基本介紹
- 中文名：外貿跟單員
- 環節：貨物加工、裝運、保險、報檢
- 作用：進行跟蹤或操作
- 功能：協助履行貿易契約的外貿業務人員
- 種類：3
- 職責：做好售後服務
基本常識,工作特點,考試內容,考試時間,報考條件,報考時間,英語要求,證書期限,合格標準,工作流程,考點分布,江蘇省,安徽省,5種素質,3種人不適合從事,
基本常識
一、跟單員職責
1、跟蹤每張單訂單的生產並將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。
2、同新、舊客戶保持聯繫增加溝通，了解客戶所需。
3、接收客戶的投訴信息，並將相關的信息傳遞到公司的相關部門。
4、掌握、了解市場信息，開發新的客源。
5、做好售後服務。
二、跟單員在收到訂單後要做的工作
首先談接單的方法
1、客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。
下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。
2、訂單的審查
每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。
要分清此單是加工單還是OP單。
3、開生產單、流程卡
每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。
4、生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5、小樣
打小樣的目的是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板後再下單做貨的。
6、修改定單
一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。
當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料（生產單、流程卡）。
7、大貨生產出來後，還要安排出貨。
三、售後服務
客戶投訴或是退貨時：
對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，並要採取措施，找到對策，避免下次出現。
客戶要求退貨，首先是儘量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好後再出貨。
很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。
還有採用相互讓步的折扣法。
有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙贏。
四、 如何溝通好使跟單工作做得更好
同本廠內的各部門溝通：
面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老闆負責的同時也要對客戶負責。多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。
同客戶的溝通：
這只能代表我本人的體會，先要了解客戶的心態，他們是希望你在最快的時間裡，給他最好的貨，面價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠地付出，他們也會在有些問題上理解你的，不會令你難做的。我們能儘可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老闆有錢賺，你自己也能有升職加薪的機會。我們何樂而不為了？
工作特點
外貿跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：複雜的，全方位的。
1、責任大。外貿跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。
2、溝通，協調：外貿跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計畫部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。
3、 做好客戶的參謀：外貿跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利於客戶的訂貨。
4、工作節奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，外貿跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。
5、工作是綜合性的：外貿跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。
考試內容
《全國外貿跟單員培訓認證考試應試指導及大綱》的相關內容：國際貿易基礎、進出口業務流程、國內外法律法規、外貿商品學、物流基礎知識、對外貿易企業管理、外貿跟單.
考試時間
外貿跟單員考試為每年一次，全國統一命題、統一考試、統一閱卷.6月網上報名，9月考點確認，11月考試。2013年跟單員考試時間已經公布：
2013年全國外貿跟單員考試時間:11月17日
外貿跟單基礎理論 上午9：00-11：00
外貿跟單操作實務 下午2：00-4：30
報考條件
符合下列條件的人員，可以報名參加跟單員全國統一考試.
1、中專、職高以上或同等學歷應、歷屆學生；
2、從事相關工作一年以上者。
報名方式：
第一階段：網上報名（考試前3個月開放預報名，預報名時間為1個月）
1、進入報名網站
2、註冊登記（閱讀報名協定及設定用戶名、密碼、找回密碼使用問題及答案）
3、登錄
4、選擇考點（考生所在地）
5、填寫報名信息
6、預覽報名表及准考證I
7、確認列印報名表及准考證I
8、網上報名完成
註：如發現數據錯誤，在網上報名截止日前，可登錄網站進行修改及列印。
第二階段：考生資格確認
1、考生持有效證件（同報名表上填寫的證件原件和證件複印件，如身份證和身份證複印件、學歷證、學歷證複印件）及報名表、准考證一、近期免冠同底版2寸藍底證件照3張。到考生在報名時選擇的考點進行資格確認。（如此時發現數據錯誤，則到考點進行登記，由考試中心統一處理）
2、繳納考試費用，（每科100元共兩科，分上午進行考試）考點收回報名表。同時各考點通過後台管理程式進行考生繳費確認。
第三階段：列印准考證（在各考點安排好考生座位後）
考生憑用戶名及密碼登錄報名網站，列印准考證。
提示:各地對考試報考資格會有些許差異,請欲報考的考生詳細諮詢當地人事考試中心!
報考時間
根據《全國外貿跟單員考試相關規定》的精神，2013年全國外貿跟單員考試定於11月17日(周日)全天舉行，6月1日報名開始至10月20日結束。
本考試實行網上報名。網上報名、考點確認及繳費同時進行，6月1日報名開始至10月20日繳費、確認結束。現場確認時持考生本人有效證件(同報名表上填寫的證件原件和證件複印件，如身份證和身份證複印件、學歷證、學歷證複印件)和報名表、准考證以及本人的近期2寸免冠藍底照片3張(背面寫上准考證號及姓名)，到所在地的考試組織機構確認，同時繳納200元考務費/兩科。凡是在考試組織機構已經確認的參加考試人員所交費用不予退還。
英語要求
證書期限
外貿跟單員合格證書有效期為四年。
凡兩門科目考試成績通過者獲得由國家商務部、中國國際貿易學會負責統一發放《外貿跟單員》資格證書 , 在全國範圍通用。
單科考試成績通過者，其合格成績可保留至下一期。
但是，根據中國國際貿易學會學會便函2009年第031號 “關於自2010年起停止頒發單科成績合格單的通知” 通知中指出，“頒發單科成績合格證書不符合規範考試且沒有達到國家級考試的要求”。因此，自2010年起全國外貿跟單員考試停止頒發單科成績合格單，考生的單科成績也不再予以保留。
合格標準
《外貿跟單基礎理論》、《外貿跟單操作實務》。各科滿分均為100分，每門及格線為60分。
外貿跟單員考試用書:
工作流程
1、製作契約：客戶下單以後，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入專家軟體里做契約給客戶確認，如是做T/T30%，並讓其安排打訂金，待定金到帳後，再下購貨契約給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做契約或購貨契約，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以後趕不交期。下購貨契約到工廠後，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單體積以準備以後安排訂艙拼櫃事宜。
2、商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷契約，裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢後，傳真換證憑條給你，留存以便日後安排。換證憑條只顯示實際商品的第一項商品及總金額，有效期一般為三個月，實際金額可以小於換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重複使用。
3、辦理C/O或Form A：看所屬客戶是屬於哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書在貿促會辦理，而普惠制的在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程式都是先在網上製作好資料（包括契約，發票，裝箱單等）後再發過去,待機器檢查合格後再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格後就可以去領取了。
4、驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安。
考點分布
江蘇省
沙州職業工學院
鹽城工學院
蘇州市職業大學
常州輕工職業技術學院
江蘇財經職業技術學院（經管系）
無錫職業技術學院經濟管理學院經貿系
江蘇省進出口商會揚州辦事處
江蘇省連雲港工貿高等職業技術學校
鹽城紡織職業技術學院
無錫商業職業技術學院商務外語學院
南京化工職業技術學院
南通紡織職業技術學院
泰州市貿促商務有限公司
泰州職業技術學院經管學院經貿系
江蘇省進出口商會南通辦事處
江陰職業技術學院外語系
蘇州經貿職業技術學院
南京工業職業技術學院
鹽城工學院
蘇州市職業大學
常州輕工職業技術學院
江蘇財經職業技術學院（經管系）
無錫職業技術學院經濟管理學院經貿系
江蘇省進出口商會揚州辦事處
江蘇省連雲港工貿高等職業技術學校
鹽城紡織職業技術學院
無錫商業職業技術學院商務外語學院
南京化工職業技術學院
南通紡織職業技術學院
泰州市貿促商務有限公司
泰州職業技術學院經管學院經貿系
江蘇省進出口商會南通辦事處
江陰職業技術學院外語系
蘇州經貿職業技術學院
南京工業職業技術學院
安徽省
安徽省國際商務培訓中心
合肥金茂教育諮詢公司
安徽工貿職業技術學院經貿系
......
5種素質
一、良好的溝通能力，做好內、外部溝通；
二、英語口語較好，實現語言無障礙交流，掌握外貿英語函電及翻譯基本知識；
三、很強的應變能力，處理緊急、突發事件的方式方法及用語得當；
四、專業知識紮實，了解行業專業知識才能及時發現問題，要求工廠進行改善，掌握足夠量的專業術語，能鎮得住外行客戶和工廠供應商；
五、要細心，具有很強的服務意識。
3種人不適合從事
職業規劃中國網首席職業規劃師陳功認為，以下3種人不適合從事外貿跟單員：
一、溝通協調不夠強勢，不喜歡、不習慣給他人施加壓力的人。
縱觀整個工作流程，全程參與銷售，生產，採購，倉儲，物流，財務，人事等環節；全方位與各部門、各級別、內外部人員溝通、協調。溝通協調避免不了給他人施壓，同時遭受反施壓的連環效應。
二、不喜歡長時間對著電腦做很多繁瑣的單據，覺得瑣碎、枯燥的人。
三、慢性子，不習慣手頭事情頻繁被打斷，做事慣性比較大，不容易剎住車的人。
工作中經常有緊急的突發事件發生，要求極短時間內處理好。比如：客人的系統錯誤導致不能訂艙；客戶驗貨時不接受貨物；裝貨車輛發生交通事故；貨物坍塌導致工人拒絕裝櫃等。當很多事情同時需要處理時，需要極強應變能力：迅速理清思路、分清主次。
