公證告知是指公證人員告訴當事人其在特定的公證法律 活動中的權利、義務以及對公證法律活動後果所承擔的責任。
基本介紹
- 中文名：公證告知
- 類型：經濟術語
原則,對象,內容,方式,
原則
確定公證告知的原則、標準對公證實踐有重要意義，不僅是
保障公證當事人知情權，維護當事人合法權益的基礎，也是完善公證工作，規範辦證程式，提高公證人員執業水平，提升公證形象和質量的前提條件。結合公證實踐，公證人員在履行告知義務時要遵循以下幾個原則，告知也要合乎下面幾個標準。
(一)一次告知
在公證活動中，為了提高工作效率，提升服務質量，許多公證處提出了一次性告知的服務承諾。所謂一次告知是指承辦公證人員要一次性告知當事人擬辦事項所需要的資料、材料、依據、應具備的條件、注意事項、規定以及程式、時限等。
一次告知能夠提高公證工作效率，節約當事人時間、精力。可以想像，如果公證人員不能做到一次告知，一會要求當事人提供材料，一會又要求補充什麼材料;一會說可以辦理公證，一會說不可以辦理公證，讓當事人往返奔波，這樣的告知是毫無意義的。一次告知要求公證人員不僅要有極強的責任心和職業道德，還需要有較高的執業素質和深厚的公證專業知識，在告知時做到一次性完全告知，避免遺漏告知內容，給當事人造成不便，甚至給當事人的利益造成損害。
(二)全面、充分告知
全面、充分告知是指公證人員在當事人諮詢、辦理公證時，
必須考慮周全、講解透徹、要求明確，讓人明白應做什麼、如何做，儘量減少當事人不必要的麻煩，杜絕讓當事人來回跑的現象。
公證是一種非訟制度，它的作用就是預防糾紛。其預防糾紛的手段，除了對不真實、不合法的事項拒絕公證外(這種情況在受理的公證申請中所占比例很小)，最主要的手段就是將當事人申辦公證以後所享有的權利、所承擔的義務、公證的法律意義和法律後果及注意事項告訴當事人。這一規定貫穿整個公證程式，從受理當事人申請(如涉外公證申請受理時，要告知當事人不同國家的公證書有不同要求等)，到送達公證書或拒絕公證，都要告知當事人相關內容，如果告知不充分，公證的預防作用就會大打折扣，而且公證員也是一種失職，作為法律專家，公證員應當承擔相應的責任。
(三)及時、合理告知
及時、合理告知是指公證人員在履行公證告知義務時，要將應當告知的內容及時告知當事人，並要以適當、準確的言詞、技巧合理告知。及時告知要求公證員在辦理公證時，要根據實際情況，需要告知的馬上告知，儘量避免事後告知。許多告知內容會對當事人和公證員辦證產生重要作用，如果事先沒有及時告知，會影響當事人的陳述的情況和是否公證、採用何種方式公證的決定。在公證工作中，經常會碰到有的當事人來公證處就說我要將房子給某某人，公證一下。公證人員問他是遺囑(遺贈)公證還是贈與公證，他也會因不懂而隨便選一個。這就要求公證人員將這兩者之間的區別告知當事人，特別是生效時間上的不同引起的現實效果的不同，幫助當事人根據其自身意願選擇正確的公證內容。
合理告知是因為公證是一項預防糾紛的證明活動，在有些當事人對公證事項存在爭議時，公證人員要在中立的立場上，根據法律的規定，進行規勸、引導，合理告知有關公證事項的內容，避免因言辭不當造成當事人間矛盾的激化。
對象
公證告知的對象最主要的當然是公證當事人(或其代理人)，同時還包括證人、公證事項的利害關係人和不特定的第三人(一般為接受公證書使用的單位、個人、鑑定人、翻譯人等)。
公證當事人是與公證事項有法律上的利害關係並以自己的名義向公證處提出公證申請，在公證活動中享有權利和承擔義務的公民、法人和其他組織。當事人是公證的核心，是公證事項的直接利害人，所有的公證活動都是應當事人的申請而開始的，所以對當事人的告知內容也應該是最多、最詳盡的。
證人是公證人員在辦證過程中，因為需要核實相關情況而向其了解、核實情況的人。公證人員詢問證人時，應當告知其權利、義務、法律責任和注意事項，核心的告知內容就是告知其有如實陳述的義務及作虛假陳述的法律責任，確保證人如實提供所了解的情況。
對公證事項的利害關係人和不特定的第三人，告知的內容主要是與公證有關的通知告知，即告知其當事人辦理了何種公證、公證書的用途和利害關係人、第三人所需要盡的義務、需為的行為。由於公證人員一般不能面對面與利害關係人和第三人交流，對其的告知也通常採取電話告知、信函告知或在公證書中註明需要告知的內容。比如對提存受領人，通常採用電話通知並郵寄送達提存領取通知書的方式告知;也有採用在公證文書中註明公證書的特定用途的方式履行告知義務。
內容
公證告知的內容紛繁複雜，不同的公證事項有不同告知內容，筆者結合工作實踐，將告知內容分為程式性內容和實體性內容兩類。
(一)程式性的告知內容
所謂程式性的告知內容主要包括在辦理所有公證當中都應當告知當事人的權利義務和一般的辦證程式、普遍意義上的公證作用、後果和公證送達等。在程式性的告知內容中，當事人的公證權利義務是最基本的。一般來說，當事人在辦理公證中的權利包括申請公證員迴避、委託他人申辦公證(法律規定必須親自辦理的除外)、使用民族語言的權利、對談話筆錄進行核實、修改的權利和撤回公證申請、要求公證處對出具的公證書進行複查等。當事人的義務主要有遵守法律法規、如實陳述相關問題、提供真實、合法、充分的證明材料和按規定繳納公證費等，同時要告知當事人不履行上述義務所應承擔的不利後果和法律責任。為了提高工作效率，規範服務，對這些內容的告知一般可以使用定式的書面形式告知，由當事人自行閱讀。公證人員只需在當事人閱讀後詢問其是否明白這些內容即可，如果當事人有疑問的再予以解釋、說明，並由當事人簽字確認。
普遍意義上的公證法律意義和後果是指辦理公證的一般作用，如證據效力、對抗第三人的效力等。公證書是證明法律行為、有法律意義的事實和文書的真實性、合法性的可靠的法律文書。證據效力是公證書最基本的效力，任何公證書都具有證據效力。[4]同時，辦理公證會對當事人的利益產生一定的影響，公證員就應該將這些內容告知。公證法律意義和後果的告知，對當事人正確理解所申辦的公證和公證人員辦理好公證都有積極意義，不僅能夠使當事人與公證員很好地溝通，配合公證員辦理好公證，另外，對公證也是一種無形中的宣傳，能夠讓當事人認識公證、理解公證、運用公證手段維護自身利益，從而擴大公證的社會作用。
公證送達也可以理解為一項公證的告知內容。一是送達公證書本身就是告知當事人公證的結果。二是在送達過程和送達回證中的註明事項也是包含在告知內容之內的。
(二)實體性的告知內容
公證中實體性的告知內容是因當事人所申辦的公證事項的不同而有差異的，主要是公證人員根據公證事項的具體情況而告知相應內容的。一般來講，可以分為三個大類。
在單方性的公證事項，如委託、聲明、遺囑、贈與中，主要是要告知當事人公證的意義和法律後果、公證後的權利義務及需要履行的登記或變更手續。比如在單方贈與書公證中，要告知當事人贈與的法律後果及公證後所需履行的交付贈與物、辦理產權過戶等手續。在遺囑公證中，要告知當事人遺囑的意義、生效時間，還有辦理遺囑公證後當事人的權利義務，如當事人仍有權利在生前處分遺囑中涉及的財產、權利等。特別是要告知當事人自書、代書、口頭遺囑不能撤銷、變更公證遺囑，以確保當事人今後能正確使用變更方式，體現自身的意願。
在雙方或多方性的契約、協定公證中，告知的內容主要是公證人員從法律人的角度，以公正、中立的立場，對契約協定的內容進行解釋，告知當事人簽訂契約協定的後果、可能承擔的風險等。同時，還應告知當事人在公證後依據法律法規必須履行的登記等手續才能確保契約協定的生效或契約協定約定的有關事項的生效。如在辦理抵押借款契約中，要明確告知當事人，特別是抵押人可能要承擔的法律責任，還要告知當事人相關的抵押必須經法定的登記部門登記才生效或具有對抗第三人的效力。
在辦理涉外公證事項時，公證員要從一名專業人員的角度，儘量告知當事人公證書使用國對公證事項的特別要求、所需的譯文文種等。雖然公證是依申請的行為，但是當事人的申請，往往不能準確表示公證的內容，也不可能很了解公證可以採取的方式。比如，當事人要申請未婚公證時，他不可能知道按規定公證處大多情況不再出具未婚的實體公證，而只能以當事人發表聲明的形式公證。這就要求公證員向當事人告知該情況，並告知用此方式公證的法律意義和後果，特別是有可能不被使用國認可的不利後果。
方式
公證告知主要分為書面告知和口頭告知兩種形式。
(一)書面告知
書面告知主要是公證基本內容的介紹和公證中具有普遍性的告知內容。如在許多公證機構的辦公場所會懸掛公示公證收費標準和公證程式規則，這就是公證書面告知的表現形式。同時公證申請表格、受理通知書、不予受理通知書、拒絕受理通知書等都可以視為書面告知。有的公證機構還總結辦證經驗，製作了公證權利義務責任告知書，將眾多具有普遍性的、可重複適用的告知內容列入其中，做到公證告知的便捷、規範。
書面告知的方式還包括套用要素式公證書和在公證書中註明公證書的特定用途、公證書的生效時間等。從2001年1月1日起(北京、上海、天津從2000年7月1日起)，在全國範圍內已經全面推行了要素式公證書，從而履行了一定的告知義務，其適用範圍為國內使用的證據保全、現場監督以及契約或協定公證。
在契約協定類公證中，根據法律法規的規定或當事人的約定，許多已經公證的事項依然需要經過履行特定的程式才能生效。有些契約、協定必須經過登記或批准後生效，如婚前所作的婚前財產約定和離婚協定必須經過結婚或離婚登記後才生效等。在這種情況下，公證人員可以在公證書中註明本公證事項需經過登記或批准生效的字樣。
(二)口頭告知
口頭告知主要是在諮詢、申請與受理和審查過程中。嚴格來講，諮詢階段並不屬於公證程式中的一個環節，但在提倡公證服務化的今天，諮詢活動對體現公證的服務形象，確保隨後可能進行的公證程式的順利進行都有重要作用。所以諮詢中的告知尤其要做到一次性、充分全面告知，避免因告知的不完全而導致當事人諸如不明白需辦理何種公證、準備材料不齊全等情況。因為這既會對當事人造成不便，也會對公證的形象造成損害。提供諮詢時主要以口頭告知為主，但也不排除書面形式。比如在諮詢時將諮詢人要辦-理的公證事項所需的到場人員、應提交的材料、證明、公證人員的聯繫方式等進行羅列，以書面形式告知當事人。
在公證申請與受理、審查程式中，都是公證人員與當事人直接接觸交流，告知的基本方式也表現為與當事人的口頭談話。在申請與受理階段，雖然主要是採取讓申請人填寫公證申請表格，發給受理通知書、不予受理通知書、拒絕受理通知書，讓申請人閱讀權利義務告知書等書面的告知形式，但同時，口頭告知還是必不可少的，主要是對上述內容的解釋說明。《公證員職業道德基本準則》第八條規定：公證員在履行職責時，應當告知當事人、代理人和參加人的權利和義務，並就權利和義務的真實意思做出明確解釋，避免形式上的簡單告知。
審查程式是公證中最重要的一個環節，是公證人員了解公證事項真實情況、探求當事人真實意思從而確定是否公證及如何公證的階段。《公證程式規則》第二十四條規定：公證人員詢問當事人和有關證人時，應告知其權利、義務法律責任和注意事項，並製作談話筆錄。談話筆錄的製作既是公證人員了解公證事項的有關真實情況的過程，也是公證人員履行告知義務的過程，了解有關情況的同時必然有相應的告知內容。而要將告知的內容記入筆錄，是因為公證員的主要任務就是保全證據，僅有口頭告知是不足以為證的，記入筆錄，不僅是作為保全證據，而且也是證明公證員已履行了義務，有利於劃清公證員應承擔的責任。
公證告知的口頭形式和書面形式是相輔相成、不可分割的。許多口頭告知的內容最終要形成文字，以書面形式出現。而許多通過書面形式告知的內容，又需要公證人員親自口頭告知，進行說明解釋。在實際工作中，公證人員要充分利用這兩種方式，將兩者很好地結合起來，使公證告知做到充分全面、及時合理。
