基本介紹
- 中文名：組織傳播
- 定義：組織所從事的信息活動
- 包括：組織內傳播、組織外傳播
- 用途：組織生存和發展
功能,分類,組織內傳播,組織外傳播,差異,
功能
1、內部協調
組織中的個部門、各崗位都由一定的信息渠道相連線，每個部門和崗位同時也都執行著一定的信息處理職能，是組織傳播的一個環節。這些環節通過信息的傳達和反饋相互銜接，使各部門和崗位成為既各司其責，又在統一目標下協同作業的整體。
2、指揮管理
組織目標和組織任務的實施需要進行指揮管理。在一個組織中，從具體任務指令的下達、實施、監督、檢查、總結，到組織活動規章制度的貫徹和日常管理，一定的信息活動，都是在一定的信息互動機制下進行的。
3、決策應變
組織是一個永遠處於運動和變化之中的有機體，它不斷面臨組織內部和外部出現的新情況和新問題。適應新情況、解決新問題的過程就是決策應變的過程，這個過程本身就是建立在信息的收集、整理、分析、判斷的基礎之上的。
4、形成共識
一個組織要保持高度的凝聚力和戰鬥力，必須圍繞一系列重要問題如組織目標和宗旨、組織規劃、組織方針和政策等等，在組織成員中形成普遍的共識。共識的形成本身就是一個組織內的傳播互動過程，必然伴隨著圍繞特定問題的信息傳達、說明、解釋、討論等各種形式的傳播活動。綜上所述，傳播是組織的一個基本屬性。組織的任何活動都伴隨著信息傳播，以至於我們很難說出一種與傳播無關的組織活動。考察組織傳播，也就是考察組織本身。
分類
組織傳播包括組織內傳播和組織外傳播兩個方面，這兩個方面都是組織生存和發展必不可少的信息溝通保障。它們的傳播具有不同的特點，二者在相互促進的同時也在一定程度上相互制約。
組織內傳播
（一）、組織內傳播的正式渠道
信息沿著一定組織活動關係（部門、職務、崗位以及其隸屬或平行關係）環節在組織內流通的過程。其傳播形式可分為兩種，即橫向傳播和縱向傳播。一般來說，橫向傳播雙向性強，互動渠道暢通；縱向傳播則有單向流動的性質，因而，根據信息的流向，縱向傳播又區分為下行傳播和上行傳播。
1.下行傳播
有關組織目標、任務、方針、政策的信息，自上而下得到傳達貫徹好的過程。以企業組織而論，日本學者川浦康治認為企業組織最常見的下行傳播主要有五個方面：
（1）關於工作任務和內容的指示或說明
（2）關於組織成員權利和義務的信息
（3）關於部門和崗位的職責、許可權及其相互關係的信息
（4）工作單位上司對部下工作的評價和獎懲信息
（5）關於組織的目的、理念以及社會作用或貢獻的信息下行傳播的作用，包括使組織成員適應組織環境，了解工作內容，熟悉自己的職責、權利和義務，培養成員對組織的一體感等等，它是一種以指示、教育、說服和灌輸為主的傳播活動。
2.上行傳播
下級部門向上級部門或部下向上司匯報情況，提出建議、願望與要求的信息傳達活動。這個過程很重要，有三方面的意義： 第一，上行傳播是中樞指揮管理部門獲得信息反饋的重要渠道。通過這個渠道，指揮管理者可以了解組織目標或任務在第一線的貫徹落實情況，並據此對既定決策進行修改，使之更符合實際。 第二，基層部門或第一線人員是組織的視窗，他們對外部環境的變化往往握有第一手信息，這些新的信息反映上去，能夠成為組織進行新的應變決策的重要依據。 第三，上行傳播是把握組織成員的精神狀態的重要渠道，指揮管理者可根據下面反映的情況及時採取措施，把成員的情緒和士氣調整到組織所需要的理想狀態。
3.橫向傳播
組織內同級部門成員之間互通情況、交流信息的活動，其目的是為了相互之間的協調和配合。在橫向傳播中，傳播雙方不具有上下級隸書關係，平等的協商與聯絡是傳播的主要形式。橫向傳播是否活躍，對組織有重要意義。在一個組織中，橫向傳播必須得到制度的保證。
（二）組織內傳播的非正式渠道
制度性組織關係以外的信息傳播渠道。非正式渠道中傳播形式主要有兩種：一、組織內的人際傳播（組織成員工作之餘的交談、單位內外的各種私人交往等）；二、非正式的小群體傳播（興趣小組、自發的革新小組等）
非正式渠道傳播特點：
（1）交流的信息廣泛 （2）交流的雙向平等性 （3）本意交流和情感交流的成分多
（三）組織內傳播的媒體形式
1、書面媒體。以文字形式書寫的檔案、報告、信件等。
2、會議。複數的個人聚集同一場所進行議事的一種傳播形式。
3、電話。現代組織的各部門、各崗位之間，一般都由電話系統相互連線。
4、組織內公共媒體，如一些大企業的社內報、閉路電視系統等。
5、計算機通信系統。
組織傳播中使用的媒體還有許多，例如電傳、複印等等。
組織外傳播
組織與其外部環境進行信息互動的過程，它包括信息輸入與信息輸出兩方面。
（一）組織的信息輸入活動
（二）組織的信息輸出活動
組織任何與外部有關的活動及其結果都帶有信息輸出的性質。主要有組織有目的、有計畫地開展宣傳活動。主要類型有：
1、公關宣傳。組織為了與其所處社會環境建立和保持和諧關係而進行的各種宣傳活動。
2、廣告宣傳。廣告是一種以付費形式利用各種媒體進行的大面積宣傳活動，也是社會組織尤其是企業組織廣泛採用的一種信息輸出方式。
3、企業標識系統宣傳。（CIS）企業組織使用統一的象徵符號系統來塑造、保持或更新企業形象的活動。
差異
組織內傳播和組織外傳播在傳播過程中還有差異，其具體表現在：
1． 傳播渠道的正式程度
組織內傳播包括正式渠道和非正式渠道，而組織外傳播則更多的採用正式的渠道。在組織內傳播的正式渠道中有縱向（包括上行和下行）傳播和橫向傳播，而在組織外傳播中的正式手段中則更多的採用橫向傳播。
正式渠道中的傳播體現了組織成員作為“組織人”的特點，而非正式渠道中的傳播則體現了他們作為“社會人”的特點。①需要說明的是，隨著計算機技術的發展，無論是組織外傳播還是組織內傳都越來越依賴網路技術。網路分為內聯網和網際網路，內聯網主要實現組織內的傳播，而網際網路則更多地實現組織外的傳播。
2．傳播形式
組織內傳播的傳播形式多包括書面媒體、會議、電話、組織內公共媒體和計算機通信系統等，而組織外傳播則多使用大眾媒體和廣告等 ，其主要形式有公關宣傳、廣告宣傳和企業標識系統（CIS）宣傳。具體而言，組織內傳播的形式有雇員會議、業務通訊、內部雜誌、工作手冊、工作備忘錄、工資單、閉路電視、通告、電子公告板、幻燈片、影碟和電影，而組織外傳播的形式有：廣告、年度報告、公共服務、媒體宣傳（及其所有公關手段）、社區項目、遊說項目、各種公共促進項目等。③
需要指出的是組織外傳播還有一種重要的形式就是組織與組織間的交流，組織與組織之間的傳播，也要具體分析。如果這一組織同那一組織之間的交往本來就存在著系統關係，譬如公檢法為辦案而交流信息，這無疑屬於組織傳播，實際上，這應看作是在更大的組織系統內部的橫向傳播。如果組織和組織的交往並不存在系統關係，譬如相互獨立的企業之間開展經濟活動而互通信息，就不是組織內部的傳播，不屬組織傳播。從法律地位上說，這種相互獨立場合下的組織是“擬制人”，即法人或準法人，它們之間進行的信息交流似與人與人之間的信息交流有共通處，可比照為人際傳播，
④組織外傳播同樣不可忽視這種傳播的重要性，處理不好，將會影響組織的正常運轉。這種行徑被很多人視為南方都市報對廣州日報的攻擊，影響了南方日報和廣州日報的關係。組織間的關係還有一種很重要的就是不同組織與政府之間的關係。“關係”在中國的企業就非常重要，它首先涉及與政府的關係，儘管中國的政府逐漸減弱對企業的干預?但是政府對企業的影響是不可忽視的。⑤
還有一種比較微妙的組織外傳播就是無意識的組織外傳播，從廣義上說，組織任何與外部有關的活動及其結果都帶有信息輸出的性質，尤其是組織外傳播的信息輸出活動，比如企業組織生產和銷售的產品，員工的形象、精神面貌甚至公司的建築物等等，都攜帶並輸出豐富的信息。⑥
3、傳播功能目標
組織內傳播的首要目標就是實現組織內成員的融合、價值的趨同組織融合是指組織成員形成一種集體身份歸屬感，創造一種統一的價值觀，從而認識到如何最有效的協同工作，也有的學者稱這種功能為組織內同化，就是組織成員學習某種文化上的規則、模式和期望，經過一段時間成為該文化的一員的過程? 比如，企業文化就是為了達到這種統一的價值觀的手段。⑦它還通過一系列的活動使其成員達到一致，比如很多企業在新員工上班前或者定期的舉行一些培訓，通過軍訓、團隊協作的訓練；而組織外傳播的首要目標是對環境的的適應。即組織為達到其工作目標與外界溝通，它有助於一個組織對客戶的反應和競爭對手的的舉動作出快速回應。為了達到其組織目標，它必須與社會環境協調一致。具體而言，這種適應又分為協調組織間關係，創立和維護組織形象，為顧客提供服務等。⑧具體而言，組織外傳播作用有：向社會廣告產品促銷、塑造一個美好的組織形象、影響社會對該組織的輿論以及告知社會組織的變化等；而組織內傳播作用有：內部協調、組織安全、組織變化和發展、員工士氣與滿足和內部補償與獲益。
4、傳播機構
實現組織外傳播的部門分為信息輸入部門和信息輸出部門。信息輸入的有企業的市場部、調查室、計畫部或行銷部或者外聘專家、諮詢機構和科研院所進行可行性論證等。做信息輸出活動的有公關部、廣告部等。而實現組織內傳播的多是企業工會、人事等部門。
5、傳播範圍
勿容置疑，組織外傳播因為與整個社會打交道，所以接觸範圍很廣。隨著社會的發展和各種組織與外界交往的增多，組織外傳播越來越占據重要的地位。組織外傳播的重要性有一種逐漸增強的趨勢。
6、傳播技巧
組織傳播的形式可以分為下行傳播、上行傳播和橫向傳播。下行傳播就是有關組織目標、任務、方針、政策的信息，自上而下得到傳達貫徹的過程。它是一種以指示、教育、說服和灌輸為主的傳播活動。上行傳播就是下級部門或部下向上司匯報情況，提出建議、願望和要求的信息傳遞活動。橫向傳播是指組織內同級部門或成員之間相互溝通情況、交流信息的活動，其目的是為了相互之間的協調和配合。這時，傳播雙方不具有上下級隸屬的關係，平等協商與聯絡是傳播的主要形式⑨由於針對不同的對象，組織內傳播與組織外傳播兩者的傳播技巧相差較大。雖然組織內外傳播都可以用到這三種傳播方式，但是它更多的運用非正式的傳播手段。比如，人際交往，言談身教在組織內部可以獲得較好的傳播效果，許多企業的創始人或老總的魅力往往因此而體現。還有組織成員工作之餘的交談、單位內外各種私人交往，各種自發組織的革新小組、興趣小組和聯誼會等等。高效的組織內傳播取決於組織成員的聆聽、闡述、提問和反饋的能力⑩相對組織內傳播，由於一組織與外部組織多是平行關係，組織外傳播更多用橫向傳播，其傳播的技巧上就正式得多，為此，組織外傳播經常要制定一個切實可行的公關計畫，包括向誰宣傳、如何宣傳、由誰負責宣傳、時間安排、用於公關的費用等等。
7、傳播內容
廣義上說，組織任何與外界有關的活動及其結構都帶有信息輸出的性質，但我們所說的組織外傳播一般是指組織有目的的、有計畫的信息輸出活動，即組織的宣傳活動。組織外傳播主要包括公關和媒體宣傳，具體有企業廣告或者促銷、促進組織的公眾形象、幫助公眾了解企業和其產品、媒體公關、政府公關以及如何在股票市場上吸引投資者。
雖然兩者相差較大。兩者在一個組織的正常運轉過程中具有密切的關係，表現在：
1、 兩種傳播之間相互促進
組織內傳播和組織外傳播相互促進是不難理解的，一個組織的外部傳播做融洽了，當然會促進其組織內成員間的關係和交流。同樣，一個組織的內部交流暢通，也會給其外部交往帶來方便，而且組織內部團結向上的形象本身就給外界一個良好的印象，也是對本組織的形象傳播。這一點在國與國的外交上有較多的實例。比如：組織外傳播（比如廣告和公關）。良好的組織內部傳播則是一種貼上濟，從而有利於組織內部成員的團結協作，實現組織的外部傳播目標。紒紞矠毫無疑問，一個組織的內部交流順利了，也加強了組織內部的團結和合作，給外界也是一個好的印象，從而也有利於組織外的交往。這種關係按照我們生活中的經驗去理解也是不難的。
2． 兩者之間也是相互制約
組織內傳播與組織外傳播之間並不是總是相互促進的，也是相互制約的。2003年，凱利事件影響下的BBC董事會主席戴維斯、總經理戴克相和掀起凱利風波的BBC記者安德魯·吉利根繼辭職?並引起BBC員工29日在倫敦舉行示威?人民網?。國與國的外交上一些常見的例子是兩國的外交談判破裂後，往往會導致國內的遊行、示威，甚至引起內部的混亂。一個國家或者地區發生內亂後也會引起外部國際社會的重視，往往會採取國際調停等措施。如果組織內傳播缺位或者沒有做好將會影響組織外傳播中的組織形象，比如流言的傳播就是一個例子。根據美國心理學家G．W．奧爾波特流言公式″謠言流通量R與問題重要性i和證據曖昧性a之乘積成正比。″ 即R= i ×a， 謠言的產生與謠言涉及事件的重要程度與模糊程度有關，紒紟矠也就是說，越是重要的事件，越是不確定的事件，越能夠形成強烈的謠言，當然組織內傳播越模糊將會使事件的真相越模糊，從而加快流言的傳播，波及整個外部環境。
組織內傳播與組織外傳播不僅是相互制約，處理不當，甚至是相互衝突的。組織內外的傳播的衝突還有可能表現在從事這兩類傳播的人員之間的衝突，如廣告部和人事部的利益衝突等。另外，一個組織的人力、物力和財力是一定的，如果某組織過分注重組織內傳播就會影響到組織外傳播，相反過多的關注組織與社會的關係也會影響組織內的正常溝通運轉。曾經一直很叫響的中央電視台的廣告標王，如95年、96年的孔府宴、97年的秦池、98年的愛多VCD，最後大多都黯然失色，風光不在。雖然一個企業的衰落有很多方面的原因，但是不可忽視的一個重要原因就是這些標王企業過多的把企業的有限財力投入到廣告、企業公關這些組織外傳播上，從而影響了企業的內部運營，內部傳播也是無從說起。
需要特別指出的是，雖然各級政府都是一個組織，當然就要進行組織傳播，但是這是一種特殊的組織傳播——政府傳播不是一種真正的組織傳播，而是一種特殊的，不同於一般的企業。政府傳播具有主體的權威性、信息的獨占性、媒體的被動性、客群的無選擇接受和巨大的影響力等特點而有別於其他的組織。紒紡矠
傳播是組織得以正常運轉的血液，沒有傳播的組織是難以想像的，同樣不可忽視的是組織傳播中組織內和組織外傳播的區別和聯繫，但是在談到組織傳播的專著和論文中，對組織內外傳播的區別與聯繫的論述尤為不足。而組織的正常運轉恰恰無法離開這兩者之間的協調發展。只有認識到這一點，才能有效的保證組織信息的暢通，保證組織正常的工作。
