基本介紹
- 中文名：辦公自動化系統
- 外文名：Office Automation System
- 簡稱：OA系統
- 套用系統：員工及管理者使用頻率最高
- 優勢：提高工作效率、改善工作環境
- 發展趨勢：平台化、網路化、智慧型化
概述,發展歷史,國外,國內,主要特點,相關技術,優點,實際套用,安全問題,風險,防範,發展方向,
概述
辦公自動化（OA），英文Office Automation的縮寫。它可以通過特定流程或特定環節與日常事務聯繫在一起，使公文在流轉、審批、發布等方面提高效率，實現辦公管理規範化和信息規範化，降低企業運行成本。
辦公自動化（OA）是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。不同的使用對象具有不同的功能：對企業高層領導來說，辦公自動化（OA）是決策支持系統（DSS）。它運用科學的數學模型，結合企業內部/外部的信息，為企業領導的決策提供參考和依據；對於企業中層管理者來說，辦公自動化（OA）是信息管理系統（IMS），它利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；對於企業普通員工來說，辦公自動化（OA）是事務/業務處理系統。辦公自動化（OA）為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。
發展歷史
國外
早在20世紀90年代，國外就開始了對辦公自動化設計的探索。並且設計了一個簡單的自動化體系，雖然當時該體系十分簡單但是卻直接掀起了人們對自動化辦公的探索之路。
辦公自動化理論與技術的研究興起於20世紀70年代末期的美、英、日等經濟發達、科技領先的國家，其中，美國是推行辦公自動化最早的國家之一，其辦公自動化發展歷程可分為四個階段：一是1975年前的單機設備階段，以採用單機設備、完成單項工作為目標，這一階段的辦公自動化技術又被稱為“秘書級別”；二是1975年-1982年的區域網路階段，通過採用專用交換機、區域網路等部分綜合設備，將很多單機設備融入到區域網路中，進而實現數據和設備的共享，這一階段的辦公自動化技術又被稱為“主任級別”；三是1983年-1990年的一體化階段，採用數據、文字、聲音、圖像等多媒體信息，通過廣域網作為傳輸、處理、存儲手段，這一階段的辦公自動化技術又被稱為“決策級別”；四是1990年以後的多媒體信息傳輸階段，將語音、圖像、音視頻等技術更好地運用到辦公自動化系統中，實現更加先進的辦公自動化。
國內
目前國內的辦公自動化系統也得到了快速發展，越來越多的企業開始注重對自動化系統的使用。我國辦公自動化技術的發展可分為四個階段：
第一階段：1980-1999年，檔案型辦公自動化。最早的辦公自動化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機版的辦公套用軟體開始，實現了由手工辦公到電腦辦公的轉變，在當時被稱作“無紙化辦公”。一方面實現了企業的信息交流和共享，另一方面建立了企業審批及流程雛形，從而形成了OA的概念。
第二階段：2000-2005年，協同型辦公自動化。這一階段主要以工作流為中心，在檔案型OA的基礎上增加了公文流轉、流程審批、文檔管理、會議管理、資產管理等實用功能。在實現個人辦公自動化的基礎上，該階段的辦公自動化系統完善了各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立了企業內部的協同工作環境，將辦公自動化拓展到企業的全部辦公機構，確保所有員工均可實現辦公自動化，並能夠根據各自的授權了解需要的信息，完成自己的工作任務。
第三階段：2006-2010年，知識型辦公自動化。隨著OA系統套用的逐步深入，企業和用戶的要求也不斷提高，辦公自動化系統的發展也隨之派生出全新氣象，形成了以“知識管理”為主要思想、以“協同”為工作方式、以“門戶”為技術手段、整合了企業內信息資源的“知識型辦公自動化系統”。從這個意義上說，辦公實際上是一個管理過程，電子商務時代帶來的企業事務處理對象瞬息萬變，這就要求作為企業的辦公自動化系統能夠提供足夠的靈活應變和開放互動能力。
第四階段：2011年後，智慧型型辦公自動化。隨著企業組織流程的不斷固化和改進、知識的積累和套用以及技術的創新和提升，最終的辦公自動化系統將會全面脫胎換骨，全新的“智慧型型辦公自動化系統”將成為未來的發展方向，智慧型型OA能夠提供決策支持、知識挖掘、商務智慧型等服務，並且更關注企業的決策效率。
主要特點
1、處理各項事務自動化
在企業及單位的辦公管理中，都會涉及到秘書與行政要務，辦公自動化的套用，能夠及時的了解行政事務與人事關係，確保事務處理更加準確。
2、處理檔案自動化
在傳統的辦公管理中，每一份檔案都必須要進行嚴密的分析、解讀，以紙質的形式不斷的進行著修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時也很容易出現修改失誤或檔案信息丟失的問題，致使檔案中的信息存在漏洞。而辦公自動化系統，能夠實現自動化的管理各類檔案。利用計算機網路技術對檔案進行分類和統一的傳輸，在保留好原檔案的前提下，提出一些可行性的建議。同時企業必須要對辦公自動化系統進行嚴格的管理，並要求工作者通過身份驗證才能夠登錄系統，並查看所需要的檔案資料，有效的保證了企業內部檔案的嚴密性。
3、實現自動化決策
在企業管理中，是否正確的決策是確保辦公管理的基礎，使用辦公自動化系統能夠自動對檔案進行核對，如人事關係、財務賬目等。而辦公自動化可以對涉及到決策的相關資料進行科學的分析，這樣能夠有效的提高決策的科學性與數據的精準度。
相關技術
1、辦公門戶技術
門戶技術是整合了內容與應用程式、隨意創作統一的協同工作場所的一門新興技術。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平台和可擴展的框架，能夠根據需要進行全方位的信息資源整合，使套用系統、數據內容、人員和業務流程實現互動。在辦公自動化系統中，入口網站和門戶系統是兩種常見的表現形式，例如根據企業需求建立的企業門戶系統，運用不同技術建立的基於門戶技術的電子辦公系統，及根據不同需要建立的入口網站等。
2、信息交換、公文傳輸、傳輸加密技術
信息資源的共享是辦公自動化系統的一個重要內容。為提高辦公自動化效率，需要建設統一、安全、高效的信息資源共享交換平台。信息交換平台由集中部署的數據交換伺服器及各種數據接口適配器構成，提供一整套規範、高效、安全的數據交換機制，解決數據採集、更新、匯總、分發、一致性等數據交換問題，解決按序查詢、公共數據存取控制等問題。
OA系統
OA系統3、業務協同機制
數位化、網路化、信息化是辦公自動化發展的潮流，而多維度、多領域的“協同辦公”是辦公自動化發展的新方向。簡單來說，協同工作就是由多人互相配合完成同一工作目標，照此理解，為實現辦公自動化中各業務信息的交流、組合以及信息共享等方式都可看作是協同辦公。
4、工作流技術、輔助決策技術
工作流（workflow）技術的概念形成於生產組織和辦公自動化領域，是計算機套用領域的一個新的研究熱點。國際工作流管理聯盟（WfMC，Work flow ManagementCoalition）對工作流的定義是：一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞、執行，工作流實施的三個基本步驟分別是：映射、建模和管理。
在辦公自動化系統中，工作流技術的實施主要是通過工作流管理系統來實現的。工作流管理系統是一個軟體系統，它通過計算機技術的支持完成工作流的定義和管理，並按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行，工作流管理系統將現實世界中的業務過程轉化成某種計算機化的形式表示，並在此形式表示的驅動下完成工作流的執行和管理。
優點
1、節省工作成本，利於檔案傳閱管理
與過去對紙質檔案的審閱方式相比，通過OA系統處理收發檔案及共享信息資源可以節省大量紙張，降低辦公成本。領導可直接在OA系統上閱讀、審批和修訂電子檔案，並保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反覆修改檔案草稿而浪費大量紙張的問題，而且，電子檔案在OA系統上可同時向多人傳閱，縮短了檔案傳閱的周期，杜絕了紙質檔案丟失的可能性。
2、方便檢索查閱，促進信息共享
OA系統中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模組是各部門共享信息資源的平台，員工可通過OA系統及時了解全院的最新信息，有利於部門之間的溝通與合作。OA系統上強大的條件檢索功能為員工快速查找檔案資料提供了極大的便利，解決了過去花費大量時間翻查紙質檔案的問題，從而提高蒐集檔案資料的效率。
3、增強監控能力，提高行政管理水平
OA系統能及時有效地監控各個部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會議室、車輛和辦公用品的使用情況，並具有催辦督辦和自動提醒的功能，一方面防止了延誤業務辦理時間的情況，另一方面有利於管理員的全局監控，及時發現問題並及時協調解決。此外，在OA系統上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日後的查閱和管理。
4、提高工作效率，打造優秀團隊意識
OA系統的信息傳遞、日程安排等功能模組，極大地提高了員工之間的協作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強、工作效率較高，並且具有快速反應能力的優秀團隊。通過設立工作論壇等模組，更及時有效地加強了領導與員工之間、員工與員工之間的交流和互動，員工之間互相取長補短，共同學習，共同進步，促進了業務水平的提高增強了團隊合作精神。
5、實現自動辦公，構建科學管理模式
OA系統的使用，全面推進了辦公自動化，藉助先進計算機和網路信息技術，實現了高效、安全、規範地處理辦公室內的事業性業務，大幅度提高工作效率和服務質量。同時，為各級領導進行巨觀管理提供了高效、便利的服務，為科學決策提供了參考依據，從而構建一套科學的管理模式。
實際套用
1、使辦公模式更加移動化
隨著智慧型終端的普及與網際網路的快速發展，辦公移動化已經成為現代辦公的一種發展趨勢。一些發達城市已經在積極的實踐和不斷的探索移動式辦公，並逐步的實現辦公的移動化。目前，財政部門已經解決了工作空間與工作時間的局限性，並實現隨時可以辦公的目標，大大的提高了工作效率。而辦公移動化的最重要的問題就是要處理好數據和網路的安全。由於移動式辦公需要與企業當地的網路通信運營商合作，這需要行動網路通訊必須有安全的數據傳輸形式與安全的接入。這也要求行動網路運營商在設計平台時，要在不同的區域進行設定，並分屬出不同的虛擬的局限網路，這樣可以更好的將管理和控制相分離。在網路技術上，利用聯通或移動的4G網路與無線虛擬專用網路技術進行接入，利用虛擬網路來建立出一個虛擬的數據專網，從而更好的進行數據的傳輸服務，同時也需要對用戶的連線和進入設計出多種安全驗證及嚴密的控制，利用先進的技術進行保護，使辦公自動化的移動平台更加安全可靠。
2、使行政管理更加集成化
在企業的行政管理中，套用辦公自動化系統，可以將行政審批與檔案的流轉相集成，利用辦公自動化系統來實現財務、會議、後勤、人事等一系列的行政管理工作，如在日常行政工作中的用車派車、員工考勤等，只要登錄自動化辦公系統就可以方便快速的處理，不僅提高了行政部門的工作效率和管理水平、也使財政部門的工作變得更加方便快捷。
3、使系統功能更加使用化
在我國對辦公自動化系統的建設中，堅持遵循從實際出發、實事求是的原則，根據各城市個和各地區的實際情況，來建設適合自身發展的辦公自動化系統。並堅持簡單實用、以人為本的設計原則。各地區也可以進行自主研發，通過企業自身的業務能力和市場分額，設計出適合自身發展的辦公自動化系統，使辦公系統簡單智慧型，使人們的工作質量和工作效率得到顯著的提高。自動化的辦公系統主要是將企業的部門能夠相互聯繫，使部門之間、員工之間關係更加密切。同時在企業中也能夠體現出責任和權利的分配，使其能夠更好的合作和交流。企業套用辦公自動化系統，一些項目也能夠通過網路進行，不斷的進行交流和協作，有效的解決企業信息匱乏的問題，極大的提高了企業的綜合管理水平，辦公自動化系統的套用也為企業的發展起到重要的作用。隨著我國企業的不斷發展，一味的擴大規模並不能夠代表企業健康發展，這需要企業在擴大規模的同時提高內部管理水平。因此，企業需要先進的辦公系統和辦公設備，通過科學的管理水平來確保企業內部各部門能夠及時獲取準確的信息，提高工作效率，使辦公變得更加方便、快捷、智慧型化。
安全問題
風險
1、感染電腦病毒。
隨著網路技術的不斷發展進步，計算機病毒的傳播及入侵也隨著變得日益嚴重，其破壞性超乎想像。一旦這些病毒入侵到OA辦公系統，將會導致難以估計的損失，比如電腦系統處於癱瘓狀態、丟失數據以及網際網路伺服器不能正常運轉等，給經濟也會帶來一定的損失。
2、竊取機密攻擊。
竊取信息的手段有很多種，而黑客入侵是其中最為主要的，當黑客侵入到OA辦公系統中，其目的在於竊取和破壞數據信息，並惡意的刪除和篡改伺服器硬碟中的原始數據，損壞程式；另外還可以通過病毒篡改或刪除系統的扇區及檔案目錄等。
3、災難損害。
首先，由於用戶自身操作不當，或是操作過程中不專心等，都會導致錯誤發生，從而使系統遭受損壞。其次，當計算機內部系統的套用軟體發生了錯誤、數據不正常等現象，致使作業系統不能夠正常的運行，最終檔案被損壞。另外還有硬體故障，如主機板、晶片以及硬碟等部分出現問題；網路故障，如驅動程式、網路連線等問題，都會在不同程度上影響OA辦公系統的正常運作。
防範
1、提高系統操作和使用的思想意識與技術
由於用戶在對系統進行操作和使用的過程中會因為人為的疏忽、誤判等原因導致系統受損，因此必須要提高對系統使用的意識和信息技術手段。用戶只有充分的認識到OA辦公系統的重要性，才能積極的通過學習交流以及培訓等方式，在使用中不斷的提高自身的技術水平，例如對用戶進行培訓，可以採取授課和現場培訓的方式進行，針對不同的管理階層、不同的用戶許可權制定出相應的培訓內容、方案。通過對OA理論、使用操作、系統功能以及採集數據等方面進行不同層次的培訓，使用戶在套用OA辦公軟體時能夠明確的掌握各個操作環節需要注意什麼，不會因為人為的因素影響系統的正常運行，嚴格按照系統的操作流程，才能達到規範操作，安全使用系統的目的。
2、進一步提高網路安全性為了解決電腦病毒、黑客入侵等安全問題，就必須要採取相應的技術措施進行防控，例如入網訪問控制、入侵檢測、數據恢復、防火牆防護以及數據加密等相關技術。
（1）入網訪問控制。入網訪問控制作為OA辦公系統的第一道安全防護措施，能夠有效的保護用戶的信息，通常分為用戶名以及用戶口令的辨別與驗證、用戶賬號的預設限制核查三個程式內容，其中任何一個環節發生差錯，用戶都無法進入網路。
（2）入侵檢測。入侵檢測是從網路系統中的關鍵點採集信息並加以分析，檢查網路中違反安全策略行為或跡象，分析監測用戶及系統活動，查找非法及合法用戶的越權操作，評估系統數據信息完整性等等，這樣就可以及時的發現問題，並採取有效的措施進行解決。
（3）加強數據恢復功能。OA辦公系統內部結構受到破壞後，它的恢復主要靠計算機自身的數據備份方法。數據備份可以遵從系統安全的實際需要來進行，如大容量的數據存儲備份和恢復、場點外數據儲存備份和恢復等。它們都具備較好的保護作用，另外在一定程度上還可以有效防禦未經授權訪問網路的攻擊。
發展方向
（一）平台化方向。
在如今的網路時代，OA作為具有企業級的跨部門的運作特點的基礎性信息系統，有效將企業各崗位上的工作人員進行聯繫，並將企業信息系統和各類信息資源進行有效的結合。如今，許多企業都成功將自己的辦公系統建立起來，並使用了各種財務管理軟體，被引入的各種系統中如ERP系統、SCM系統、HR系統、CRM系統等等。這些系統會形成各種獨一的風格，無法讓企業更加高效。由此可見各類系統的整合及各系統是否能夠高效地協同工作是非常重要的，在以後的發展方面，OA需要將企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲的企業經營管理業務的數據，系統界面和賬戶的統一，緊密順暢的業務流程，與公文的流轉、發布信息、核查審批進行整合，使之實現無縫集成協同的辦公平台。
（二）網路化方向。
網路使用的全面化普及，使軟體更加傾向於軟體的網路化，所以自動化辦公也必須是OA系統與網際網路之間實現方便快捷銜接才行。國內目前許多的OA軟體還是有待進一步完善的，雖然其集成了網路辦公功能，但並不完善。基於這個原因，學習國外一部分出色的管理系統，比如Google推出的文檔線上處理的軟體以及電子表格軟體等，可以實現高效、快捷的網上辦公；還有微軟的Office與網際網路的互動完美，實現了辦公的移動化。這都是一些好的實例，可以使人們去進行學習與借鑑。現在的OA系統都是與網際網路高效的互動，而不是不追求與網際網路互動，這是OA的追求目標，這將對企業市場競爭力的提高和市場地位的上升起到決定性的作用。
（三）智慧型化方向。
在如今網路和信息的時代，用戶往往需要花費很多的時間和力氣去進行業務數據的處理。在面臨巨大的數據量都時候，假如辦公軟體需要幫助用戶去做BI和智慧型商業分析一些基本的工作，使用辦公自動化系統可以發現一些也許不起眼的商業機會，而這樣的機會都是可遇不可求的，工作績效將會被提高，這對於用戶來說是極大的好處。比如微軟的Office 2013版本中就提供了非常多這樣的功能，效果非常好，比如提供決策的支持、知識的挖掘、商業智慧型化等比較全面系統的服務。
（四）人性化方向。
OA功能不斷擴展，各企業內部情況是不一樣的，每個企業的需求也是不盡相同的，客戶要求擁有更加人性化、多樣化的系統，使得不同的企業人群得到滿足。
