其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋樑做好協調管理工作，把信息及時地在兩者之間進行反饋。
基本介紹
- 中文名：外貿跟單
- 職責：為客戶和工廠之間做好協調管理
- 任務：全面準備並了解訂單資料
- 跟單介紹：確定初步意向後
崗位職責,跟單介紹,具體步驟,舉例,分類,詳細流程,注意事項,產生原因,跟單員,
崗位職責
⒈ 全面準備並了解訂單資料（客戶制單、生產工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間製作工藝細節是否統一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業務部，以便及時確認。
⒉ 務必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細並明確、一致！（最好要有文字證明）
⒊ 事先儘可能多地了解各加工廠的生產、經營狀況並對工廠的優/劣勢進行充分評估，做到知根知底。
⒋ 跟單員言行、態度均代表該公司，因此與各業務單位處理相應業務過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業務過程中不能隨意越權表態，有問題及時請示公司決定。
⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發生性，相應加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發生的可能性。不以發現問題為目的，預先充分防範、工作中重複發掘、及時處理問題並總結經驗，對以後的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。
⒍ 訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯繫，出於雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。
跟單介紹
具體步驟
第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工製作的要求通過打樣申請單眼映出來。之後，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要複印一份，正本留自己保存。）給打樣室進行打樣。
第2步：樣品出來後通過快遞寄給客戶，注意及時向快遞詢問UPS號。
第3步：客戶確認樣品並將樣品寄回，同時下單。
第4步：根據回傳樣品，製做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其製作工藝流程。
第5步：之後將契約傳給財務部簽字和老總簽字。並連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據契約來做，把品質要求，包裝要求，和備註事項，交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單複印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。並在正本上籤字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書複印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。
第6步：將契約複印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。
第8步：快出貨時，聯繫貨代。做報關單據。並提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能及時出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。並將出貨通知單複印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。
第11步：到核銷單等相關單據回來後，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。
以上所有自己保存的單據按契約和客戶編號先後順序進行分檔管理。
舉例
以服裝跟單為例，跟單過程如下：
一般程式如下：接受客戶指示單，分析產品材料，採購材料，製作樣品（主要下工廠了解樣品的落實情況，生產工藝適合客戶的產品要求，緊抓生產進度滿足交貨日期），發樣品給客戶認可，大貨投產。製作過程煩瑣易出錯，加工工廠會給你麻煩的，客戶也會的，要做好心理準備。
一、 工藝單
⒈先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。
⒉參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。
⒊對著工藝單進行逐項檢查：⑴首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；⑵輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、鬆緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。
⒋對照工藝單認真研究印、繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對印、繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應儘快適應客戶的這種要求）。
二、 核價
認真研究完工藝單後，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以後核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，印、繡花價格最好也有價格一覽表。
⒈核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定後，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。
⒉工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產後出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬於客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。
⒊生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由於車間是參照工藝單進行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的儘可能提供樣衣，對於工藝單上或是客戶特別指示的，要一併詳細告知（最好是書面）生產部門，以便儘可能核算準確。
⒋匯總資料，核算價格。由於核價員習慣於按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示並做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，印、繡花價格等。所有這一切，都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里，以便以後備查。
⒌報價時如對某些輔料及印、繡花價格不明確的，報價時要註明所列輔料及印、繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標註，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。我做單證做到心力交瘁
三、備樣
一般來說，報完價後，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，後打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在於保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重複返工）：
（一）樣品
⒈款式樣：一般來說款試樣主要是看做工的，可以用代替面料，但當有配色時，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
⒉確認樣：作為確認樣，客戶看重的是，顏色要對，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料一定要好。因為一般來說，確認樣是給設計師看的，所以一定是好的和準確的，符合設計師口味的，此項工作非常重要.如果做得不好，可以說前功盡棄，一切都是白費。
⒊產前樣：一般來說是在大貨面料出來以後，為了保證大貨的準確性，，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表大貨水平，也是客戶對大夥的檢驗。為了生產的方便，要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失，安排起來一定要快。對於HTP訂單，大貨下來後，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認後，進行大貨生產。HTP訂單不要求列印、繡花樣。
⒋廣告樣：廣告樣一般來說是在訂單確定後，大貨出貨前，客戶用來擴大宣傳，增加銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。
⒌齊色樣：此項要求的客戶比較少，可以靈活掌握。對於HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達後，安排做銷售樣，而且對於不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走後，安排核價、報價，然後等客戶確認意見。
⒍水洗樣：要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。
⒎船樣：大多數客戶船樣要併到大貨里，如該併入大貨收費的船樣未併入大貨，跟單員應負主要責任。
（二）色樣
⒈色樣，製作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免以後的生產過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。
⒉紗樣。
⒊布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或菸灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便於采供部門購紗。
（三）印、繡花樣
首先是要求儘可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期（印、繡花打確認樣時間：原則上從業務員將印、繡花資料轉交外協員後三日內應將確認樣轉業務員，外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認後的確認樣要及時轉生產廠，並做好交接記錄）。外協員要對以前及以後外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便於以後出現同類加工業務時方便查詢。
（四）輔料
由於我們的輔料開發有一定局限性，因此安排輔料時一定要儘可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網路查詢，重點是快！！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以後採購的輔料價格等資料進行匯總，便於以後出現同類輔料時方便查詢。對於HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從業務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員後三日內應將確認樣寄給客戶確認。作贏外貿單證必會的18步流程
四、契約的執行
在徵得客戶同意或簽定契約並確認客戶已執行契約後（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要儘快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用於老客戶。下達生產通知單，生產通知必須儘可能資料齊全、完備、正確，並在指令下達後落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，並已開始執行。向生產廠要生產計畫，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計畫。
五、確認
在契約簽定後，對於擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：
a) 首先排列生產計畫，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。
b) 監督和督促生產計畫，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對於生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
c) 核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。
d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、契約數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。
六、契約的跟蹤
在契約的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產進度，並要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，並及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門採取補救措施等。
為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對於客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真於客戶或者把生產進度情況告訴客戶，並提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。
品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗，並出具驗貨報告單（對於發現的問題要提出整改建議和防範措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，並做好記錄。
七、出貨
根據契約的規定及與客戶協商的最後結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對於箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，並以書面形式下達給車間）。
⒈出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理）。
⒉訂艙、報關。
⒊辦理內部發貨手續。
⒋船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據遺失，如何處理?
八、發票的開具及貨款回收
國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具，並負責填寫開具外銷發票的相關表格；國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具，由跟單員負責填寫開具內銷跟單員負責內銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對於外銷產品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。
九、報帳
對於費用方面的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體按公司檔案執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
十、資料的整理與歸檔
本部門所有人員對於自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對於公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰。
十一、產品的售後服務發票的相關表格。
分類
1.按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。
a)前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止；
b)中程跟單是指跟到裝船清關為止；
c)全程跟單是指跟到貨款到賬，契約履行完畢為止。
2.按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。
3.按企業性質可分為生產型企業的跟單和貿易型企業的跟單。
4.按具體業務環節分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產跟單、樣品跟單。
5.根據貨物的流向，可以分為出口跟單和進口跟單。
詳細流程
1.客戶下訂單。
2.電傳工廠安排貨物確定產裝時間。
3.安排船期訂艙：（如果是送貨要寫送貨通知書）。
4.電傳標籤到工廠。
5.訂艙，托書傳真貨代。
6.核銷單備案：（電子口岸備案）
7.將報關單據在合理日期寄送給貨代：（一般先郵寄報關委託書和核銷單，記下核銷單號碼，其餘 資料可以傳真）（契約，核銷單一式三聯，發票，裝箱單，報關委託書1份，報關單2份<；自己填寫1份，空白1份）。
8.辦理保險並審核確認：（開船之前；投保金額不留小數，有小數的均進一位。）
9.提單審核確認：（臨近裝船時；非正式的，要顯示貨櫃號，得知船名航次，審完單後要求出正本。）
10.辦產地證：（開船之前；產地證列印）在貿促會辦理登記蓋章。
所需資料：一般原產地證書/加工裝配證明書申請書，原產地證，商業發票。產地證日期應與發票簽發日期一致。
11.包裝申明繕制。
12.提單寄到後做客戶單據：發票，裝箱單，B/L，原產地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書，包裝申明。
13.催款。
14.外匯申報：（銀行通知有外匯進賬，填寫涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理，根據貸記通知單補填單號，拿貸記通知單。）
15.核銷：（先到銀行國際結算中心水單，補填相應的核銷單號碼後經銀行蓋章。）
收匯核銷所需資料：
①核銷單
②報關單（核銷專用聯）（已蓋章）
③銀行結匯水單
④出口收匯核銷報告表（一式兩份）
到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯出口收匯核銷報告表（已蓋章），核銷單（已蓋章），在相應的核銷單核銷專用聯，退稅專用聯上加蓋“已核銷”印章，將正常核銷資料退還並由經辦人在（出口收匯核銷報告表）上籤收。
16.叫工廠開增票：（開過的增票要去稅務局認證，蓋已認證印章。）
17.出口退稅：
所需資料一份：
①申報出口退稅資料交接表 2份
②外貿企業出口退稅匯總申請表
注意事項
在外貿跟單過程中，要做到“認真”和“多走一步”。
做到“認真”
⒈明確“認真”的必要性。今天的工作是明天的結果，不認真跟進客戶是對公司資源的浪費。
⒉全面熟悉公司產品，報價，制樣，訂單審批，生產，質檢，驗貨，出貨流程，信用證風險。這是為客戶提供專業服務的基礎。
⒊每一天上班時明確當天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。
⒋在所有日常與客戶溝通中使用正規商務信函格式及公司規定的簽名。也不允許出現一句話式的回覆（完全無商務信函的格式）。
⒌在收到客戶信函時第一時間進行回復。不能給予明確回復時，傳送“信函收到”的確認函並確認可以為客戶提供明確回復的時間。即保證溝通的雙向性。
⒍最少次數提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通儘量多的細節以保證製作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品製作費用。對產品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務。
⒎樣品完成後，業務人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品並完整和完好的保存。
⒏給客戶的承諾必須全力來實現。當出現不確定因素時，向直屬上級徵求建議後再確認給客戶，以保證每一個承諾的實現。並與上級溝通處理結果的原因。
⒐了解訂單生產排程，定期對訂單產品質量進行跟進。
⒑公司只有“我們”，沒有他們。客戶提出的所有問題就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發現並不是想像中那么難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。
⒒必須了解基本的商務禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機；客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經過客戶的允許；對產品/訂單等任何方面的更改都需要徵求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。
在服務上“多走一步”
⒈宣傳公司網站，充分利用公司網站。讓客戶通過網站來了解公司，會節省很多時間。
⒉做到十一個“主動”，主動介紹公司服務及產品，主動（定期）與客戶保持聯繫，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產品圖片，主動索取及確認外箱嘜頭，主動提供訂單生產進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單產品質量反饋，主動向客戶推薦公司新產品。“主動”表現在行動比客戶早。
⒊從每一個微小的細節為客戶提供最完善的服務，降低公司與客戶的貿易風險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規劃的借鑑。這將會為公司帶來整體利益，也更有利於客戶的開發。
⒋完成自身職責範圍內工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽並做相應記錄。組成互愛互助的業務團隊。
⒌在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。
細節決定成敗：這個產品只有您的企業可以生產嗎？這個產品您提供給客戶的質量和價格只有您企業可以做到嗎？肯定還有許多企業可以做到。但產品和服務上的細節每個企業是不同的，處理問題的方式每個企業也是不同的。注重細節才能使企業更穩定的發展。
產生原因
中國加入WTO以來，對外貿易發展迅速，外貿跟單作為一種的新的崗位應運而生。作為對外貿易企業內部專業化分工的產物，外貿跟單崗位工作目標明確，任務具體，成為外貿業務工作不可分割的組成部分。外貿跟單崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業內部管理結構有效調整，外貿經營管理規範化和科學化發展的產物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。
首先，外貿跟單崗位的出現符合系統論的原理和要求。 系統論認為，系統是由若干相互聯繫的基本要素構成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統中都處於一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關聯，構成了一個不可分割的整體。由於世界上的具體系統是紛繁複雜的，必須按照一定的標準，將千差萬別的系統分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統的主機、零件、配件的分工；行政系統的科、處、局、部、委的分工；軍事系統的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由於其層次性和關聯性的存在才保證了這些系統的正常運作。
從系統論的角度看，外貿業務的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態過程。在生產性跟單中，生產企業的選擇與原料的採購、工藝流程與技術、生產進度與質量監控、投入與產出；在業務性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關、結匯的操作與監控，都涉及到系統的層次性和有機聯繫。外貿跟單是外貿企業維護產品和服務的生產鏈和供應鏈的完整，反映外貿企業運行系統意志、促進外貿企業經營管理有序化，保證企業經營機制和風險防範機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿跟單崗位的產生是外貿企業為了取得最佳經濟效益，對外貿契約履行進行系統化分工與管理的必然產物。
系統論的基本原理要求系統中的各個環節的功能充分發揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統的順利運行。外貿跟單崗位的產生適應了外貿經營管理系統有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區別，外貿跟單崗位既體現了本崗位的特性與規律，又體現了外貿經營管理系統的整體性和功能性。忽視外貿跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿經營管理系統的破壞；而只強調外貿跟單的重要性，將外貿跟單功能孤立起來，忽略其他環節的功能，外貿經營管理系統同樣難以有效運轉。外貿跟單崗位的產生較好地解決了各業務環節層次性和關聯性的關係。
其次，外貿跟單崗位的出現符合控制論的原理和要求。
控制論是研究各類系統的調節和控制規律的科學。控制論通過對系統運動規律的認識，能動地運用有關的信息並施加控制作用以影響系統運行行為，使之達到人類預定的目標。任何事物都有其既定的發展趨勢或偏離正常發展的趨勢，控制論的關鍵之處就在於其能夠控制事物的這種發展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預期的目標，滿足人類的決策和需求。外貿跟單功能與國內貿易跟單功能相比，其涉外性、複雜性和風險性的特點更為突出，因為任何一份契約的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區，涉及眾多的環節；產品質量要求、技術標準和法律體系複雜；市場波動、行情變化、外匯風險等不測風雲時常出現。儘管從形式上看，外貿跟單的任務是落實契約或信用證條款、對生產安排、組織貨源、質量管理、報關報驗、裝運結匯等過程進行全程監控，但從性質上看，外貿跟單的所有任務集中到一點，就是對業務進程中現實的或潛在的風險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環節的問題處理不當均可能釀成風險或損失。跟單員不可能只是被動地執行契約條款，而要面對客觀現實，主動地、積極地、迅速地解決可能產生的問題，規避業務進程中的各種風險。
外貿企業的風險控制可分為高級風險控制——涉及企業長遠利益和根本利益的風險控制；中級風險控制——涉及企業經營戰略中的決策風險控制；初級風險控制——涉及企業業務工作效率的風險控制。三種風險可以相互影響和轉化，其風險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿跟單的風險控制主要是業務性風險控制。如：產品質量風險控制——及時發現和更換不符合契約條款規定的產品；交貨期風險控制——為避免錯過裝運期督促生產企業按期交貨；結匯風險——及時改變結算方式和更新不合格的業務單證等，但如果這些風險不能有效控制，或風險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業中級或高級風險的控制，導致企業喪失防範或規避風險的有利時機，進而破壞整個企業的風險防範機制。因此，外貿跟單崗位的出現將在外貿業務的基礎環節上防止失誤與漏洞，對外貿企業有效進行風險控制，保證風險防範機制的正常運行具有重要意義。
第三，外貿跟單崗位的出現符合資訊理論的原理和要求。
資訊理論是關於信息的本質和傳輸規律的科學的理論，是研究信息的計量、傳送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應，而且還需要與周圍的人群溝通關係才能協調地行動。這就是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發展。當今人類社會已進入了資訊時代，善於利用信息、處理信息、利用信息轉化、解決各種矛盾已成為認識事物複雜運動規律的一種科學方法。從資訊理論的角度看，外貿跟單工作就是在履行契約中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產、物流、海關、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業務環節做好科學的統籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆契約中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿跟單崗位的基本功能和任務。
信息也是生產力，無論是維護髮揮外貿企業經營管理系統的整體性和功能性，還是有效控制對外貿業務的各個環節可能出現的風險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業的正確決策。從資訊理論的角度看，外貿企業經營和信息環境關係密切，信息不對稱，隨時可能出現企業決策失誤。在外貿跟單業務中，跟單員始終處在生產和流通環節的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據信息變化和本崗位的職責範圍做出相應決策；二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策；三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風險。隨著國際市場需求的多樣化、產品小批量化以及履約節奏的加快，外貿跟單員對信息的處理能力直接關係到企業的經濟效益、服務品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿契約的順利完成往往來自於一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源於跟單員對信息的正確把握與處理。“軍事信息好比千軍萬馬，經濟信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。
總之，根據系統論、控制論和資訊理論的原理對外貿跟單崗位進行分析，不難得出結論：外貿跟單崗位的出現是中國外貿企業在新的經營環境下，經營管理人才的重新分工和調整，也是外貿經營管理模式的創新，它適應了外貿企業管理的內在需求和外貿人力資源開發的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發展前景。在當前，由於經濟發展的不平衡，不同外貿企業的經營管理環境和跟單員個體的差異，規範外貿跟單崗位，對其從業人員進行統一系統的專業培訓不僅具有重要的理論依據，也具有重要的實踐意義。
跟單員
外貿跟單員是指在進出口業務中，在貿易契約簽訂後，依據契約和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或全部環節進行跟蹤或操作，協助履行貿易契約的外貿業務人員。外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類：①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止； ②中程跟單是指“跟”到裝船清關為止； ③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，契約履行完畢為止。跟單員按業務性質分又可分為外貿跟單和訂單跟單（生產跟單）。
