組織信息

組織信息是指企業中各業務系統之間的組織關係以及實現上的從屬關係等。

基本介紹

• 中文名：組織信息
• 外文名：Organization of information
• 釋義：企業中各業務系統之間的組織關係
• 採集的方法：檔案記錄法

企業採集方法

1．檔案記錄法

指向企業的檔案管理部門或檔案管理人員了解組織過去的建設、運行狀況以及關於重大事件或決策的檔案記錄的方法。這種方法可用於採集組織的信息有：

(1)決策機構的效果。

(2)決策效率。

(3)決策效果。

(4)執行效率。

(5)檔案審批效率。

(6)檔案傳遞效率。

2．調查研究法

(1)含義

是指針對具體的問題，對企業內部員工進行個人訪談或問卷調查，以了解組織運行的情況及相關信息的方法。

(2)優點

這種方法可用於採集組織過去和現在的決策機構效果、決策效率和效果、執行效率、檔案審批效率、檔案傳遞效率、各橫向機構之間的協調程度、各組織內部信息傳遞的暢通程度，以及信息自上而下或自下而上傳遞的速度和質量等。

(3)分類

①詢問法，指調查者通過詢問的方式向被調查者展開調查的方法。

②觀察法，指調查者通過到現場觀察被調查者的言語和行為，從而採集相關信息的

方法。

優點是：在調查過程中，被調查者不知道自己正受到觀察，他們的行為不受外界因素的干擾，因此，採集到的信息可信度較高。

缺點是：調查者往往只能觀察到被調查者的表面行為，難以把握其心理變化，了解其思想，因此需要較長時間的觀察，才能得到理想的結果；但時間延長，費用也會隨之增加。

處理

1．企業組織信息的分析

(1)可靠性分析

指根據信息的可能準確度和信息源可靠性，對所蒐集的信息進行評級的過程。

評估信息源可靠性的標準有：過去提供信息的質量、提供信息的動因、是否擁有所提供信息的所有權，以及信息源的可信度。

(2)數理統計分析 ’

指套用經濟數學和統計學的工具和方法，根據具體管理任務的要求，對組織機構信息進行分類、排序、計算、比較和選擇，使其成為符合一定管理決策要求所必需的信息的過程。

(3)經濟學分析

對企業組織信息進行經濟學分析，最常用的方法是SWOT分析法。

SWOT分析法從各個角度對組織現狀進行分析，組織面臨的是機會還是威脅，擁有多少優勢、多少劣勢，主要取決於組織實力。

2．調研報告的撰寫

指根據調查研究和資料分析的情況寫出的、供企業決策者使用的書面報告，主要包括調研的目的和要求、調研的方式和方法、調研結果的結論和對相關問題的建議等，以及調研過程的詳細資訊和統計分析附表。

撰寫調研報告必須堅持真實、完整、客觀和適用的原則，具體應當注意以下幾點：

(1)必須明確說明調研數據的來源，以示資料的可靠性；

(2)必須說明對數據進行統計分析的方法，以示資料的科學性；

(3)必須說明被調查對象的基本情況；

(4)必須對企業組織信息進行分類。

3．企業組織信息的套用

(1)企業組織信息的傳輸。

(2)企業組織信息的存儲。

(3)企業組織信息的檢索。

蒐集職能

(一)蒐集組織自身信息

任何組織的公關人員，如果對本組織的狀況不太了解，就很難為公眾提供必要的信息，無法贏得公眾的信任和支持，也就很難獲取公眾對本組織的真正的印象和建設性的意見，更別說有效地開展公共關係工作、樹立組織的良好形象了。那么，公關人員應掌握本組織的哪些狀況呢?一般地說，應該全面掌握組織的基本情況，其中包括組織的創建，以及過去、現在和未來的發展趨勢。具體要了解組織的結構，如組織由哪幾部分組成、它們之間的關係如何、各部門的主要工作和職責範圍、各部門的人員組成及其人員結構等；了解組織的狀況，如組織的規模、生產經營狀況、管理狀況等；了解組織的性質，是行政組織、事業單位，還是國有企業、集體企業、中外合資企業、民營企業等；了解組織的發展，如新產品試製、研究計畫的執行、陳舊設備的更新狀況等；了解組織取得的成績和面臨的主要問題以及當前的工作重點等。只有掌握了組織自身的信息，公關人員才能更加有效地開展工作。

(二)蒐集組織形象信息

組織在公眾心目中的形象如何將影響組織自身未來的發展變化，影響實現組織的經營目標，因此，公關人員必須重視蒐集組織形象信息。蒐集組織在公眾心目中的形象信息一般包括5個方面的內容：

1．組織的服務形象。要注意蒐集社會公眾對組織服務範圍和質量的評價。其中包括組織售前、售中、售後的服務態度、服務水平；對服務對象的責任感，向服務對象提供諮詢的誠實感等。

2．組織員工的形象。要注意收集社會公眾對組織員工的評價，如對組織員工的工作能力、道德修養、文化程度、服務態度等整體水平的評價。由於組織的運行必須由員工具體操作，他們的形象實際上是組織形象的一面鏡子。所以，社會公眾對員工的評價是對組織形象評價的重要方面。

3．組織領導機構的形象。要注意蒐集公眾對組織領導機構的看法和評價，如機構是否健全，運轉是否靈活，人員是否精幹，領導班子結構匹配是否科學，領導者的能力和創新意識是否強，非權力性影響力和可信任度是否高，辦事效率怎么樣，完善程度如何等等。由於領導機構是組織的指揮中心，它的狀況如何直接決定組織的成效。因此，公眾對它的評價往往在一定程度上反映了社會對組織形象的評價態度。

4．組織的管理形象。要注意蒐集社會公眾對組織的管理水平的評價，如決策是否符合社會實際情況，生產和勞動組織是否恰當，生產計畫是否科學完善，生產各環節的節奏是否緊湊嚴密，用人是否得當，內部分工是否合理，考察任用的方法是否科學，是否體現出任人唯賢、用人之長、量才錄用，對市場信息掌握是否準確、及時，對市場變化的反應是否靈敏等。由於組織管理水平直接影響產品的開發和銷售、服務質量和在市場上的競爭力，因此，這些信息反映了公眾對組織形象的基本態度。

5．組織的產品形象。產品是組織與消費者之間發生關係的最主要的結合點，也是組織賴以生存和發展的根本動力。如果一個組織的產品在市場上備受青睞，公眾就會相應地對這個組織增添好感，這個組織就會更加順利地占領市場。因此，公關人員必須重視蒐集組織產品在公眾特別是用戶心目中的形象和聲譽情況。一般來說，公眾都對產品的價格、性能、質量、用途等主要質變反應特別敏感，反應的好壞直接決定著產品的銷路和組織的生存。公眾對產品優缺點的評價及改進建議的信息，是組織適應市場、在競爭中求發展的關鍵。這些都是公關人員必須最優先注意採集的產品形象信息。