一條 反映電子檔案保管、利用過程的相關信息應當記錄和保存。
第二十二條 加強電子檔案利用基礎設施建設，建立健全相關制度，採取有效措施促進信息資源共享，保證電子檔案在規定時間、地域、機構、人員範圍內得到方便快捷的利用。
第二十三條 屬於信息公開範圍的電子檔案的利用，應當按照國家有關規定執行；不屬於信息公開範圍的電子檔案，按照國家有關檔案、保密、信息安全、智慧財產權保護等方面法律法規的要求，可在規定範圍內提供利用。
第二十四條 應當為利用者提供真實、可靠的電子檔案，並採取有效措施確保電子檔案不受損害。
第二十五條 電子檔案的銷毀應當履行有關審批手續；涉密電子檔案的銷毀應當按照國家保密法律法規的規定處理。
第六章 獎勵與懲處
第二十六條 負責電子檔案管理的部門和電子檔案形成單位對在電子檔案管理工作中取得突出成績的單位或者個人，應當給予表彰或者獎勵。
第二十七條 有下列情形之一的，由縣級以上負責電子檔案管理的部門責令限期整改；情節嚴重的，由有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他責任人員按照有關規定給予相應的處分：
（一）電子檔案管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的；
（二）不按照規定移交或者接收電子檔案的；
（三）不按照規定提供電子檔案的；
（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子檔案的；
（五）擅自提供、複製、公布、銷毀電子檔案的；
（六）擅自出賣電子檔案的；
（七）玩忽職守，造成電子檔案損失的。
有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責任。
第七章 附 則
第二十八條 本辦法所稱元數據，是指描述電子檔案內容、結構、背景和管理過程的數據。
第二十九條 軍隊系統的電子檔案管理參照本辦法執行。
第三十條 本辦法由中共中央辦公廳負責解釋。
第三十一條 本辦法自印發之日起施行。
