跟單員的工作內容十分繁雜，涉及面廣，面對部門多。既要對上級反饋進度，又要對相關人員進行及時跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。因此,在跟單過程中,如果能夠藉助於一些專業的跟單工具,就會收到事半功倍的效果。比如:跟單網,提供跟單行業的豐富資訊與專業的外貿跟單軟體，幫助企業解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單更加輕鬆.解決了跟單過程中的知識問題與提供了跟單過程中的專業軟體系統,使得跟單員真正從繁雜的跟單事務中解脫出來,從而提高了企業的跟單管理水平。
跟單文員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。
官方定義:外貿跟單文員是我國商務行業繼國際商務從業資格(外銷員)、國際貨代員、國際商務單位員職業資格培訓考試後第四個崗位的培訓與認證考試。外貿跟單員是指在出口貿易業務環節，在外銷員簽訂貿易契約後，承擔各類單證運轉，銜接契約、貨物、單證、訂船、報檢、保險、報關等環節，協助外銷員按貿易契約規定交貨的業務助理。
基本介紹
- 中文名：長途跟單員
- 定義：跟單員的工作內容十分繁雜
- 工作性質：業務員
- 工作特點： 涉及面廣，面對部門多
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工作性質
業務員
跟單員的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，即進行業務跟單。因此，跟單員要：
（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。為自己下一步的工作打算.
（2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。
（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。
（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。
（5）提供服務：產品的售後服務，及對客戶的服務。
（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。
（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。
業務助理
跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：
（1） 函電的回覆：
（2） 計算報價單
（3） 驗簽訂單
（4） 填對帳表
（5） 目錄，樣品的寄送與登記
（6） 客戶檔案的管理
（7） 客戶來訪接待
（8） 主管交辦事項的處理
（9） 與相關部門的業務聯繫
協調員
跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計畫員，物控員，還可能是採購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產製造部門催單要貨，跟蹤出貨。
工作特點
跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，生產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現。特點是：複雜的，全方位的。
1． 責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。
2． 溝通，協調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計畫部門，生產部門等許多部門的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。
3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利於客戶的訂貨。
4． 工作節奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外貿跟單員的工作效率是快速的。
5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售人員的職責。對內執行的是生產管理協調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產運作流程。
工作內容
1.出口貨物跟單；（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽契約 等等）。基礎外語及函電往來。
2 .物料採購跟單。（業務跟進）懂行銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）
3 .生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。
4 .貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配櫃）及了解報關知識。
5.客戶聯絡跟蹤 （客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。
素質要求
跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：
（1） 分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利於報價。
（2） 預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便於接單，生產及交貨的安排。
（3） 表達能力。善於用文字和語言與客戶溝通。
（4） 專業知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便於和客戶及生產人員的溝通。
（5） 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。
（6） 人際關係處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關係。通過他們來完成自己想要做的事。
（7） 法律知識。了解契約法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。
（8） 談判能力。有口才，有技巧。
（9） 管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。
（10） 物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。
