（2003年12月17日廣東省檔案局印發）
基本介紹
- 中文名：廣東省電子檔案歸檔與管理實施辦法
- 頒布時間：2003年12月17日
檔案發布,檔案內容,
檔案發布
1、前言
為配合國家標準《電子檔案歸檔與管理規範》和國家檔案局 6 號令《電子公文管理暫行辦法》的實施，加強對電子檔案的管理，保障電子檔案安全有效利用，使電子檔案的管理易於操作，結合廣東省實際情況，特制定本實施辦法。
檔案內容
1 適用範圍
本實施辦法適用於，有應歸檔電子檔案的各級機關、團體、企事業單位，國家另有特殊規定的除外。
2 引用標準和檔案
下列檔案中的條款通過本辦法的引用而成為本辦法的條文。
GB/T 18894 電子檔案歸檔與管理規範
DA/T 18 檔案著錄規則
DA/T 19 檔案主題標引規則
DA/T 22 歸檔檔案管理規則
3 術語和定義
3.1 本實施辦法使用《電子檔案歸檔與管理規範》的術語和定義。
3.2 檢索詞
反映電子檔案某特定的語法、語義的檢索用詞。
3.3 信息固化
指電子檔案的內容，結構，背景信息和元數據等存在的動態因素，可能造成信息缺損時，將其轉換為一種相對穩定的通用檔案格式的過程。
3.4 檔案稿本
指同一檔案在撰寫、審核、印製過程中形成的形式、內容、作用有所不同的文稿。
3.4.1 檔案草稿
檔案生成的原始稿件，供修改、討論、審批用的稿本。
3.4.2 檔案定稿
檔案草稿經審閱簽發後成為檔案定稿。檔案定稿載有簽發印記。
3.4.3 檔案正本
依據檔案定稿，按照檔案標準格式製成並載有制發機關的標誌、印章，蓋章或簽署生效標誌的檔案，檔案正本不能修改。
4 總則
4.1 電子檔案歸檔原則
根據《中華人民共和國檔案法》第十條“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有”的規定，各單位形成的應當歸檔的電子檔案，須由檔案部門統一管理。
4.1.1 電子檔案歸檔實行“雙軌制”歸檔管理原則。
4.1.1.1 電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，電子檔案與紙質或其他載體形式的檔案一併歸檔，並須保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。
4.1.1.2 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子檔案，如沒有紙質等拷貝件，須製成紙質檔案或縮微品等與電子檔案一併歸檔，並須保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。
4.1.2 只有電子簽章的電子檔案，發文單位在歸檔時須在紙質檔案上加蓋具有法律效力的非電子簽章。
4.2 電子檔案歸檔管理責任
4.2.1 各立檔單位要加強對歸檔電子檔案管理的領導，檔案管理部門負責電子檔案的收集、歸檔、管理和監督、指導工作。
4.2.2 各立檔單位要將電子檔案歸檔工作納入檔案管理工作程式，形成電子檔案的各部門要確定電子檔案歸檔的責任崗位，責任到人。
4.2.3 檔案管理部門應與各相關部門密切合作，做好電子檔案的歸檔管理工作，實施從電子檔案產生到永久保存或銷毀的全過程進行管理，保證形成的各類電子檔案信息完整、安全地保存在檔案室（館）。
4.3 管理制度與技術措施
4.3.1 各立檔單位須根據本單位的計算機套用情況，制定科學、嚴格的電子檔案歸檔管理制度，結合規範、嚴謹的技術措施，切實保證管理制度和技術措施有效、可行，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性。
4.3.2 對電子檔案的形成、收集、積累、鑑定、歸檔等實行全過程管理與監控的技術措施須有效、可靠，保證管理工作的連續性。
4.3.3 以管理制度和技術措施，規定電子檔案的歸檔時間、範圍、技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被運算元據、檢測數據等要求，保證歸檔電子檔案的質量。
5 電子檔案真實性、完整性、有效性和安全性保證
應根據本單位計算機套用的實際狀況，制定切實可行的保證電子檔案真實性、完整性、有效性和安全性的制度、規範和技術措施。
5.1 真實性保證
5.1.1 從電子檔案形成開始實施全過程管理，不間斷地對有關處理操作進行校驗、處理、管理登記，保證電子檔案的產生、處理過程符合規範。
5.1.2 捕獲或記錄電子檔案在形成、處理、歸檔過程中，各類責任者、操作者及憑證信息等，並與電子檔案一起歸檔，以證明電子檔案的真實性。
5.1.3 應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子檔案的真實性。
5.2 完整性保證：
5.2.1 須保證所產生的應歸檔的電子檔案全部歸檔。
5.2.2 須保證每一份電子檔案內容信息的完整性，如電子檔案存在連結內容信息時，其連結內容信息須一併歸檔。
5.2.3 須保證電子檔案著錄、背景和原數據等管理控制信息歸檔保存。
5.3 有效性保證：
5.3.1 應建立相應的管理制度和採取技術措施，保證電子檔案的有效性。
5.3.1.1 保證歸檔保管的電子檔案長期有效、可讀。
5.3.1.2 保證存儲歸檔電子檔案的載體長期有效、可讀。
5.3.2 歸檔電子檔案須同時歸檔電子檔案的背景信息和元數據信息。
5.3.3 為保證歸檔保存的電子檔案長期有效、可讀，歸檔保存的電子檔案應存儲為通用的檔案格式。
5.3.4 檔案工作者要及時掌握電子檔案格式、存儲管理技術的發展動態，套用可靠、安全的技術，確保電子檔案長期有效。
5.4 電子檔案的安全性
5.4.1 電子檔案的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策。
5.4.2 存儲在網路系統中的電子檔案須實施有效地安全技術措施和保護管理制度，確保電子檔案的安全。
5.4.2.1 歸檔電子檔案管理建立可靠的身份認證與許可權控制。必要時，重要身份和許可權採用硬體識別控制。
5.4.2.2 對歸檔電子檔案進行備份、遷移、刪除等操作，系統應形成相應的流程，建立審批、授權、操作等多人相互制約的機制，並建立安全日誌。
5.4.2.3 存儲電子檔案的網路系統須建立安全防範措施，防止電子檔案被無意和惡意損壞，並具備數據恢復功能。
5.4.3 存儲在獨立的計算機中的歸檔電子檔案須制定安全保護制度和技術措施，確保電子檔案的安全。
5.4.3.1 對歸檔電子檔案進行備份、遷移、刪除等操作，應制定相應的管理制度，採取批准、操作、覆核等多人、多環節相互制約工作方式，形成操作前申請、登記、覆核、批准，操作後檢驗、確認、登記的工作流程規範。
5.4.3.2 須建立安全防範措施，防止電子檔案被無意和惡意損壞，並制定數據恢複方案。
5.4.4 建立定期備份、脫機備份和檢查制度，並嚴格執行。可能的條件下實施異地備份。
6 電子檔案的收集與積累
6.1 電子檔案收集範圍
6.1.1 電子檔案的歸檔範圍參照紙質檔案的有關規定執行，可根據電子檔案的利用價值適當放寬歸檔範圍，或作為資料保存，以供利用。
6.1.2 記錄了重要檔案的主要修改過程和辦理情況，具有查考價值的電子檔案的不同版本的修改稿、定稿，均應歸檔保存。
多個修改稿本歸檔時，其電子檔案名稱前綴可按照：
“自命名+M+序號”的方式命名。（M為草稿性電子文代碼，見6.3.1.2）
6.1.3 記錄電子檔案形成、處理、承辦過程信息的檔案擬稿、處理、督辦單等，與電子檔案定稿，或檔案正本一併歸檔。
6.1.4 歸檔電子檔案，應將電子檔案的全信息歸檔，包括：
——電子檔案原文。
——電子檔案草稿、定稿，可根據本單位工作性質決定保存電子檔案草稿、定稿的修改痕跡、修改日誌，及多個修改稿本。
——電子檔案著錄信息、背景信息、元數據等管理、控制、利用信息。
6.2 電子檔案基本著錄信息。
電子檔案基本著錄信息包括著錄、背景和元數據信息。
6.2.1 著錄信息按《檔案著錄規則》（DA/T18－1999）著錄。
6.2.1.1 電子檔案稿本代碼：M－草稿性電子檔案；U－非正式電子檔案；F－正式電子檔案。
6.2.1.2 密級，數字與漢語拼音代碼：0－GK－公開級；1－GN－國內級；2－NB－內部級；3－MM－秘密級；4－JM－機密級；5－UM－絕密級。
6.2.1.3 保管期限，保管期限代碼：1－Y－永久；2－C－長期；3－D－短期。
6.2.1.4 時間格式，××××－××－××。年、月、日之間用短橫線分隔。
6.2.1.5 檢索詞：當主題詞不能滿足檢索需求時，可補充標引檢索詞。一個標引對象主題詞+檢索詞的標引深度2～10個，詞間以空格分隔。
6.2.1.6 電子檔案存儲類別，代碼：T－文本檔案；I－圖像檔案；G－圖形檔案；V－影像檔案；A聲音檔案；O超媒體連結檔案；P－程式檔案；D－數據檔案。
6.2.2 電子檔案基本的背景信息和元數據信息。
6.2.2.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等）。
6.2.2.2 登記處理過程中的各類操作者（如發文者、收文者、存儲管理者、檔案正本列印者、電子檔案歸檔操作者、歸檔電子檔案的接受者等）。
6.2.2.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。
6.2.2.4 生成電子檔案的軟體環境，包括套用軟體、作業系統、資料庫系統等名稱及版本號。
6.2.2.5 正本電子檔案存儲的位元組數和存儲時間。
6.2.3 電子檔案利用控制信息。
6.2.3.1 開放時間，規定格式為：年+密級漢語拼音代碼（年為可以開放的年度，密級漢語拼音代碼為可以開放到的密級）。
例：原密級為NB，開放時間為2004GN，即到2004年開放到國內級，該電子檔案即可上政務外網。
公開級電子檔案開放時間格式：0000+公開密級代碼。
暫不能確定開放時間的，輸入格式為：9999+原密級代碼。
6.2.3.2 開放審定部門，電子檔案生成單位須規定電子檔案開放審定責任與工作程式，確定開放審定的部門。
6.2.3.3 開放審定責任者。
6.2.4 電子檔案著錄、背景、元數據信息，可根據需要增加管理控制信息。
6.2.5 電子檔案著錄信息質量控制。
6.2.5.1 電子檔案各著錄項目應嚴格按照本辦法及相關標準、規範的要求著錄，必須保證所著錄的數據準確、完整、可靠。
6.2.5.2 電子檔案著錄項目應嚴格按照規定的著錄格式輸入數據。
6.2.5.3 必須嚴格控制電子檔案著錄信息質量，制定數據著錄質量控制制度和措施，制定數據著錄質量檢驗標準。
6.2.5.4 電子檔案基本著錄信息可通過計算機技術自動獲取的方法，在電子檔案中直接捕獲部分著錄信息。
6.3 電子檔案收集積累要求
6.3.1 電子檔案在形成和處理過程中，應採取嚴密的措施，保證電子檔案不被非正常改動。歸檔的電子檔案應採取安全可靠的措施，保證電子檔案不可修改，同時應隨時對電子檔案進行備份，存儲於能夠脫機保存的載體上。
6.3.2 電子檔案在收集積累過程中，須注意在保證電子檔案真實性、完整性、有效性的同時，收集電子檔案真實性、完整性、有效性等管理控制信息。
6.3.3 電子檔案邏輯歸檔的真實性。
6.3.3.1 電子檔案形成檔案正本時，須同步採取可靠的控制和識別技術措施，防止電子檔案正本被修改、替換和刪除等。
6.3.3.2 電子檔案形成檔案正本時，須同步製成紙質歸檔檔案（縮微品），保證電子檔案正本與紙質檔案完全一致。不可製成紙質檔案的電子檔案正本須同步製作脫機備份。
6.3.2.3 捕獲電子檔案在形成過程中產生的有關背景信息，與電子檔案一起歸檔，以證明電子檔案的真實性。
6.3.4 電子檔案物理歸檔的真實性。
6.3.4.1 制定電子檔案物理歸檔管理制度，明確歸檔實施的責任崗位，防止電子檔案正本被修改、替換和刪除等。具有永久和長期保存價值文本或圖形形式的電子檔案必須製成紙質檔案同時保存，保證電子檔案正本和歸檔紙質檔案完全一致。
6.3.4.2 以物理歸檔方式時，一般應及時把電子檔案送檔案部門歸檔。
6.3.4.3 記錄電子檔案在形成過程中產生的有關背景信息，與電子檔案一起歸檔，以證明電子檔案的真實性。
6.3.5 電子檔案的完整性。
6.3.5.1 收集積累所有應歸檔的電子檔案。
6.3.5.2 當一個電子檔案的內容信息由多個電子檔案或數據連結組合而成時，連結的電子檔案或數據須一併歸檔，並保證電子檔案可準確還原。
6.3.5.3 當電子檔案中連結的文字、表格、圖形、圖像等信息，難以保證歸檔電子檔案的完整性時，可採取信息固化方式，將連結信息等固化在歸檔電子檔案中。
6.3.6 電子檔案的有效性。
6.3.6.1 對用文字處理技術形成的文本電子檔案，收集時應註明檔案存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟體。文字型電子檔案以TXT、RTF、XML為通用格式。（套用WPS字處理軟體形成的電子檔案，可直接保存WPS格式，但須同時保存同名RTF格式電子檔案）；
文字型電子公文排版格式，應按照《國家行政機關公文格式》（GB/T9704－1999）規定的要求定製。
6.3.6.2 非通用檔案格式的圖像電子檔案，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟體一併收集。掃描型電子檔案以TIFF、JPEC為通用格式。多頁圖像型檔案可製成多頁TIFF格式。
6.3.6.3 以掃描方式獲得的電子檔案，應控制圖像質量，輸出時與原件基本一致。
6.3.6.4 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子檔案，收集時應註明其軟硬體環境和相關數據。
6.3.6.5 歸檔電子檔案應與一同歸檔的紙質檔案相互對應，紙質檔案應標註電子檔案名稱。
6.3.6.6 文字或圖像類的非通用存儲格式的電子檔案，無法或難以轉換為通用存儲格式的電子檔案時，可採用信息固化方式轉換為通用格式。
6.3.6.7 對電子檔案中的文字、表格、圖形、圖像、連結信息等，難以保證歸檔電子檔案的有效性時，可採取信息固化方式，將信息固化在歸檔電子檔案中。
6.3.6.8 對用視頻或多媒體設備獲得的檔案以及用超媒體鏈結技術製作的檔案，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟體。視頻和多媒體電子檔案以MPEG、AVI為通用格式。
6.3.6.9 對用音頻設備獲得的聲音檔案，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟體。音頻電子檔案以WAV、MP3為通用格式。
6.3.6.10 通用軟體產生的電子檔案，應同時收集其軟體型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟體產生的電子檔案應儘可能轉換成通用型電子檔案，如不能轉換，收集時則應連同專用軟體一併收集。
6.3.6.11 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子檔案真實性、完整性、有效性、安全性相關的參數、管理數據等應與電子檔案一同收集。
6.3.6.12 定期製作電子檔案的備份。
6.4 電子檔案的登記
6.4.1 每份歸檔的電子檔案均應進行登記。
6.4.1.1 邏輯歸檔的網路系統按《電子檔案登記表A》（見附A的表A.1）登記，並與電子檔案一同保存。完成邏輯歸檔後，進行物理歸檔應登記《歸檔電子檔案移交、接收登記表》（見附錄A的表A.3）。
6.4.1.1 不能進行邏輯歸檔，由人工方式直接完成物理歸檔，按《電子檔案登記表B》（見附錄A的表A.2）進行登記。
6.4.2 電子檔案登記表應與電子檔案同時保存。
6.4.3 永久保存的電子檔案登記表應附有紙質等拷貝件並與相應的電子檔案拷貝一起保存。
6.4.4 提倡套用計算機技術管理電子檔案，捕獲電子檔案的著錄信息、背景信息、元數據。
7 電子檔案的歸檔
7.1 歸檔要求
7.1.1 經過鑑定符合歸檔條件的電子檔案形成後應及時或定期向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。
7.1.2 各立檔單位應制定電子檔案歸檔管理的方法，妥善保存產生的電子檔案信息資源。
7.2 鑑定
7.2.1 電子檔案的鑑定工作，應包括對電子檔案的真實性、完整性、有效性的鑑定及確定密級、歸檔範圍和劃定保管期限等。
7.2.2 應儘量採用技術手段對電子檔案的真實性、完整性、有效性進行自動檢驗，輔以人工抽檢，保證檢驗的可靠性。
7.2.3 在輸入著錄數據項時，應通過軟體技術同步對輸入的數據項進行檢驗，保證數據按規定的項目、格式輸入數據。未按規定要求輸入的數據不能通過。
例：主題詞（檢索詞）著錄項，輸入詞數小於2不能通過檢驗，且不能進入下一步工作。
7.2.4 歸檔前應由檔案形成單位按照規定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見。
7.2.5 不能通過鑑定的電子檔案檔案部門不予接收，直到通過鑑定後方可歸檔。
7.3 歸檔時間
7.3.1 邏輯歸檔應實時進行，邏輯歸檔的電子檔案須及時做好脫機備份，定期完成物理歸檔。
7.3.2 物理歸檔時間，可根據不同情況而定。
7.3.2.1 已經完成邏輯歸檔，物理歸檔時間可定期歸檔，定期時間可根據電子檔案生成的數量確定。
7.3.2.2 不能實現邏輯歸檔，由人工方式直接完成物理歸檔。歸檔時間可採用即時或定期方式。推薦採用即時方式，即時歸檔，即時鑑定檢驗，可避免批量歸檔，工作量大時降低鑑定檢驗工作質量。定期歸檔可按照紙質檔案的規定定期完成。
7.4 歸檔電子檔案檢測
在進行電子檔案歸檔工作時 , 應對歸檔電子檔案的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬體環境的有效性，軟體環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.4.1 首先進行計算機病毒檢測，任何帶毒的電子檔案不能歸檔。經過防毒後的電子檔案，應防止計算機病毒損壞電子檔案，須經電子檔案產生部門核對無誤後方可歸檔，或重新歸檔無病毒的電子檔案。
7.4.2 檢測電子檔案在硬體、軟體環境中有效可讀。
7.4.2.1 每個脫機存儲載體須進行可讀性檢測。
7.4.2.2 存儲在通用軟體環境的電子檔案進行可讀性抽檢，存儲在非通用軟體環境的電子檔案應逐項進行可讀性檢測。
7.4.3 電子檔案檢測方法應儘量通過技術手段實現自動檢測。
7.4.4 通過計算機檢測的歸檔電子檔案，應進行人工抽檢，驗證計算機檢測的可靠性，人工抽檢率2%～5%，不能實現自動檢測，應將人工抽檢率提高到10%～15%。抽檢記錄歸檔保存。
7.5 歸檔方式
電子檔案的歸檔，按照鑑定標識進行。歸檔時 , 應充分考慮電子檔案的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被運算元據、檢測數據等技術因素。應保證歸檔電子檔案不被修改、刪除、替換。加密的電子檔案應解密後歸檔保存。
7.5.1 邏輯歸檔
7.5.1.1 採取邏輯歸檔方式實時歸檔的網路系統，應制定確保歸檔電子檔案安全存儲的措施，數據量大或存儲重要的電子檔案時，應配置專門的電子檔案存儲管理伺服器。
7.5.1.2 歸檔的電子檔案管理許可權在檔案部門，任何人員包括計算機系統的管理人員對歸檔電子檔案的任何操作需經過檔案部門的批准和授權。
7.5.1.3 邏輯歸檔方式，檔案形成部門與檔案部門應辦理必要的確認或交接手續。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2.1 凡完成邏輯歸檔的電子檔案須及時製作脫機備份，並定期完成物理歸檔。
7.5.2.2 凡不經邏輯歸檔，而採取直接物理歸檔方式歸檔電子檔案，推薦採用在電子檔案形成檔案正本後即歸檔的方式，即時歸檔有困難時可採取定期歸檔方式。
7.5.2.3 凡採取直接物理歸檔方式，須注意準確、完整地採集電子檔案的元數據和背景信息。可以採用技術方式捕獲元數據和背景信息。
7.5.2.4 採取直接物理歸檔方式，檔案形成部門與檔案部門應辦理交接手續。
7.5.3 所有物理歸檔的電子檔案須定期製作備份，並存儲到耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。備份製作和存儲載體應按照規定執行。
7.5.3.1 推薦採用的載體，按優先順序依次為：唯讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子檔案長期保存的載體。
7.5.3.2 歸檔電子檔案刻錄到一次寫光碟方式備份時，應注意光碟質量，禁止在劣質一次寫光碟上刻錄歸檔電子檔案。刻錄好的光碟須進行讀取檢測，保證可正常讀取。
7.5.3.3 歸檔後的電子檔案的載體應設定成禁止操作的狀態。存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有標籤，標籤上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等。
7.5.3.4 應將應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、軟體環境等內容（見附錄B），存入名為“biaoshi.txt”檔案中，並存儲在同一載體上。也可將同一載體的電子檔案目錄存入名為“mulu.rtf”檔案中，存儲在同一載體上。
7.5.3.5 特殊格式的電子檔案，應在存儲載體中同時有相應的運行軟體或查看軟體。
8 歸檔電子檔案的整理
8.1 歸檔電子檔案整理可套用計算機檔案管理軟體，以件為單位進行整理，按照AD/T22規定和《檔案材料歸檔改革方案》的要求進行。
8.2 同一全宗內的電子檔案按照保管期限—年度—機構（問題）或年度—保管期限—機構（問題）等分類方案進行分類。
8.3 按電子檔案的保管期限—年度—機構（問題）順序，相對集中組織存儲歸檔電子檔案。
8.4 電子檔案著錄項目參照DA/T18和本辦法6.2電子檔案基本著錄信息規定的項目進行著錄。可以根據本單位電子檔案的特點進行增減，但必須滿足保證電子檔案真實性、完整性、有效性的基本要求。
8.5 將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄。
9 歸檔電子檔案的移交、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
9.1.1 移交到檔案保管部門的歸檔電子檔案存儲載體應是經檢驗100%合格，所有需歸檔移交的電子檔案須在歸檔前檢驗完畢。規定的檢驗項目、標準須嚴格按照規定執行，不允許隨意減少或降低檢驗項目或標準。
9.1.2 邏輯歸檔的電子檔案其存儲載體移交，需根據歸檔電子檔案存儲方式，及存儲設備管理情況決定。
9.1.2.1 歸檔電子檔案存儲設備由其它管理部門管理的，由檔案部門與相關管理部門協商，製作電子檔案脫機備份、移交和檢驗方式，制定相關制度。電子檔案脫機備份載體交由檔案部門保管。
9.1.2.2 歸檔電子檔案存儲設備由檔案部門管理，檔案管理部門可請相關管理部門協助製作電子檔案脫機備份，並保存。
9.1.3 涉密電子檔案的存儲設備與政務外網、網際網路物理隔離。其備份應獨立製作，另行保管。
9.1.4 移交到檔案保管部門的電子檔案應辦理移交手續。
9.2 歸檔電子檔案載體檢驗
9.2.1 檔案保管部門須對歸檔的電子檔案存儲載體進行檢驗，保證載體沒有物理損傷，影響存儲信息的讀取。
9.2.2 檢驗項目如下：
檢驗存儲歸檔電子檔案的載體質量，特別是一次寫光碟，絕對不能把劣質載體（光碟）接收歸檔。
—— 對存儲歸檔電子檔案的載體進行計算機病毒檢查，確保無病毒。
—— 檢查載體有無劃傷，是否清潔。
—— 對特殊格式的電子檔案應檢查其相應當運行軟體是否一併歸檔，可否運行。
—— 所有的管理手續是否齊全。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子檔案移交、接收登記表》（見附錄A的表A.3）的相應欄目。
9.2.3 檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子檔案逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗。
9.3 移交手續
歸檔電子檔案移交、接收，應完成移交接收登記手續，並歸檔保存。
9.4 歸檔電子檔案保管
9.4.1 歸檔電子檔案的保管除應具備紙質檔案的一般要求外，電子檔案存儲載體保管還應注意以下問題。
—— 歸檔載體應作防寫處理。
—— 光碟、磁帶須保持清潔，不得擦、劃、觸摸記錄塗層。
—— 硬碟須注意防震，輕拿輕放。
—— 光碟載體應入袋，存放在專用的光碟盒內，豎立存放，避免積壓。
—— 存放時應注意遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
—— 環境溫度選定範圍：17℃～20℃；相對濕度選定範圍：35%～45%。
9.5 有效性保證
檔案部門須採取必要的措施保證歸檔電子檔案長期有效。
9.5.1 檔案保管部門要掌握電子檔案格式、存儲管理技術的發展動態，每年均應對電子檔案的讀取、處理的軟體環境更新情況進行檢查，若出現可能不兼容或電子檔案格式將要淘汰的情況時，須及時進行遷移。
9.5.2 定期檢查電子檔案存儲載體，對存儲在可能失效載體上的電子檔案及時備份。
9.5.3 存儲在磁性載體上的電子檔案，定期進行數據讀取檢驗，檢驗時間間隔1～2年，抽樣率不低於10%～20%，檢驗中發現問題應及時措施。
9.5.4 磁性載體上的歸檔電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。
9.5.5 存儲在光碟載體上的電子檔案，定期進行數據讀取檢驗，檢驗時間間隔2～4年，抽樣率不低於10%～20%，檢驗中發現問題應及時措施，製作新的光碟。
9.5.6 光碟載體上的歸檔電子檔案，根據光碟檢驗的情況而定，初期可每2～4年轉存一次，待對光碟的壽命有明確驗證技術資料後，依據技術資料確定轉存時間間隔，或是否需要轉存。原載體同時保留時間不少於轉存間隔時間。
9.5.7 檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子檔案管理登記表》（見附錄A的表A.4）。
9.6 遷移
歸檔電子檔案遷移須在計算機軟、硬體系統更新前或電子檔案格式淘汰前，將電子檔案遷移到新的環境或格式中，保證歸檔電子檔案在新環境中完全兼容。
9.6.1 硬體環境更新時，應確認電子檔案存儲載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行歸檔電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少於3年。
9.6.2 軟體環境更新時，應確認存儲電子檔案格式與新軟體環境的兼容性，如不兼容或電子檔案格式即將淘汰，應進行歸檔電子檔案遷移轉換工作，保證電子檔案存儲格式在新的軟體環境有效，原格式電子檔案同時保留時間不少於3年。
9.6.3 電子檔案進行遷移時，須注意數據校驗工作，保證電子檔案遷移前後完全一致。
9.6.4 歸檔電子檔案進行遷移操作後，應填寫《歸檔電子檔案遷移登記表》（見附錄A的A.5）。
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子檔案的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自複製電子檔案。
9.7.2 利用時應使用拷貝件。
9.7.3 利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子檔案採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者對歸檔電子檔案的使用應在許可權規定範圍之內。
9.7.4.1 公開級的電子檔案檔案管理部門可提供網際網路利用服務。
9.7.4.2 國內級的電子檔案檔案管理部門可提供政務外網利用服務。
9.7.4.3 內部級的電子檔案檔案管理部門可提供內部網利用服務。
9.7.5 歸檔電子檔案利用範圍的確定，須有嚴密的審核批准制度，並嚴格按照批准的範圍提供利用。
9.7.6 嚴禁涉密電子檔案上政務外網和網際網路，其利用須按照保密管理部門的規定的方式，並取得檔案管理部門的許可方可利用。
9.8 歸檔電子檔案的鑑定和銷毀
9.8.1 歸檔電子檔案的鑑定和銷毀，參照國家關於檔案鑑定銷毀的有關歸檔執行。
9.8.2 對將銷毀的電子檔案需經過二次確認無誤後，方可辦理銷毀手續，實施銷毀。
9.8.3 屬於保密範圍的歸檔電子檔案，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，並在網路中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子檔案可進行邏輯刪除。
9.8.4 已經存儲過涉密電子檔案的磁性載體，如不再存儲涉密電子檔案時，須經消磁處理徹底清除存儲信息，若消磁處理仍達不到保密要求的須對載體進行銷毀處理。
9.9 統計
9.9.1 檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子檔案的接收、保管、利用和鑑定銷毀情況進行統計。
9.9.2 檔案部門應根據電子檔案的特點，統計利用信息，並根據統計信息分析利用需求，指導電子檔案收集、管理、利用工作，使之更加符合社會利用檔案的需求。
參考文獻：
GB/T 9704 國家行政機關公文格式
電子公文歸檔管理暫行辦法
附錄 A
（規範性附錄）
登記表格式
表A.1 歸檔電子檔案登記表 A
形成部門 形成者
歸檔時間 歸檔操作者
電子檔案生成軟體名稱 版本
生成軟體運行作業系統名稱 版本
電子檔案名稱稱 類別代碼
電子檔案存儲位元組數 存儲時間
連結的電子檔案數 歸檔接收者
表A.2 電子檔案登記表 B
編號 題名 電子檔案名稱 歸檔時間 存儲位元組數 載體編號 移交者簽名 接收者簽名
表A.3 歸檔電子檔案移交、接收登記表
載體編號 載體標識
（卷標）
載體類型 唯讀光碟□一次寫光碟□磁帶□可擦寫光碟□硬磁碟□其它載體：
載體外觀檢驗 檢查載體有無劃傷，是否清潔？
病毒檢驗 防毒軟體名稱 版本
病毒檢查結果報告：
載體存儲電子檔案檢驗項目 載體存儲電子
檔案總數 資料夾數
已用存儲空間 位元組
載體存儲信息讀取檢驗項目 1. 是否存有biaoshi.txt 檔案？ 檔案中相關內容記錄是否完整？
2. 是否存有電子檔案目錄檔案mulu.rtf ？
3. 載體存儲信息可正常讀取。
移交人（簽名）
年 月 日 接收人（簽名）
年 月 日
移交單位審核人（簽名）
年 月 日 接收單位審核人（簽名）
年 月 日
移交單位（印章）
年 月 日 接收單位（印章）
年 月 日
表A.4 歸檔電子檔案管理登記表
存儲設備更新與兼容性檢驗情況登記
光碟載體轉存登記
磁性載體轉存登記
填表人（簽名）
年 月 日 審核人（簽名）
年 月 日 單位（蓋章）
年 月 日
表A.5 歸檔電子檔案遷移登記表
源系統設備情況 硬體系統：系統軟體：套用軟體：存儲載體：
目標系統設備情況 硬體系統：系統軟體：套用軟體：存儲載體：
被遷移歸檔電子檔案情況 源檔案格式：目標檔案格式：遷移檔案數：遷移時間：
遷移校驗情況 硬體系統校驗：系統軟體校驗：套用軟體校驗：存儲載體檢驗：電子檔案內容校驗：電子檔案形態校驗：
遷移操作者（簽名）
年 月 日 遷移校驗者（簽名）
年 月 日 單位（蓋章） 年 月 日
附錄 B
（規範性附錄）
檔案格式
規定每一個存儲載體必須有說明該載體基本標識情況的電子檔案，並以“biaoshi.txt（標識二字的漢語拼音）”檔案名稱存儲在載體根目錄下，檔案格式須為TXT檔案格式。
biaoshi.txt 檔案標識內容包括：
載體編號：
載體標識（卷標）：
全宗號：
類別號：
密級：
保管期限：
存入日期：
軟體環境：
載體存儲電子檔案總數：
資料夾數：
電子檔案占據存儲空間數（位元組）：
載體中存儲非通用電子檔案格式：
載體中存儲非通用電子檔案套用軟體名稱：
載體存儲其它說明：
允許自行增加標識內容項目。每項標識內容以換行分隔，標識內容標題與標識內容以“：”（冒號）分隔。
