基本介紹
- 中文名：帳簿登記
- 基本要求：結出餘額等
- 用筆顏色：藍黑墨水
- 特殊記賬：紅墨水
依據,基本要求,
依據
按照會計核算的程式，單位實際發生的經濟業務事項都應當先填制和取得原始憑證，編制記賬憑證，然後再根據記賬憑證-一記入會計賬簿。從內容上看，會計憑證是反映個別經濟業務事項的資料。
因此，會計憑證是會計賬簿登記的的依據。為了保證會計賬簿記錄的真實、準確，會計人員應當依據經審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。經過審核作為登記會計賬簿依據的會計憑證，應當是格式內容符合國家統一的會計制度的要求，並由記賬人員、審核人員等簽名或蓋章的會計憑證，未經會計人員審核的會計憑證，不能作為登記賬簿的依據。
因此，會計憑證是會計賬簿登記的的依據。為了保證會計賬簿記錄的真實、準確，會計人員應當依據經審核無誤的會計憑證登記會計賬簿。經過審核作為登記會計賬簿依據的會計憑證，應當是格式內容符合國家統一的會計制度的要求，並由記賬人員、審核人員等簽名或蓋章的會計憑證，未經會計人員審核的會計憑證，不能作為登記賬簿的依據。
基本要求
（1）內容準確完整。登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項計入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。對於每一項會計事項，一方面要計入有關的總賬，另一方面要計入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證（如收料單、領料單等）作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自製憑證上的日期填列。此外，負責登記賬簿的會計人員，在登記賬簿前，應對已經專門覆核人員審查過的記賬憑證再覆核一遍，這是崗位責任制和內部牽制制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白，可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教；如果認為記賬憑證的處理有錯誤，可暫停登記，及時向會計主管人員反映，由其作出更改或照登的決定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。
（2）登記賬簿要及時。登記賬簿的間隔時間應該多長，沒有統一的規定，這要看本單位所採用的具體會計核算形式而定。總的來說是越短越好。一般情況下，總賬可以三五天登記一次；明細賬的登記時間間隔要短於總賬，日記賬和債權債務明細賬一般一天就要登記一次。現金、銀行存款日記賬，應根據收、付款記賬憑證，隨時按照業務發生順序逐筆登記，每日終了應結出餘額。經管現金和銀行存款日記賬的專門人員，必須每日掌握銀行存款和現金的實有數，謹防開出空頭支票和影響經營活動的正常用款。
（3）註明記賬符號。登記完畢後，要在記賬憑證上籤名或者蓋章，並註明已經登賬的符號，表示已經記賬。在記賬憑證上設有專門的欄目應註明記賬的符號，以免發生重記或漏記。
（4）書寫留空。賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2.這樣，在一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正。同時也方便查賬工作。
（4）書寫留空。賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2.這樣，在一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正。同時也方便查賬工作。
（5）正常記賬使用藍黑墨水。登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用原子筆（銀行的複寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。在會計上，數字的顏色是重要的語素之一，它同數字和文字一起傳達出會計信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂不亞於數字和文字的錯誤。
（6）特殊記賬使用紅墨水。對在登記賬簿中使用紅色墨水的問題，依據財政部會計基礎工作規範的規定，下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；③在三欄式賬戶的餘額欄前，如未印明餘額方向的，在餘額欄內登記負數餘額；④根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。
（7）順序連續登記。各種賬簿應按頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線註銷，或者註明“此行空白”、“此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬簿登記中可能出現的漏洞，是十分必要的防範措施。
（8）結出餘額。凡需要結出餘額的賬戶，結出餘額後，應當在“借或貸”等欄內寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有餘額的賬戶，應當在“借或貸”等欄內寫“平”字，並在餘額欄內用“0”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出餘額。一般說來，對於沒有餘額的賬戶，在餘額欄內標註的“0”應當放在“元”位。
（9）過次承前。每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明“承前頁”字樣。也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最後一行內結出發生額合計數及餘額，然後過次頁並在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及餘額，不在上頁最後一行結出發生額合計數及餘額後過次頁。財政部《會計基礎工作規範》還對“過次頁”的本頁合計數的結計方法，根據不同需要作了規定：
（9）過次承前。每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明“承前頁”字樣。也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最後一行內結出發生額合計數及餘額，然後過次頁並在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及餘額，不在上頁最後一行結出發生額合計數及餘額後過次頁。財政部《會計基礎工作規範》還對“過次頁”的本頁合計數的結計方法，根據不同需要作了規定：
第一，對需要結計本月發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發生額合計數。這樣做，便於根據“過次頁”的合計數，隨時了解本月初到本頁末止的發生額，也便於月末結賬時，加計“本月合計”數。
第二，對需要結計本年累計發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數，這樣做，便於根據“過次頁”的合計數，隨時了解本年初到本頁末止的累計發生額，也便於年終結賬時，加計“本年累計”數。
第三，對既不需要結計本月發生額也不需要結計本年累計發生額的賬戶，可以只將每頁末的餘額結轉次頁，如某些材料明細賬戶就沒有必要將每頁的發生額結轉次頁。
（10）定期列印。對於實行會計電算化的單位，財政部《會計基礎工作規範》還提出了列印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期列印”：“發生收款和付款業務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須列印出現金日記賬和銀行存款日記賬。並與庫存現金核對無誤。”之所以這樣做，是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態下，各種資料或數據的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便於進行某些會計操作和進行內部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。
