縱向信息

縱向信息

縱向信息指從縱的方向，向上或向下傳遞的信息，把不同級別、不同層次的管理機構通過信息聯繫起來，形成縱向信息流。它可以區分為自上而下和自下而上的兩種形式。自上而下的溝通亦稱為下行溝通，指組織內部同一系統內的較高層次人員對較低層次人員的溝通，如命令的傳達、計畫的布置和程式規則的頒布等。自下而上的溝通亦稱上行溝通，指組織內部同一系統內的較低層次人員向較高層次人員的溝通，如請示、匯報、要求和意見申訴等。

基本介紹

  • 中文名：縱向信息 
  • 類型：經濟術語
信息基礎,信息特點,聯繫,

信息基礎

目標管理的指導原則之一是使每一個管理者都承擔幫助上級實現目標的責任。換句話說，每一個管理者在他的上級的目標中，都有他的一部分活動。因此，中層經理如果想對實現上一級目標有所幫助，就必須知道關於這些目標的情況。為此，每一個上一級主管，在他的下級主管開始考慮他們目標之前，最低限度應向他們提供下列情況：
1、上一級目標；
2、目標階段的主要重點；
3、環境因素以及編寫目標和計畫所需的基礎和各種假設；
4、編寫和提出目標和計畫的基本規則。
(一)提供上一級目標
提供給下級財務管理人員的目標，在一般情況下，是上級已經建立起來的目標。舉例來說，下列管理人員可能得到如下一些目標:
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圖1　管理人員得到上一級目標
存在的問題是公司最高目標沿組織結構應下達到哪一等級最好?我們的建議是把上一級的目標作最廣泛的下達，而不是有限的下達。
(二)提供重點
在推行目標階段內，下級對上一級重點目標的範圍和重要性，從目標本身常常不能一眼就看出來。上級最好隨目標附上一份目標階段內重點目標的清單。以下是一份只按主題分類的重點目標清單，這是某公司提供給管理人員作指導用的重點目標。
(三)提供環境因素和假設最簡單的環境分析，是在通過研究可能影響公司活動的外部因素和環境後得出的。這種研究主要是針對工業和經濟總的發展的估計，其中包括工業的增長，消費者的需要，以及經濟狀態等因素。
假設則是對當前某些外部因素的估計。對於這些因素，公司通常很少有左右的能力，相反，它們對公司的活動可能有較大影響。這裡要注意的是，在設立和分解目標的流程圖中，“假設”會出現兩次：分別出現在步驟1和步驟6。兩處的基本區別是：步驟1中的假設是廣泛的、總的假說，在共同關心的事物上，對各級中層經理起指導作用，如通貨膨脹問題。而步驟6中的假設是指具體的假設，主要適用於編寫目標的管理人員，如人事經理所需要的關於人力供應的假設。管理人員利用所有這些假設作為編寫目標的基礎。可能包括：通貨膨脹將以x%繼續提高；借人資金將占Y%；政府頒發了不利於利潤的法律等。
環境分析以及對重要假設的說明一般應集中準備。常常由經濟學家或計畫主任承擔這項工作，並向下級主管下達，供他們使用。
(四)提供基本規則
下列就是中層經理設定目標和計畫的主要指導原則，包括：對所有符合條件的一切項目提供資金；不增加基本人員；所有計畫都包括意外事故因素。
這些基本原則如何指導中層經理呢?舉第二條“不增加基本人員”為例。這一條告訴中層經理，不要浪費寶貴時間制定要求額外增加人員的目標。這樣一來，他可以集中精力來制定真正有效的目標。
第1步，主要是建立一個信息基礎，在此基礎上中層經理才能進一步編寫目標。可以說，這一步驟有助於中層經理使目標在縱向上保持和諧一致。
這類信息的特點是系統性和計畫性強，受國家巨觀經濟的控制和制約，它反映我國零售市場的社會主義性質。這類信息對於零售企業來說，內容是相當豐富的．如黨的政策和國家的法令，審計監督；物價管理的原則，方法和措施，國家的利改稅政策，信貸政策，商品供應政策以及上級管理部門對企業的考核指標，等等。
縱向結構又稱金字塔形結構。這種結構的特點是組織中的階層較多而每一階層的人數卻較少，管理幅度較窄，可對下屬實行嚴密監督，宜於實行集權化管理，縱向管理可用表來表示：
縱向信息
圖2　縱向信息交流
縱向信息聯繫組織設計應該有助於合門和雇員之間的溝通，這對實現組織的整體任務是必須的。這種聯繫被定義為組織要素之間的溝通和協調的程度。縱向聯繫用來協調公司上層和下層間的活動。較低層級的雇員應該依據上層目標進行工作，上層的管理者應該了解下層的工作活動和完成情況。組織可以運用各種各樣的結構策略來實現縱向的聯繫，包括層級的處理、規則與程式、計畫和日程、增加層級的職位和級別，以及正式的管理信息系統。
1、層級的處理
第一個縱向的策略是層級，或者稱為命令鏈，如圖2中所示的線。如果一個問題出現而雇員無法解決，可以向上一層提交。問題得到解決後，其答案再傳回下—層級。組織圖中的直線恰恰如一種溝通渠道
2．規則和計畫
第二個聯繫策略是運用規劃和計畫。對於與經常反覆的問題或決策，可以簡歷規則或程式，是雇員知道在和其管理者無法直接溝通時如何對應。規則提供了一種標準的信息資源，使得雇員能夠協調工作而不需對每一項工作都進行實際溝通。計畫也可以給雇員提供穩定的信息。套用最廣的計畫是預算。有了計畫周密的預算方案，較低層級的雇員便可以運用其享有的資源獨立的開展工作。
3．增加層級職位
當許多問題出現時，僅僅運用計畫和層級處理，管理者將難以應付。在成長或變化的組織中，可能會需要附加縱向的聯繫、在縱向層級上增加職位便是一種方法。某些情況下，安排一個助手將有助於一個“超負荷”的管理者。在另一些情況下．可能會在權力直線上增加一些職位。這些職位將減小管理跨度，鼓勵進一步的溝通勺控制。
4．縱向信息系統
縱向信息系統足針對不斷增長的縱向信息柞量的另一個戰略。縱向信息系統包括分送給管理者的定期報告、書面信息和以計算機為基礎的溝通。信息系統使層級之間的上下溝通更為有效。例如：Microsoft公司執行長BillGates通過其公司的電子郵件系統勺屬下進行定期的溝通。他每天要處理一打的個人信息：在Xerox公司，每月要對大約40000名顧客進行民意調查，所得數據經過匯總、概括，然後傳達給卜層管理者。
結構機制可以實現縱向的聯繫和協調，如圖3中所概括；這種結構機制描述管理者在設計組織時可以進行的選擇基於組織的協調需要，圖中的一些聯繫可能將會被用到。
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圖3　縱向聯繫和控制機能的層次

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